Об утверждении порядка и схем учета архивных документов в архивном отделе Администрации Суксунского муниципального района
212
17.08.2015
В соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», в целях обеспечения сохранности архивных документов при возникновении чрезвычайных ситуаций
1.Утвердить прилагаемые:
1.1. инструкцию о мерах пожарной безопасности в архивном отделе Администрации Суксунского муниципального района;
1.2. инструкцию об охранном режиме работы архивного отдела Администрации Суксунского муниципального района
2. Признать утратившим силу постановление Администрации Суксунского муниципального района от 18.12.2009 № 199 «Об утверждении Инструкции о мерах пожарной безопасности архивного отдела Администрации Суксунского муниципального района
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возлагаю на себя.
Глава администрации района И.А.Трофимова
УТВЕРЖДЕНА
постановлением
Администрации Суксунского
муниципального района
от 17.08.2015 № 212
ИНСТРУКЦИЯ
О МЕРАХ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СУКСУНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция о мерах пожарной безопасности (далее - Инструкция) в архивном отделе (муниципального архива) Администрации Суксунского муниципального района устанавливает требования пожарной безопасности, обязательные для выполнения всеми должностными лицами и работниками архивного отдела (далее – отдел), в том числе привлекаемыми по договору найма (далее - работники), в целях защиты жизни и здоровья граждан, муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
1.2. Настоящая инструкция о мерах пожарной безопасности муниципального архива (далее – архив) Суксунского муниципального района разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.07. 2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности», Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04. 2012 № 390 «О противопожарном режиме», Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 и устанавливает требования пожарной безопасности обязательные для выполнения всеми должностными лицами и работниками архивного отдела, в том числе привлекаемыми по договору найма (далее - работники), в целях защиты жизни и здоровья граждан, муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
1.3. Инструкция устанавливает общие требования пожарной безопасности, выполнение которых обязательно для всех работающих в архивном отделе. Сотрудники архивного отдела обязаны знать и строго выполнять настоящую инструкцию, в случае возникновения пожара немедленно принять меры к его ликвидации, спасению людей и ценного имущества.
1.4. Ответственным за обеспечение пожарной безопасности архива, организацию и обеспечение обучения работников архива в соответствии с законодательством Российской Федерации является заведующий отделом.
1.5. Сотрудники отдела, включая заведующего, допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности. Результаты проведения инструктажа фиксируются в «Журнале регистрации противопожарного инструктажа» с подписями инструктируемого и инструктирующего.
II. Требования пожарной безопасности к содержанию территории, здания и помещений
2.1. К зданию, в котором размещается архив, обеспечивается свободный доступ и подъезд пожарных машин.
2.2. На территории здания, в котором размещается архив, применение открытого огня (костры, факелы) запрещается.
2.3. В процессе эксплуатации следует обеспечить содержание здания, оборудования и работоспособность систем противопожарной защиты в соответствии с требованиями проектной и технической документации. Изменение конструктивных, объемно-планировочных и инженерно-технических решений, а также функционального назначения помещений должно осуществляться в соответствии с законодательством о градостроительной деятельности с учетом выполнения требований нормативных документов по пожарной безопасности.
2.4. Огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы следует проводить в соответствии с пунктом 2, Правил пожарной безопасности в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме»
2.5. Количество посетителей архива не должно превышать их допустимую вместимость, исходя из условий обеспечения безопасной эвакуации людей при пожаре.
2.6. При расстановке выставочного оборудования должны быть обеспечены эвакуационные пути к лестничным клеткам и эвакуационным выходам в соответствии с нормативными документами по пожарной безопасности.
2.7. На территории и в помещениях архива курение запрещается.
2.8. В архивохранилищах и служебных помещениях запрещается:
применять при уборке помещений ЛВЖ и ГЖ;
отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем;
утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов;
2.9. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами.
2.10. В помещении архива на видном месте должны быть вывешены номера телефонов вызова пожарной охраны «01», «010», «112».
III. Требования пожарной безопасности к содержанию эвакуационных путей и выходов
3.1. При эксплуатации эвакуационных путей и выходов должно быть обеспечено соблюдение проектных решений и требований нормативных документов по пожарной безопасности (в том числе по освещенности, количеству, размерам и объемно-планировочным решениям эвакуационных путей и выходов, а также по наличию на путях эвакуации знаков пожарной безопасности).
3.2. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности.
3.3. В здании, в котором размещается архив, запрещается:
устраивать в тамбурах выходов сушилки и вешалки для одежды, гардеробы, а также хранить (в том числе временно) инвентарь и материалы;
устраивать на путях эвакуации пороги (за исключением порогов в дверных проемах), раздвижные и подъемно-опускные двери и ворота, вращающиеся двери и турникеты, а также другие устройства, препятствующие свободной эвакуации людей;
устанавливать зеркала на путях эвакуации, устраивать фальшивые двери, имеющие сходство с настоящими дверями;
фиксировать самозакрывающиеся двери в открытом положении;
устанавливать в помещениях и на путях эвакуации оборудование и другие предметы, препятствующие эвакуации людей и подступу к средствам пожаротушения и сигнализации;
применять для отделки, в том числе облицовки, окраски, оклейки путей эвакуации, материалы, включая элементы декора, с более высокими показателями пожарной опасности, чем предусмотрено нормативными документами по пожарной безопасности.
3.4. Объемные самосветящиеся знаки пожарной безопасности с автономным питанием и от электросети, используемые на путях эвакуации (в том числе световые указатели "Эвакуационный (запасной) выход", "Дверь эвакуационного выхода"), должны постоянно находиться в исправном состоянии.
Эвакуационное освещение должно включаться автоматически при прекращении электропитания рабочего освещения.
IV. Требования пожарной безопасности для архивохранилищ
4.1. В архивохранилищах не допускается устройство бытовых комнат для приема пищи и других подсобных помещений.
4.2. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами.
В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
4.3. Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) - не менее 1,2 м;
расстояние (проход) между стеллажами - не менее 0,75 м;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене - не менее 0,75 м;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 0,45 см.
4.4. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и вентиляционным каналам.
V. Электроустановки
5.1. Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архива должны находиться в исправном состоянии.
5.2. Токоведущие части, распределительные устройства, аппараты и измерительные приборы, а также предохранительные устройства различного типа, рубильники, пусковые устройства и приспособления должны монтироваться только на основаниях из негорючих материалов.
5.3. Все электроустановки должны иметь защиту от токов короткого замыкания и других отклонений от нормальных режимов работы.
5.4. Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки).
5.5. Устройство и эксплуатация в помещениях архива электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ.
5.6. Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками, сетками и крючками для их подвески. Для этих светильников и других передвижных (переносных) приемников должны применяться гибкие провода с медными жилами.
5.7. Установка выключателей или штепсельных разъемов в сети эвакуационного и аварийного освещения не допускается.
5.8. Доступ к электрощитам, электродвигателям и аппаратам должен быть всегда свободен. В случае перегрева электродвигателей они должны быть немедленно отключены до устранения неисправностей.
5.9. Применение электронагревательных приборов допускается в служебных помещениях. Электронагревательные приборы по окончании рабочего дня должны отключаться от электросети. Эксплуатация нагревательных приборов при отсутствии или неисправности терморегуляторов и устройств тепловой защиты не допускается.
5.10. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:
использовать приемники электрической энергии (электроприемники) в условиях, не соответствующих требованиям инструкций организаций-изготовителей, или приемники, имеющие неисправности, которые в соответствии с инструкцией по эксплуатации могут привести к пожару, а также эксплуатировать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;
пользоваться поврежденными розетками, рубильниками, другими электроустановочными изделиями;
обертывать электролампы и светильники бумагой, тканью и другими горючими материалами, а также эксплуатировать светильники со снятыми колпаками (рассеивателями), предусмотренными конструкцией светильника;
пользоваться электроутюгами, электроплитками, электрочайниками и другими электронагревательными приборами, не имеющими устройств тепловой защиты, без подставок из негорючих теплоизоляционных материалов, исключающих опасность возникновения пожара;
размещать (складировать) у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры горючие (в том числе легковоспламеняющиеся) вещества и материалы.
складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов.
VI. Средства обеспечения пожарной безопасности
6.1 Помещение архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения. Все архивохранилища, кабинеты должны быть обеспечены огнетушителями. Которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития.
6.2.Огнетушители должны содержаться в исправном состоянии, периодически (не реже одного раза в квартал) осматриваться, проверяться и очищаться от пыли, а также своевременно перезаряжаться согласно паспортам на огнетушители, но не реже одного раза в пять лет.
6.3. Размещение первичных средств пожаротушения в коридорах и проходах не должно препятствовать безопасной эвакуации людей. Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м.
6.4. Использование первичных средств пожаротушения для хозяйственных и прочих нужд, не связанных с тушением пожара, запрещается.
6.5. Ответственный, за пожарную безопасность следит за состоянием первичных средств пожарной защиты.
6.6.Требования пожарной безопасности, предъявляемые сотрудниками государственного пожарного надзора, должны выполняться в установленные сроки.
VII. порядок действий при пожаре
7.1. Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры) обязан:
- немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны по телефону 01, с мобильного телефона: UTEL - 001, МТС - 112, МЕГАФОН - 001, БИЛАЙН - 001),и в ЕДДС района по телефону 112, 3 12 77 при этом необходимо указать место возникновения пожара и назвать свою фамилию;
- принять по возможности меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей;
-принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения;
- известить о пожаре заведующего отделом;
- воздержаться от открывания окон и дверей, а также от разбивания стекол во избежание распространения огня и дыма в смежные помещения. Покидая помещения или здание, следует закрывать за собой все двери и окна;
- при необходимости отключить электроэнергию (за исключением систем противопожарной защиты).
7.2. Заведующий отделом, прибывший к месту пожара, обязан:
- продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность руководство Администрации Суксунского муниципального района
- в случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение, используя для этого имеющиеся силы и средства;
- организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути для подъезда к очагу пожара;
- при необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания;
- прекратить все работы в архиве, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара;
- удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара;
- осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны;
- обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара;
- одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей;
- при необходимости вызвать к месту пожара медицинскую и другие службы;
- выставлять посты безопасности на выходах в здание, чтобы исключить возможность возвращения людей и сотрудников в здание, где возник пожар.
7.3. По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителя тушения пожара, оказывать необходимую помощь в эвакуации людей и ценностей, а также в тушении и ликвидации пожара.
УТВЕРЖДЕНА
постановлением
Администрации Суксунского
муниципального района
от 17.08.2015 № 212
ИНСТРУКЦИЯ
об охранном режиме АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ СУКСУНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1.Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция регулирует порядок организации охранного режима архивного отдела, обязанности заведующего архивным отделом и специалиста по его осуществлению.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.
1.3.По охранным режимом архивного отдела в настоящей Инструкции подразумевается комплекс мер, направленных на предотвращение утрат архивных документов и материальных ценностей из охраняемого здания и помещений в результате хищений, разбоев, взрывов, пожаров, актов вандализма, массовых беспорядков, стихийных бедствий и других экстремальных ситуаций.
1.4. Охранный режим обеспечивается путем технической укреплённости и оборудования здания, в котором находится архив, средствами охранной сигнализации, опечатывания помещений архива, порядка доступа в архивохранилища, хранению ключей от служебных помещений.
1.5. Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет заведующий отделом (далее – заведующий), специалист несет ответственность в соответствии с должностной инструкцией.
1.6. Охрана архивного отдела осуществляется с помощью технических средств охраны с выводом на пульт ООО «Частное охранное предприятие «Леопард». Для этого архивные помещения оборудуются охранно-пожарной сигнализацией.
1.7. ООО ЧОП «Леопард» несет ответственность согласно договору на охрану архивного отдела.
1.8. Работникам архивного отдела запрещается распространять сведения о режиме охраны и правилах пользования техническими средствами охраны.
1.9. Инструкция об охранном режиме архивного отдела подлежит согласованию с ООО ЧОП «Леопард» и утверждению главой Администрации Суксунского муниципального района.
2. Порядок действий сотрудников архивного отдела по обеспечению охранного режима в рабочее время
2.1. Перед началом работы заведующий архивного отдела или лицо его замещающее:
2.1.1. проверяет целостность печати, соответствие её оттиску, состояние замка входной двери;
2.1.2. после проверки целостности печати на дверях открывает входную дверь в помещение архивного отдела;
2.2. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от хранилищ в рабочее время находятся у заведующего архивного отдела или лица, его замещающего.
2.3. По окончании работы заведующий архивного отдела или лицо, его замещающее:
2.3.1. возвращает отработанные архивные документы в архивохранилища; документы, с которыми предстоит работать, перемещает в сейф;
2.3.2. проверяет запоры, замки окон, запасных выходов;
2.3.3. отключает электричество в хранилищах и других помещениях;
2.3.4. закрывает двери в хранилища и опечатывает их;
2.3.5. закрывает и опечатывает дверь основного выхода.
3. Порядок действий сотрудников архивного отдела
по обеспечению охранного режима во внерабочее время
3.1. В нерабочее время помещения архивного отдела должны находиться под охранно-пожарной сигнализацией, быть закрытыми и опечатанными.
3.2. Порядок хранения ключей от хранилищ определяется исходя из местных условий – в специальных кармашках на дверях хранилищ, если двери выходят в помещение архива; в специально отведенном месте в кабинете заведующего архивного отдела или лица, его замещающего, если двери выходят в коридор основного здания.
3.3. Ключи от помещений архивного отдела хранятся у заведующего архивного отдела или у лица, его замещающего, вместе с печаткой. Ключи от запасных выходов хранятся у дверей запасных выходов со стороны хранилищ или других помещений архивного отдела.
4. Обязанности заведующего архивного отдела по обеспечению охранного режима
4.1. Заведующий архивного отдела обязан:
4.1.1. вносить предложения руководству органа местного самоуправления муниципального образования о мерах по усилению охраны архивного отдела;
4.1.2. совместно с ООО ЧОП «Леопард»:
4.1.2.1. осуществлять контроль за работой охранно-пожарной сигнализации;
4.1.2.2. не реже одного раза в полугодие проводить проверку работы охранно-пожарной сигнализации и ее оснащенности современными средствами технической укрепленности;
4.1.2.3. проводить обучение специалистов архивного отдела действиям при возникновении чрезвычайных ситуаций.
4.1.3. При невыполнении ООО ЧОП «Леопард» своих функций в архивном отделе немедленно сообщать об этом руководству Администрации Суксунского муниципального района.
5. Порядок доступа в хранилища архивного отдела
5.1. Доступ в хранилища имеют только заведующий и специалист архивного отдела. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только в сопровождении заведующего архивного отдела или лица, его замещающего.
5.2. Уборка помещений, работы по техническому обслуживанию помещений архива (электротехнические, санитарно-технические и т.д.) проводятся только в присутствии работников архивного отдела.
6. Организация мероприятий по обеспечению
охранного режима при возникновении чрезвычайных ситуаций
6.1. Устанавливается следующий порядок действий по обеспечению охранного режима:
6.1.1. при возникновении чрезвычайной ситуации работники архивного отдела, используя все имеющиеся каналы связи, способы и возможности, сообщают о случившемся в дежурную часть органа внутренних дел;
6.1.2. работники отдела прекращают работу, закрывают хранилища и другие помещения (проверив, не осталось ли там посторонних), ключи от них хранят таким образом, чтобы была исключена возможность использования их правонарушителями, и ждут прибытия наряда полиции.
6.2. В случае пожара (стихийного бедствия) работники отдела сообщают об этом в пожарную охрану, дежурному по органу внутренних дел, руководству Администрации Суксунского муниципального района и принимают все возможные меры для ликвидации пожара, спасения людей и документов.
6.3. Заведующий архивного отдела или лицо, его замещающее, совместно с представителями пожарной охраны и органа внутренних дел составляют акт о происшествии и его последствиях, докладывают об этом руководству Администрации Суксунского муниципального района. Копия акта с сопроводительным письмом, в котором указывается масштаб ущерба, нанесенного пожаром (стихийным бедствием), направляется в Агентство по делам архивов Пермского края.
6.4. При получении информации об угрозе взрыва и (или) обнаружении подозрительного предмета работники архивного отдела обязаны немедленно доложить об этом своему заведующему, дежурному органа внутренних дел и принять меры к удалению посетителей на безопасное расстояние от места явного или предполагаемого расположения взрывного устройства.
6.5. При получении информации об угрозе взрыва заведующий архивного отдела обязан:
6.5.1. сообщить о ситуации в отделе в территориальной орган безопасности и руководству Администрации Суксунского муниципального района, а по окончании операции – в Агентство по делам архивов Пермского края;
6.5.2. разрешить доступ в помещения специалистам для обследования архивного отдела на предмет выявления и обезвреживания взрывного устройства.
6.6. При обнаружении подозрительных предметов работы продолжаются специалистами-саперами инженерно-технических подразделений органов внутренних дел и территориальных органов безопасности.
6.7. В целях защиты от возможного взрыва запрещается:
6.7.1. трогать и перемещать подозрительный предмет;
6.7.2. заливать этот предмет жидкостями, засыпать его порошками или грунтом, накрывать чем-либо;
6.7.3. пользоваться электро, радиоаппаратурой вблизи данного предмета.
7. Порядок работы с документами в архивном отделе и вынос оригиналов документов из помещений отдела
7.1. Пользователи работают с документами в кабинете заведующего отдела. При работе пользователей с документами должен присутствовать работник отдела.
7.2. Портфели, спортивные и хозяйственные сумки, пластиковые пакеты, зонты хранятся в специально отведенном месте.
7.3. По специальному разрешению заведующего архивного отдела или лица его замещающего пользователи вправе использовать собственные технические средства (персональные компьютеры, магнитофоны, диктофоны).
7.4. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Использование при этом сканеров, фотоаппаратов, видеокамер и др., в каждом конкретном случае производится только с разрешения заведующего архивного отдела или лица его замещающего в специально отведенном помещении и под контролем работников отдела.
7.5. На посетителей, пришедших в архивный отдел на экскурсию (учащиеся, студенты и т.д.), руководитель группы составляет список, который передается заведующему архивного отдела или лицу, его замещающему.
7.6. Вынос оригиналов документов из помещений архивного отдела (во временное пользование учреждениям и предприятиям, для экспонирования на стационарных выставках) осуществляется на основании установленных правил.
|
