3.11.4. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства и контроля Административного управления осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
3.11.5. Документы после сканирования и создания электронных образов документов включаются в СЭД после его сравнения с подлинником документа.
3.11.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росстата.
3.11.7. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по электронной почте, и добавляется значок "@": N 141@.
3.11.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дела указывается, что дело ведется в электронном виде.
3.11.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.11.10. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем.
3.11.11. Порядок работы с документами, созданными в СЭД, определяется Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота Федеральной службы государственной статистики, утвержденным Приказом Росстата от 29 сентября 2011 г. N 413.
3.12. Особенности делопроизводства
при рассмотрении обращений граждан
Порядок делопроизводства при обращении в Росстате обращений граждан определяется Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", постановлениями Правительства Российской Федерации по работе с гражданами, Административным регламентом Росстата по предоставлению государственной услуги по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэкономразвития России от 14 ноября 2011 г. N 569 (далее - Административный регламент).
3.13. Особенности регистрации, учета и хранения
отдельных видов документов
3.13.1. Регистрация документов по административному производству (письменные обращения сторон административного производства, в том числе уведомления и письма, объяснения лица, в отношении которого возбуждено дело и другие документы, предоставленные по запросу, заявления о ходе административного производства, а также жалобы по делу об административном производстве, поданные в порядке подчиненности, уведомления, определения, постановления по делу об административном правонарушении и другие документы) осуществляется в Журнале учета документов по административному производству ответственным должностным лицом за учет, регистрацию и подготовку к хранению дел об административном правонарушении.
3.13.2. Регистрация дел об административных правонарушениях ведется в Журнале регистрации дел об административных правонарушениях ответственным должностным лицом соответствующего структурного подразделения, с обязательным внесением следующих сведений: Ф.И.О. лица, в отношении которого возбуждается административное производство; наименование организации; дата составления Протокола об административном правонарушении (дата Постановления о возбуждении дела об административном правонарушении, в случае возбуждения дела в ином органе власти, с указанием этого органа); дата вынесения постановления о назначении административного наказания или иного решения; Ф.И.О., должность, подпись ответственного должностного лица.
При ознакомлении сторон административного производства с документами административного производства на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.
3.14. Обработка документов в структурных подразделениях
3.14.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.
3.14.2. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется на основании поручений по исполнению документов Руководителя (руководителя территориального органа) Росстата, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
3.14.3. Структурное подразделение, отмеченное Руководителем (руководителем территориального органа) Росстата или его заместителем в поручении по исполнению документа первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения. Руководитель структурного подразделения - головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения Руководителя, давшего поручение.
3.14.4. Структурное подразделение - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений.
3.14.5. Структурное подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день рассмотрения руководством Росстата документа или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в структурное подразделение - исполнителю незамедлительно.
Документы, поступившие в структурное подразделение, в том числе с указаниями Руководителя (территориального органа) Росстата по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
3.14.6. При обработке документов в структурных подразделениях на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством структурных подразделений и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении;
получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), с отметкой "срочно" - немедленно;
с периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверка поступления в электронный кабинет структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получение в отделе делопроизводства и контроля Административного управления, организационно-распорядительных и иных внутренних документов, адресованных в структурное подразделение, оформленных на бумажном носителе;
представление на рассмотрение руководителю структурного подразделения поступивших документов и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
ведение учета движения документов в структурном подразделении в соответствии с поручением по исполнению документа руководителя структурного подразделения, проверка правильности оформления документов и передача на отправку;
контроль прохождения документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
контроль за подготовкой отчета об исполнении документов и поручений Руководителя (заместителя Руководителя, начальника управления) сотрудниками подразделения;
ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
отправка адресатам в центральном аппарате (территориального органа) Росстата документов, исполненных в структурном подразделении (исполненных на бумажном носителе - через отдел делопроизводства и контроля Административного управления);
составление и ведение раздела структурного подразделения в сводной номенклатуре дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата на основе предложений отделов;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения;
организация и контроль формирования, оформления дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве;
подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив в установленном Инструкцией порядке;
хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
хранение бланков Росстата, ведение журнала учета бланков Росстата, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку.
3.14.7. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность сотруднику либо лицу, его замещающему.
При увольнении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи.
3.15. Работа исполнителя с документами
Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется в порядке, установленном Регламентом Минэкономразвития России, Регламентом Росстата, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнении документов Руководителя, его заместителей, начальников управлений, иных должностных лиц (руководителя территориального органа Росстата, его заместителей).
3.15.1. Документы в структурные подразделения - исполнители поступают в СЭД. Документы, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭД, доставляются в структурные подразделения - исполнители Сотрудниками по ведению делопроизводства в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
3.15.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росстата (руководителю структурного подразделения);
определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа);
подготовка указателя рассылки документа (при необходимости).
3.15.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то из их числа руководителем структурного подразделения определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.
Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное управление), определенный в указаниях по исполнению первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
3.15.4. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
3.15.5. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Росстата подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих структурных подразделений.
3.15.6. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение - исполнитель готовит служебную записку руководству с перечислением неурегулированных разногласий.
3.15.7. Документы за подписью заместителя Руководителя передаются исполнителем секретарю заместителя Руководителя. Секретарь заместителя Руководителя проверяет правильность оформления документов, наличие виз начальников структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа.
3.15.8. Документы, представляемые на подпись руководству Росстата, не содержащие поручения (основания), либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной начальником структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
3.15.9. Документы, представляемые на подпись Руководителя Росстата через отдел обеспечения деятельности руководства и коллегии Росстата с визой начальника отдела или его заместителя.
3.15.10. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Росстата только при наличии соответствующего решения Руководителя.
Документы, представляемые Руководителю, заместителям Руководителя, помещаются в мягкую обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой для отдела делопроизводства и контроля).
3.15.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле), передать документы другому исполнителю.
3.15.12. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Минэкономразвития, Регламентом Росстата.
3.15.13. Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного доступа. С указанными документами (проектами документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.15.14. Порядок работы исполнителя с документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку работы исполнителя с документами в центральном аппарате Росстата.
3.16. Работа по подготовке материалов к заседаниям
Минэкономразвития России, Правительства Российской Федерации
|
