Министерство образования и науки Российской Федерации.
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ)
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
работы с исходящими документами в СЭД
СМК-ПОО-5-02-__-2012 Экземпляр № стр. из
стр. из
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по экономике и
стратегическому развитию
_____________ Д.Г. Сандлер
«___» _____________2013 г.
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
работы с исходящими документами в СЭД
СМК-_____-02-______-2013
Версия 1
Дата введения:
Приказ №__________от ___________
Екатеринбург
2013
Содержание
2. Нормативные ссылки 3
3. Термины, обозначения и сокращения 3
4. Общие положения 4
5. Описание процесса 5
5.1. Подготовка проекта исходящего документа 5
5.1.1. Создание электронного документа 5
5.1.2. Заполнение карточки электронного документа 6
5.2. Отправка исходящего документа на согласование 9
5.3. Проверка документа помощником Согласующего (помощником Подписанта) 10
5.4. Согласование исходящего документа руководителем 11
5.5. Назначение дополнительных согласующих и согласование документа дополнительными согласующими. 13
5.6. Подписание исходящего документа в бумажном виде и внесение сведений о подписании документа в СЭД 15
5.7. Регистрация и отправка документа 15
5.8. Создание приложения к исходящему документу (письму) 18
5.9. Печать конверта исходящего письма 21
6. Заключительные положения 23
7. Лист согласования 24
9.Лист регистрации изменений 26
Приложение 27
1. Схема процесса работы с исходящими документами В СЭД 27
1. Назначение и область применения регламента
1.1. Настоящий регламент определяет правила и порядок работы с исходящими документами в Системе электронного документооборота в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина».
1.2. Настоящий регламент распространяется на пользователей Системы электронного документооборота, выполняющих функции Инициатора, Согласующего, Подписанта, Регистратора исходящих документов, Помощника Руководителя, Руководителя.
1.3. Настоящий регламент охватывает процессы создания, согласования, подписания, регистрации и отправки исходящих документов в системе электронного документооборота Directum.
2. Нормативные ссылки
Регламент разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”;
Методическая инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом ректора от 10.01.2012 № 02/03.
Руководство пользователя системы DIRECTUM.
3. Термины, обозначения и сокращения
УрФУ, Университет – федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина»;
Регистрационная карточка документа – набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства университета.
Прикрепленный файл – файл любого формата, прикрепленный к карточке документа.
Согласование документа – процедура, подтверждающая согласие должностных лиц с содержанием документа.
Подготовка документа – процедура создания проекта документа.
Маршрутизация документов и заданий - доставка заданий и документов пользователям по заданному маршруту.
Входящий документ - письмо или документ, поступивший на имя руководителя из другой организации;
Исходящий документ - письмо или документ, отправляемый из УрФУ в адрес другой организации;
Инициатор – лицо, инициирующее процесс создания, согласования, подписания и отправки исходящего документа;
Подписант – ответственное должностное лицо, подписывающее документ, в том числе и в электронном виде в СЭД.
Согласующий – лицо, согласующее документ в Системе электронного делопроизводства;
Регистратор - лицо ответственное за регистрацию документов в Системе электронного делопроизводства;
Помощник руководителя – сотрудник, выполняющий функции приема, обработки, регистрации документов, поступающих в адрес руководителя;
Контролер - сотрудник, выполняющий функции контроля за сроками исполнения поручений руководителя;
СЭД - Система электронного делопроизводства;
РКК – регистрационно-контрольная карточка;
4. Общие положения
В системе электронного документооборота Directum реализованы функции работы с исходящими документами: создание проекта документа, согласование документа, регистрация, отправка.
Исходящий документ может быть инициативным или являться ответом на поступившее в УрФУ письмо.
Инициатор несет ответственность за подготовку проекта исходящего письма, за правильное внесение записей в карточку документа и отправку подписанного документа, а также контролирует прохождение процесса согласования в СЭД и подписания документа.
Автоматизированная работа с исходящими документами заключается в создании документа в СЭД и заполнении полей РКК. Каждое поле содержит определенный реквизит регистрации и информацию о документе. В процессе заполнения полей РКК формируется многоаспектный информационно-поисковый образ документа. Электронные информационно-поисковые образы отдельных документов формируют единую электронную базу данных по документам Университета. К РКК прикрепляется файл, содержащий электронную версию документа.
Через РКК осуществляется установление взаимосвязи зарегистрированных документов системы между собой.
Исходящие документы регистрируются по месту подписания.
Письма в Министерство образования и науки регистрируются в Управлении по делопроизводству и общим вопросам.
5. Описание процесса
5.1. Подготовка проекта исходящего документа
5.1.1. Создание электронного документа
Для создания исходящего документа в СЭД инициатор в папке «Избранное» выполняет следующие действия:
выбирает Главное меню Создать Документ из шаблона (… из файла, … со сканера) или правой кнопкой мыши вызывает контекстное меню и выбирает в нем соответствующий пункт – Создать документ из шаблона или Создать документ из файла (рис.1);
заполняет диалоговое окно «Создание электронного документа» (Вид электронного документа «Письмо исходящее») В поле «Шаблон» выбирает тип шаблона «Шаблон Письмо исходящее» или «Шаблон Письмо исходящее в Министерство»;
Остальные поля заполнятся системой автоматически, необходимо проверить правильность их заполнения и нажать кнопку Ок (рис.2);
Рис.1. Создание проекта документа в папке «Избранное»
Рис.2. Диалоговое окно «Создание электронного документа» для исходящего письма
5.1.2. Заполнение карточки электронного документа
Для заполнения карточки проекта электронного документа (рис.4) инициатору требуется заполнить поля следующими значениями (поля, помеченные *, обязательные к заполнению):
Вид электронного документа: Письмо исходящее – заполняется автоматически;
№ документа и Дата документа при создании проекта исходящего письма не заполняются;
В ответ на: поле заполняется в случае подготовки ответного письма (обязательно к заполнению). Указывается номер документа, на который готовится ответ. Автоматически образуется связь с соответствующим входящим документом;
Наименование: генерируется автоматически по мере заполнения карточки электронного документа;
Заголовок: краткое содержание документа (не более 255 символов);
Адресат: выбирается организация, которой адресован исходящий документ. Если адресатов несколько, используется вкладка «Список рассылки». Первый адресат указывается на основной вкладке, а остальные, начиная со второго - на вкладке «Список рассылки»)
Для добавления новой организации в справочник «Организации» в СЭД необходимо выполнить следующие действия:
В поле «Адресат» нажать на кнопку  , затем - Добавить новую запись. Откроется карточка «Организации» (рис. 3);
Заполнить поле «Наименование». Наименование организации должно стоять в именительном падеже и не должно содержать фамилию руководителя организации;
-
Заполнить поле «Почтовый адрес», указав почтовые данные в следующем порядке:
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
почтовый индекс.
Проверять орфографию перед тем, как сохранить новую запись;
Если у организации изменилось наименование, не создавать новую организацию, а изменить наименование уже имеющейся;
Заполнять все известные поля карточки;
Лицо, добавляющее организацию, несёт персональную ответственность за соблюдение технологической дисциплины работы в СЭД. Повторно создавать запись об организации, не заполняя адресные реквизиты, организаций не допускается.
Рис. 3 Карточка «Организации»
Адрес: заполняется автоматически из справочника «Организации». При отсутствии организации в справочнике, необходимо заполнить поле в карточке исходящего письма. При следующем обращении к адресату, адрес заполнится автоматически;
Рис. 4. Заполнение карточки электронного документа
Способ доставки: необходимо выбрать один из способов доставки корреспонденции, реализованных в СЭД (рис.5). При необходимости отправить исходящий документ несколькими способами, необходимо повторно указать адресат на вкладке «Список рассылки» и выбрать другой способ доставки документа.
Рис. 5. Выбор способа доставки электронного документа
Исполнитель: ФИО инициатора письма; заполняется вручную из справочника;
Подписант: ФИО должностного лица, подписывающего исходящий документ;
Подразделение: Заполняется автоматически при заполнении поля «Исполнитель»;
Примечание. В данное поле могут вноситься комментарии (данные о приложениях к документу, которые не будут помещаться в СЭД и т.д.);
Для сохранения заполненной карточки исходящего документа необходимо нажать кнопку «Сохранить».
5.2. Отправка исходящего документа на согласование
Для отправки документа на согласование инициатору необходимо в папке «Избранное» выполнить следующие действия:
Кликнуть правой кнопкой мыши на документе;
В контекстном меню выбрать Отправить Вложением в задачу;
В карточке задачи на Панели инструментов нажать кнопку Типовые маршруты «Согласование документов»;
Заполнить диалоговое окно «Параметры маршрута»:
В поле «Согласующие» указать ФИО сотрудников, с которыми требуется согласовать документ до подписания.
Если поле не будет заполнено, то документ поступит руководителю инициатора на согласование, либо напрямую подписанту (В зависимости от значения реквизита «Согласовывать с руководителем»).
«Срок согласования» - предельный срок рассмотрения документа на согласовании у каждого согласующего;
«Согласовывать с руководителем». Если значение поля = Да, то документ сразу после старта задачи попадает на согласование непосредственному руководителю инициатора. Если значение поля = Нет, то документ следует дальше по маршруту согласования.
Для сохранения параметров маршрута нажать кнопку «ОК».
Стартовать задачу по согласованию документа. В карточке задачи на панели инструментов нажать кнопку Старт.
5.3. Проверка документа помощником Согласующего (помощником Подписанта)
Для проверки документа помощнику согласующего (помощнику подписанта) требуется выполнить следующие действия в СЭД:
Открыть в папке «Входящие» поступившее задание «Проверить: …» либо «Подписать:…»;
В области вложений проверить электронные документы (Письмо, Приложения к письму);
Выполнить задание с результатом «Проверено» или с результатом «На доработку» (Панель инструментов Выполнить Проверено/На доработку) (рис. 6), (рис. 7);
В случае возврата инициатору документа на доработку, необходимо заполнить область редактируемого текста с указанием причины возврата документа и свои замечания. В случае незначительных исправлений разрешается внести коррективы в документ самостоятельно без отправки на доработку;
Если исходящий документ поступил на проверку помощнику подписанта, после проверки его необходимо распечатать и передать на подпись подписанту в бумажном виде.
Рис. 6 Проверка документа помощником согласующего
Рис. 7 Проверка документа помощником подписанта
5.4. Согласование исходящего документа руководителем
Руководитель, получивший на согласование проект исходящего документа (письма) в СЭД (рис.8), должен выполнить следующие действия:
В папке «Входящие» открыть задание: «Согласовать: Письмо исходящее …»;
Ознакомиться с проектом документа (проект документа приложен к заданию, расположен в области вложений, в правой части карточки документа);
По кнопке Выполнить выбрать один из результатов рассмотрения:
Согласовано – документ согласован и дальше следует по маршруту согласования;
Согласовано с замечаниями – документ согласован, замечания необходимо внести в область ред. текста или к заданию приложить файл с замечаниями. Документ следует дальше по маршруту согласования;
Не согласовано – документ не согласован, замечания внесены в область ред. текста или к заданию приложен файл с замечаниями, и документ следует дальше по маршруту согласования;
На доработку – замечания внесены в область ред. текста или к заданию приложен файл с замечаниями, документ отправляется инициатору на доработку;
Назначить доп. согласующих – для документа назначается дополнительный круг лиц, участвующий в согласовании. Подробнее о назначении дополнительных согласующих и их действиях в СЭД см. п.5.5.
Рис. 8. Задание на согласование проекта исходящего письма руководителем.
5.5. Назначение дополнительных согласующих и согласование документа дополнительными согласующими.
Для назначения дополнительных согласующих требуется выполнить следующие действия:
В карточке задания «Согласовать: Письмо исходящее» выполнить задание с результатом «Назначить доп. согласующих»;
Ответить «Да» на запрос системы «Действительно выполнить задание с результатом «Назначить доп. согласующих» (рис. 9);
-
Заполнить диалоговое окно «Параметры маршрута»:
Выбрать ФИО доп. согласующих из справочника Работники как показано на рис. 10 и рис. 11;
Для сохранения внесенных изменений нажать кнопку Ок на форме «Параметры маршрута»;
Сразу после этой операции СЭД сформирует задание на согласование для первого в списке дополнительного согласующего.
Рис. 9. Подтверждение назначения доп. согласующих
Рис. 10. Заполнение диалогового окна «Параметры маршрута»
(в поле Доп. согласующие кликнуть левой кнопкой мыши на кнопке «…»)
Рис. 11. Выбор доп. согласующих из справочника «Работники»
(для добавления еще одного доп. согласующего используем клавищу «↓» на клавиатуре компьютера)
Рис. 12. Согласование документа одним из выбранных дополнительных согласующих.
Действия дополнительного согласующего в СЭД:
Открыть поступившее задание «Согласовать: …» (рис.12);
В области вложения документов ознакомится с электронными документами (Письмо, Приложения к письму);
Выполнить задание с выбранным результатом (Панель инструментов Выполнить Согласовано/Согласовано с замечаниями/Не согласовано).
Срок согласования для лица, назначившего доп. согласующих, общий с доп. согласующими.
5.6. Подписание исходящего документа в бумажном виде и внесение сведений о подписании документа в СЭД
Для внесения сведений о подписании документа помощник подписанта выполняет следующие действия:
Открывает поступившее задание «Подписать: …»;
В области вложения документов знакомится с электронными документами (Письмо, Приложения к письму);
После проверки (см. п 5.3) распечатывает документ на фирменном бланке и передает его на подпись подписанту в бумажном виде;
-
Выполняет задание с результатом:
«Подписано» (Панель инструментов Выполнить Подписано) В случае если документ подписан инициатор получает уведомление о подписании документа.
«На доработку» в случае если документ не подписан. Документ возвращается инициатору на доработку. При этом обязательно заполняется область ред. текста с указанием замечаний и причин возврата документа. (Панель инструментов Выполнить На доработку).
«Не подписано» (Панель инструментов Выполнить Не подписано). В случае если документ отправлен ошибочно не тому подписанту либо утратил свою актуальность (надобность). При этом обязательно заполняется область ред. текста с указанием причин отказа в подписании документа. Инициатор получает уведомление об отказе в подписании.
5.7. Регистрация и отправка документа
Регистрация документа осуществляется по месту его подписания.
Для регистрации исходящего документа регистратору необходимо выполнить следующие действия:
Открыть поступившее задание «Зарегистрировать: …»;
В области вложения документов ознакомиться с электронными документами (Письмо, Приложения к письму) (рис.13);
Проверить наличие всех виз и подписи;
Зарегистрировать документ:
Кликнуть правой кнопкой мыши на документе в области вложений Открыть карточку кнопка РКК (рис.14);
Рис.13. Регистрация документа. Открытие карточки.
Рис. 14. Регистрация документа. Кнопка РКК.
Рис. 15. Регистрация документа. РКК после операции сохранения.
Проверить корректность заполненных реквизитов РКК;
Заполнить реквизит «Дело» (Для писем во внешние организации журнал «Регистрация исходящей корреспонденции»);
Значение реквизита «Регистрационный номер» не изменять (АВТОНОМЕР). При сохранении система сгенерирует новый порядковый номер документа;
Заполнить реквизиты: «Кол-во листов», «Кол-во листов приложения» и «Кол-во экземпляров»;
Для сохранения изменений нажать кнопку «Сохранить» (рис. 15);
Поставить регистрационный номер на бумажный документ;
Прикрепить отсканированный подписанный исходящий документ к РКК (РКК «сканировать»);
Выполнить задание (Панель инструментов Выполнить Зарегистрирован).
Регистратор осуществляет процесс отправки исходящего документа адресату указанным инициатором в карточке документа способом.
В СЭД реализовано несколько способов отправки документа:
Почта. Регистратор передаёт бумажный подписанный и зарегистрированный документ в УДиОВ для отправки документа по почте.
Электронная почта. Регистратор отправляет сканированный подписанный документ по электронной почте, указанной в справочнике организаций. Бумажный подписанный документ передается в УДиОВ для почтовой отправки. Инициатор несет ответственность за достоверные контактные данные, которые он предоставляет регистратору.
Факс. Отправляет инициатор. Инициатор распечатывает отсканированный документ из СЭД и отправляет по факсу.
Нарочно. Инициатор сам забирает бумажный подписанный документ по месту подписания.
Автоматическая электронная доставка. Часть исходящих документов, адресованных в Министерство образования и науки Российской Федерации, отправляются через систему электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации. Должен ли документ быть отправлен по системе электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации, определяет сотрудник, назначенный ответственным за работу с данной системой в Управлении по делопроизводству и общим вопросам.
5.8. Создание приложения к исходящему документу (письму)
Не требуется согласование
Если исходящий документ (письмо) имеет приложения, которые необходимо поместить в СЭД, инициатор выполняет следующие действия:
В РКК Исходящего документа нажимает кнопку «Эл. документы» (рис. 16).
В появившемся окне (рис. 17) создает документ из файла.
Рис. 16 РКК исходящего документа
Рис. 17 Создание документа из файла
Рис. 18 Диалоговое окно «Создание электронного документа из файла»
В диалоговом окне «Создание электронного документа из файла» (рис. 18) заполняет поля обозначенные *, нажимает кнопку ОК.
Рис. 19 Карточка «Документы произвольной формы»
В карточке «Документы произвольной формы» (рис.19) проверяет, заполненные автоматически поля обозначенные *, вносит дополнительную информацию, нажимает кнопку Сохранить.
5.9. Печать конверта исходящего письма
Для отправки исходящего письма почтой необходимо из системы напечатать заполненный конверт.
Печать конверта происходит путем выполнения следующих действий:
Перейти в РКК исходящего документа Компоненты Канцелярия (Закладка: Список) Исходящие РКК Открыть РКК документа (рис. 20);
Нажать кнопку Отчеты Конверт со штрих-кодом для почты России (рис. 21);
В открывшемся диалоговом окне выбрать формат конверта;
Распечатать заполненный конверт средствами MS Word (рис. 22).
Рис. 20. Карточка исходящего РКК
Рис.21. Выбор типа отчета «Конверт со штрих кодом для почты России» и формата конверта для распчатки
Рис. 22. Печать конверта в текстовом редакторе.
6. Заключительные положения
Настоящий Регламент работы с исходящими документами в СЭД может быть изменен, дополнен или отменен в установленном в Университете порядке.
7. Лист согласования
Заместитель начальника УСРиМ А.Д. Зорина
Директор по ИТ И.А. Богданович
Начальник УДиОВ Н.В. Гончарова
Лист рассылки
Временный регламент
работы с исходящими документами в СЭД
Номер
экземпляра
|
Документ получил
|
Наименование подразделения
|
Фамилия,
инициалы
|
Дата
|
Подпись
|
1-й
|
УСРиМ
|
|
|
|
2-й
|
УДиОВ
|
|
|
|
Рассылку произвел:
___________ _____________ ______________
Должность Подпись Дата И. О. Ф.
-
Лист регистрации изменений
Номер изменения
и приказа
|
Номер пункта (подпункта)
|
Дата
внесения
изменения
|
Всего листов в документе
|
Подпись ответственного за внесение изменений
|
Изме-ненного
|
Нового
|
Изъя-того
|
№__ (№____ от ______)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение
1. Схема процесса работы с исходящими документами В СЭД
© УрФУ
|
