2. Использование оргструктуры
Оргструктура - один из основных модулей СЭД НИУ «МЭИ». Он расширяет стандартный функционал системы по объединению пользователей в группы до организационной структуры организации.
При стандартной конфигурации СЭД НИУ «МЭИ» пользователь взаимодействует с оргструктурой в следующих местах (рис.2.1):
• Страница оргструктуры, доступная из верхнего меню (кнопка [Оргструктура]);
• Окно выбора пользователей из оргструктуры для назначения задачи (кнопка [Выбрать из оргструктуры];
Рис.2.1 Кнопки [Оргструктура] и [Выбрать из оргструктуры]
2.1. Основные понятия
Модуль оргструктуры СЭД НИУ «МЭИ» позволяет использовать оргструктуру НИУ «МЭИ» в бизнес-процессах. Основные понятия, используемые в этом модуле:
Подразделение: департамент, отдел, филиал. Все сотрудники распределяются по подразделениям. Количество уровней вложенности и число подразделений на каждом уровне не ограничено.
Координатор — это руководитель подразделения или другой сотрудник, который контролирует выполнение задач сотрудниками подразделения.
Роль сотрудника отображает его положение в подразделении. Используя роли, можно указать должность или роль сотрудника. Роли задаются на уровне всей компании, а не только подразделения. При настройке подразделения оргструктуры вы указываете, какие роли доступны для его сотрудников. После этого выбранные роли можно присваивать сотрудникам подразделения в соответствии с их обязанностями. Так, например, вы можете создать роли "Разработчик", "Секретарь" или "Директор департамента" и использовать их в разных подразделениях.
2.2. Страница оргструктуры
Основное назначение этой страницы - отобразить полную оргструктуру компании и дать пользователям представление её структуре.
Для навигации по оргструктуре при ее просмотре используйте иконки  /  (рис.2.2).
Рисунок 2.2. Оргструктура. Режим отображения: раскрывающийся список
Для просмотра всех сотрудников подразделения выберите имя подразделения. Справа появится иконка для отображения списка сотрудников [ ]. В верхней левой части окна вы можете отсортировать список по имени сотрудника или по его должности. В правой части окна отображается профиль выбранного сотрудника (рис.2.3).
Рисунок 2.3. Оргструктура. Просмотр сотрудников подразделения
2.3. Использование оргструктуры в бизнес-процессах
Выбор пользователя-исполнителя для назначения ему задачи происходит из оргструктуры. Есть возможность выбрать исполнителя по имени пользователя (рис.2.4).
Рисунок 2.4. Выбор пользователя для назначения задачи
Для выбора исполнителя нажмите на кнопку [Выбрать из оргструктуры] при назначении задачи или поручения. Появится окно Выберите..., используйте [Искать] или оргструктуру в левой части окна для поиска исполнителя. Средняя часть окна показывает результаты поиска или сотрудников выбранного подразделения. Для выбора сотрудника нажмите иконку [+]. Список выбранных пользователей отобразится в правой части окна (рис.2.5).
Рисунок 2.5. Выбор исполнителя
Для отмены выбранного пользователя из списка исполнителей - нажмите иконку [Х] рядом с именем пользователя (рис.2.6).
Рисунок 2.6. Отмена выбранного пользователя
Нажмите [Ок] для добавления выбранных пользователей к задаче или поручению в качестве исполнителей.
3. Использование реестров документов
В НИУ «МЭИ» все официальные документы регистрируются в реестрах. При этом документ может состоять из нескольких файлов, у него должен быть уникальный номер, должны выполняться многие другие требования.
3.1. Структура модуля реестров документов и просмотр реестра
Основные понятия, используемые в рамках модуля Реестры документов:
Документ – это документ с юридической точки зрения. К нему привязаны файлы, в которых находится содержимое документа, и свойства, описываемые в его карточке. К документу могут быть прикреплены несколько файлов или информация о местоположении физической копии документа. Карточка документа обычно включает название документа, его номер, тип и другие поля (рис.3.1).
Рисунок 3.1 Карточка зарегистрированного документа
Реестр документов - это список зарегистрированных документов определенного типа. Для пользователей реестр выглядит как таблица, каждая строка которой соответствует документу, а в ячейках описаны его свойства. На сайте специального типа «Канцелярия» создаются реестры документов, после чего в них регистрируются документы. Все документы в рамках реестра обладают уникальными номерами. Количество реестров в рамках сайта не ограничено.
Сайты типа Канцелярия - это место хранения реестров документов. Сайт такого типа может быть создан только администратором. Количество подобных сайтов в рамках СЭД не ограничено, и они могут быть созданы для ведения реестра договоров бухгалтерии, документооборота юридического отдела, заявок административно-хозяйственной части.
Участники сайта с реестрами могут перейти к сайту со своей домашней страницы, используя дашлет Мои сайты.
Главная страница сайта с реестрами по умолчанию содержит два дашлета (рис.3.2):
Реестр документов – отображает список всех реестров документов на сайте; в котором отображается список всех пользователей, имеющих доступ к реестрам документов, и их роли;
Поиск по сайту – осуществляется поиск на сайте «Канцелярия» с отображением списка найденных по запросу документов.
По умолчанию в верхнем правом меню сайта отображаются ссылки на 3 компонента:
Главная страница сайта;
Реестры документов;
Люди-участники сайта.
Рисунок 3.2 Главная страница сайта с реестрами («Канцелярия»)
По умолчанию в сайт «Канцелярия» входят два типа реестров документов:
Входящие документы (Ректору, Первому Проректору по учебной работе, Проректору по научной работе, Проректору по учебной работе, Проректору по международным связям, Проректору по административной деятельности и безопасности, Проректор по административно-хозяйственной работе, Проректор по экономике, Министерские, Правовое управление, Заявления от граждан);
Поручения (Поручения внутри НИУ «МЭИ»).
Для просмотра списка документов в рамках реестра выберите реестр в левой части экрана. В правой части появится панель поиска и список документов реестра (рис.3.3).
Рисунок 3.3. Выбор реестра документов
3.2. Регистрация документов и дальнейшая работа с ними
Для регистрации нового документа в реестре:
выберите необходимый реестр и нажмите кнопку [Добавить] на верхней панели;
заполните карточку добавления в реестр нового документа
прикрепите к документу файлы и нажмите кнопку [Сохранить].
Заполнение карточки документа:
Номер документа - выставляется автоматически следующим по порядку. Каждый документ в реестре имеет свой номер (уникален в рамках выбранного реестра).
Дата регистрации – проставляется дата, когда регистрируется входящий документ.
Название документа – краткое содержание документа.
Тип поручения – выбрать из:
1 – Письмо
2 – Информационное письмо
3 – Приказ по основной деятельности
4 - Распоряжение
Статус поручения – выбрать из:
1 – Поступил
2 – Обработан
3 – На рассмотрении
4 – Направлен исполнителю
5 - Архив
Способ доставки – выбрать из:
1 – Почта
2 – Электронная почта
3 – Факс
4 – Курьер
5 – Фельдъегерская служба
Организация-корреспондент – организация, отправившая документ.
Отправитель ФИО – персона-корреспондент.
Корр. номер – номер документа, присвоенный организацией-корреспондентом.
Дата корр. – дата, которой было зарегистрировано.
Резолюция (комментарий) – резолюция или комментарий персоны, которой адресован документ.
Кому – персона, которой адресован документ.
Кому (группы) - персоны, которым адресован документ.
Контрольный срок – установленный в документе срок выполнения задачи.
Срок исполнения – фактический срок выполнения задачи.
Запуск процесса? – если поставить галочку в этом пункте, то запустится бизнес-процесс по зарегистрированному документу.
Файлы: [Загрузить файл] / [Прикрепить из репозитория] – прикрепление к регистрируемому документу сопутствующих файлов (загружаются в СЭД с вашего компьютера или прикрепляются из Библиотеки документов СЭД).
Связанные файлы: [Прикрепить из реестра] – указывается документ, уже зарегистрированный в реестрах и имеющий отношение к регистрируемому.
Просмотр документа в реестре:
При просмотре всех документов в реестре вы видите только некоторые поля карточек документов. Для просмотра карточки документа реестра дважды щелкните на документ (строку) или выберите иконку [Просмотреть], которая появится в последнем столбце списка реестров при наведении курсора мыши на документ (рис.3.4).
Рисунок 3.4. Просмотр документа в реестре
Откроется всплывающее окно с детальной информацией о документе (карточка документа), а также ссылками на прикрепленные к документу файлы (рис.3.5).
Рисунок 3.5. Окно просмотра документа – Карточка документа
Изменение документа реестра:
Для изменения документа реестра нажмите на иконку [Редактировать], которая появится в последнем столбце Действия при наведении курсора мыши на документ (рис.3.6).
Рисунок 3.6. Редактирование документа в реестре
Откроется всплывающее окно изменения документа, в котором можно изменить информацию о документе, а также прикрепить к документу новые файлы или удалить существующие.
Поиск документов в реестре:
Когда вы открываете реестр, над документами реестра отображается панель поиска. Над каждым столбцом реестра находится одно поле панели поиска соответствующего типа. Введите текст, выберите временной интервал или значение из выпадающего списка для поиска документов по нужному критерию. Вы можете выбирать документы по нескольким полям одновременно (рис.3.7).
Рисунок 3.7. Поиск документа в реестре
Экспорт в Excel:
Вы можете экспортировать реестр целиком или выбранные документы реестра в файл формата .xlsx. Для экспорта реестра целиком откройте нужный реестр и нажмите на кнопку [Экспорт в Excel] на верхней панели. Для экспорта части документов реестра сделайте выборку документов, используя панель поиска документов, и нажмите на кнопку [Экспорт в Excel] (рис.3.8).
Рисунок 3.8. Экспорт документов в Excel
Удаление документа из реестра:
Для удаления документа из выбранного реестра нажмите на иконку [Удалить], которая появится в последнем столбце при наведении курсора мыши на документ (рис.3.9).
Рисунок 3.9. Удаление документа из реестра
Для удаления нескольких документов реестра выберите их, поставив галочки в первом столбце строки документа, нажмите на кнопку [Удалить] в выпадающем списке Выбранные элементы... на верхней панели реестра (рис.3.10).
Рисунок 3.10. Удаление нескольких документов
3.3. Права доступа
Пользователям предоставляется доступ к сайту «Канцелярия» в соответствии с одним из двух стандартных наборов прав доступа.
Редакторы могут:
создавать новые реестры документов, редактировать существующие
регистрировать новые документы, редактировать существующие
экспортировать реестры в Excel
Читатели могут:
просматривать документы, но не могут добавлять новые документы и реестры.
Пользователи системы, не являющиеся участниками сайта «Канцелярия», не могут просматривать документы реестров.
4. Работа с бизнес-процессами
4.1. Основные понятия
Бизнес-процесс - это набор последовательных действий, соответствующий некоему реальному бизнес-процессу в НИУ «МЭИ». Действие бизнес-процесса может быть: задачей, поставленной перед сотрудником, или автоматизированным действием, выполняемым системой. Бизнес-процесс может содержать ветвления и предоставлять пользователю выбор, по какой из веток будет происходить дальнейшая работа.
В состав СЭД НИУ «МЭИ» входят несколько стандартных бизнес-процессов:
Поставить задачу
Групповая проверка и утверждение
Проверка и утверждение
Совместная проверка и утверждение
Отправить документы для проверки
Поручение
Работая с бизнес-процессами и задачами, Вы будете взаимодействовать со следующими компонентами:
4.1.1. Страница запуска бизнес-процесса
Для запуска бизнес-процессов используется страница «Начать бизнес-процесс». Ссылка на нее присутствует на всех сайтах и дашлетах, имеющих отношение к бизнес-процессам и задачам. Для запуска бизнес-процесса необходимо выбрать его тип и заполнить форму информацией о бизнес-процессе и его первой задаче.
Форма запуска для каждого бизнес-процесса своя. Мы рассмотрим подробнее внешний вид страницы запуска бизнес-процесса в описании конкретных типов бизнес-процессов (например, Раздел 4.3.1, «Запуск бизнес-процесса»).
4.1.2. Дашлет Начать бизнес-процесс
Самый быстрый способ выбрать тип бизнес-процесса и запустить его – это дашлет Начать бизнес-процесс на «Домашней странице» (рис.4.1). После выбора бизнес- процесса откроется окно запуска бизнес-процесса.
Рисунок 4.1. Дашлет Начать бизнес-процесс
Этот дашлет присутствует на «Домашней странице» пользователя по умолчанию.
|
