Инструкции и рекомендации по оптимизации формирования общешкольной информационной базы данных (начальной эксплуатации) программных комплексов администрирования учебного процесса «1С: ХроноГраф Школа 5» и «ХроноГраф 0 Мастер»

Скачать 408.79 Kb.

Название	Инструкции и рекомендации по оптимизации формирования общешкольной информационной базы данных (начальной эксплуатации) программных комплексов администрирования учебного процесса «1С: ХроноГраф Школа 5» и «ХроноГраф 0 Мастер»
страница	3/3
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

1 2 3

Следует учесть! Процедура добавления новой строки не будет выполнена до тех пор, пока вся обязательная информация не будет отражена в соответствующих колонках. Каждый раз при попытке добавить новую строку курсор позиционируется на очередной ячейке, заполнение которой обязательно для заполнения.
5. Все шаблоны новой редакции содержат два листа, названные соответственно: «Шаблон» и «Списки».

На листе «Шаблон» отражается информация, формирующаяся для загрузки в базе данных «Школы 2.5».

На листе «Списки» отражается перечень параметров, относящихся к спискам двух категорий:

не пополняемые списки. Данные списки сформированы программно и включены в состав шаблонов;
произвольно пополняемые списки. Данные списки могут быть подготовлены как во время работы с шаблонными формами, так и заранее. Для формирования информации в этих списках используется кнопки «Добавить», «Редактировать» и «Удалить». После заполнения информации в соответствующей ячейке нужно нажать кнопку «Enter».

6. Отображение данных в колонках новых шаблонов возможно тремя способами:

простым набором данных;
выбором из автоматически подгруженных, не пополняемых списков. В этом случае рядом со строкой появляется символ ▼, указывающий на возможность выбора необходимого параметра из «программно-сформированного» списка;
формирование списков, содержащих произвольные значения и выбор нужных параметров из них. В этом случае рядом со строкой появляется символ ▼, указывающий на возможность выбора необходимого параметра из редактируемого списка

7. Работа с шаблонами позволяет пользователям в любой момент времени догружать в базу данных «Школы 2.5» дополняемую в шаблонах информацию. При многократной загрузке данных информация в БД Школы 2.5:

1. Проверяется на дублирование:

Проверка осуществляется по следующим полям:
в шаблоне «Сотрудники» по полям, содержащим информацию о ФИО и паспортных данных сотрудников;
в шаблоне «Учащиеся» - ФИО и № личного дела;
в шаблоне «Помещения» - наименование кабинетов;
в шаблоне «Материальные средства» - наименование материального средства;
в шаблоне «Литература» - название, автор, год издания.

2. Дополняется новыми сведениями, отраженными в шаблонах

8. В шаблоне «Сотрудники» для отображения совмещения (внутреннего совместительства) должностей одним сотрудником в колонке «должности» предусмотрены 5 свободных строк. Характеристика должности (наименование, разряд) должна быть отражена в отдельной строке для каждой должности, занимаемой сотрудником. Остальная информация о сотрудниках отражается в объединенных ячейках, изменять которые не следует.
Особенности загрузки данных из Excel-таблиц в «БД Школы 2.5».

Процедура загрузки данных из шаблонов Excel-таблиц может быть осуществлена в полностью пустую базу данных «Школы 2.5», или же в частично заполненную, как вручную, так и после импорта данных из Проекта «Мастера».
Методический совет:

1. Загрузку данных по сотрудникам, учащимся, помещениям рекомендуется осуществлять после импорта данных из Проекта «Мастера», так как при подобном варианте Вы избежите ситуации затирания данными Проекта данных уже полученных из шаблонов.
Загрузка данных в полностью пустую БД «Школы 2.5»

Последовательность выполнения операций по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц в полностью пустую базу данных, выглядит следующим образом:

- предварительная подготовка данных в шаблонных формах;

- указание данных об учебном годе и периоде в экране «Учебные годы и периоды» «Школы 2.5»;

- формирование общего перечня учебных объединений и ввод данных о классах текущего учебного периода;

- последовательная загрузка данных в общешкольную информационную базу из шаблонов Excel-таблиц, при помощи соответствующих кнопок в экранных формах:

в экранной форме «Сотрудники» - «Загрузить список сотрудников»
в экранной форме «Общие списки учащихся» - «Загрузить списки учащихся»
в экранной форме «Помещения» - «Загрузить список помещений»;
в экранной форме «Материальные средства» - «Загрузить список материальных средств»;
в экранной форме «Цифровые объекты» («Каталогизатор цифровых объектов» для каталога «Школьная библиотека» или в «Тематическом планировании») - «Загрузить список литературы».

Обратите внимание:

Каталог «Школьная библиотека» в «Каталогизаторе цифровых объектов» создается в базе данных «Школы 2.5» автоматически.
Следует учесть! Структура классов текущего учебного периода должна быть создана обязательно до начала импорта сведений из шаблона Excel-таблицы по учащимся.
Загрузка данных в частично заполненную БД «Школы 2.5»

Последовательность работы по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц после импорта данных из Проекта «Мастера»:

импорт данных из Проекта «Мастера» в БД «Школы 2.5»;
загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по сотрудникам и помещениям;
загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по спискам материальных средств и учебной литературы;
загрузка данных из шаблона Excel-таблицы по учащимся;
редактирование полученных данных при необходимости

Обратите внимание:

Загрузка данных по учащимся может быть осуществлена в любой произвольной последовательности после процедуры импорта данных из Проекта «Мастера».
Следует учесть!

Структура классов в шаблоне Excel-таблицы по учащимся должна в обязательном порядке совпадать со структурой классов, импортируемой из Проекта «Мастера», во избежание расхождений в принадлежности списков учащихся к тому или иному классу. При необходимости структура классов текущего периода в частично заполненной в результате импорта из Проекта «Мастера» базе данных «Школы 2.5» должна быть отредактирована в соответствии с данными, внесенными в шаблон по учащимся.

В случае загрузки информации о сотрудниках, учащихся и помещениях, расширяющей объем сведений, сформированных при импорте данных из Проекта «Мастера», данные сведения будут дополнены. Полностью дублирующаяся информация не загружается.
Загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц в частично заполненную базу данных «Школы 2.5» в случае ручной работы

В зависимости от степени заполненности БД «Школы 2.5» первоначальной информацией на момент организации импорта данных из шаблонов Excel-таблиц следует иметь в виду следующее:

- последовательность заполнения данных из шаблонов Excel-таблиц в рамках выбранного учебного периода в базе данных «Школы 2.5» может быть либо произвольной, либо соответствовать рекомендациям, приведенным выше;

- структура классов текущего учебного периода должна быть приведена в соответствие с загружаемыми данными перед загрузкой информации об учащихся. Если Вами осуществлена процедура перевода года, то перед импортом данных об учащихся вновь набранных первых (подготовительных) классов, структура также должна быть отредактирована.
Следует учесть!

При наличии в базе данных частично сформированных сведений о сотрудниках, учащихся, помещениях, материальных средствах и учебной литературе, эти сведения, в случае загрузки расширенных данных из шаблонов Excel-таблиц, будут дополнены.

При попытке загрузить информацию, полностью дублирующую уже имеющиеся в базе данных сведения, программа выдаст соответствующее сообщение, и загрузка произведена не будет.
Обратите внимание:

Начиная с 304 релиза программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5» Вы можете использовать не только предлагаемые Вам на диске шаблоны, но и любые, самостоятельно заполненные таблицы Excel, при условии обязательного совпадения наименований загружаемых колонок колонкам, указанным в шаблонах, подготовленных разработчиками программы. При загрузке данных последовательность колонок в таблице значения не имеет. Следите за корректностью отражения данных в Excel – таблицах, ориентируясь на образцы заполнения в шаблонах.

3. Особенности работы с общешкольной информационной базой при подготовке перевода БД «Школы 2.5» на новый учебный год
Остановимся на особенностях подготовки БД «Школы 2.5» к переводу учебного года.
Обратите внимание: задача корректного перевода текущей БД на новый учебный период (год) требует осуществления ряда общих подготовительных процедур:

- подготовки и сохранения необходимой отчетной информации, включая сводные и универсальные отчеты, в ходе которой осуществляется контроль достоверности заполненных данных;

- подготовки и организации сохранности информации, требующей архивного хранения, как в самой базе данных, так и в форматах MS Excel, HTML, TXT;

- создания и проверки правильности заполнения данных об устройстве выпускников 9-х и 11(12-х) классов и движении учащихся за летний период;

- создания и проверки правильности заполнения данных о движении кадров (сотрудников) за летний период;

- формирования итоговой отчетности по учреждению (ОШ);

- создания резервных копий общешкольной информационной базы данных для архивного хранения.
Кроме реализации перечисленных задач, для оптимизации переноса данных на новый период также необходимо осуществить:

- подготовку информации и предварительных операций с данными о выпускниках 9-х классов;

- подготовку информации и предварительных операций с данными об учащихся, оставленных на «второй год».
Методический совет:

1. Рекомендуется перед процедурой перевода базы данных на новый учебный год предварительно перевести в «архив выбывших учащихся» тех выпускников 9-х классов, которые по любым причинам не будут продолжать обучение в 10-х классах «своей» школы. Для корректного переноса данных рекомендуется осуществлять перевод в архив с 31 августа текущего года (или последним днем текущего учебного периода).

При подобном переводе в списки учащихся 10-х классов нового учебного года (периода) попадут только те учащиеся, которые реально продолжат обучение в 10-х классах.

2. Рекомендуется перед процедурой перевода базы данных на новый учебный год предварительно перевести в список «Не распределенных» тех учеников, которые решением Педагогического совета оставлены на повторное обучение («второй год). Для корректного переноса данных рекомендуется осуществлять данный перевод с 31 августа текущего года (или последним днем текущего учебного периода).

При подобном переводе учащиеся, оставленные решением Педагогического совета на повторное обучение, будут числиться в «Не распределенных» до момента зачисления в тот класс, в котором они будут продолжать обучение.

Рекомендуется производить распределение данных учащихся по классам в ходе нового (текущего) периода до начала формирования списков новых учащихся (первоклассников, прибывших и т.п.).
После реализации перевода общешкольной информационной базы на новый учебный год в ней произойдут следующие изменения (см. Таблицу 3).

Таблица 3. Изменения в БД «Школа 2.5» нового (текущего) периода после процедуры перевода учебного года

Блок (раздел)/экранная форма программы	Изменения в базе данных	Примечание
1. Общие данные 1.1. Учебные годы и периоды 1.2. Данные об ОУ 1.3. Учебные объединения 1.4. Общий список предметов и дисциплин 1.5. Помещения 1.6. Материальные средства	Изменятся данные об учебном годе и учебном периоде Данные не изменяются Данные об общей структуре классов и ГВПД не изменятся. Данные не изменятся Данные не изменятся Данные не изменятся	При необходимости следует отредактировать данные о сменности занятий При необходимости следует отредактировать данные о ступенях обучения При необходимости следует отредактировать данные в списке предметов и можно продолжить работу над формированием списка дисциплин, Тематического и поурочного планирования При необходимости следует отредактировать данные об ответственных за помещения и списки материальных средств кабинетов При необходимости нужно внести изменения в список материальных средств учреждения
2. Кадры и контингент 2.1. Подразделения 2.2. Список должностей 2.3. Сотрудники 2.4. Классы (выбранного учебного периода) 2.5. ГВПД (группы второй половины дня) 2.6. Общий список учащихся 2.7. Распределение учащихся по классам 2.8. Книга приказов 2.9. Плановые мероприятия	Данные не изменятся Данные не изменятся Данные не изменятся Из перечня классов учебного периода будет удалена информация о классах первой параллели Нумерация всех классов предыдущего периода будет изменена на единицу Данные о численности, специализации и смене обучения переведенных классов не изменятся Данные о группах второй половины дня предыдущего учебного периода будут удалены Нумерация классов для учащихся 1-10-х параллелей предыдущего периода будет изменена на единицу. Выпускники 11(12-х) классов предыдущего периода будут переведены в архив выбывших учащихся Информация об учащихся классов первой параллели - отсутствует Информация об учащихся переведенных из 1-10-х классов предыдущего периода во 2-11-е текущего – не изменится. Будет дополнена информация о периодах пребывания конкретных учеников в классах Информация о выпускниках 11(12-х) классов и учащихся, выбывших в течение предыдущего периода, будет перенесена в архив Данные предыдущего периода будут сохранены в Книге приказов предыдущего периода. Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует	При необходимости следует внести изменения в список должностей При необходимости следует отредактировать данные в личных карточках сотрудников Следует создать структуру классов первой параллели текущего учебного периода При необходимости следует отредактировать буквенные индексы классов, данные о численности, специализации и смене обучения Следует сформировать данные о ГВПД текущего учебного периода Следует создать списки учащихся классов первой параллели текущего учебного периода См. Методический совет перед Таблицей Следует распределить по классам учеников первой параллели текущего периода и «второгодников» Следует организовать работу по формированию Книги приказов текущего периода Следует организовать работу по формированию Плановых мероприятий текущего периода
3. Учебный процесс 3.1. Предметы учебного плана 3.2. Учебный план 3.3. Распределение нагрузки 3.4. Распределение нагрузки в ГВПД 3.5. Расписание 3.6. Классный журнал 3.7. Замечания по классным журналам	Данные не изменятся Перечень предметов будет сохранен в соответствии с Учебным планом предыдущего периода Из сетки Учебного плана будут удалены столбцы, содержащие сведения о нагрузке классов первой параллели Будут «обнулены» данные в нормативах Учебного плана Будут «обнулены» данные о недельной нагрузке по предметам Учебного плана для всех классов, всех параллелей Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует	При необходимости следует отредактировать перечень предметов Учебного плана текущего периода Следует организовать работу по формированию Учебного плана текущего периода Следует организовать работу по распределению нагрузки в текущем периоде Следует организовать работу по распределению нагрузки в ГВПД текущего периода Следует организовать работу по отображению расписания занятий текущего периода Следует организовать работу по формированию журналов текущего периода
4. Финансы 4.1. Тарифные сетки 4.2. Тарифы 4.3. Нормы рабочего времени 4.4. Финансирование классов 4.5. Финансирование ГВПД 4.6. Финансирование разделов Учебного плана 4.7. Финансирование предметов Учебного плана 4.8. Штатное расписание 4.9. Начисления 4.10. Тарифицирование сотрудников	Данные не изменятся Данные не изменятся Данные не изменятся Данные для классов, переведенных из предыдущего периода в новый (текущий) не изменятся Данные для классов первой параллели текущего периода – отсутствуют. Информация в новом (текущем) периоде – отсутствует Данные не изменятся Данные не изменятся Данные не изменятся Данные не изменятся Данные в закладках «Должности и надбавки», «Тарификационная карточка» и «Экспорт данных в ЗиК» не изменятся Данные в закладке «Педагогическая нагрузка» - «обнулятся».	При необходимости, данные следует отредактировать При необходимости, данные следует отредактировать При необходимости, данные следует отредактировать При необходимости, данные следует отредактировать Следует сформировать данные для классов первой параллели Следует сформировать данные для ГВПД текущего периода При необходимости, данные следует отредактировать При необходимости, данные следует отредактировать При необходимости, данные следует отредактировать При необходимости, данные следует отредактировать

Обратите внимание: основные изменения в БД «Школа 2.5» при переводе базы на новый учебный год происходят в периодизированных данных структуры учебных объединений (классов и ГВПД нового периода) и данных учебного планирования (Учебный процесс).
При дальнейшей работе Вам будет необходимо отредактировать полученную информацию (см. раздел «Примечания» Таблицы 3) и дополнить недостающие данные.

1 2 3

	Асс 0011 «Стрелок» Хронограф Хронограф асс 0011 позволяет уверенно и с большой точностью определять скорость снаряда, выпущенного из различных видов оружия, а...		Содержание Введение Глава Основные понятия бд и субд данные и ЭВМ Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами...
	Лекция Язык sql 46 вставка одного запроса внутрь другого 68 как работает... Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами...		Технические характеристики и инструкция по эксплуатации Кварцевый хронограф Orient с маленькой секундной стрелкой, календарем, секундомером
	Thomas Earnshaw Руководство по эксплуатации Наименование Наименование: кварцевый хронограф с апертурой даты и индикатором суточного времени		Должностная инструкция администратора информационной системы персональных данных Настоящий документ подготовлен в рамках выполнения работ по обеспечению безопасного администрирования информационной системы персональных...
	Согласие на обработку персональных данных Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования информационной системы проведения набора в...		Методические рекомендации по созданию учебно-материальной базы образовательного... Методические рекомендации разработаны в целях выполнения в образовательных учреждениях требований федеральных законов
	Методические рекомендации удк 373. 167. 1: 911 ббк26. 82Я72 в 31... В пособии раскрыты основные методы реализации системно-деятельностного подхода в обучении младших школьников		Федеральная аэронавигационная служба информационный сборник по вопросам функционирования О состоянии самолетов-лабораторий и нормативной базы, предназначенных для осуществления летных проверок, и мерах по обновлению парка...
	Руководство по эксплуатации eco-Drive World Time Эти часы работают на солнечной энергии и содержат элемент солнечной батареи на циферблате, который приводит в действие стрелки часов,...		Краткое описание информационно-программных средств России и Китая (апс «Анализ-К») предназначена для автоматизации процесса сопоставительного анализа результатов взаимной торговли...
	Алдан-Маадыр Республики Тыва Тувинский институт гуманитарных исследований... Ч. Э. Монгуш – ведущий библиограф отдела национальной и краеведческой литературы		Согласовано Закупку компьютерного и сетевого оборудования с лицензионным программным обеспечением для создания единой информационной базы данных...
	Программы для ЭВМ и базы данных, зарегистрированные в Депозитарии мнии «Интеграл» в 2015 году 1 Программа: Автоматизированная подсистема для подготовки, проведения, обработки материалов и получения итогов микропереписи населения...		Аис поз Установка. Обновление версии. Резервное копирование базы данных. Восстановление базы данных. 5

Похожие: