ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
СБОРНИК ДОКУМЕНТОВ
по организации делопроизводства
участковой избирательной комиссии
Новосибирск
2014
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
28 февраля 2014 года
|
|
№ 19/134-5
|
г. Новосибирск
О Типовой инструкции по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области и Типовой номенклатуре дел участковой избирательной комиссии в Новосибирской области
Руководствуясь пунктом 10 статьи 23 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», частью 11 статьи 5 Закона Новосибирской области «Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Новосибирской области», Примерной инструкцией по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатурой дел участковой комиссии, одобренными на заседании Центральной избирательной комиссии Российской Федерации 20 ноября 2013 года (выписка из протокола заседания № 204-2-6), Избирательная комиссия Новосибирской области постановляет:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области (приложение № 1).
2. Утвердить Типовую номенклатуру дел участковой избирательной комиссии в Новосибирской области (приложение № 2).
3. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Новосибирской области для использования в работе.
4. Контроль за выполнением постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Новосибирской области С.В. Лебедева.
Председатель комиссии Ю.Ф. Петухов
Секретарь комиссии С.В. Лебедев
Приложение № 1
к постановлению
Избирательной комиссии
Новосибирской области
от 28 февраля 2014 года № 19/134-5
Типовая инструкция по делопроизводству
участковой избирательной комиссии в Новосибирской области
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии в Новосибирской области (далее – участковая избирательная комиссия) со сроком полномочий пять лет.
Инструкция разработана на основании:
- Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»;
- постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – ЦИК России);
- ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Примерной инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуры дел участковой комиссии, одобренных ЦИК России 20 ноября 2013 года.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой избирательной комиссии.
1.3. Члены участковой избирательной комиссии должны быть ознакомлены под роспись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства участковой избирательной комиссии осуществляют председатель, либо заместитель председателя, либо секретарь участковой избирательной комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
1.5. В делопроизводстве участковой избирательной комиссии используются определенные виды журналов регистрации документов (приложения № № 1, 2, 3, 4, 5).
Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.6. Инструкция и изменения, вносимые в нее, принимаются решением участковой избирательной комиссии в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области, утверждаемой Избирательной комиссией Новосибирской области.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1. Прием и регистрация поступающих документов производится председателем участковой избирательной комиссии либо секретарем участковой избирательной комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение № 1).
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов в участковой избирательной комиссии составляется соответствующий акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, или если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.
2.5. При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: регистрационный номер документа, дата его получения, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения. По итогам отработки документа в журнале также делается отметка о его исполнении и списании в дело.
При регистрации поступившего документа входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа документа. При регистрации может быть использован регистрационный штамп.
На приложении проставляется буква «к», входящий номер и дата документа, к которому оно относится.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.
Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.
2.6. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой избирательной комиссии, после их исполнения производится запись в графе «отметка об исполнении» журнала регистрации.
2.7. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.
2.8. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение № 2), а в день голосования – также в отдельном реестре учета поступивших в участковую избирательную комиссию жалоб (заявлений).
2.9. Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем участковой избирательной комиссии.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
3. Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы (приложения № № 6, 7, 8).
В участковой избирательной комиссии могут использоваться следующие виды бланков:
бланк письма участковой избирательной комиссии;
бланк решения участковой избирательной комиссии;
бланк протокола заседания участковой избирательной комиссии.
3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 9), при отсутствии печатающих устройств – в рукописном виде.
3.3. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.3.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:
05.12.2013
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
5 декабря 2013 года
При оформлении протоколов и решений участковой избирательной комиссии, актов участковой избирательной комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты.
3.3.2. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа (например, 01-02/12, где 01-02 – индекс дела, а 12 – порядковый номер документа).
3.3.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав обязательных реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.
3.3.4. Адресат.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Администрация
р.п. Кольцово
Новосибирской области
Организационно-контрольный отдел
Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Председателю территориальной
избирательной комиссии
г. Искитима
Новосибирской области
А.Н. Ивановой
Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Администрация г. Оби
Новосибирской области
Начальнику финансового управления
А.Н. Ивановой
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Территориальная избирательная комиссия
Тогучинского района
Новосибирской области
ул. Садовая, 9, г. Тогучин,
Новосибирская область, 633456
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Ивановой А.Н.
ул. Приморская, д. 12, кв. 46,
г. Новосибирск,
Новосибирская область, 630098
3.3.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом: прописными буквами без кавычек печатается слово УТВЕРЖДАЮ, на следующей строке – наименование должности, ниже оформляется подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, затем дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель участковой
избирательной комиссии
избирательного участка № 123
_____________ _________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
«_____»________________ ______года
При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением участковой избирательной комиссии избирательного участка № 1054
от 15 декабря 2013 года № 28/35
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой избирательной комиссии на лицевой стороне первого листа подлинника документа, в верхней правой его части на свободном от текста месте или могут быть оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя участковой избирательной комиссии и дату, например:
Ивановой А.Н.
Прошу рассмотреть и подготовить ответ
к 15.12.2013.
Личная подпись председателя
участковой избирательной комиссии
«_____»______________ _____года
3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например:
О распределении обязанностей среди членов участковой
избирательной комиссии с правом решающего голоса
в день голосования 2 марта 2014 года
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.
3.3.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или их соединения.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление, просьбу).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Новосибирской области, избирательной комиссией муниципального образования, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…» и др.);
от 3-го лица единственного числа («участковая избирательная комиссия не считает возможным…», «участковая избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность…»).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
3.3.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
|
1.
|
Положение об Экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
|
|
2.
|
Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.
|
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:
|
письмо участковой избирательной комиссии избирательного участка № 1041 от 15.11.2013 № 01–02/45 и приложение к нему, всего на 12 л.
|
3.3.10. Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке участковой избирательной комиссии, то реквизит включает краткое наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
Председатель
участковой избирательной комиссии
избирательного участка № 1041
|
личная подпись инициалы, фамилия
|
Особенности подписания решений участковой избирательной комиссии в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря участковой избирательной комиссии определены в п. 5.2.4 Инструкции.
3.3.11. Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
3.3.12. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Копия верна» или «Верно», наименование должности лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь участковой избирательной комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:
Копия верна
Председатель участковой
избирательной комиссии
избирательного участка №1041
____________ __________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
«____»_______________ ____года в ____час.____мин.
Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью участковой избирательной комиссии.
3.3.13. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
А.Н. Иванова
(383) 217-93-60
3.3.14. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой избирательной комиссии.
|
