Общие положения

Скачать 56.99 Kb.

Название	Общие положения
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

Утверждена

на заседании правления

от «___» _______ 200_ г. № __

________________________

м.п.

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Существует три основных потока документации:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:

- предварительное рассмотрение;

- регистрация;

- рассмотрение;

- исполнение.

Предварительное рассмотрение.

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.

Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

Регистрация.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 121/4-97, где

121 - порядковый регистрационный номер;

4 - номер дела в котором этот документ будет подшит;

97 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.

После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

Рассмотрение корреспонденции.

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.

Исполнение.

Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:

- направить корреспонденту письменный ответ;

- сообщить телеграммой;

- сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.

Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.

Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

- содержание телефонограммы;

- откуда она поступила;

- дата и время приема;

- кто передал и кто принял.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.

Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером.

Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.

Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - остается и подшивается в дело.

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

Документы, исполненные и списанные "в дело" должны быть:

- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;

- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,

Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ

ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Титульные списки;

Штатные расписания и изменения к ним.
Документы постоянного хранения

Устав ЖСК, ТСЖ.
Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
Протоколы общих собраний.

Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах должны присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся протоколы в отдельной папке. Нумерация сквозная. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.

Протоколы заседаний правления.

Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть прошит, пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.

Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию (копия).
Справка Госкомстата о наличии кодов.
Справка из банка о наличии расчетного счета.
Справки о постановке на учет в фонды (ОМС, ПФ, ФСС).
Договор о землепользовании.
Список членов ЖСК, ТСЖ (на лицевых счетах).
Приказы.

Похожие:

	Руководство по применению 8 1 Общие положения 8 Нп-001-97 (пнаэ г-01-011-97) «Общие положения обеспечения безопасности атомных станций опб-88/97»]		Руководство по применению 8 1 Общие положения 8 Нп-001-97 (пнаэ г-01-011-97) «Общие положения обеспечения безопасности атомных станций опб-88/97»]
	Руководство по применению 8 1 Общие положения 8 Нп-001-97 (пнаэ г-01-011-97) «Общие положения обеспечения безопасности атомных станций опб-88/97»]		1. Общие положения 1 Общие сведения о процедуре запроса предложений
	Техническое задание Системы тревожной сигнализации. Часть Общие требования. Раздел Общие положения, гост р 50775-95		Техническое задание Системы тревожной сигнализации. Часть Общие требования. Раздел Общие положения, гост р 50775-95
	I. Общие требования Общие положения Утвердить прилагаемые Межотраслевые правила по охране труда при эксплуатации водопроводно-канализационного хозяйства		I. общие условия проведения аукциона в электронной форме раздел Общие положения Требование к содержанию, составу заявки на участие в аукционе и инструкция по ее заполнению
	Общие положения общие сведения об открытом запросе предложений в электронной форме Предмет договора: поставка материалов для реконструкции измерительных каналов подстанций		Контрольная работа №1 Содержание Понятия о менеджменте, современных... Отечественные системы бурения боковых дополнительных стволов. Общие положения
	Технические требования Гост р 50775-95 Системы тревожной сигнализации. Часть Общие положения. Раздел Общие требования		Инструкция для участников общие положения Общие сведения о Запросе... Оказание услуг по техническому сопровождению телекоммуникационного, серверного оборудования и пользователей компании
	Инструкция по механическим и электрическим испытаниям лестниц, изолирующих... Порядок и общие правила пользования защитными средствами и монтажными приспособлениями		Инструкция для участников общие положения Общие сведения о Запросе... Оказание услуг по абонентскому обслуживанию программного продукта «1С. Предприятие 1 управление корпоративными финансами»
	1. общие положения общие сведения о процедуре закупки «запрос предложений», «процедура закупки»), предмет, которого установлен в Извещении и в пункте 7 раздела 4 настоящей Документации...		1. Общие положения Общие сведения о запросе предложений Поставщиков) подавать заявки на право заключения Договора на выполнение работ по ремонту здания пиковой котельной (инв.№00401) Производства...

Руководство, инструкция по применению