Глава 1Оформление документов.
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст.5 указывает, что «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».
Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление как правило поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Оформление служебных документов регламентировано стандартами, в первую очередь – ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000).
Установка формата бумаги и размеров полей
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.
Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации). Для управленческой документации как правило применяют формат А4, а для небольших документов – А5. Однако в работе с организационной техникой Вы можете встретиться и с материалами вспомогательного формата ряда В.
В соответствии с ИСО 216:19758 система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра – число делений, произведённых начиная с основного формата, обозначаемого А0 и равного по площади 1 м2 (1,189*0,841 м.) [формат В0=1,414м2]. Например, формат А4 соответствует формату А0, разделённому на 4 части.
Основными являются следующие форматы:
ИСО– А ряд
(основные форматы)
|
ИСО-В ряд
(вспомогательные форматы)
|
Обозначение
|
Размеры, мм.
|
Обозначение
|
Размеры, мм.
|
А0
|
841*1189
|
В0
|
1000*1414
|
А1
|
594*841
|
В1
|
707*1000
|
А2
|
420*594
|
В2
|
500*707
|
А3
|
297*420
|
В3
|
353*500
|
А4
|
210*297
|
В4
|
250*353
|
А5
|
148*210
|
В5
|
176*250
|
А6
|
105*148
|
В6
|
125*176
|
А7
|
74*105
|
В7
|
88*125
|
А8
|
52*74
|
В8
|
62*88
|
А9
|
37*52
|
В9
|
44*62
|
А10
|
26*37
|
В10
|
31*44
|
За рубежом распространены и другие форматы бумаги – Letter (8½*11 in, т.е. 21.59*27.94 см.) и Legal (8½*14 in, т.е. 21.59*35.56 см.). В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).
В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» часто заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо выполнить следующие установки:
В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры» и на вкладке «Общие» в единицах измерения выберите из списка «Сантиметры».
В меню «Файл» выберите «Параметры страницы» и на вкладке «Размер бумаги» установите размер А4 210х297 мм. (см. рис).
Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов. На вкладке «Поля» рекомендуется установить следующий размер полей документов:9
левое поле – 35 мм (3,5 см.)
правое – не менее 10 мм (1,0 см.).
верхнее – 15 мм. (1,5 см.)
нижнее для документов формата А4 – не менее 20 мм (2 см.). Для документов формата А5 (148х210 мм) нижнее поле устанавливается не менее 15 мм.
Нажатием кнопки «По умолчанию» данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами.
Употребляемый здесь и далее термин «по умолчанию» означает, что указанные параметры используются во всех вновь создаваемых документах, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.
Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Это может быть:
чистый лист.
бланк организации или
форма, разработанная в Вашей организации,
унифицированная утверждённая форма документа.
Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит – и облегчить восприятие документов.
Конструирование бланка организации
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.
Обычно под бланком понимается чистый лист бумаги, на котором даётся название учреждения – автора документа. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланк определен как «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа»10.
Автором служебных документов может выступать не только организация в целом, но и отдельные структурные подразделения и должностные лица. Соответственно разрабатываются типы бланков:
бланк организации;
бланк структурного подразделения;
должностной бланк (бланк должностного лица).
Бланки структурных подразделений и должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения (должностное лицо) имеют право подписи, т.е. самостоятельно ведут переписку.
В рамках каждого типа могут быть созданы следующие виды бланков:
общий бланк – бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк для письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма);
Конструирование макета бланка ведётся в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-97.
Разные виды бланков могут строиться из следующих реквизитов (реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа»11):
государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак;
код организации;
код формы документа;
наименование организации-автора документа;
справочные данные об организации – авторе документа;
наименование вида документа;
место для даты документа;
место для регистрационного номера документа;
место для ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа;
место для текста документа.
На бланке документа, создаваемого в компьютере, сразу же может быть предусмотрен реквизит «идентификатор электронной копии документа», заполняемый автоматически при наличии в организации соответствующей автоматизированной системы делопроизводства.
Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов – угловой и продольный.
Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации помещаются на бланке документа в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Бланки с государственным гербом, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право исключительно федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 (с изменениями от 17.03.97 и 25.09.99). Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта федерации, но не два герба одновременно.
В ГОСТ Р 6.30-97 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:
«На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме».
Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
При подготовке на компьютере текста документа, который затем будет распечатан на типографском бланке, в верхней части делается соответствующий отступ с учётом последующего перенесения текста при распечатке на бланк.
Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.
|
|
|
Эмблема Международного благотворительного фонда им. Б.Гапонива
|
Эмблема производственного объединения «Ижмаш»
|
|
Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом – центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации.
Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.
При использовании MS Word 95 для размещения эмблемы удобно создать кадр с фиксированными размерами и положением на странице, а уже в кадр импортировать графическое изображение эмблемы. В режиме разметки страницы в меню «Вставка» выберите команду «Кадр». Курсором, принявшим форму креста, выделите фрагмент, приблизительно соответствующий месту и размерам эмблемы. Затем в меню «Формат» командой «Кадр» вызовите окно свойств кадра. Установите точные размеры кадра, в который будет помещена эмблема, и расстояние по вертикали и горизонтали от края страницы. Если эмблема будет расположена вверху страницы с левой стороны (что бывает чаще всего), то в параметрах кадра можно указать расположение по вертикали: «Сверху» относительно «Поля» (см. рис.)
Если эмблема будет размещаться на верхнем поле документа, она помещается в колонтитул первой страницы (не забудьте установить опцию – Различать колонтитулы первой страницы, чтобы эмблема не появилась на последующих страницах документа).
В
MS Word 97/2000 используются команды меню Вставка Рисунок. При этом есть возможность вставить изображение как из файла, так и непосредственно со сканера. В этом случае открывается Microsoft Photo Editor, позволяющий отредактировать отсканированное изображение перед помещением его в документ. Но обычно в качестве исходного используется графический файл, подготовленный профессиональным художником или дизайнером. Размещение изображения эмблемы производится так же, как в Word 95, хотя окно настройки выглядит немного иначе.
Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки типографски нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал-макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера.
Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600-1200 dpi), даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации.
Создав эмблему, ниже размещают наименование организации. Наименование организации должно строго соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). Например:
Альфа-групп
АО Альфа-Эстейт
|
|
В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования. Например:
Международный фонд социально-экономических и политологических исследований
(Горбачёв-Фонд)
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование на иностранном языке пишется ниже наименования на русском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ
ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД
СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ
И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ
ИССЛЕДОВАНИЙ
(ГОРБАЧЁВ-ФОНД)
|
THE INTERNATIONAL
NON-GOVERNMENTAL
FOUNDATION
FOR SOCIO-ECONOMIC
AND POLITICAL STUDIES
(THE GORBACHEV-FOUNDATION)
|
===================================================================
125167 Москва,
Ленинградский проспект, д.39, стр. 14,
Контактный телефон: (095) 945-59-99
Пресс-служба: (095) 945-51-31
Факс: (095) 945-78-99
E-mail: gf@gorby.ru
|
39 Leningradsky Prospekt, bdg. 14
Moscow 125167
Phones: (095) 945-59-99
Press Office: (095) 945-51-31
Fax: (095) 945-78-99
|
Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения, филиала помещается в том случае, если оно является автором документа.
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации. Например:
З.А.О. ГУМ
Председатель правления
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Особенно удобно использование электронной формы для бланка, содержащего реквизиты, которые часто меняются. Это позволяет избежать ранее обыденной ситуации, когда после изменения в названии организации или её организационной форме (ОАО вместо ЗАО и т.п.) или изменения банковских реквизитов (например, номера счёта в банке) весь запас типографски изготовленных бланков приходилось списывать.
Каждый тип бланка имеет свои особенности. Так как письмо предполагает ответ, в бланке для письма должны присутствовать справочные данные об организации (соответственно отсутствует указание на вид документа и место составления).
Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и WWW– страницы фирмы, другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т.п. Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Российский государственный гуманитарный университет
125268, Москва, Миусская площадь, 6
Тел.: (095) 250 61 18
Факс: (095) 250 51 09
|
E-mail: rsuh@rsuh.ru
http://www.rsuh.ru
|
___.___.___ № _________
на № ________ от ___.___.____
В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.
Дата документа
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 30 сентября 2000 г. следует писать 30.09.2000.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например 30 сентября 2000 г.
Хотя ГОСТом допускается оформление даты и в обратной последовательности – год, месяц, день месяца, например 2000.09.30, но на практике такое написание не является общепринятым в нашей стране и может несколько затруднять восприятие даты.
В MS Word для вставки даты используется команда «Вставка» «Дата и время».
В
шаблоне документа на место даты иногда проставляется поле «дата», позволяющее автоматически датировать документ при его создании или выводе на печать. Для этого в меню «Вставка» выбирается команда «Поле» и в открывшемся окне можно выбрать категорию поля – «Дата и время», а в правой части окна – тип поля – текущая дата (Date), дата создания документа (GreatDate), дата печати документа (PrintDate). При этом кнопкой «Параметры» необходимо выбрать стандартный формат представления даты. Следует обратить внимание на то, что иностранные программы часто по умолчанию проставляют дату и время в формате, отличающемся от принятого в нашей стране. Поэтому необходимо проверять формат даты, задаваемый полем.
О
фициальной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата принятия решения. Если авторами документа являются две или более организации, официальной датой документа является дата последнего подписания.
Регистрационный номер документа
На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел, и др.
Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации (подробно о процедуре регистрации рассказано в главе 3 «Прием-передача и регистрация документов»). При использовании систем электронного документооборота компьютер автоматически присваивает регистрационный номер создаваемым документам. Это происходит при заполнении соответствующих полей в процессе первичного сохранения документа. Возможно также помещение в шаблон документа поля, в котором автоматически (с использованием макрокоманды12) будет проставляться регистрационный номер.
Часто документы, создаваемые в организации, являются ответом на поступивший документ. Поэтому ниже даты и номера документа в бланке для письма предусматривается место для ссылки на номер и дату документа-запроса (инициативного документа), поступившего в организацию. Эти сведения приводятся для удобства пользования, установления информационного единства и оперативности поиска связанных документов. Ссылка на номер и дату проставляется в письмах-ответах, при исполнении поручений и т.п.
В общем бланке на месте ссылки обычно указывается место составления или издания документа (город). Оно проставляется в том случае, если не включено в название организации. Например, АО «Пермские авиамоторы» не указывает на бланке «г. Пермь», но АО «Шарикоподшипник» должно указать на бланке место составления документа – «Москва».
Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится.
Пример бланков организации с угловым расположением реквизитов:
для письма
|
общий бланк
|
бланк приказа
|
|
Конгресс-центр
GF
__.__.____ № ____________
Москва
|
Конгресс-центр
GF
приказ
__.__.____ № ____________
Москва
|
Заголовок
Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « » и « » в окне «Символ» меню «Вставка».
Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Заголовок документа может использоваться как часть имени файла или включаться в сводку документа (Меню «Файл» – вкладка «Свойства» – поле «Название документа»). Заголовок документа, состоящий из двух и более строк, печатается с одинарным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.
Поскольку угловые рамки для ограничения места, занимаемого реквизитом «Заголовок», рассчитаны на машинописное заполнение бланка, в электронных документах угловые рамки часто не предусматриваются, а ограничение места, занимаемого заголовком, достигается путем оформления соответствующего абзаца шаблона документа или создания стиля «Заголовок» со следующими параметрами: абзацный отступ (первая срока) – нет, правый отступ – 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю.
Гриф ограничения доступа
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (от 21 июля 1993 г. № 5485-1, с изменениями от 6 октября 1997 г.) устанавливает три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно» (ст. 8).
Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством13 и располагается у верхней правой границы текстового поля. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
Адресование
Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже. Например:
Финансовая академия
при Правительстве РФ
Отдел автоматизации
Главному инженеру
С.Н.Мягкову
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. По современным почтовым правилам при написании почтового адреса документа сначала указывается фамилия и должность адресата или название фирмы, а ниже – название улицы, номер дома, название города и индекс, название страны.
И.Н.Степанову
Ленинградский просп. 57
125468 Москва
Многие автоматизированные системы регистрации документов и делопроизводства включают в себя базу данных о корреспондентах организации (фирмы). В этом случае для ускорения ввода адреса и во избежание ошибок в его написании, реквизит «Адресат» заполняется путем использования соответствующей базы данных. Чтобы исключить появления в базе данных нескольких названий (вариантов написания) одной организации, рекомендуется периодически проводить проверку БД и ограничить число лиц, имеющих право на внесение дополнений в список корреспондентов. Обычно этим занимается лицо, ответственное за регистрацию исходящей корреспонденции и имеющее представление о принципах организации БД (баз данных).
При организации коллективной работы с общей базой данных сведения о корреспондентах, партнёрах, клиентах фирмы могут в той или иной части использоваться многими подразделениями – бухгалтерией при оформлении платёжных документов, службой делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции, другими подразделениями по работе с клиентами и партнёрами, службой маркетинга при массовых рассылках. Особенно эффективно использование данных об адресатах при массовой рассылке документов. В этом случае при распечатке документов (или автоматической рассылке по факсу/электронной почте) в реквизите «Адресат» автоматически будет проставлено название корреспондента, его почтовый адрес (при почтовой рассылке), а при необходимости – добавлено обращение типа Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая Виктория Вениаминовна! Создание массовой рассылки осуществляется с использованием команды Слияние в меню Сервис MS Word.
Согласование.
В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа. Это делается также для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование может быть внутренним – со структурными подразделениями и должностными лицами одной организации, внешним – с другими организациями и соответственно осуществляется путем визирования документа или оформления грифа согласования.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно иметь в памяти компьютера.
О дно из основных преимуществ современного офиса, оснащённого локальной сетью – значительное ускорение и упрощение согласования документа. Оно проводится путём установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования. Для этого в программах пакета MS Office командой Файл–Добавить маршрут (в Word 2000 – Файл – Отправить - По маршруту) устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок редактирования документа (будет ли разрешено исправлять документ или только вставлять свои замечания), в случае последовательной рассылки устанавливается порядок адресатов и кнопкой «Разослать» запускается процесс движения документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений. Если установлена последовательная рассылка, то каждый последующий рецензент видит правку и замечания сотрудников, рассматривавших документ до него. Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую внес правку. Правка разных сотрудников выделяется разными цветами. После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю. Исполнитель просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними, и только тогда исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления. Окончательный текст может быть вновь передан на согласование, после чего документ либо распечатывается для подписания руководством, либо направляется в виде факса или электронной почты адресату. Если документ направляется в виде факса, в него может быть вставлено факсимиле подписи руководителя, которое обычно хранится у секретаря в виде небольшого графического файла.
В автоматизированных системах делопроизводства так называемый модуль маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее разработанным службой делопроизводства или секретарем-референтом списком согласующих (визирующих) инстанций для каждого вида и разновидности документов. Например, договор автоматически поступит в бухгалтерию, юристу, и в зависимости от типа договора – другим заинтересованным подразделениям.
Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа, напоминание в случае, если документ задерживается в том или ином подразделении.
Список лиц, визирующих определённый документ, должен быть утвержден руководителем.
Если визирование документа имеет принципиальное (юридическое) значение для выпуска данного документа, необходимо использовать электронную подпись или использовать лист согласования на бумаге.
Утверждение
Часть документов требует утверждения. В этом случае в правой верхней части первого листа документа предусматривается гриф утверждения. Документ может быть утверждён должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, места для личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Например:
Утверждаю
Исполнительный директор
Личная
подпись Е.П.Султанов
24.02.2000
Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается полное название организации.
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова Утверждено, названия утверждающего документа, его даты и номера. Слово Утверждено согласуется в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа. Например: план – УТВЕРЖДЕН, положение – УТВЕРЖДЕНО, инструкция – УТВЕРЖДЕНА. А сам утверждающий документ даётся в творительном падеже.
Утверждено
распоряжением Президента АО
24.02.2000 № 17
или
Утверждено
протоколом заседания
Совета директоров
23.03.2000 № 3
Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остальные строки имеют одинарный интервал.
Как правило, для слов Утверждаю, согласовано, видов документа – например приказ и т.п. используется стиль с установленным параметром шрифта Все прописные и начертание Полужирный. Таким образом, набирая эти слова обычным шрифтом, сразу же получают необходимое оформление.
В небольших организациях перечень документов, подлежащих утверждению, и список лиц, осуществляющих обязательное визирование того или иного документа может храниться как отдельный файл или использоваться как дополнительный элемент в БД регистрации и контроля исполнения.
В системах автоматизированного делопроизводства, включающих подпрограмму маршрутизации, создание документа заданного типа может автоматически запускать процесс последовательной передачи, согласования, визирования и утверждения документа по всем предусмотренным для данного типа документа структурным подразделениям.
Подписание
Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова, обозначающие должность («Директор», «Председатель», «Руководитель», «Начальник») располагаются на отдельной строке и центруются по отношению к последующим строкам реквизита. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с выравниванием по правому полю. Между инициалами имени, отчества и фамилией пробел не ставится. Такого оформления можно добиться, разместив реквизит «подпись» в таблице из двух ячеек, где левая ячейка имеет фиксированную ширину 8 см. и форматирование с выравниванием по левому краю, а в правой ячейке установлено выравнивание по правому краю. Если расшифровка подписи центрируется, то ширина левой ячейки вручную подгоняется под ширину самой длинной строки. Например:
Директор
Института истории перестройки, профессор
|
В.ТЛогинов
|
Сама таблица, естественно, должна быть невидимой, т.е. на печать границы ячеек не выводятся.
Поскольку расшифровка подписи должна располагаться на уровне последней строки указания должности, то при использовании MS Word 97 для ячейки с расшифровкой подписи устанавливается выравнивание по нижнему краю. MS Word 2000 позволяет устанавливать любые варианты выравнивания.
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами, которые ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. Например:
Руководитель
Центра глобальных
программ
|
Директор
Института истории
перестройки
|
Руководитель
Центра политологических программ
|
подпись Г.Х.Шахназаров
|
подпись В.Т.Логинов
|
подпись В.Б.Кувалдин
|
Такое расположение подписей достигается созданием таблицы, число столбцов которой соответствует числу подписей.
Документ, подписываемый представителями разных организаций в разное время может иметь дату каждого подписания документа. Официальной датой документа является дата последнего подписания. Например:
Директор
ООО «Заря»
|
Директор
ЗАО «Восток»
|
Директор
ТОО «Звезда»
|
подпись В.П.Сидоров
|
подпись М.Н.Петров
|
подпись И.С.Семенов
|
14.04.2000
|
12.04.2000
|
17.04.2000
|
При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности. Например:
Директор
|
В.П.Фокин
|
Главный бухгалтер
|
М.С.Ламшина
|
Если документ будет распечатываться или отправляться по факсу, в него может быть вставлено факсимиле – изображение подписи должностного лица. Однако для документов, требующих подтверждения своей подлинности, должна использоваться специальная программа «электронная подпись», основанная на криптографической методике открытых ключей (использовании специальных шифров).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – криптографический механизм, позволяющий подтвердить авторство и подлинность электронного документа. Практически ЭЦП представляет собой уникальную битовую последовательность, которая не может рассматриваться в отрыве от конкретного сообщения. По своей структуре ЭЦП требует наличия двух элементов – текста документа и секретного ключа. Если хотя бы один из элементов чуть изменён, то вся цифровая подпись искажается. Электронную подпись, в отличие от обычной, крайне сложно, почти невозможно подделать. ЭЦП требует использования двух ключей – секретного и открытого. Секретный ключ – самый главный и только его сохранность и недоступность для третьих лиц даёт гарантию от подделки электронной подписи. Открытый ключ создаётся на основе секретного и его утрата сама по себе не опасна. Обычно открытый ключ используется для проверки подлинности подписи.
На Западе – в США, странах ЕС принятое в последнее время законодательство уравнивает в правах электронную и обычную подпись, наделяя электронную подпись юридической силой. Это приводит к быстрому увеличению доли электронных документов в общем документообороте, в т.ч. в государственных структурах.
В нашей стране передача документов, снабженных электронной подписью, внешнему корреспонденту, как правило, требует наличия двусторонних соглашений о признании такой подписи и обмена ключами, позволяющими гарантировать подлинность подписи. Система цифровой подписи встроена, например, в сертифицированный ФАПСИ текстовый редактор «Лексикон-Верба»14.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 предусматривает, что «Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования»15.
Более близким по форме к традиционному подписанию документа является технология, основанная на анализе биометрических параметров движения руки лица, подписывающего документ. Подпись проставляется ручкой на стандартном устройстве - планшете (дигитайзере), а программа считывает параметры движения ручки. При этом в документе сохраняется как собственно образ подписи для воспроизведения на экране и при печати документа, так и контрольные сведения, однозначно идентифицирующие личность подписавшего и предотвращающие возможность изменения документа после его подписания16.
Пометы на документе
К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником, хорошо знающим все нюансы дела, уточнить необходимые детали, решить какие-то вопросы в рабочем порядке. Эти данные могут быть заранее введены в шаблон и располагаются в конце документа. Как правило, используется поле «UserName» и «UserAddress» (команда Поле в меню Вставка, Сведения о пользователе). Чтобы компьютер правильно заполнял эти поля, исполнитель должен корректно ввести свою фамилию, имя, отчество и номер телефона на вкладке «Пользователь» (команда Параметры меню Сервис).
При распечатке черновых вариантов документов на нижнем поле (колонтитуле) указываются и другие справочные сведения о документе. Чтобы при большом количестве документов их можно было быстро найти в памяти компьютера, в документ (нижний колонтитул) вставляется поле FileName, позволяющее автоматически при распечатке выводить имя файла. Если поле FileName задано с ключом /p, то при распечатке будет указываться не только имя файла, но и его местонахождение (например: /home/server/rykovodstvo.ru/pars_docs/refs/16/15817/15817.doc).
В том случае, если идет длительная работа над документом и последовательно распечатывается несколько вариантов, то поле «PrintDate», указывая дату распечатки документа, позволит отличить более старый и более новый вариант документа.
Эти справочные сведения нужны только для черновых вариантов документа. При выводе на печать официального документа поля FileName и PrintDate необходимо удалить.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями от 21.01.2000) в левом нижнем углу каждой страницы документа может располагаться реквизит «идентификатор электронной копии документа», содержащий «наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые денные, устанавливаемые в организации».
Если документ на нескольких страницах, нумерация страниц осуществляется начиная со второго листа посредине верхнего поля (верхний колонтитул) арабскими цифрами, без добавления слов «стр.», знаков препинания, чёрточек и т.п.
Поскольку нумерация осуществляется во всех видах документов, целесообразно сразу же начиная разработку шаблонов документов установить нумерацию страниц (команда Номера страниц в меню Вставка) в исходном шаблоне (Normal.dot) с тем, чтобы нумерация автоматически включалась во все последующие создаваемые шаблоны документов.
|
