31. Оборудование помещения архива мирового судьи, режим его работы
31.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.
31.2. Архив должен размешаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.
31.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками.
31.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
31.5. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.
31.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
31.7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.
31.8. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
31.9. Работники аппарата мирового судьи должны пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников аппарата мирового судьи по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.
31.10. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см.
31.11. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
31.12. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).
31.13. В помещении архива категорически запрещается курение.
31.14. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.
31.15. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
31.16. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.
31.17. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
31.18. В архивном помещении должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться уборка пыли со стеллажей, коробок, связок и влажная уборка помещений.
31.19. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера документов, размещенных на каждой полке.
31.20. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.
32. Составление и оформление служебных документов
32.1. Служебные документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т.п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
32.2. Документы должны быть изготовлены машинописным способом. Допускается рукописное изготовление документов представляемых от имени работника (личное заявление, объяснительная и т.д.).
32.3. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:
наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже
Администрация
муниципального образования «Город Майкоп»
Финансово-экономическое управление
при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилии адресата – в дательном падеже
Министерство финансов
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
И.И. Иванову
- при адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Начальнику
Управления по обеспечению деятельности
мировых судей Республики Адыгея
К.А. Чесебиеву
- в состав реквизита «адрес» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
_________________________________
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
________________________________
385000, Республика Адыгея,
г. Майкоп, ул. Ленина, д. 10, кв. 1
документ не должен содержать более четырех адресатов; при направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки.
32.4. При ответах на запросы на бланке письма обязательно указывается дата и номер исходящего документа, а также дата и регистрационный номер документа, на который дается ответ.
32.5. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.
Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.
Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.
В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,5 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3).
Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.
В тексте служебного письма допустимо использовать общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, РФ, спецназ и др.; графические – г-н, кв.м. и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, п.п. - пункты и некоторые другие.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.» и «р-н».
Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Недопустимо употреблять знаки номера и процента без цифр.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов И.И., она и в дальнейшем должна писаться также.
32.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Копия решения... на 3 л. в 1 экз.
2. Исполнительный лист... на 1 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо ООО «Авангард» от 05.04.2016 г. № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.
32.7. Под тестом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа – инициалы и фамилия лица, подписывающего документ. Внизу на лицевой стороне или на обороте листа указывается фамилия исполнителя, номер телефона.
Служебные документы подписываются мировым судьей, а при его временном отсутствии на судебном участке, документы подписываются мировым судьей, временно его замещающим. Подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.
При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры. Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. Дату подписания документа и, если необходимо, надпись «Лично» или указание о срочности проставляет лицо, подписавшее документ.
При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии личная подпись И.И. Иванов
Члены комиссии: личная подпись А.А. Алексеев
личная подпись С.С. Сергеев
32.8. Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами (24 - 48 пт).
Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
32.9. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, И.О.) исполнителя, номер его телефона, например:
Исп.: Иванов И.И.
57-90-90
В письмах иногородним адресатам должен быть добавлен код города автора документа.
32.10. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.
Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.
Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры. В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.
На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
32.11.Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.
Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указывается сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой – фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.
32.12. Все подписанные документы отправляются только через секретаря судебного участка в установленном настоящей Инструкцией порядке. Секретарь судебного участка перед отправкой документа обязан: проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей.
32.13. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая подшивается в соответствующий наряд или дело. Каждая копия письма должна быть подписана мировым судьи, в противном случае помощником мирового судьи должна быть сделана заверительная надпись: «Верно. Помощник мирового судьи», с проставлением подписи и даты.
32.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.
Приложение № 1 к Инструкции
по судебному делопроизводству и
организации работы архива на
судебных участках мировых судей
Республики Адыгея
Примерная номенклатура основных нарядов,
образующихся в деятельности мировых судей
№ 1. Письма, инструкции, приказы и другие рекомендации органов судейского сообщества Республики Адыгея, вышестоящих федеральных судов, Управления Судебного департамента в Республике Адыгея, Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Адыгея и переписка с этими органами.
№ 2. Статистическая информация о рассмотренных и находящихся в производстве мирового судьи делах и переписка по ней.
№ 3. Копии определений вышестоящих судов по делам мирового судьи (раздельно по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях).
№ 4. Копии частных определений и представлений, переписка по их исполнению.
№ 5. Материалы, оставленные без движения.
№ 6. Копии определений (постановлений) о направлении дел по подсудности.
№ 7. Постановления мирового судьи об отказе в возбуждении уголовного дела по жалобе потерпевшего, определения об отказе в принятии искового заявления, о возврате государственной пошлины.
№ 8. Переписка, не связанная с делами и жалобами.
№ 9. Описи заказных бандеролей (писем) и описи корреспонденции, отправляемой простой почтой.
№ 10. Описи дел, сданных в архив судебного участка.
№ 11. Описи дел, сданных в органы государственного архива.
|
