И. А. Смирнова оформление организационно-распорядительной документации
|
Скачать 0.63 Mb.
|
|
Минобрнауки Университет машиностроения филиал университета в г. Ивантеевка образовательное подразделение среднего профессионального образования — «Ивантеевский промышленно-экономический колледж» И.А. Смирнова ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Методические рекомендации по выполнению практических работ по дисциплинам «Документационное обеспечение управления» и «Делопроизводство» по специальностям 80114 - Экономика, бухгалтерский учет (по отраслям) 100701 Коммерция (по отраслям) 151031 Монтаж и техническая эксплуатация прмышленного оборудования (по отраслям) 261103 Технология текстильных изделий (по видам) 262019 Конструирование, моделирование и технология швейных изделий Одобрено цикловой комиссией специальностей 261103 и 150131 Москва 2013 УДК ББК Разработаны в соответствии Государственными стандартами среднего профессионального образования по специальностям 80114 Экономика, бухгалтерский учет (по отраслям), 100701 Коммерция (по отраслям), 151031 Монтаж и техническая эксплуатация прмышленного оборудования (по отраслям), 261103 Технология текстильных изделий (по видам), 262019 Конструирование, моделирование и технология швейных изделий на основе рабочей программы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» и рабочей программы по дисциплине «Делопроизводство» Рецензенты Оформление организационно-распорядительной документации: методические рекомендации / И.А. Смирнова. -М.: МГТУ «МАМИ», 2013. - 40с. В методических рекомендациях представлены основные правила и нормы по составлению организационно-распорядительных документов. Методические рекомендации выполнены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов». Методические рекомендации предназначены для выполнения практических работ по разработке и оформлению организационно-распорядительной документации. УДК ББК © И.А. Смирнова, 2013 ©МГТУ «МАМИ», 2013 ВВЕДЕНИЕ Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов. Все они являются информационными источниками и средством юридического доказательства. Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать Государственной системе докумснтационного обеспечения управления )ГСДОУ), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов В методических рекомендациях представлены основные правила и нормы по составлению организационно-распорядительных документов. Методические рекомендации выполнены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов». Для более успешного закрепления материала после кажого раздела привотятся тесты. Методические рекомендации предназначены для выполнения практических работ по разработке и оформлению организационно-распорядительной документации. 1.ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до-кумента. Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. 1.1. Требования к бланкам документов Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установлены три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
Общий бланк можно использовать при оформлении раз личных видов документов (кроме письма). Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличии от других документов, указываются адресные данные оргапнизаций. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов и др.0 разрабатывабтся на основе общего бланка. Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой(рисунок 1) и продольный (рисунок 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).  Рисунок 1. Бланк с угловым расположением реквизитов  Рисунок 2. Бланк с продольным расположением реквизитов 1.2. Требования к оформлению реквизитов 01 Государственный герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021). 02 Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 03 Эмблема организации или товарный знак Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 04 Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 07 Код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) 08 Наименование организации Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Закрытое акционерное общество «Кедр» 09 Справочные данные об организации Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телефаксов, адрес электронной почты и др.) ул. Московская, д. 23, г. Пушкино, Московская область, 1111111 Тел. (8- 256)111-11-11 Факс (8-256) 111-12-12 10 Наименование вида документа Наименование вида документа регламентируется Уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД Оформляется прописными буквами (допускается печать в разрядку) ПРИКАЗ или А К Т 11 Дата документа и регистрационный номер документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. 12.02.2013 12 февраля 2013 2013.02.12 12 Регистрационный номер документа Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 01-12-91 где 01- индекс структурного подразделения 12 - номер дела по номенклатуре 91 — порядковый номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Например: На №15 от 12.02.2013 14 Место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Москва 15 Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Составные части печатают через два интервала. Если часть реквизита не умещается на строке, то она печатается через один интервалДиректору ЗАО «Текс» г-ну И.И. Иванову или Генеральному директору ЗАО «Текс» г-ну И.И. Иванову или ЗАО «Текс» Директору г-ну И.И. Иванову или Директору ЗАО «Текс» При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: И.И. Иванову ул.Широкая, д.155, кв.112, г.Ивантеевка, Московская обл. 114114 16 Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Текс" Личная подпись _______И.И. Иванов Дата Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Текс» Личная подпись _______ И.И. Иванов Дата Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 17 Резолюция Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Петровой И.А. Прошу подготовить договор к 05.10.2003 Личная подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18 Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Объем его не должен превышать 5 строк длиной в 28 знаков. Точка в конце не ставится. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: о создании экспертной комиссии; или О направлении договора чего (кого)?, например: Должностная инструкция специалиста К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 19 Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".   20 Текст документа Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 21 Отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 22 Подпись В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Директор (личная подпись) И.И. Иванов При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор (личная подпись) И.И.Иванов Главный бухгалтер (личная подпись) С.И. Симонова В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии (личная подпись) А.А. Александрова Члены комиссии (личная подпись) С.В. Ефимова (личная подпись) М.И. Макарова 23 Гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер ЗАО «Текс» (личная подпись) С.И. Симонова Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол зобщего собрания коллектива ЗАО «ТЕКС» № 02 от 10.01.2013 24 Визы согласования документа Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель кадровой службы ЗАО «Текс» (личная подпись) К.П. Королев Дата 25 Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. 26 Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно Секретарь (личная подпись) О.И.Семена Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организаци 27 Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: К.С. Костиков 8(125) 111-11-11 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 29 Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 30 Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
|
Похожие:
 |
Отчёт по нормоконтролю организационно-распорядительной документации за 2012-2014 годы В соответствии с планом работы отдела менеджмента качества в октябре-ноябре 2014 г комиссией была проведена плановая выборочная проверка... |
 |
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения... Методические рекомендации на основе гост р 30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной... |
|
Контрольно-оценочные средства по оформлению организационно-распорядительной... Контрольно-оценочные средства по оформлению организационно-распорядительной документации |
|
Согласовано утверждаю Государственным стандартом РФ гост р 30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной... |
|
Отчет о результатах самообследования деятельности колледжа Соответствие собственной нормативной и организационно-распорядительной документации законодательству и Уставу |
|
Отчет о результатах самообследования деятельности колледжа Соответствие собственной нормативной и организационно-распорядительной документации законодательству и Уставу |
|
Отчет о результатах самообследования федерального государственного бюджетного Соответствие нормативной и организационно-распорядительной документации действующему законодательству и Уставу 10 |
|
Качество учебно-методического, информационного и библиотечного обеспечения Соответствие собственной нормативной и организационно-распорядительной документации действующему законодательству и уставу |
|
Методические рекомендации по осуществлению профсоюзного (общественного) контроля Общие требования по наличию организационно-распорядительной документации по охране труда в образовательном учреждении |
|
Рекомендации к содержанию разделов отчета по самообследованию основных... Анализ организационно-правового обеспечения образовательной деятельности осуществляется на основе проверки наличия нормативной и... |
|
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями... |
|
Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Общие положения Гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... |
|
Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп) 8 |
|
Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения... Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования... |
|
Техническое задание на выполнение работ по капитальному и среднему... Проведение ремонта оборудования производится в соответствии с требованиями нормативно-технической, производственно-технологической,... |
|
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Забайкальского края Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", госта р 30. 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной... |