ГЛАВА 1. НОРМАТИВНОЕ ПРАВОВОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА
1.1. Основные нормативные правовые и методические документы
Основными нормативными правовыми и методическими документами архивной отрасли, регулирующими деятельность архивов по исполнению запросов социально-правового характера, являются:
1. Федеральный закон Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации", подтвердивший бесплатный порядок исполнения запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, и впервые установивший возможность направления запросов заявителей в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (Ст. 26. П. 3).
2. "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", установившие для работников государственных и муниципальных архивов, работающих с запросами социально-правового характера, положения, обязательные для исполнения и являющиеся приоритетными в случае, когда положения других нормативных документов противоречат положениям, закрепленным в Правилах. Архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие исполнение запросов социально-правового характера, с учетом специфики состава и содержания документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.
В Правилах зафиксированы следующие основные положения, регулирующие исполнение запросов социально-правового характера:
- указан набор информации, достаточный для принятия запроса на исполнение (наименование юридического, физического лица, почтовый электронный адрес пользователя, формулировка темы, вопроса, хронологический период запрашиваемой информации) (п. 5.8);
- названы отдельные этапы работы с запросом (рассмотрение запроса руководством с целью определения исполнителя или направления поиска (если лицо, принимающее запрос, является и его исполнителем), определение тематической группы, к которой относится запрос, его повторяемости) (пп. 5.8, 5.8.3);
- определены сроки: ответа на непрофильный запрос, исполнения запросов по научно-справочному аппарату (НСА), по документам архива (пп. 5.8, 5.8.3);
- регламентированы основные подходы при составлении архивных справок, архивных выписок; подготовке архивных копий (пп. 5.9, 5.10); подчеркнуто, что архивная справка является документом, обладающим юридической силой (п. 5.7.2).
3. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов", посвященный исполнению Федеральным архивным агентством запросов: тематических и социально-правовых. Положения документа основываются на нормах Федерального закона "Об архивном деле в Российской федерации" и "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". В документе, в частности, определены:
- условия, необходимые для принятия архивом запроса к исполнению (основания для предоставления государственной услуги) (пп. 1.6, 1.7, 2.2);
- юридические и физические лица, имеющие право на получение архивной информации (п. 5);
- порядок исполнения запроса (кратко), этапы и сроки (раздел III);
- информационные документы архива, являющиеся ответами на запрос (п. 4);
- контроль за исполнением государственной услуги (пп. 46 - 53);
- порядок обжалования действий архивного органа (архива) (пп. 54 - 64).
4. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", определивший:
- основание для предоставления государственной услуги (пп. 18 - 20);
- сроки ее предоставления (пп. 21 - 25);
- перечень оснований для отказа в выполнении данной услуги (пп. 26 - 29);
- условия и порядок проставления апостиля на информационных документах архива. В отличие от предыдущей редакции Административного регламента в принятой редакции упрощен порядок проставления апостиля, в частности, подпись и печать на апостиле не требуют заверения (пп. 49 - 55);
- требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги (раздел IV) и др.
5. Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации, содержащие обобщающую информацию по подготовке информационных документов архива. Их основой являются приложения, в которых даны примеры ответов на некоторые типовые запросы социально-правового характера.
1.2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных <*>
--------------------------------
<*> Более подробно вопросы доступа к конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, рассмотрены в методических рекомендациях "Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими" / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2009.
1. Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа <*>. Согласно ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" "ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов" (Приложение N 1). После окончания 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными <**>, за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа <***>.
--------------------------------
<*> Федеральный закон от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями на 27.06.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 31. Ст. 1479. (Ст. 16).
<**> Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169. (Ст. 25).
<***> Там же. Ст. 24; Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2009. С. 22.
2. Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, законам "О государственной тайне", "Об оперативно-розыскной деятельности", "Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации" и т.п.) <*>, после смерти субъекта персональных данных - его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации); доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей).
--------------------------------
<*> Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2009. С. 22.
3. Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования (например, "информация будет использована для подготовки справочно-информационного издания в обезличенном виде" или "в связи с заведением уголовного дела..."), обладают также сотрудники организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА РАБОТЫ
2.1. Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг <*>, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.
--------------------------------
<*> Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями на 26.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 31. Ст. 1479. (Ст. 15); Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169. (Ст. 26).
2.2. Заявителями могут быть <*>:
--------------------------------
<*> Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный N 14676) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 40, 05.10.2009.
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2.3. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны <*>:
--------------------------------
<*> Правила. П. 5.8.
- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;
- почтовый и/или электронный адреса заявителя;
- тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.
2.4. Запрос может быть не принят к исполнению, если <*>:
--------------------------------
<*> Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный N 14676) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 40, 05.10.2009.
- запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина - фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;
- запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;
- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;
- в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. Архив письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;
- в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.
Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным в п. 2.4, готовится руководителем профильного структурного подразделения <*>, или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.
--------------------------------
<*> Далее - профильное структурное подразделение.
Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.
2.5. Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя <*>:
--------------------------------
<*> Правила. П. 5.8.3.
- исполнение запроса в архиве не должно превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен. В частности, основанием для перенесения срока исполнения запроса могут быть дополнительные сведения, полученные архивом от заявителя, большой объем просматриваемой информации, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, недостаточно развернутый научно-справочный аппарат, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация и т.д. О продлении срока исполнения запроса информируется заявитель, которому направляется письмо с уведомлением (Приложение N 2);
- исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива не должно превышать 15 дней с момента его регистрации;
- запрос, требующий выявление информации, не содержащейся в документах архива, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя <*>.
--------------------------------
<*> Правила. П. 5.8.
Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:
- граждан, достигших 80-летнего возраста;
- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;
|
