ПРОЕКТ
ГУБЕРНАТОР ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от___________________ №_____________
О работе с электронными документами в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области и внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области
В целях оптимизации деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области п о с т а н о в л я ю::
1. Утвердить Порядок работы с электронными документами в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области.
2. Установить, что с 1 ноября 2013 года работа с электронными документами в единой системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Ленинградской области обязательна.
3. Внести в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденную постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг (с последующими изменениями) изменение, дополнив пункт 1.1 новым абзацем следующего содержания:
«Порядок работы с электронными документами в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области, а также порядок согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием системы «Кодекс: Система согласования нормативных документов» определяются постановлением Губернатора Ленинградской области.».
4. Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области осуществляет координацию деятельности органов исполнительной власти Ленинградской области по организации работы с электронными документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Ленинградской области.
5. Комитет по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области обеспечивает техническое сопровождение единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Ленинградской области.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области и комитет по телекоммуникациям и информатизации Ленинградской области в соответствии с разграничением обязанностей, определенных в пунктах 4 и 5 настоящего постановления.
6. Органам исполнительной власти Ленинградской области в срок не позднее одного месяца со дня вступления в силу настоящего постановления, но не позднее
1 октября 2013 года, определить сотрудников, ответственных за работу с электронными документами в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области, а также внести соответствующие изменения в должностные регламенты указанных лиц.
Губернатор
Ленинградской области А.Дрозденко
СОГЛАСОВАНО:
Патраев К.Н.
Бурлаков А.Д.
Елин Е.И.
Красненко Л.Н.
Демидов А.А.
Ляхова М.А.
Перминов С.Н.
Макаров А.Е.
Приложение
к постановлению Губернатора Ленинградской области
от_________2013 года №____
Порядок
работы с электронными документами в единой системе электронного
документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок работы с электронными документами в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области (далее – Порядок) регулирует процесс создания и обмена электронными документами между органами исполнительной власти Ленинградской области, в том числе с использованием квалифицированной цифровой подписи и (или) электронной подписи (далее - КЦП и (или) ЭП).
1.2. Подготовка и оформление проектов областных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области, правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется в соответствии с разделом 3 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, а также временным порядком согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием системы «Кодекс: Система согласования нормативных документов», утвержденным постановлением Губернатора Ленинградской области.
1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:
электронный документооборот органов исполнительной власти Ленинградской области (ЭДО) - процесс создания электронных документов и обмена ими в органах исполнительной власти Ленинградской области с использованием информационной системы;
участники системы ЭДО – лица, замещающие государственные должности Ленинградской области, органы исполнительной власти Ленинградской области;
пользователи системы ЭДО – лица, замещающие государственные должности Ленинградской области, сотрудники органов исполнительной власти Ленинградской области, которым предоставлен доступ к системе ЭДО ;
бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;
электронная копия документа - документ на электронном носителе, полученный путем сканирования подлинника документа, подписанного уполномоченным должностным лицом.
Иные понятия используются в значениях, определенных действующим законодательством.
2. Организация работы участников системы ЭДО с электронными документами, подписанными КЦП и (или) ЭП
2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе ЭДО.
2.2. Электронные документы участников системе ЭДО создаются с использованием КЦП и (или) ЭП в случае их адресования иным участникам системы ЭДО.
Электронные документы, обмен которыми происходит между пользователями системы ЭДО одного участника системы ЭДО, подписываются простой ЭП.
В случае, если адресатом созданного в системе ЭДО электронного документа выступает субъект, не являющийся участником системы ЭДО, такому адресату направляется бумажная копия электронного документа.
2.3. В системе ЭДО право подписи (использования) КЦП и (или) ЭП имеют руководители органов исполнительной власти Ленинградской области, их заместители, а также уполномоченные ими лица.
2.4. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области осуществляется управлением делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.5. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес органов исполнительной власти Ленинградской области, осуществляются делопроизводственными службами соответствующих органов, обеспечивающими их деятельность.
2.6. Доставка и отправка электронных документов осуществляются по информационно-телекоммуникационным сетям.
2.7. Электронные документы в делопроизводственных службах всех участников системы ЭДО проходят первичную обработку и регистрацию.
В системе ЭДО электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.
2.8. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности КЦП и (или) ЭП (при наличии), наличия указанных в содержании документа приложений.
Подлежат возврату отправителю электронного документа:
электронные документы, не соответствующие требованиям оформления, установленным Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, а также временным порядком согласования (визирования) проектов правовых актов Ленинградской области с использованием системы «Кодекс: Система согласования нормативных документов», утвержденным постановлением Губернатора Ленинградской области.
электронные документы, направленные не по адресу.
По решению руководителя управления делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области электронные документы, направленные не по адресу, могут быть перенаправлены по назначению с обязательным уведомлением об этом отправителя не позднее одного рабочего дня со дня такого перенаправления.
2.9. В системе ЭДО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы ЭДО).
3. Регистрация документов в системе ЭДО
3.1. Регистрация документов в системе ЭДО осуществляется в соответствии с принципом однократности записи информации о документе.
Документ, зарегистрированный в системе ЭДО, имеет единую электронную карточку. Участниками системы ЭДО вносятся только сведения о номере и дате регистрации поступившего к ним (исходящего от них) документа.
3.2. Регистрация входящих документов.
3.2.1. Единицей учета в системе ЭДО является зарегистрированный электронный документ.
Регистрация электронных документов в системе ЭДО осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, правовыми актами органов исполнительной власти Ленинградской области.
3.2.2. При регистрации документа в системе ЭДО:
формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;
документу присваивается регистрационный номер.
Регистрация созданных или поступающих документов на бумажных носителях включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной карточке документа.
3.2.3. Электронная карточка документа содержит полный набор реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников, в остальные поля информация вводится с клавиатуры.
Если к документу приложены резолюции, они также вводятся в электронную карточку.
3.2.4. При поступлении созданного электронного документа от одного участника системы ЭДО к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации.
Регистрация электронных документов осуществляется делопроизводственными службами участников системы ЭДО в течение трех часов с момента их поступления.
Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня.
Пользователи системы ЭДО регулярно, но не реже чем каждые два часа осуществляют проверку поступления новых электронных документов.
3.2.5. Создание электронных копий документов, поступивших к участнику системы ЭДО на бумажном носителе, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления.
3.2.6. В случаях, предусмотренных в пункте 2.8 настоящего Порядка, возврат документов или их перенаправление осуществляется в день поступления документов.
3.3. Регистрация исходящих документов.
3.3.1. Регистрация исходящих документов в системе ЭДО включает в себя следующие действия:
заполнение полей электронной карточки документа;
присвоение номера исходящему документу;
создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).
3.3.2. В системе ЭДО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы ЭДО).
3.3.3. При регистрации исходящего документа, являющегося ответом на входящий документ, исполнитель указывает в системе ЭДО номер такого входящего документа.
3.4. Регистрация ранее отправленных документов, вернувшихся отправителю.
Если от участника системы ЭДО, не подключенного к системе ЭДО, участнику системы ЭДО - отправителю документа был осуществлен возврат документа с другой резолюцией, для такого поступившего документа новая электронная карточка документа не создается.
Регистрация такого документа осуществляется путем регистрации его в качестве входящего документа в электронной карточке документа (заполнение специальных полей электронной карточки документа) с указанием новой резолюции.
4. Порядок работы в органах исполнительной власти Ленинградской области с бумажными копиями электронных документов
4.1. Бумажная копия электронного документа создается и удостоверяется собственноручной подписью уполномоченного должностного лица в случаях, если такой документ:
адресован лицам, не являющимся участниками системы ЭДО, в том числе должностным лицам и государственным органам Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, Законодательному собранию Ленинградской области, органам местного самоуправления Ленинградской области, органам власти иностранных государств и международным организациям, гражданам и юридическим лицам;
удостоверяет наделение полномочиями (доверенность);
фиксирует договоренности (договоры и соглашения) Ленинградской области;
является документом строгой отчетности;
подписан КЦП и (или) ЭП и подтверждение подлинности которой в системе ЭДО невозможно;
невозможно по другим объективным причинам передать в системе ЭДО.
4.2. Печать бумажной копии электронного документа производится с делопроизводственными службами участников системы ЭДО.
Содержание электронного документа и его бумажной копии должно быть идентичным.
4.3. Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати участника системы ЭДО, осуществившего изготовление такой копии.
Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".
4.4. Реквизитами печати являются:
наименование участника системы ЭДО, осуществившего изготовление бумажной копии электронного документа;
надпись "Для заверения документов" (для печатей структурных подразделений, обеспечивающих деятельность органов исполнительной власти Ленинградской области);
номер печати (начиная с N 3).
4.5. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками делопроизводственных служб органов исполнительной власти Ленинградской области, уполномоченных заверять электронные документы в соответствии с должностными регламентами.
4.6. Бумажная копия электронного документа хранится в деле документа.
4.7. Направление документа лицам, не являющимся участниками системы ЭДО, осуществляется в общем порядке, предусмотренном настоящим Порядком.
5. Особенности работы с электронными документами, резолюциями руководителей участников системы ЭДО в системе ЭДО
при осуществлении контрольных функций
5.1. В системе ЭДО осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей участников системы ЭДО (далее – контроль).
5.2. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнение документа в целом.
5.3. Сроки исполнения отслеживаются автоматически.
5.4. Документы на контроле и документы с истекшими сроками исполнения выделяются особо.
5.5. Контроль включает в себя:
постановку документов, резолюций на контроль;
внесение текста резолюции в систему ЭДО;
внесение сроков исполнения документов, резолюций в систему ЭДО;
адресацию документов исполнителям в соответствии с резолюциями;
проверку своевременности доведения документов, резолюций до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов, резолюций;
внесение данных о выполнении документов, резолюций в систему ЭДО;
просмотр документов, резолюций, по которым сроки исполнения просрочены;
снятие документов, резолюций с контроля;
построение отчетов об исполнительской дисциплине;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, резолюций.
5.6. Во время постановки документа на контроль в верхнем поле бланка резолюции проставляется отметка о контроле словом "Контроль".
В системе ЭДО документы на контроле обозначаются значком в виде буквы «К».
5.7. Исполнение документа, резолюции контролируется с момента постановки на контроль.
Структурное подразделение участника системы ЭДО, осуществляющее контроль, или сотрудник, ответственный за контроль, проводит проверку своевременности доведения документа до исполнителя.
5.8. В течение срока исполнения документа, резолюции осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа, резолюции, результаты которых также фиксируются в электронной карточке документа. Ответственность за правильность предоставляемой информации несут исполнители.
5.9. Если документ, резолюция имеют конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ, резолюция входят в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится при регистрации.
Документы, резолюции с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который определяет конкретный срок исполнения.
5.10. Снятие документа, резолюции с контроля осуществляет руководитель системы ЭДО, установивший контроль, или по его поручению структурное подразделение участника системы ЭДО, осуществляющее контроль.
Снятие документа, резолюции с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной карточке документа.
Документ, резолюции считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения документа, резолюции по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
5.11. В органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется проведение мониторинга исполнительской дисциплины, результаты которого который отражаются в отчетах, подготовленных при помощи программных средств.
Для осуществления контрольных функций в предупредительном режиме, а также для анализа исполнительской дисциплины используется печать форм предупредительного контроля и статистических данных для рассылки органам исполнительной власти Ленинградской области.
6. Порядок формирования дел и хранения электронных документов
6.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников системы ЭДО.
При составлении номенклатуры дел указывается на ведение дела в электронном виде.
6.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе ЭДО в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях и в установленном порядке.
6.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей КЦП и (или) ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки КЦП и (или) ЭП хранимых электронных документов.
6.4. После истечения срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению) из системы ЭДО в установленном порядке.
7. Разграничение доступа пользователей системы ЭДО к электронным документам
7.1. Группами пользователей системы ЭДО являются:
руководители участника системы ЭДО;
делопроизводственная служба участника системы ЭДО;
сотрудники участника системы ЭДО.
Каждая из групп имеет набор прав, определенных в пунктах 7.1.1. – 7.1.3 настоящего Порядка.
Набор прав отдельных пользователей системы ЭДО может быть ограничен или расширен по согласованию с руководителем структурного подразделения участника системы ЭДО.
7.1.1. Руководители участников системы ЭДО имеют следующие права пользователей:
доступ к просмотру электронных карточек документов, сканированных изображений всех документов, зарегистрированных в структурном подразделении участника системы ЭДО;
создание, утверждение резолюций;
направление документов исполнителям;
установление сроков исполнения документов, резолюций;
определение пользователя системы ЭДО, обладающего правами руководителя участника системы ЭДО,
7.1.2. Делопроизводственная служба имеет следующие права пользователей:
просмотр документов, резолюций, поступивших для регистрации в электронном виде;
присвоение номера поступающему документу, резолюции;
заполнение электронной карточки документа, резолюции;
прикрепление электронного образа документа, резолюции к электронной карточке документа;
внесение текста резолюции;
постановка документов, резолюций на контроль с внесением сроков их исполнения;
снятие документов, резолюций с контроля.
7.1.3. Сотрудники имеют следующие права пользователей:
просмотр электронных карточек документов и электронных образов документов, резолюций, направленных исполнителю, а также всех связанных с ними документов;
прикрепление электронного образа документа, резолюции к электронной карточке документа;
направление документов, резолюций для исполнения;
внесение сведений об исполнении документов, резолюций;
просмотр регистрационных карточек документов, резолюций, зарегистрированных в структурном подразделении субъекта системы ЭДО.
8. Ответственность при электронном взаимодействии в системе ЭДО
8.1. Отправитель электронного документа несет дисциплинарную ответственность за его содержание, наличие и корректность реквизитов, соответствие электронной копии документа документу на бумажном носителе, бумажной копии документа электронному документу, адресацию и использование ключа КЦП и (или) ЭП.
8.2. Получатель электронного документа несет дисциплинарную ответственность за невнесение или несвоевременное внесение в электронную карточку документа сведений о его движении, и исполнении, а также за несогласованное дублирование электронной карточки документа, ошибки, допущенные при заполнении электронной карточки документа, сканировании и направлении электронного документа не по адресу.
9. Защита информации с ограниченным доступом при использовании системы ЭДО
9.1. При обмене электронными документами в системе ЭДО должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с действующим законодательством.
9.2. Предоставление электронного документа, содержащего информацию с ограниченным доступом, или его бумажной копии третьим лицам производится в порядке, предусмотренном действующим законодательством для работы с обращениями граждан и юридических лиц.
|
