                       
«Мобильный кабинет руководителя»
Руководство пользователя клиентской части приложения
ООО «Бизнес ИТ»
г. Ставрополь, 2015 г.
Приложение «Мобильный кабинет руководителя»
Версия 2.1.11
Руководство пользователя клиентской части приложения
В данном документе приведены сведения о порядке работе в клиентской части приложения «Мобильный кабинет руководителя»
Приложение «Мобильный кабинет руководителя» постоянно совершенствуется, и в связи с этим, возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания интерфейса и функционала.
Документ разработан специалистами компания ООО «Бизнес ИТ».
Оглавление
1.Введение 5
2.Запуск и интерфейс приложения «Мобильный кабинет руководителя» 5
3.Окно поиска 7
4.Рабочие папки. 8
5.Проект резолюции 12
6.Документы на Визирование\Подпись. 21
7.Документы на ознакомление. 22
8.Инициативное поручение. 23
9.Прикрепление файлов. 23
-
Введение
Для того чтобы Руководитель мог работать с электронными документами, присылаемыми ему из СЭД организации, на его iPad должно быть установлено приложение «Мобильный кабинет руководителя».
Чтобы отправляемые Руководителем документы заверялись электронной подписью, должен быть получен сертификат руководителя на устройство.
Установку и первичную настройку необходимого ПО на iPad Руководителя осуществляет Системный администратор приложения «Мобильный кабинет руководителя».
В «Мобильном кабинете руководителя» может включаться, выключаться и изменяться пароль владельца.
-
Запуск и интерфейс приложения «Мобильный кабинет руководителя»
Для запуска приложения «Мобильный кабинет руководителя» щелкните на соответствующем ярлыке, на рабочем столе iPad
 .
Откроется окно приложения с рабочими папками.
На первой странице выводятся папки, куда будут поступать документы в соответствии с определенными задачами из системы «Дело».
Первоначально Руководителю доступны 2 системные папки: «Дать поручение», «Архив».
Максимальное количество папок – 8 штук (Рис. 1):
Рис. 1 – Стартовая страница
Папок может быть меньшее количество, оно устанавливается Помощником из расчета того, с какими документами и задачами работает Руководитель.
При необходимости название папок может назначаться самим Помощником.
В левом верхнем углу папки автоматически проставляется количество документов, находящихся в ней.
Приложение доступно для работы, как в горизонтальном, так и в вертикальном положение iPad.
Если для приложения «Мобильный кабинет руководителя» была включена защита паролем, то при входе откроется окно «Ввод пароля» (Рис. 2).
Рис. 2 – Окно ввода пароля
-
Окно поиска
При нажатии на герб, открывается окно с критериями для формирования поискового запроса (Рис. 3):
Дата регистрации;
регистрационный номер;
краткое содержание;
кто подписал;
контекст.
В нужное поле необходимо внести тот критерий, по которому будет осуществляться поиск документа и нажать кнопку Найти.
Рис. 3 – Ввод критериев для поиска
Поиск документов будет произведен по всем папкам «Мобильного кабинета руководителя», и представлен в виде перечня найденных документов (Рис. 4).
Нужный документ можно открыть и просмотреть.
Чтобы вернутся к критериям поиска, необходимо нажать кнопку Назад.
Рис. 4 – результаты поиска
-
Рабочие папки.
Чтобы открыть какую-либо папку на нее необходимо нажать один раз.
Откроется окно со списком документов (Рис. 5).
Рис. 5 – Список поступивших документов
В папке, название документа состоит из следующих данных:
Дата регистрации документа / регистрационный № / краткое содержание документа / кто подписал
Документам в приложении могут быть присвоены следующие статусы:
 – новый документ, который ни разу не открывался;
 – идет загрузка файлов документа;
 – идет отправка файлов документа;
 – задача завершена или документ доставлен в серверную часть;
 – поступили изменения задачи.
При нажатии на запись, открывается карточка документа со следующими реквизитами (Рис. 6):
файл документа или информационный лист (настраивается технологом);
полоса навигации (Руководитель всегда видит, в какой папке он сейчас работает);
проект резолюции;
функциональные кнопки.
 
Рис. 6 – Рабочий документ
Если файл состоит из нескольких листов, он прокручиваться вниз.
Если файлов несколько, внизу выводится панель с точками, которые указывают на количество прикрепленных файлов (Рис. 7).
Рис.7 – Количество прикрепленных файлов
Информационный лист может по умолчанию выводиться перед первым документом или в конце списка документов.
Быстрый переход между информационным листом и прикрепленным первым файлом РК можно осуществить, нажав кнопку Информация (Рис. 8).
Рис. 8 – Функциональная кнопка «Информация».
Информационный лист может содержать следующие данные (Рис. 9):
№ и дата регистрации документа;
краткое содержание документ;
срок исполнения – дата, до которой Руководителю необходимо завизировать/подписать проект документа;
визы – список должностных лиц, визировавших документ: ФИО визирующего – дата проставления визы – тип визы – комментарий;
подписи – список должностных лиц, подписывающих документ: ФИО подписывающего – дата проставления подписи – тип подписи – комментарий;
основание – информация об исполнителях поручения Руководителя, текст. Информация представляет собой ссылку, обращение к которой переводит Руководителя к документу-основанию.
файлы – ссылки на электронные образы прикрепленных файлов.
  
Рис. 9 – Информационный лист
-
Проект резолюции
Рис. 10 – Проект резолюции
Исполнители, текст резолюции, категория, контролер, плановая дата исполнения - вносятся помощником Руководителя, и пересылается с проектом резолюции в «Мобильный кабинет руководителя» (Рис. 9).
В том случае, когда Руководитель согласен с проектом резолюции, и не вносит никакие изменения, достаточно открыть меню Действия, а затем нажать кнопку В работу, документ перемещается в папку «Архив» и отправляется обратно в систему «Дело» (Рис. 10).
При необходимости закрыть документ, не выполняя отправку в систему, необходимо нажать на кнопку Закрыть.
Рис. 10 – меню Действия
Режим ввода аудио и графической резолюции.
Пользователю сразу же доступна функция ввода рукописного текста (Рис.11).
Внизу на резолюции расположена «защитная пленка» от случайных помарок, которую можно поднять или опустить.
Рис. 11 – Редактирование проекта резолюции
На листе резолюции доступен следующий функционал:
- диктофон: Время записи, Запись, Остановка, Воспроизведение, Удаление записи
- инструменты для ввода графического текста:
- переход к окну с набором основных полей для выбора из справочников и ввода печатного текста.
Режим заполнения полей выбором из справочника и ввода с клавиатуры.
При нажатии на кнопку , открывается окно заполнения полей:
Исполнители – выбор исполнителей из системного справочника (Рис. 12).
Чтобы выбрать нужное должностное лицо, необходимо нажать на соответствующую фамилию. По умолчанию первому исполнителю присваивается признак Ответственности.
Список исполнителей проекта резолюции можно отсортировать по алфавиту, либо в любом другом порядке. Данные будут отображаться в приложении соответствующим образом. Сортировку осуществляет системный администратор приложения «Мобильный кабинет руководителя».
Рис. 12 – Добавление исполнителей в проект резолюции
Категория – категория поручения (Рис. 13).
Проставляется путем выбора из системного справочника.
Рис. 13 – Выбор категории
Текст – текст поручения (Рис. 14).
Может быть введен с клавиатуры, либо выбран из списка стандартных текстов. Также, при наличии интернет соединения доступна функция голосового распознавания текста.
Рис. 14 – добавление текста поручения
Срок – плановая дата исполнения поручения (Рис. 15).
Проставляется путем добавления нужной даты.
Рис. 15 – Добавление плановой даты исполнения поручения
Контролер – информация о должностном лице, которое является контролером документа (Рис. 16).
Рис. 16 – Заполнение поля Контролер
После того как резолюция отредактирована, Руководитель открывает меню Действия, нажимает кнопку В работу, и документ переходит в папку «Архив» и отправляется в систему «Дело».
При нажатии на кнопки Закрыть сохраняются изменения, внесенные в проект резолюции, документ закрывается, остается в текущей папке и НЕ отправляется в систему «Дело».
Чтобы потом отправить документ в систему «Дело», пользователю необходимо открыть нужный документ, вызвать меню Действия и нажать кнопку В работу.
-
Документы на Визирование\Подпись.
При открытии папки, в которую поступили документ на Визирование, Руководителю доступен перечень проектов документов для согласования.
Заголовок поступившего проекта документа формируется следующим образом:
Дата регистрации проекта документа/регистрационный №/Краткое содержание проекта документа/ФИО исполнителя
При открытии документа Руководителю доступна задача на Согласование\Подпись, Информационный лист с данными по документу, а также функциональное меню Действия. (Рис. 17).
Рис. 17 – Документ на Согласование\Утверждение.
Если у Руководителя нет замечаний по документу, то необходимо вызвать меню Действия, нажать на кнопку Согласен\Подписать. Документ автоматически заверяется ЭП, перемещается в папку «Архив» и отправляется в систему «Дело».
Руководитель также может внести замечания к документу используя аудио\графический\печатный ввод информации, после этого необходимо нажать кнопку Не согласен\Отклонить, документ перемещается в папку «Архив» и отправляется в систему «Дело» (Рис. 18).
Аналогичные действия выполняются и в том случает, когда документ приходит Руководителю на подпись с задачей Утвердить.
 
Рис. 18 – Вынесение решение по проекту документа
-
Документы на ознакомление.
При открытии документа в соответствующей папке, Руководитель может ознакомиться с текстом прикрепленного файла и при необходимости дать поручение.
Поручение оформляется путем ввода текстовой\аудио\графической резолюции.
Если по документу был создан проект резолюции, при вызове меню Действия и нажатии на кнопку В работу, он переместится в папку «Архив», и информация отправится в систему «Дело».
Если по документу не будет даваться поручения, для возврата в папку необходимо нажать кнопку Назад.
-
Инициативное поручение.
При запуске приложения Руководителю доступна системная папка «Дать поручение». Чтобы создать инициативное поручение, необходимо перейти в эту папку и нажать на кнопку Создать (Рис. 19).
Рис. 19 – Создание инициативной резолюции
В папке появится автоматически откроется запись о создаваемом поручении. Руководитель создает аудио, графическое или текстовое поручение.
Для отправки поручения в систему необходимо вызвать меню Действия и нажать кнопку В работу.
В папке «Архив» запись о поручении будет представлена в следующем виде (Рис. 20):
Дата создания/№?(регистрационный номер)/Поручение
Рис. 20 – Созданное инициативное поручение.
-
Прикрепление файлов.
Прикрепление файлов в приложении «Мобильный кабинет руководителя» из памяти приложения и галереи фотографий.
Для того, чтобы к существующему документу или к новому инициативному поручению добавить файл, необходимо вызвать меню Действия и из раздела Документы выбрать соответствующую задачу (Рис. 21):
Добавить файл – добавление имеющегося файла из памяти приложения, который был ранее туда помещен.
Рис. 21 – Добавление файла из памяти приложения
Добавить изображение – прикрепление файлов из фото галереи устройства (Рис. 22).
Автоматически выбранный фото-файл конвертируется на устройстве в документ формата *.pdf. Если выбрано несколько фотографий, то конвертор объединит их в один *.pdf файл (Рис. 24).
После выбора прикрепляемых фото-файлов, необходимо указать название нового документа, которое присвоится ему после конвертации (Рис. 23).
Рис. 22 – Прикрепление файлов из фотогалереи
 
Рис. 23 – Ввод наименования нового документа
Рис. 24 – Сконвертированный документ *.pdf из файлов фотогалереи
Прикрепление файлов из почты к инициативным поручениям Руководителя (сохранение файлов в памяти приложения)
Для того, чтобы создать инициативное поручение по документу, который Руководитель получил на личную почту, необходимо:
Открыть почтовый ящик (Рис. 25)
Рис. 25 – Вход в личную почту Руководителя
Открыть соответствующее письмо и нажать на прикрепленном файле (нажатие должно быть длительным). После вывода контекстного меню необходимо выбрать задачу Открыть в ПРО (Рис. 26).
Рис. 26 – Перенос документа из почты в мобильное приложение.
Автоматически запускается приложение, и Руководителю представляется на выбор 2 действия (Рис. 27):
Создать инициативное – файл будет прикреплен к новому инициативному поручению.
Поместить в файлы – файл помещается в память приложения, инициативное поручение автоматически НЕ создается.
Рис. 27 – Выбор действия с прикрепляемым файлом
По вопросам эксплуатации и развития приложения
«Портфель руководителя» обращаться:
Группа компаний «Бизнес ИТ»
355035, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная, д. 3а
тел./факс: (8652) 566-811, 566-822,
991-000
e-mail: mobile@biz-it.ru
www.biz-it.ru
|
