Инструкция по кадровому делопроизводству содержание
|
Скачать 351.64 Kb.
|
|
Приложение к приказу ГКУ «ПАСС СК» от 29.12.2012 № 282 ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Содержание:
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
- устав ГКУ «ПАСС СК»; - положения о филиалах, структурных подразделениях; - штатное расписание; - правила внутреннего трудового распорядка; - коллективный договор; - положение об оплате труда; - положение о премировании; - должностные инструкции. При необходимости для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками применяются и другие организационные документы (положение об аттестационной комиссии, положение о защите персональных данных работников и др.).
Приказы по основной деятельности должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу в подразделениях, обеспечивающих делопроизводство в учреждении, филиалах. Приказы по личному составу издаются по унифицированным формам в соответствии с постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление Госкомстата) (Т-1,Т-1а, Т-5,Т-5а, Т-6,Т-6а, Т-8,Т-8а,Т-9,Т-9а,Т-11,Т-11а. Допускается оформление приказов по личному составу (о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, о временном исполнении обязанностей, о совмещении и т.п.) на бланке установленного образца в ГКУ «ПАСС СК», так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции. При оформлении приказов по личному составу используется система индексации, она позволяет отличить приказы по личному составу по срокам хранения. Индекс «К» прибавляется к номеру приказов со сроком хранения 75 лет, индекс «КО» - к номеру приказов со сроком хранения 5 лет о предоставлению отпуска работникам, индекс «КОМ» - к номеру приказов со сроком хранения 5 лет о направлении работника в командировку.
КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
- заместитель начальника учреждения - начальник службы кадрового обеспечения и делопроизводства; - начальник управления по кадровой и воспитательной работе; - главный бухгалтер; - начальник правового отдела; - при необходимости начальник отдела режима секретности и безопасности информации; для филиала ГКУ «ПАСС СК»-«ППС СК»: - первый заместитель начальника филиала; - помощник начальника филиала по кадрам и работе с личным составом; - главный бухгалтер; - заведующий канцелярией отдела кадрового обеспечения и делопроизводства; для филиала ГКУ «ПАСС СК»-«АСС СК»: - первый заместитель начальника филиала; - помощник начальника филиала; - главный бухгалтер; - начальник отдела кадрового обеспечения и делопроизводства; - начальник отдела охраны труда и материально-технического снабжения. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Проекты приказов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
- журнал учета приказов по личному составу; - журнал учета приказов о предоставлении отпусков; - журнал учета приказов о направлении в командировку; - журнал учета трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним; - журнал учета протоколов заседаний комиссии по установлению стажа работы, дающего работнику право на получение процентной надбавки за выслугу лет; - журнал регистрации листков нетрудоспособности; - журнал учета временной выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; - журнал учета протоколов заседаний комиссии по установлению выплат стимулирующего и компенсационного характера и урегулированию конфликтов интересов; - журнал учета дисциплинарных взысканий; - журнал учета выдачи служебных удостоверений; - журнал учета доведения и ознакомления работников с Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об обработке и защите персональных данных работников. 4.3. Работник кадрового подразделения в учетных журналах (книгах) регистрирует приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе работников, трудовые договоры работников, прием на хранение трудовых книжек. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе учреждения. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет. 4.4. Личная карточка работника ГКУ «ПАСС СК» оформляется на бланке унифицированной формы Т-2. Личная карточка заполняется работником кадрового подразделения в одном экземпляре, от руки (разборчиво), данные формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. 4.5. Удостоверение копий работнику, связанных с работой, производится кадровым подразделением.
ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ФУНКЦИЯМ 5.1. Прием на работу 5.1.1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу. 5.1.1.1. Перечень документов, создаваемых кадровым подразделением: - трудовой договор; - обязательство работника ГКУ «ПАСС СК» по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне (при условии, что должность работника включена в номенклатуру должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к совершенно секретным и секретным сведениям, по ГКУ «ПАСС СК»); - приказ о приеме работника на работу; - протокол заседания комиссии по установлению стажа работы, дающего работнику право на получение процентной надбавки за выслугу лет; - личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2). 5.1.1.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - журнал учета трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним; - журнал учета приказов по личному составу (К); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; - журнал учета доведения и ознакомления работников с Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об обработке и защите персональных данных работников. - журнал учета протоколов заседаний комиссии по установлению выплат стимулирующего и компенсационного характера и урегулированию конфликтов интересов; 5.1.1.3. Перечень документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу: - личное заявление; - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); - документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. 5.1.1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется в кадровом подразделении учреждения. 5.1.2.Порядок и сроки оформления документов. 5.1.2.1. Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу. Заявление пишется от руки, образец заявления находится в альбоме форм документов ГКУ «ПАСС СК». На заявлении руководитель структурного подразделения указывает свое согласие на прием на работу «Ходатайствую по существу заявлению». После этого заявление передается в подразделение делопроизводства и представляется начальнику учреждения (филиала) для принятия решения. 5.1.2.2. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись с коллективным договором и локальными нормативными актами учреждения: - правилами внутреннего трудового распорядка; - положением об обработке и защите персональных данных работников; - положением об оплате труда; - положением о премировании; - должностной инструкцией. Об ознакомлении с этими документами работник расписывается в журнале учета доведения и ознакомления работников с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об обработке и защите персональных данных работников. 5.1.2.3. До оформления приема на работу работник проходит вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности. Результаты инструктажа заносятся в «Контрольный лист прохождения вводного инструктажа по охране труда», который подписывается работником, на которого возложены функции по охране труда. 5.1.2.4. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Текст трудового договора подписывается работником и работодателем. После подписания трудового договора обеими сторонами трудовой договор регистрируется в журнале учета трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним. Типовая форма трудового договора для работников находится в альбоме форм документов ГКУ «ПАСС СК». Один экземпляр трудового договора передается работнику. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Копия приказа передается в финансово-экономическое подразделение для дальнейшего оформления необходимых документов и начисления заработной платы. 5.1.2.6. На основании приказа о приеме работника на работу и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 в трудовой книжке производится запись о приеме на работу. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровым подразделением, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. 5.1.2.7. Специалист кадрового подразделения оформляет личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата, содержащейся в альбоме форм документов ГКУ «ПАСС СК». Личная карточка заполняется в одном экземпляре в соответствии с паспортными данными и документами, предъявленными работником, подписывается специалистом кадрового подразделения и работником. Правила заполнения и порядок внесения сведений Вверху первой страницы формы указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. В графе "Дата составления" указывается дата заполнения личной карточки. Она может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Графы "Идентификационный номер налогоплательщика" и "Номер страхового свидетельства государственного страхования" заполняются на основании документов, представленных работником. Если гражданин поступает на работу впервые, то графа для реквизитов пенсионного свидетельства останется незаполненной до момента получения работником такового. В графе "Алфавит" проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка. Заполнять данную графу необходимо для систематизации личных карточек в общем массиве. В графе "Характер работы" указывается "постоянно", если трудовой договор заключен на неопределенный срок, или "временно", если трудовые отношения ограничены каким-либо сроком. "Вид работы" - основная или по совместительству. В графе "Пол" проставляется только первая буква ("М" - мужской пол, "Ж" - женский). Раздел I. "Общие сведения" В данный раздел вносятся персональные данные работника и сведения о его семье, образовании, полученном до трудоустройства, и имеющемся стаже. Дата и номер трудового договора, заключенного с работником, проставляются в графе "Трудовой договор". Пункты 1 - 4 данного раздела заполняются на основании паспортных данных: - фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже полностью; - дата рождения указывается словесно-цифровым способом; - место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, "г." - город, "р-н" - район, "р. п." - рабочий поселок и т.д.), при этом районы и области записываются в родительном падеже. В графу "Гражданство" могут быть внесены следующие записи: "гражданин Российской Федерации"; "гражданин Российской Федерации и иностранного государства"; "иностранный гражданин" с указанием названия государства, например "иностранный гражданин (Республика Казахстан)"; "лицо без гражданства" - указывается при предъявлении вида на жительства. Следующая графа "Знание иностранного языка" заполняется со слов работника. При этом необходимо указать язык и указать степень владения им: - читает и переводит со словарем; - читает и может объясняться; - владеет свободно. На основании представленных работником документов об образовании заполняется п. 6 "Образование": - начальное (общее) образование - не менее 4-х классов; - основное общее образование - не менее 9 классов при наличии аттестата; - среднее (полное) общее образование - не менее 11 классов при наличии аттестата; - начальное профессиональное образование - профессиональное училище или лицей; - среднее профессиональное образование - техникум или колледж; - высшее профессиональное образование - университет, академия, институт; - послевузовское образование - аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура. В графе 8 содержатся данные о стаже - общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время непрерывный стаж не рассчитывают. Общий трудовой стаж - это суммарная продолжительность трудовой (независимо от количества и продолжительности перерывов в ней) и иной общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, установленных законодательством. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке. Графа 9 "Состояние в браке" заполняется следующими формулировками: - никогда не состоял (не состояла) в браке; - состоит в зарегистрированном браке; - состоит в незарегистрированном браке; - вдовец (вдова); - разведен (разведена). При заполнении графы "Состав семьи" рекомендуется указывать только ближайших родственников, с которыми работник проживает (мать, отец, муж, жена, сын, дочь и т.п.). Реквизиты документа, удостоверяющего личность, переносятся в п. 11 "Паспорт". Если в течение трудовой деятельности паспортные данные работника изменились, необходимо отметить это в личной карточке. Графа "Место жительства" заполняется на основании штампа регистрации в паспорте. Место фактического проживания может отличаться от места регистрации. Для этого в личной карточке предусмотрены соответствующие строки, которые заполняются уже со слов работника. Раздел II. "Сведения о воинском учете" Сведения для заполнения данного раздела личной карточки берутся из: - военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - для граждан, пребывающих в запасе; - удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу. Если гражданин пребывает в запасе, то: - п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; - п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы"); - в п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А); - п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется буквами ("А" - годен к военной службе, "Б" - годен к военной службе с незначительными ограничениями, "В" - ограниченно годен к военной службе, "Г" - временно не годен к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"; - в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом) строка "а" - в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то: - п. п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются; - в п. 2 "Воинское звание" делается запись "Подлежит призыву"; - в п. 5 "Категория годности к военной службе" ставится буква ("А" - годен к военной службе, "Б" - годен к военной службе с незначительными ограничениями, "В" - ограниченно годен к военной службе, "Г - временно не годен к военной службе, "Д" - не годен к военной службе) на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан негодным к военной службе по состоянию здоровья, в п. 8 делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья". По окончании этого раздела внизу второй страницы формы работник кадрового подразделения и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений. Раздел III. "Прием на работу, переводы на другую работу" На основании приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а в данный раздел вносится запись. В течение трудовой деятельности работника вносятся записи о переводах (на основании приказа по унифицированной форме Т-5). В графе «Личная подпись владельца трудовой книжки» работника ознакомив с внесенными записями, необходимо расписать. Раздел IV. "Аттестация" В данном разделе заполняется дата аттестации, решение аттестационной комиссии (кратко), дата и номер протокола заседания. В графе "Основание" записывают дату и номер приказа о проведении аттестации. Раздел V. "Повышение квалификации" Данный раздел заполняется после прохождения обучения в учреждениях повышения квалификации. Повышение квалификации бывает краткосрочным (не менее 72 часов), длительным (свыше 100 часов) и может проводиться в форме тематических и проблемных семинаров (от 72 до 100 часов). Раздел VI. "Профессиональная переподготовка" Данный раздел заполняется при освоении работником новой профессии. После завершения обучения по программе свыше 500 часов выдается диплом о профессиональной переподготовке, на основании которого и вносится запись. В графе "Основание" следует указать реквизиты приказа о направлении работника на переподготовку. Раздел VII. "Награды (поощрения), почетные звания" В данном разделе делаются записи о награждении ведомственными и государственными наградами и получение почетного звания. Раздел VIII. "Отпуск" При заполнении этого раздела указывается вид отпуска (например, дополнительный оплачиваемый), период, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6). Раздел IX. "Социальные льготы" В данном разделе личной карточки перечислить социальные льготы, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании документов, представленных работником, например справки об инвалидности, удостоверения почетного донора. В качестве основания льготы рекомендуется указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия. Заполнение этого раздела позволит работнику кадрового подразделения отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Раздел X. "Дополнительные сведения" В раздел вносится необходимая работодателю информацию о работнике, например, о наличии водительского удостоверения и т.д. Заполнение раздела происходит на основании поданного работником документа. Раздел XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" Этот раздел завершает личную карточку и заполняется только при увольнении работника. Записи в него вносятся на основании приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (унифицированные формы Т-8, Т-8а). Указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ и дата увольнения. Данная запись заверяется подписями работника кадрового подразделения и увольняющегося работника. 5.1.2.8. Сведения о работнике вносятся в Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (Форма по ОКУД 0504421) в первый рабочий день работника. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы заполняется ответственным лицом структурного подразделения, в которое принят работник, ежедневно. |
Похожие:
 |
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству г. Москва 18. 10. 2015 Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству общие положения «Казанский национальный исследовательский технологический университет» (далее – университет) |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по делопроизводству общества с ограниченной ответственностью Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы... |
 |
Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
|
Инструкция по делопроизводству инструкция по делопроизводству ... |
|
Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
|
Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв приказом... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
|
Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный... Федерации, утвержденной Росархивом 06. 07. 92, и Инструкцией по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования... |
|
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |