НИУ ВШЭ
|
Инструкция пользователя
|
№ 2_ПОУ Ввод договоров (1 курс РУБ)
|
|
Ввод и корректировка договоров по студентам принятым на 1 курс на коммерческой основе
|
Система ИС-ПРО 7.09
|
Поддержка ОФС ДИТ: Сахарова О.И., тел.17-11
|
Версия
|
Дата
|
Разработал
|
Комментарии
|
0.1
|
10.08.2010
|
Костина М.В.
|
Первоначальная
|
0.2
|
12.04.2011
|
Сахарова О.И.
|
Переработанная
|
0.3
|
30.06.2011
|
Сахарова О.И.
|
Дополненная (добавлена форма обучения)
|
0.4
|
22.11.2011
|
Сахарова О.И.
|
Переработанная для версии 7.09
|
Оглавление
1. ВХОД В СИСТЕМУ ИС-ПРО 3
1.1 Запуск системы ИС-ПРО 3
1.2.Начало работы в системе 3
2. ВВОД ДОГОВОРА В СИСТЕМУ ИС-ПРО 3
3. ПЕЧАТЬ ДОГОВОРА, ИЗВЕЩЕНИЯ ИЛИ СЧЕТА НА ОПЛАТУ, ДОП.СОГЛАШЕНИЯ НА ИЗМЕНЕНИЕ СТОИМОСТИ 29
3.1.Печать договора, извещения на оплату или счета, доп.соглашения на изменение стоимости 29
3.2. Необходимые условия для вывода в MS WORD документов, сформированных в ИС-ПРО 33
4. КАК ВНЕСТИ ИСПРАВЛЕНИЯ В ДОГОВОР, ДОП. СОГЛАШЕНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЕ СТОИМОСТИ ПО ОКОНЧАНИИ ВВОДА 33
4.1.Исправление значений полей пользователя в договоре или доп.соглашении. 33
4.2.Исправление титульного листа договора. 34
5. КАК ВВЕСТИ В ДОГОВОР ДОП.СОГЛАШЕНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЕ СТОИМОСТИ, ЕСЛИ РАНЕЕ ПРИ ВВОДЕ ДОГОВОРА ВЫ ОТКАЗАЛИСЬ ОТ ВВОДА ДОП.СОГЛАШЕНИЯ 34
1.ВХОД В СИСТЕМУ ИС-ПРО
1.1 Запуск системы ИС-ПРО
Кликнуть мышью на икону  на рабочем столе компьютера
ввести:
Имя: UR_…
Пароль: …
Имя и пароль пользователей для входа в систему ИС-ПРО рассылается индивидуально по корпоративной электронной почте.
1.2.Начало работы в системе
Начать работу с пункта меню «Картотека договоров», войти в него.
2.ВВОД ДОГОВОРА В СИСТЕМУ ИС-ПРО
В картотеке договоров выбрать «Вид деятельности» - «Товарообмен», затем пункте «Журнал» - выбрать журнал, относящийся к нужному факультету.
Далее переместить курсор в нижнее окно (в реестр договоров).
ШАГ 1. Создать новую запись: по (К) Insert
ШАГ 2. Выбрать тип договора «ПОУ02» «ПОУ руб.со студентом» из предлагаемого системой списка:
Нажать (К) ОК
Далее последовательно заполнять предлагаемые программой поля:
ШАГ 3. Доверенное лицо со стороны ВШЭ – по умолчанию значение «3» - Рощин С.Ю.
Если необходимо изменить доверенное.лицо, по (К) F3 вызвать справочник и выбрать из него нужную позицию.
 Нажать (К) ОК.
ШАГ 4. Выбрать вид договора – по умолчанию выставлено значение «поу02» - 3-х сторонний, заказчик - физ.лицо. 
Если вводится другой вид договора, по (К) F3 вызвать справочник и выбрать из него нужную позицию.
Нажать (К) ОК.
ВНИМАНИЕ!!!
|
Если договор заключается с иностранным студентом, необходимо использовать виды договоров «поу04», «поу05», «поу06».
|
ВНИМАНИЕ!!!
|
От указанного Вами вида договора зависит дальнейший порядок вывода на экран и перечень полей для ввода данных договора, печатный вид договора и доп.соглашения на изменение стоимости
|
Если вид договора «поу02» или «поу05», см. ШАГ 5,
если «поу03» или «поу06», см. ШАГ 6,
если «поу01» или «поу04», см. ШАГ 7.
ШАГ 5. Ввести данные по заказчику – физическому лицу.
Если вид договора «поу02» или «поу05»:
Ввести ФИО заказчика полностью, паспортные данные (в поле «Паспорт: кем выдан» после ввода места выдачи заносить дату выдачи паспорта), адрес по месту прописки, контактные телефоны.
Далее см. ШАГ 7.
ШАГ 6. Ввести данные по заказчику – юридическому лицу.
Если вид договора «поу03» или «поу06»:
Заказчик – юридическое лицо в отличие от заказчика-физ.лица хранится не только в карточке договора, но и в общем системном справочнике – Картотеке контрагентов. Важно и то, что организация, выступающая Заказчиком по договору, уже может храниться со своими реквизитами в Картотеке контрагентов в системе, и в этом случае ввод идентичной записи данной организации повлечет за собой неверное отражение поступившей оплаты на расчетах по договору. Поэтому для ввода и выбора в карточку договора заказчика - юридического лица необходимо выполнить сначала поиск учетной записи данной организации в системе, и лишь затем в случае отрицательного результата поиска ее ввод в систему.
Для поиска и дальнейшего ввода юр.лица необходимо выполнить следующие действия:
-
По (К) F3 вызвать на экран Картотеку контрагентов
Запустить процедуру поиска контрагента. В качестве критерия поиска можно выбрать вариант «Наименование (ФИО)» или «Код ИНН», для этого установить курсор на любую строку, нажать на клавишу F11 и в появившейся внизу строке фильтра, в соответствующей колонке, ввести ограниченный знаком «*», фрагмент наименования контрагента. После окончания набора, система произведет фильтрацию записей и отобразит на экране запись, удовлетворяющую заданным условиям. Для снятия фильтра и отображения на экране полного реестра, например, чтобы начать новый поиск или фильтрацию, нужно нажать на кнопку «Снять фильтр», как показано на рисунке ниже.
 
Можно осуществить не фильтрацию, а поиск записи. Для этого нужно установить курсор на любую строку реестра в колонку, по которой будет осуществляться поиск, например, «Код ИНН» и набрать с клавиатуры искомый ИНН. По мере набора кода, который будет отображаться внизу экрана в строке поиска система будет перемещать курсор на строку в реестре, которая соответствует искомому коду ИНН. Таким же образом поиск можно вести и по значению любой другой колонки реестра, только предварительно нужно выделить курсором ту колонку, по которой будет вестись поиск.
Если в результате фильтрации или поиска карточка контрагента была найдена в справочнике, нужно проверить, совпадает ли найденная организация в карточке с тем, что Вы искали (для этого по клавише F4 войти в карточку контрагента и сравнить наименование, ИНН, КПП, банковские реквизиты и адрес).
Если нужная карточка контрагента НАЙДЕНА:
- если раздел «Банковские реквизиты» карточки контрагента не заполнен, указать в нем расчетный счет, выбрать из справочника по (К) F3 банк (поиск осуществлять по по коду банка, который соответствует БИК банка способом, описанным выше для поиска контрагента). Далее при необходимости задать кор/счет и банк кор/счета.
ВНИМАНИЕ!!!
|
Если в справочнике банков в результате поиска по БИКу Вы не нашли нужный Вам банк, СРОЧНО ОБРАТИТЕСЬ, не выходя из карточки контрагента, к сотруднику, задействованному также на вводе договоров, ответственному за ведение справочника банков в системе. Этот сотрудник должен тут же ввести нужный банк в справочник и разрешить Вам дальнейший ввод.
|
ВНИМАНИЕ!!!
|
Если раздел «Банковские реквизиты» в карточке контрагента заполнен, но номер расчетного счета и наименование банка не совпадают с указанными на бумажном носителе, обратитесь к сотруднику, ответственному за ведение справочников в системе.
|
- кликнуть мышью на закладку «Адреса» карточки, проверить правильность заполнения юридического адреса Заказчика. Если адрес отсутствует, ввести его.
Если нужная карточка НЕ НАЙДЕНА, выполнить ввод юридического лица в Картотеку контрагентов системы:
-
Переключить вид картотеки из стандартного, в котором производился поиск, в иерархический. 
-
Установить курсор на группу «Платное образование (юр.лица)» 
- По (К) Insert создать новую учетную запись контрагента
- Система автоматически формирует код контрагента, НЕ МЕНЯТЬ!
- В соответствующие поля ввести Наименование организации, ИНН, КПП
- Заполнить раздел «Банковские реквизиты» карточки, ввести расчетный счет, выбрать из справочника банков по (К) F3 нужный Вам банк, при необходимости ввести кор/счет и банк кор/счета
ВНИМАНИЕ!!!
|
Если в справочнике банков в результате поиска по БИКу Вы не нашли нужный Вам банк, СРОЧНО ОБРАТИТЕСЬ, не выходя из карточки контрагента, к сотруднику, задействованному также на вводе договоров, ответственному за ведение справочника банков в системе. Этот сотрудник должен тут же ввести нужный банк в справочник и разрешить Вам дальнейший ввод.
|
- Далее перейти (кликнуть мышью) на закладку «Адреса»
- Ввести юридический адрес организации – заказчика, контактные телефоны:
- По (К) Esc выйти из карточки с сохранением данных
(К) Enter выбрать введенного Вами юр.заказчика в карточку договора.
Ввести должность, фамилию, имя, отчество представителя Заказчика в родительном падеже.
Ввести наименование, номер и дату документа, на основании которого действует представитель заказчика, также в родительном падеже
Далее см. ШАГ 7.
ШАГ 7. Ввести форму и ступень обучения
По умолчанию форма обучения «очная», ступень обучения «бакалавр».
Если необходимо изменить значение формы или ступени обучения, по (К) «F3» вызвать справочник и выбрать из него нужную позицию.
ШАГ 8. Ввести направление/специальность
По (К) F3 вызвать справочник и выбрать из него нужную позицию.
От выбранного Вами значения зависит стоимость годового обучения (кроме магистров)!!!
ВНИМАНИЕ!!!
|
Очень важно при выборе направления, специальности из справочника ориентироваться не только по наименованию, но и обращать внимание на ключ. Наименования направлений/специальностей на разных факультетах могут повторяться, при этом стоимость годового обучения разная. Например: направление подготовки «Экономика» есть на факультетах экономики, мировой экономики, МИЭФ.
|
Первые 5 знаков в ключе справочника содержат код факультета + отделение. Например: факультет бизнес-информатики, отделение прикладной математики и информатики кодируется в справочнике как 20716…, факультет бизнес-информатики как 20700…
Если находясь в журнале одного факультета (журналы имеют идентичную данному справочнику 5-ти знаковую кодировку), Вы выбираете направление/специальность, относящуюся к другому факультету, выводится следующее сообщение об ошибке:
Нажать (К) OK. В этом случае система повторно выводит на экран окно для выбора направления/специальности. И так до тех пор, пока выбранная из справочника запись направления/специальности не станет соответствовать журналу, в котором осуществляется ввод договора. Далее нажать (К) OK.
Если ступень обучения - «магистр», перейти к ШАГУ 9, иначе к ШАГУ 10.
ШАГ 9. Если ступень обучения «магистр», ввести магистерскую программу
По (К) F3 вызвать справочник и выбрать из него нужную позицию.
Кодировка и критерии выбора из справочника те же, что и у справочника направлений/специальностей.
От выбранного Вами значения зависит стоимость годового обучения магистров!!!
Нажать (К) OK . Далее см. ШАГ 10.
ШАГ 10. Указать номер курса, годовую стоимость в РУБ, при необходимости заполнить поля «Особые условия»
Номер курса по умолчанию: для магистров – «1м», для бакалавров, специалистов - «1». При необходимости изменить значение, подтянув по (К) F3 справочник.
Стоимость годового обучения подтягивается по умолчанию: для бакалавров и специалистов - в соответствии с выбранным направлением/специальностью, для магистров - в соответствии с выбранной магистерской программой. При необходимости изменить сумму.
Поле «Текущий статус студента» при вводе договоров первокурсников не заполняется.
Нажать (К) OK
На экране появится сообщение:
Если при заключении договора у абитуриента есть справка из приемной комиссии о назначении ему годовой скидки по результатам сдачи экзамена или по другим причинам, то нажать (К) OK, и далее см. ШАГ 11. Если скидок нет, то нажать (К) Отмена, и далее см. ШАГ 12.
ШАГ 11. Ввод доп.соглашения.
Выбрать доверенное лицо со стороны ВШЭ, тип доп. соглашения в данном случае будет «дс01», затем указать номер, дату доп. соглашения, период действия (как правило один учебный год: с 01/09/текущ.год по 30/06/следующ.год), указать ЛИБО проценты скидки для 1-го и 2-го семестров нового учебного года, ЛИБО стоимости 1-го и 2-го семестров с учетом скидки, выбрать из справочника вид скидки. Если вводится процент скидки, то стоимость обучения по семестрам НЕ МЕНЯТЬ, ее система рассчитает автоматически.
Поле «Основание для предост/отмены скидки» НЕ ЗАПОЛНЯТЬ!
В поле «Примечание (Приложение)» можно при необходимости, ввести произвольный комментарий.
ВНИМАНИЕ!!!
|
Если ввод осуществляется в режиме OFF LINE, то в окне ввода значение поля «По дог.стоимость года обуч….» должно соответствовать значению, указанному в разделе «РАЗМЕР И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ» договора, а не стоимости года обучения, указанной в доп.соглашении.
|
Виды скидок: 
Нажать (К) OK . Далее см.ШАГ 12.
ШАГ 12. Ввести внешний номер договора
Система сама формирует внешний номер и предлагает его на экране:
При необходимости отредактировать номер в соответствии с номером, указанным вверху справки из Приемной комиссии. Нажать (К) OK .
Система выводит окно подтверждения внешнего номера договора во второй раз (производится автоматический контроль отсутствия в системе договора с этим номером). Нажать (К) OK . Далее см. ШАГ 13.
ШАГ 13. Ввести дату заключения договора
       
«Внутренний» Номер договора системы – присваивается автоматически, НЕ МЕНЯТЬ!!
«Внешний» номер договора – присваивается автоматически, исправить на нужный номер, если договоры вводятся в систему не по порядку
Поля карточки «от» (это дата заключения договора) и «Дата рег.» (дата регистрации в системе) заполняются автоматически текущей датой сервера. При необходимости (при вводе договора в систему с опозданием) дату договора заменить на нужное значение.
ВНИМАНИЕ!!!
|
Если договор оформляется без даты заключения (случай оформления договора до начала работы приемной комиссии, либо указание Правового управления ), не снимайте значение из поля «от» (это обязательное поле и без него система не сохранит договор), а ОБЯЗАТЕЛЬНО в поле «Комментарий» введите строку «Без даты» с тем, чтобы в дальнейшем не забыть изменить дату договора.
|
Далее см. ШАГ 14.
ШАГ 14. Ввести студента
ФИО студента, его паспортные данные, адрес по месту прописки, контактные телефоны хранятся в системе в учетной записи Картотеки контрагентов. Поэтому сначала необходимо создать учетную запись студента в Картотеке контрагентов, а затем выбрать эту запись из Картотеки в договор. Однако в связи с интеграцией системы ИС-ПРО с системой АСАВ в Картотеке контрагентов системы ИС-ПРО уже хранятся учетные записи всех студентов и абитуриентов, поступающих на коммерческой основе. Поэтому для выбора студента в договор необходимо выполнить следующие действия:
- ввести в поле «Студент» карточки договора код студента, указанный в справке из Приемной комиссии (в правом нижнем углу справки):
- по (К) F3 вызвать справочник контрагентов. Система устанавливает курсор на указанный код учетной записи:
- по (К) F4 провалиться внутрь карточки студента и сверить паспортные данные студента и адрес прописки с паспортом абитуриента:
Если студент – иностранный гражданин, в поле «Страна» выбрать из справочника по (К) F3 страну:
 
Больше никакие данные по студенту в системе ИС-ПРО вручную НЕ ИСПРАВЛЯТЬ!
- по (К) ESC выйти из карточки. Если данные абитуриента были отредактированы, то при выходе из учетной записи система предлагает сохранить внесенные изменения:
 
По (К) Enter выбрать студента в карточку договора:
 
Ш АГ 15. Ввести срок действия договора
-
Переместить курсор на строку экрана «Срок договора с … по …»
    
- Отредактировать дату начала действия договора (01/09 текущего года) и дату окончания действия договора (30/06 года окончания обучения).
- Поле «Комментарий» заполнять только для случая, когда при оформлении договора не определена дата заключения договора (по распоряжению Правового управления о печати договоров, доп.соглашений с открытой датой). В этом случае в поле «Комментарий» ввести значение «без даты»
Договор оформлен в системе. По (К) ESC выйти из карточки договора, сохранив данные:
 
КОНЕЦ ВВОДА ДОГОВОРА
3.ПЕЧАТЬ ДОГОВОРА, ИЗВЕЩЕНИЯ ИЛИ СЧЕТА НА ОПЛАТУ, ДОП.СОГЛАШЕНИЯ НА ИЗМЕНЕНИЕ СТОИМОСТИ
3.1.Печать договора, извещения на оплату или счета, доп.соглашения на изменение стоимости
После процедуры ввода договора или доп.соглашения в системе «ИС-ПРО» выйти по клав. ESC из карточки договора в реестр договоров Картотеки договоров
Обязательно клавишей «Пробел» или с помощью мыши отметить требуемый для печати договор. Система отметит его на экране галкой
 
ВНИМАНИЕ !!!
|
Если не отметить клав. «Пробел» выбранный для печати договор, то система начнет готовить данные для печати по всему реестру договоров данного подразделения. В этом случае нажмите ESC и дождитесь отработки команды системой, затем отметьте галкой нужную карточку договора.
|
Выводить документы в WORD можно как по одной карточке договора, так и сразу по нескольким договорам. Для этого необходимо в реестре договоров отметить клав. Пробел требуемые для печати договоры.
Клавишей F9 вызвать окно выбора отчетов, запустить отчет «266 Export 2010 WORD печать (ПОУ)»
Выводится окно запроса для вывода форм. Отметить «*» нужные позиции или снять лишние, кликнуть мышкой на кнопку OK.
 
ВНИМАНИЕ !!!
|
Запрещается вывод на печать договора и доп.соглашения одновременно (т.е звездочкой отмечается либо одно, либо другое).
|
Далее открывается редактор MS WORD со следующим сообщением:
Обязательно кликнуть мышью на кнопку «Да», после чего в окне WORD отразится текст документа (договора, доп.соглашения, извещения или счета на оплату), сформированного в системе «ИС-ПРО»
Синим цветом в документе выделены данные, переданные в редактор через отчет «266 Экспорт WORD Печать (ПОУ)» из системы «ИС-ПРО». Эти данные могут изменяться в зависимости от полей договора, даты ввода данных в карточку договора. Черным цветом отражен текст, который не зависит от конкретики договора.
Далее по мере необходимости редактируйте любой фрагмент, форматируйте, сохраняйте документ (порядок сохранения печатной формы описан в инструкции №5_ПОУ Вывод печатных форм).
При возврате в окно системы «ИС-ПРО» на экране отразится сообщение о завершении экспорта данных в WORD
Кликните мышью на кнопку OK.
ВНИМАНИЕ!!!
|
При выводе договоров, доп.согл и т.д на печать система анализирует правильность оформления договора и доп.соглашения в системе по ключевым полям:
- соответствие ступени обучения срокам действия договора
- соответствие даты доп.соглашения на скидку интервалу действия договора
- соответствие интервала действия скидки и вида скидки
|
3.2. Необходимые условия для вывода в MS WORD документов, сформированных в ИС-ПРО
3.2.1. Версии MS OFFICE WORD 2000, 2003, 2007 в полном объеме (с поддержкой механизма слияния данных)
3.2.2. Наличие каталога DOG_FRM на диске С рабочей станции
3.2.3. При запуске отчета «266 Export 2010 WORD печать (ПОУ)» из системы ИС-ПРО должны быть закрыты все окна MS WORD
3.2.4. В карточке договора в системе ИС-ПРО ОБЯЗАТЕЛЬНО должно быть заполнено поле пользователя «Вид договора»
4.КАК ВНЕСТИ ИСПРАВЛЕНИЯ В ДОГОВОР, ДОП. СОГЛАШЕНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЕ СТОИМОСТИ ПО ОКОНЧАНИИ ВВОДА
В данном разделе кратко описан порядок внесения изменений в договор или доп.соглашение на изменение стоимости. Подробно о порядке внесения изменений в договор или доп.соглашение к нему см. «№ 4_ПОУ Ввод доп.соглашений».
4.1.Исправление значений полей пользователя в договоре или доп.соглашении.
РЕКВИЗИТЫ ФИЗ.ЗАКАЗЧИКА (ФИО, пасп.данные, адрес, контактн.телефоны)
РЕКВИЗИТЫ ЮР.ЗАКАЗЧИКА (только выбор существующего заказчика из справочника, ввод данных доверенного лица, правоустанавливающих документов)
СТУПЕНЬ ОБУЧЕНИЯ
НАПРАВЛЕНИЕ/СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
НОМЕР КУРСА
СТОИМОСТЬ ГОДОВОГО ОБУЧЕНИЯ
СТОИМОСТЬ 1-ГО и 2-ГО СЕМЕСТРОВ (только для случая, когда нет скидки )
НОМЕР ДОП.СОГЛАШЕНИЯ
ПЕРИОД ДЕЙСТВИЯ ДОП.СОГЛАШЕНИЯ
ВИД СКИДКИ
ПРОЦЕНТ СКИДКИ (1-й, 2-й семестры)
Найти нужный договор (критерий поиска «Номер договора» или Фамилия студента). Для осуществления поиска нужно в картотеке договоров установить курсор на любую строку в колонке, по которой будет осуществляться поиск, и набрать с клавиатуры реквизиты искомой записи, например, упомянутую выше фамилию студента. По мере набора букв фамилии, которые будут отображаться внизу экрана в строке поиска, система будет осуществлять мгновенный поиск и установит курсор на строку договора с искомыми реквизитами, в данном случае (см.рис.ниже) с заданной фамилией Кравчук. Таким же образом поиск можно вести и по внутреннему номеру договора (или значению любой другой колонки реестра), только предварительно нужно выделить курсором ту колонку, по которой будет вестись поиск.
По (К) Enter (или кликнуть мышкой) войти в карточку договора
По (К) ALT-U вызываем программу пользователя
Выбираем П.меню «Корректировка договора, доп.соглашения на скидку» (для этого указываем в поле запроса напротив этого пункта любой символ)
Вносим необходимые изменения
Нажимаем (К) ОК
Нажимаем (К) ESC
Сохраняем внесенные изменения
Если к договору есть доп.соглашение на изменение стоимости, то на экран выводится следующее окно запроса, относящееся непосредственно к нему + поле «Стоимость годового обучения». Вносим изменения, нажимаем (К) ОК.
4.2.Исправление титульного листа договора.
ВНЕШНИЙ НОМЕР ДОГОВОРА
РЕКВИЗИТЫ СТУДЕНТА (ФИО, паспортные данные, учетный шифр факультета)
СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
КОММЕНТАРИЙ ДОГОВОРА (ввести или снять значение «без даты»)
Найти нужный договор (порядок поиска см. в п. 4.1 данной инструкции)
По (К) Enter (или кликнуть мышкой) войти в карточку договора
На основной закладке карточки «Договор» вносим необходимые изменения
Нажимаем (К) ESC
Сохраняем внесенные изменения
5.КАК ВВЕСТИ В ДОГОВОР ДОП.СОГЛАШЕНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЕ СТОИМОСТИ, ЕСЛИ РАНЕЕ ПРИ ВВОДЕ ДОГОВОРА ВЫ ОТКАЗАЛИСЬ ОТ ВВОДА ДОП.СОГЛАШЕНИЯ
Найти нужный договор (порядок поиска см. в п. 4.1 данной инструкции).
По (К) Enter (или кликнуть мышкой) войти в карточку договора
По (К) ALT-U вызываем программу пользователя
Выбираем П.меню «Ввод доп.соглашения на изменение стоимости» (для этого указываем в поле запроса напротив этого пункта любой символ)
Вносим необходимые данные
Нажимаем (К) ОК
Нажимаем (К) ESC
Сохраняем внесенные изменения
|
