Описание информационной системы предприятия
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления современным предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.
Во-первых, это система DocsVision, которая решает следующие задачи управления документами и процессами:
автоматизация документооборота и архива документов;
автоматизация управленческих процессов;
поддержка современных методик управления: управление качеством, процессное управление, управление знаниями;
синхронизация бизнес-процессов и процедур документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.
Система автоматически собирает информацию о текущем состоянии обработки задания. В карточке задания отображается информация о текущем статусе обработки задания, проценте исполнения, комментариях, внесенных исполнителем, добавленных или обновленных файлах. Система позволяет также вносить информацию в карточку задания вручную в том случае, если задание не маршрутизируется. Система обеспечивает возможности автоматизации более сложных процессов обработки документов. Карточка процесса содержит специальный раздел – «Параметры процесса». При разработке шаблона процесса пользователь имеет возможность описать параметры конкретного процесса. При создании карточки экземпляра процесса пользователь может зафиксировать значения конкретных параметров процесса.
Система обеспечивает средства поддержки периодических процедур обработки документов, например, подготовку ежемесячных отчетов. Для реализации этого сценария необходимо указать периодичность выполнения задания при его описании и сохранить карточку задания в папке. Система будет периодически запускать сценарий по обработке указанного документа. Описание периодичности аналогично описанию периодического задания в Microsoft Outlook.
Система может использоваться для организации одноразовой или периодической рассылки широковещательной информации, например, прайс-листов компании. Для этого необходимо завести карточку прайс-листа и периодическое задание, указав в качестве исполнителей группу, которой адресована рассылка. При этом указать тип маршрутизации - обычные сообщения. В качестве текста задания указать содержимое сообщения. Для реализации сценария необходимо только своевременно обновлять прайс-лист. Приложение DocsVision «Управление архивом документов» предназначено для автоматизации процессов формирования, учёта выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства, и может использоваться для решения следующих задач:
создание электронного архива организации;
автоматизация деятельности работников архивной службы организации;
автоматизация деятельности работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ) в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.
Процесс формирования дел и архивирования документов, поддерживаемый приложением «Управление архивом документов», представлен на рисунке 4.
Рисунок 4 – Формирование дел и архивирование документов
Ведение номенклатуры дел (блок 1) (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Формирование дел и томов (блок 2) – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им порядковых номеров. Списание документов в дела (блок 3) – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел. Передача дел во временное пользование (блок 4) – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование. Архивирование дел (блок 5) производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив. Передача дел в подразделения (блок 6) – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях. Передача дел на постоянное хранение (блок 7) – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения. Уничтожение документа в архиве (блок 8) – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.
Наряду с этим, приложение «Управление архивом документов» обеспечивает возможность оперативного поиска дел, томов, документов, переданных в архив.
Во-вторых, DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции «Переход на электронный документооборот - легче, быстрее, доступнее».
Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM. Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого и удобного создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота.
Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по различным направлениям, благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset и открытой архитектуре.
Территориально распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации.
Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через корпоративный портал.
Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.
Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.
Технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
В-третьих, это система «ЕВФРАТ-Документооборот», основными функциями которой являются:
регистрация документов в системе (регистрация нового документа на основе существующего;
автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации);
присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
связывание документов перекрёстными ссылками;
ведение номенклатуры дел;
сканирование и распознавание документов (поддержка потокового сканирования; распознавание «на лету» (Drag&Recog));
работа со словарями и справочниками (поддержка иерархических словарей и справочников);
постановка документов на контроль (назначение контролера и ответственного по документу);
слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний (настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления);
поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка (сохранение поисковых запросов; использование поисковых запросов со сложными логическими условиями);
подготовка и печать журналов и отчетов (формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений; возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения; возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов; экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer);
автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:
создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
проектирование типовых маршрутов движения документов;
надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет;
разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
криптографического шифрования и применения ЭЦП;
протоколирования действий пользователей в системе.
Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:
прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;
рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;
отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики организации и осуществить запуск в эксплуатацию.
«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе.
«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации.
«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных.
«ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики.
На данный момент, все вышеперечисленные системы являются ведущими системами автоматизированного документооборота, но специалистами так и не достигнуто однозначного соглашения, что делать со старыми бумажными документами, каким образом организовать использование старых данных, чтобы не утратить специфических свойств оригинальных документов. По результатам обследования ДЮСШ, как объекта автоматизации получены следующие выводы. Проблема информатизации ДЮСШ может быть решена путем создания автоматизированной информационной системы. В качестве одной из ее подсистем может выступать система документооборота, автоматизирующая основные процессы по подготовке, обработке, хранению, поиску и обмену документами, циркулирующими в организации. В качестве программной платформы для реализации разработки автоматизированной системы документооборота ДЮСШ, можно использовать вышеупомянутые системы, как наиболее удовлетворяющие требованиям заказчика и разработчика по своим функциональным возможностям, но необходимы доработки, связанные с обеспечением высокой доступности информации и повышением оперативности.
|
