Руководство школы
сбор сведений о закупке учебников
в информационной системе «Открытая школа: мониторинг образования»
версия 2.1
© ГБУ ПО РЦИТ
2014
Оглавление
Введение 3
Техническая поддержка 3
Запуск модуля 4
Внесение сведений о закупленных учебниках 8
Редактирование сведений о закупленных учебниках 15
Порядок завершения работы 17
Печать или сохранение заявки 18
Справочная информация 20
Введение
Государственное бюджетное учреждение Псковской области «Региональный центр информационных технологий» разработало и внедрило информационную систему по сбору сведений о закупке учебников во всех общеобразовательных учреждениях Псковской области – далее Система.
Инструкция описывает порядок сбора сведений о закупке в 2014 году образовательными учреждениями учебников и учебных изданий.
Техническая поддержка
ГБУ ПО «РЦИТ» 8 (8112) 601 - 201
Запуск модуля
Занесение данных о закупке учебников в общеобразовательном учреждении осуществляется в Прикладном модуле «Материально-техническое обеспечение: Школа», расположенный на сайте http://wp2.edu-soft.ru.
Порядок запуска Прикладного модуля следующий:
Запустить интернет-браузер. Рекомендуется использовать Mozilla Firefox (бесплатен, скачать можно в сети по адресу http://mozilla-russia.org/) или Google Chrome (бесплатен, скачать можно в сети по адресу http://www.google.com/chrome?hl=ru).
В адресной строке интернет-браузера ввести адрес Интернет-версии системы «Открытая школа»: http://wp2.edu-soft.ru (см рис ниже). После этого будет выполнен переход на сайт системы. Следует обратить внимание на скорость Интернет-соединения, от которой зависит скорость загрузки сайта.
Рис 1. Ввод адреса Системы
-
После перехода на стартовую страницу Системы (по адресу http://wp2.edu-soft.ru) следует указать параметры подключения к базе данных и нажать кнопку «Вход». Рассмотрим параметры подключения к базе данных:
Проект: Открытая школа: мониторинг образования;
Прикладной модуль: Материально-техническое обеспечение: Школа;
Пользователь: Ввести имя пользователя учётной записи ЕГЭ, используемой для доступа к системе «Открытая школа»;
Имя пользователя имеет формат SCH***, где ***-код ОО. В случае утери имени пользователя следует обратиться в службу технической поддержки, смотрите раздел «Техническая поддержка».
Пароль: Ввести пароль пользователя учётной записи ЕГЭ, используемой для доступа к системе «Открытая школа». В случае утери пароля следует обратиться в службу технической поддержки, смотрите раздел «Техническая поддержка».
Нажать на кнопку «Вход»
Рисунок 2. Окно авторизации в Системе формирования заявок
Если после нажатия кнопки «Вход» отображается сообщение: «Пароль или пользователь не совпадают» (рисунок ниже), то необходимо перепроверить введённые данные учетной записи (пункты 3.с, 3.d), регистр и раскладку клавиатуры при вводе имени пользователя и пароля. Если войти в систему все равно не получается, то следует обратиться в службу Технической поддержки (раздел «Техническая поддержка» в конце Инструкции).
Рисунок 3. Ошибка авторизации при входе в Систему
Если авторизация прошла, необходимо выбрать модуль (указан на рисунке ниже).
Рисунок 4 – Выбор модуля
В том случае, если все действия выполнены правильно и ошибок не возникло, то пользователь попадает в рабочий экран Системы (см рисунок ниже).
Рис 5. Рабочий экран Системы
Внесение сведений о закупленных учебниках
Внесение сведений выполняется в таблицах «Региональный заказ учебников», «Муниципальный заказ учебников», «Федеральный заказ учебников» прикладного модуля Материально-техническое обеспечение: Школа.
Выбор таблицы, в которую заносятся данные определяется источником финансирования при покупке этой позиции:
«Региональный заказ учебников» - в эту таблицу заносятся сведения об учебниках, купленных на средства, выделенные регионом
«Муниципальный заказ учебников» - в эту таблицу заносятся сведения об учебниках, купленных на средства, выделенные муниципалитетом
«Федеральный заказ учебников» - в эту таблицу заносятся сведения об учебниках, купленных на средства, выделенные федерацией, полученные по грантам и из других источников.
Перечень закупленных учебников содержит произвольное число позиций наименований учебников из федерального перечня. Для каждой позиции пользователь:
Выбирает из федерального перечня учебник (рис 6, цифра 4).
Указывает число экземпляров, которые были в библиотеке ОУ до закупки учебника, штук.
Указывает число купленных экземпляров, штук.
Указывают цену 1 экземпляра учебника при покупке.
Порядок добавления позиций в заявку
Общая последовательность действий при внесении сведений о позиции купленного учебника представлена на рисунке ниже.
1. Добавление записи. Кнопка «Добавить» - цифра 2 на рисунке ниже.
После щелчка по кнопке «Добавить» в таблицу добавляется новая строка (цифра 3, рис ниже).
Рис 6. Таблица «Региональный заказ учебников»
Для только что добавленной строки следует:
указать учебник (выбирается из утвержденного Федерального перечня учебников),
задать количество экземпляров в библиотеке до закупки
количество купленных экземпляров
цену 1 экземпляра при покупке (цену в закупе).
2. Выбор учебника из перечня – осуществляется в диалоговом окне.
Два раза следует последовательно щелкнуть левой кнопкой мыши по полю «Учебник» (цифра 4 на рис выше).
Если все сделано правильно, то пользователю отобразится диалоговое окно с перечнем федеральных учебников. Пример – на рисунке ниже.
Рис 7. Окно выбора учебника из федерального перечня
В окне отображается следующая информация об учебниках:
№ учебника по федеральному перечню;
предмет;
авторы, название учебника;
класс;
издательство;
Обратите внимание! Федеральный перечень включает в себя около 2000 учебников и поиск нужного учебника через пролистывание перечня всех учебников потребует много времени.
Для выбора учебника следует использовать поиск.
Для пролистывания страниц с перечнем учебников необходимо использовать соответствующие кнопки (рисунок ниже, цифра 1). Можно настроить количество отображающихся на странице учебников (рисунок ниже, цифра 2).
Рис 8. Элементы управления для пролистывания перечня учебников
Поиск учебника в федеральном перечне
Рис 9. Порядок действий при поиске учебника
1. Щелчком по кнопке «Поиск» (цифра 1 выше) вызывается меню, в котором задаются поля, по которым осуществляется поиск. Обычно Система ищет по сочетанию полей «№ по федеральному перечню» + «Предмет» + «Авторы, название учебника» + «Класс» + «Издательство».
2. В текстовом поле для поиска вводится искомая строка или часть строки (цифра 2, рисунок выше)
3. Щелчком по кнопке  запускается поиск (цифра 3, рисунок выше). Результат поиска отображается в той же таблице со списком учебников, которую пользователь видит при появлении окна выбора учебника из федерального перечня.
Результат поиска заключается в том, что она фактически ограничивает отображаемый в окне диалога перечень учебников. Если строка поиска задана правильно, то отображаемый перечень будет содержать нужный учебник. Если нужного учебника нет, то следует заново задать параметры поиска (пункты 1 и 2 выше) и затем заново нажать кнопку запуска поиска .
4. Если необходимо сбросить результаты поиска, нужно нажать крестик (рисунок выше, цифра 4)
Если необходимый учебник найден, то его следует выбрать щелчком мыши в списке и затем щелкнуть по кнопке «Выбрать» в нижнем правом углу окна выбора (или дважды быстро щелкнуть по имени учебника), а затем «Закрыть». (рисунок ниже)
Рисунок 10 – Выбор учебника
После этого данные учебника будут подставлены в поле «Учебник» (см рис ниже).
Рис 11. Новая запись с выбранным учебником
3. Указание числа экземпляров учебника в библиотеке до покупки
После выбора учебника необходимо указать количество экземпляров учебника, которые были в библиотеке до покупки (штук). Для этого щелкнуть по полю «Количество купленных экземпляров» и ввести с клавиатуры число экземпляров.
4. Указание числа купленных экземпляров учебника
Указывается в поле «Количество купленных экземпляров».
Далее в поле «Цена экземпляра в закупе» следует указать цену при покупке за один экземпляр.
Поле «Сумма» рассчитывается автоматически сразу после указания количества экземпляров и цены.
5. Сохранение позиции заявки
После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку «Сохранить», обведена на рисунке ниже.
Рис 12. Сохраненная позиция в заявке на учебники
В случае удачного сохранения позиции красные треугольнички в верхнем левом углу полей для редактирования исчезают (сравните рисунки 12 и 13).
Рис 13. Результат автоматического расчета стоимости позиции заявки после удачного сохранения
Таким образом необходимо занести все закупленные учебники.
Итоговая стоимость заявки на все учебники рассчитывается только после сохранения новой позиции и обновления данных в таблице (для этого следует нажать кнопку «Обновить» - см рис ниже). Итоговая стоимость показана цифрой 2 на рисунке ниже.
Рис 14. Расчет итоговой стоимости заявки
После занесения учебников регионального заказа, необходимо перейти в таблицу «Муниципальный заказ учебников» и проделать все те же действия, внеся данные об учебниках, купленных на деньги муниципалитета.
После заполнения учебников в этой таблице необходимо перейти в таблицу «Федеральный заказ учебников» и проделать аналогичные действия. В «Федеральном заказе» указываются учебники, купленные на деньги Федерации, гранты и из иных источников финансирования.
Редактирование сведений о закупленных учебниках
Сведения о закупленных учебниках могут быть отредактированы.
Редактирование включает в себя:
1. Добавление новых позиций;
Изменение ранее добавленных позиций;
Удаление ранее добавленных позиций.
Порядок добавления новых позиций подробно описан выше, в разделе «Внесение сведений о закупленных учебниках».
Изменение ранее добавленных позиций. Порядок действий:
Выбрать таблицу вида закупа учебников (Федеральный, Муниципальный, Региональный заказ)
Щелчком мыши в списке закупленных учебников выбрать требуемую позицию. Выбранная позиция подсвечивается светло-синим фоном и отмечается галочкой. На рисунке ниже выбранный учебник обведён рамкой.
Рис 15. Выбор учебника
2. Щелкнуть по данным, которые требуется изменить. Это может быть поле «Учебник» (по нему следует щелкнуть 2 раза), поле «Количество экземпляров» или поле цены.
3. Изменить данные. Каким образом найти требуемый учебник – описано в разделе «Внесение сведений о закупленных учебниках», подраздел «2. Выбор учебника из перечня».
4. Нажать кнопку «Сохранить» ( ) в нижней части экрана.
5. Пересчитать сумму заявки – по нажатию на кнопку  .
Удаление ранее добавленных позиций
Выполняется в одной из таблиц заказа учебников. Порядок действий:
1. Щелчком мыши в списке закупленных учебников выбрать требуемую позицию. Выбранная позиция подсвечивается светло-синим фоном и отмечается галочкой. На рисунке ниже выбранный учебник выделен рамкой.
2. Щелкнуть по кнопке с красным крестом «Удалить» (цифра 2, рисунок ниже).
3. Пересчитать сумму заявки – по нажатию на кнопку
Рис 16. Удаление записи
Если было выполнено редактирование записи, то удаление блокируется (кнопка «Удалить» становится серой –  ) до тех пор, пока изменения не будут сохранены.
Порядок завершения работы
После формирования сведений по всем закупленным в 2014 году учебникам необходимо поставить галочки для всех трех полей в таблице «Регламент» (см рисунок ниже).
Рис 17. Признак сформированной заявки на поставку учебников
Печать или сохранение заявки
Печать или сохранение данных о закупленных учебниках выполняется средствами Системы в режиме работы с отчетами. Для перехода в режим работы с отчетами необходимо выбрать в главном меню Системы пункт «Отчеты» (обведен в красную рамку на рис ниже).
Рис 18. Вызов экрана с отчетами
Режим работы с отчетами позволяет выбрать необходимый отчет, сформировать и, при необходимости, сохранить его в Excel или Open office Calc.
В Прикладном модуле доступно три отчета по каждому из типов закупа (см на рис ниже, цифра 1). Следует щелкнуть по одной из трёх строк и сформировать отчет.
Рис 19. Экран с отчетами Системы
Будет сформирован отчет, содержащий сведения о закупленных учебниках, числе экземпляров, а также стоимости учебников.
Последней строкой в отчете выводится общая сумма заявки.
Для перехода обратно к формированию заявки необходимо нажать «Структура проекта» (цифра 2, рисунок выше).
Из готового отчета следует сформировать печатную форму, сделать экспорт данных в формате «Excel 2003 XML» и затем вывести отчет на принтер.
Порядок действий:
Выбрать необходимую таблицу (региональный,муниципальный или федеральный заказ учебников)
Формирование печатной формы – щелкнуть по значку принтера в рабочей панели инструментов (см рис ниже).
Рис 20. Формирование печатной формы
Экспорт данных в формат «Excel 2003 XML» - щелкнуть по кнопке Экспорт в панели инструментов и затем выбрать пункт «Excel 2003 XML». Полученный файл сохранить на диске.
Рис 21. «Excel 2003 XML»
Справочная информация
При работе с системой важно знать:
При редактировании не следует использовать колесико (wheel) мышки. При пролистывании полей таблицы при помощи колесика мышки изменения в данных, сделанные ранее, теряются.
Не следует использовать браузер Opera. Данные могут теряться, часть полей может быть недоступна для редактирования.
После редактирования данных их следует в обязательном порядке сохранить. Для этого щелкнуть кнопку «Сохранить» (со значком синей дискеты) в нижней центральной части рабочего экрана Системы. Как понять, что данные изменились и их необходимо сохранить? В верхнем левом углу измененного поля с данными появляется небольшой красный треугольник. После удачного сохранения этот треугольник исчезает.
Если нижняя правая панель, используемая для редактирования записи, отсутствует, то необходимо нажать на кнопку  , расположенную на панели инструментов в верхней правой части рабочего экрана.
Если при редактировании не все обязательные для заполнения поля были заполнены данными, либо часть полей заполнена неправильно, то Система не позволит сохранить данные. Пользователю будет отображено сообщение об ошибке (пример на рис ниже), признак измененных данных (красные треугольнички на полях с данными) не будет убран, данные не будут сохранены. В этом случае необходимо заполнить пустые поля (либо исправить данные) и повторно нажать кнопку «Сохранить» (со значком синей дискеты) в нижней центральной части рабочего экрана системы. Если сообщение об ошибке исчезнет, признак изменения полей будет снят (красные треугольнички исчезнут), то сохранение данных прошло успешно.
Рис 22. Ошибка сохранения данных.
Нажимать на значок «зеленого домика» при редактировании не следует. «Зеленый домик» показывает, что поле выбирается из справочника, при нажатии на «зеленый домик» будут показаны все поля выбранного элемента справочника.
Все даты должны заноситься в формате ММ.ДД.ГГГГ (например 01.09.2010).
Для изменения данных в полях, выбираемых из справочников (такие поля отмечены значком  ), необходимо последовательно два раза нажать на редактируемом поле левой кнопкой мыши и выбрать нужное значение из открывшегося справочника.
|
