Инструкция пользователей
Кадровый учет государственных гражданских служащих
Новосибирской области
«Работа с сотрудниками, находящимися в декретном отпуске»
(Издание 1)
Новосибирск 2017г.
Оглавление
1.Создание сотрудника 3
2.Приказ о назначении на должность 6
2.1.Создание проекта приказа о назначении на должность при приеме на работу 7
2.2.Регистрация приема на работу 10
3.Создание приказа об отпуске 11
3.1.Создание проекта приказа об отпуске 11
3.2.Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком» 13
В первую очередь необходимо проверить список сотрудников и убедиться, что сотрудник, который находится в декретном отпуске, присутствует в общем списке. Если это так, то перейти к пункту 2.
Если сотрудника, который Вам нужен в списке нет, необходимо перейти к пункту 1.
-
Создание сотрудника
Создание Сотрудника осуществляется из справочника «Сотрудники».
Сотрудника, также, можно создать, с помощью документа «Проект приказа о назначении на должность» (подробно данный процесс описан в инструкции «Учет кадровых документов»).
В открывшейся карточке необходимо заполнить поле ФИО и нажать кнопку Enter на клавиатуре.
Так как в справочнике Физические лица (пункт меню Кадровые документы – Физические лица) уже зарегистрировано (перенесено) данное физическое, то для нового Сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица в диалоге «Найден человек с похожим именем». Пользователь нажимает Да, это тот, кто мне нужен.
Далее описано, какие поля возможно заполнить из карточки сотрудника. Поля, которые возможно заполнить выделены на картинке красными блоками.
Поле ФИО. Информация о фамилии, именит и отчестве сотрудника заполняется пользователем в поле «ФИО». После того, как элемент справочника «Сотрудник» будет записан, сведения о внесенной информации попадают в историю. Просмотреть эту историю можно по ссылке «История ФИО» в конце строки. В дальнейшем фамилию сотрудника можно будет изменить по ссылке «Изменить ФИО» с указанием даты актуальности внесенных изменений.
Воспользоваться этой ссылкой для смены ФИО сотрудника можно только в случае официальной смены данных с выдачей документов, удостоверяющих личность. В случае грамматических ошибок и т.п. используется кнопка «Редактировать элемент справочника».
Поле Дата рождения - в поле проставляется дата рождения сотрудника. Поле заполняется для более точной идентификации человека и дальнейшего отражения информации по нему в печатных формах и отчетах.
Поле Пол - пол сотрудника выбирается из ниспадающего справочника. Обычно определяется автоматически на основании заполненного поля «ФИО».
Поле ИНН - В поле ИНН заполняется информация о индивидуальном номере налогоплательщика. Поле заполняется для более точной идентификации человека и дальнейшего отражения информации по нему в печатных формах и отчетах.
Поле СНИЛС- В поле СНИЛС заполняется информация. Поле заполняется для более точной идентификации человека и дальнейшего отражения информации по нему в печатных формах и отчетах.
Флажок Дополнять представление ставится, если необходимо, чтобы в отчеты и документы попадали не только ФИО, но и дополнительные данные, например: внеш.совм.
В нижней части справочника есть список гиперссылок, нажимая на которые заполняются необходимые данные.
По гиперссылке Личные данные открывается окно, в котором заполняется место рождения, паспортные данные, адреса и телефоны.
По гиперссылке Воинский учет заполняются данные по воинскому учету.
По гиперссылке Образование, квалификация открывается окно, в котором заполняется информация об основном и дополнительном образовании сотрудника
По гиперссылке Зарубежные поездки открывается окно, в котором заполняется информация о зарубежных поездках (туризм, командировка, отдых).
По гиперссылке Семья открывается окно, в котором заполняется информация о состоянии в браке и составе семьи.
По гиперссылке Трудовая деятельность открывается окно, в котором заполняется информация о местах работы и наградах сотрудника.
По гиперссылке Льготные категории открывается окно, в котором заполняется информация о льготных категориях и периодах их действия.
По гиперссылке Страхование открывается окно, в котором заполняется информация о статусе застрахованного лица, инвалидности.
По гиперссылке Дисциплинарные взыскания открывается окно, в котором заполняется информация о дисциплинарных взысканиях сотрудника.
-
Приказ о назначении на должность
Для создания документа Проект приказа о назначении на должность перейти в пункте меню Кадровые документы – Приказы – Проекты приказов о назначении на должность.
-
Создание проекта приказа о назначении на должность при приеме на работу
При создании документа необходимо обратить внимание на порядок его заполнения.
Поле Номер проекта приказа о назначении на должность, не является активным для пользователя. Номер присваивается документу автоматически после его записи.
В поле Дата необходимо указать дату и время создания проекта приказа о назначении на должность. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается текущая дата.
В поле Вид приказа по кнопке  указывается вид приказа о назначении на должность. Выбор статуса производится из выпадающего меню.
ВАЖНО! Установить вид приказа Прием на работу, на основании данного документа можно создать документ «Прием на работу» или «Трудовой договор»/«Служебный контракт».
В поле Организация значение выбирается по кнопке из справочника «Организации». Рядом с полем есть кнопка  , позволяющая редактировать текущее значение в справочнике.
-
В поле Сотрудник значение выбирается из справочника «Сотрудники». Процесс создания сотрудника описан в пункте 1.
-
В поле Тип должности отражается тип должности, указанный в справочнике. Данное поле не активно для пользователя.
-
В поле Подразделение значение выбирается из справочника «Подразделения».
-
В поле Должность по штатному расписанию значение выбирается из справочника «Штатное расписание».
-
Нажав Конкурсы, при необходимости поставить флажок По результатам конкурса.
-
Нажав Срочный, при необходимости выбрать нужные поля.
-
В поле Количество ставок указать какую ставку будет занимать сотрудник.
-
В табличной части на закладке Данные приказа указать номер приказа, дату регистрации приказа, дату назначения на должность (при необходимости указать количество месяцев испытательного срока). Заполнение начислений осуществляется вручную по кнопке  ДОБАВИТЬ.
-
Поле Номер приказа заполняется, если приказ имеет статус Подписан. Данное поле заполняется пользователем вручную.
Поле Дата регистрации заполняется, если приказ имеет статус Подписан. Для удобства заполнения встроен календарь.
Поле Дата назначения на должность заполняется, если необходимо исключить сотрудника из кадрового резерва с помощью создаваемого документа. Если такой необходимости нет, данное поле заполнять не нужно.
Для удобства заполнения встроен календарь.
Табличная часть заполняется автоматически, после заполнения поля Должность по штатному расписанию, при необходимости список начисление и их значение можно изменить.
Нажав по ссылке Сведения о графике работы заполняется поле График работы.
Если сотрудник работает по индивидуальному расписанию необходимо заполнить табличную часть, нажав по кнопке ДОБАВИТЬ.
Флажок Доступ к гостайне ставится, если сотрудник будет иметь доступ к гостайне.
В поле По ставится дата, если сотрудник назначается на должность временно и известна дата, по которую он будет ее занимать.
в поле Испытательный срок (мес.) заполняется количество месяцев испытательного срока, если он есть.
-
Закладка Кадровый резерв в табличной части не активна для пользователя, если не заполнена дата назначения на должность на закладке Данные приказа. Если эта дата выставлена, необходимо выполнить следующие действия:
-
Установить флажок в поле Исключить из кадрового резерва.
-
Установить флажок в табличной части в поле Исключить.
Заполнение закладки Согласующие лица в табличной части осуществляется вручную по кнопке ДОБАВИТЬ.
-
Заполнение закладки Подписывающие лица в табличной части осуществляется вручную по кнопке ДОБАВИТЬ.
Поле Ответственный заполняется по умолчанию значением из настроек текущего пользователя.
В поле Статус по кнопке указывается статус приказа. Выбор статуса производится из выпадающего меню.
Далее необходимо нажать на кнопку Провести или Провести и закрыть.
-
Регистрация приема на работу
Оформление приема на работу осуществляется из документа «Проект приказа о назначении на должность».
ВАЖНО! В документе «Проект приказа о назначении на должность» в поле Вид приказа должно быть выбрано значение Прием на работу. Статус документа должен быть Подписан.
Для создания документа «Прием на работу» необходимо в документе «Проект приказа о назначении на должность» воспользоваться кнопкой Создать на основании и выбрать значение Прием на работу.
Документ «Прием на работу» создается полностью заполненным.
Проверить правильность заполнения документа и нажать Провести и закрыть.
-
Создание приказа об отпуске
-
Создание проекта приказа об отпуске
Для создания проекта приказа об отпуске перейти в пункте меню Кадровые документы – Учет отпусков – Проекты приказов об отпуске – Создать.
При создании документа обратить внимание на порядок заполнения.
Поле Номер не является активным для пользователя. Номер присваивается документу автоматически после его записи.
-
В поле Дата необходимо указать дату и время создания документа. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается текущая дата.
-
В поле Тип приказа по кнопке указывается тип приказа. Выбор производится из выпадающего меню.
ВАЖНО! В данном случае, необходимо выбрать тип приказа Предоставление отпуска по уходу за ребенком.
-
В поле Статус по кнопке  указывается статус документа.
В поле Организация значение выбирается по кнопке из справочника «Организации». Рядом с полем есть кнопка , позволяющая редактировать текущее значение в справочнике.
-
В поле Сотрудник значение выбирается по кнопке из справочника «Сотрудники».
Поле Должность по штатному расписанию заполняется после выбора сотрудника.
-
Если на период отпуска сотрудника замещают, то заполняется поле Сведения о заместителе.
-
Поле Период отпуска заполняется пользователем вручную. Для удобства заполнения встроен календарь.
-
Заполнение закладки Согласующие лица в табличной части осуществляется вручную по кнопке ДОБАВИТЬ.
-
Заполнение закладки Подписывающие лица в табличной части осуществляется вручную по кнопке ДОБАВИТЬ.
-
Данные приказа заполняются пользователем вручную, если приказ подписан.
Поле Ответственный заполняется по умолчанию значением из настроек текущего пользователя.
Далее необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть.
-
Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»
Оформление отпуска по уходу за ребенком осуществляется из документа «Проект приказа об отпуске».
Для создания документа «Отпуск по уходу за ребенком» необходимо в документе «Проект приказа об отпуске» воспользоваться кнопкой Создать на основании и выбрать значение Отпуск по уходу за ребенком.
В результате будет создан документ, в котором будут заполнены основные поля. Описание полей смотреть ниже.
В поле Месяц указывается месяц, когда сотрудник уходит в отпуск. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается текущий месяц.
В поле Организация значение заполняется из документа «Проект приказа об отпуске».
В поле Дата необходимо указать дату и время создания документа. Для удобства заполнения встроен календарь. По умолчанию устанавливается текущая дата.
В поле Сотрудник значение заполняется автоматически, из документа «Проект приказа об отпуске».
На закладке Пособия пользователем заполняются нужные поля. В данном примере это поле Пособие до 1,5 лет (За счет ФСС) и поле Пособие до 3-х лет (За счет работодателя.
На закладке Начисления флажок Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска установлен по умолчания.
Данная закладка пользователем не заполняется.
Поле Руководитель заполняется из карточки подразделения, если в ней заполнено поле «Руководитель», если поле в карточке Подразделения не заполнено. Пользователь заполняет его в документе вручную.
Поле Должность заполняется пользователем вручную, если не заполнен в справочнике подразделения руководитель.
Поле Ответственный заполняется по умолчанию значением из настроек текущего пользователя.
Далее необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть.
|
