4.Правила документооборота и технология обработки учетной информации
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденными графиками документооборота с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Операции, совершенные в выходные дни, под которыми понимаются установленные федеральными законами выходные и нерабочие праздничные дни, оформляются первичными учетными документами на календарную дату фактического совершения операции и отражаются в бухгалтерском учете в операционном дне, следующем за выходным днем.
Все документы, поступающие в операционное время в подразделения Банка, подлежат оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в этот же день, а документы, поступившие после окончания операционного времени и в выходные дни, отражаются на счетах на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени устанавливается в договорах по обслуживанию клиентов и отдельными внутрибанковскими Правилами.
Выписки, полученные от банков-корреспондентов, сверяются с данными бухгалтерского учета. Операции, отраженные в выписках, включаются в баланс Банка сроком их проведения по корреспондентскому счету.
Зачисленные на корреспондентские счета суммы, по которым не ясны платежные инструкции, отражаются по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения.
При организации документооборота и составлении графика документооборота по каждому виду документов предусмотрен порядок:
создания документа (количество экземпляров, ответственный за оформление и исполнение),
проверки документа лицом, ответственным за контроль,
срок представления,
обработки документов исполнителем (срок исполнения),
передачи документов в архив (исполнитель, срок передачи, регистрация).
Документооборот (создание, обработка и организация движения документов) каждого подразделения регламентируется соответствующими законодательными актами, нормативными документами надзорных органов и внутрибанковскими нормативными документами. Организация операционных процедур оформляется операционными и техническими инструкциями и другими внутрибанковскими порядками.
Контроль за соблюдением исполнения графика документооборота возложен на руководителей соответствующих подразделений.
5.Ведение учета и формирование отчетности с помощью автоматизированных систем.
Для регистрации и аналитического учета сделок и операций в Банке используются специализированные автоматизированные системы:
- FlexCube 12: банковские счета клиентов юридических лиц, в том числе корреспондентские счета банков-корреспондентов; корреспондентские счета Банка и филиалов в подразделениях Банка России и в кредитных организациях и банках-нерезидентах; кредиты, предоставляемые клиентам юридическим лицам, в том числе кредиты в форме овердрафта; участие банка в синдицированных кредитных сделках на фондированной и не фондированной основе; привлеченные депозиты от клиентов юридических лиц, относящихся к сегменту среднего и малого бизнеса; отдельные операции документарного бизнеса;
- FlexCube 6.3: банковские счета клиентов физических лиц; кредиты, предоставляемые клиентам физическим лицам; привлеченные депозиты от клиентов физических лиц; платежи со счетов/на счета физических лиц (кроме платежей на счета юридических лиц, открытых в Банке);
- IMEX: операции документарного бизнеса (аккредитивы, выданные гарантии);
- МЗО: обеспечение, полученное по операциям размещения денежных средств на основании договоров залога, поручительства;
- К+ТР: собственные и клиентские операции по покупке/продаже иностранной валюты за рубли и конверсионные операции, в том числе на ПАО Московская биржа; операции Банка с производными финансовыми инструментами (далее – ПФИ); привлеченные депозиты от клиентов юридических лиц, относящихся к сегменту крупного корпоративного бизнеса бизнеса; межбанковские кредиты и депозиты; операции по размещению собственных облигаций Банка;
- Securities Module: собственные и клиентские операции с ценными бумагами в том числе на организованном рынке ценных бумаг;
- AXAPTA: основные средства, нематериальные активы и прочее имущество Банка; расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- Payment Hub: клиентские (со счетов/на счета юридических лиц и банков-респондентов) и собственные платежи Банка в рублях и иностранной валюте;
- Форпост: факторинговые операции;
- Accounting Module (AM): операции с кредитными картами физических лиц;
- отдельные модули для взимания комиссий по договорам банковского обслуживания;
- отдельные модули (адаптеры), предназначенные для обогащения аналитических данных сделок и операций, регистрируемых в вышеуказанных системах недостающими параметрами, необходимыми для обеспечения бухгалтерского учета сделок и операций в соответствии с требованиями Банка России.
Отражение операций в бухгалтерском отчете осуществляется с использованием автоматизированных систем и модулей:
- FlexCube 6.3 в части бухгалтерского учета операций и сделок, ведущихся с использованием этой системы;
- Accounting Engine: система, предназначенная для трансформации бизнес событий, регистрируемых в отдельных системах, перечисленных в п.5.1, в бухгалтерский учет в BARS GL, включая открытие лицевых счетов;
- Securities Module, IMEX, Форпост, Accounting Module (AM), AXAPTA: в части бухгалтерского учета операций и сделок, регистрируемых в соответствующей автоматизированной системе системе.
- BARS GL: главная книга Банка для ведения регистров бухгалтерского учета, включающая в себя ведение Рабочего плана счетов согласно Положениям 579-П и 446-П, внутреннему плану счетов по Accounting Type.
Основные функции BARS GL:
Открытие и регистрация новых лицевых счетов;
Регистрация автоматических бухгалтерских проводок;
Ввод ручных бухгалтерских проводок, в том числе исправительных.
Выполнение глобальных учетных процедур, к которым относятся: обработка парных счетов; сворачивание остатков по счетам внутрибанковских требований и обязательств; переоценка входящего остатка для валютных счетов;
Хранение информации об оборотах и остатках по лицевым и синтетическим счетам.
Поддержание справочников и баз данных, необходимых для осуществления учета в соответствии с изложенными выше принципами, осуществляется Департаментом информационных технологий и Департаментом бухгалтерского учета и отчетности. Поддержание отдельных параметров систем осуществляется другими подразделениями Банка в соответствии с их функциональными обязанностями. Для формирования документов аналитического и синтетического учета, предусмотренных требованиями нормативных документов Банка России, используется автоматизированная система BARS Report.
|