Введение
Современный период цивилизации характеризуется повышением роли информации в развитии общества, средств связи, компьютеризацией всех сторон жизни, появлением более совершенных информационных технологий, необходимых для сбора и обработки информации. С развитием такого о8бщества возникает необходимость в создании информационных систем, которые позволяют руководителям организаций получать достоверные и оперативные сведения и в любой момент времени формировать отчеты, содержащие краткую структурированную информацию о деятельности организации. В настоящее время проблематика создания запросов и отчетных форм является слабо проработанной в теоретическом и концептуальном плане. Поэтому создание системы построения отчетов является актуальной проблемой.
В качестве задач исследования были выделены:
а) изучение теоретической разработанности темы;
б) выявление и проведения сравнительного анализа существующих информационных систем в сфере управления вневедомственной охраны;
в) выявление проблем, связанных с построением запросов, отчетных форм в сфере управления вневедомственной охраны;
г) разработка алгоритма построения запросов и отчетных форм;
д) проектирование пользовательского интерфейса;
е) разработка программного модуля для формирования запросов и построения отчетных форм.
Анализ литературы, с точки зрения разработанности темы, исследуемой в дипломной работе, показал, что в настоящее время проблему формирования отчётов нельзя считать подробно освещенной, также не существует единого подхода по внедрению и использованию отчетов. Поэтому можно говорить о слабом развитии данного направления.
Практическая значимость дипломного проекта заключается в том, что после создания программного модуля появляется возможность предоставлять руководителям высшего звена исчерпывающую информацию в удобном представлении для анализа и планирования деятельности Управления Вневедомственной Охраны при ГУВД Пермского края.
1. Современное состояние создание отчетов на предприятиях. Обоснование создания системы
1.1 Отчетная документация как основа эффективности функционирования
предприятия.
1.1.1 Понятие управленческой отчетности.
Эффективность работы предприятия в значительной мере определяется качеством и оперативностью их информационного обеспечения.
Высший уровень управления всегда характеризуется повышенной сложностью, вариативностью и динамичностью управленческих ситуаций. Во многих структурах сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, базируются на двух видах отчетности.
Первый из них – налоговая и финансовая отчетность, наличие которой требуется от всех по закону. Эти формы отчетности подробно разработаны и имеют единообразный вид. Проблема состоит в том, что представляемые в налоговой и финансовой отчетности сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям высшего уровня управления.
Второй вид отчетности – внутренняя отчетность (аналитические отчеты). Этот вид не определяется законодательно, и организации обладают полной свободой в том, как вести внутреннюю отчетность. Если система внутренней отчетности складывается сама собой, то возникает ситуация, при которой руководители получают отчеты о работе своих отделов, но представленные в этих отчетах сведения обычно обладают рядом недостатков:
они пространны;
не структурированы и не представлены в удобном для восприятия виде;
неполны и противоречивы;
не позволяют прослеживать происхождение представленных в них данных до первоисточника;
предоставляемые разными подразделениями данные по одним и тем же вопросам могут вступать в противоречие и существенно отличаться друг от друга;
достоверность приводимых в отчетах данных сложно или невозможно проверить;
сроки представления отчетности зачастую не соблюдаются (запаздывание представляемой отчетной информации).
Все эти недостатки вместе образуют тот информационный фон, на котором руководители осуществляют свою деятельность. Очевидно, что обладающая такими недочетами информационная система представляет собой шаткую основу для принятия оперативных и стратегических решений.
Управленческая отчетность может пониматься в узком смысле как отчеты о выполненных по заданию руководителя действиях. В более широком смысле – действующая в организации информационная система представления руководству в виде документов структурированной информации (справок, отчетов, записок и т.д.) обо всех аспектах деятельности. Система управленческой отчетности рассматривается именно как всеобъемлющая информационная среда, обеспечивающая руководство всей необходимой ему информацией. Полная отчетность о деятельности организации формируется на основе отчетности по трем видам планов, таких как: бюджет (финансовая и бухгалтерская отчетность); производственный план; план мероприятий (событий) – квартальный (месячный) план действий каждого подразделения и всей организации.
При наличии корректно разработанной системы отчетности, соответствующей этим трем видам планов, руководство будет обладать всей полной информацией о том, что происходит в организации.
Чаще всего используют трехуровневую систему управленческой отчетности. Основными уровнями являются:
журналы (книги) для записи всех операций организации или конкретного подразделения. Используются в основном на оперативном уровне для регистрации и контроля текущей операции;
отчеты – краткие сведения о деятельности организации или подразделения на конкретную дату или за отчетный период. Используются руководителями для текущих оперативных и тактических решений и применения мер контроля и измерения эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников;
сводные отчеты – отчеты, подводящие итоги деятельности организации в нескольких сферах за определенный период. Используются руководством для принятия решений и расширенного (стратегического) планирования.
1.1.2 Характеристики системы управленческой отчетности
Система управленческой отчетности – это система сбора и представления в структурированном виде данных о различных аспектах деятельности организации, позволяющая руководству (руководству вышестоящей организации) анализировать положение дел. Система управленческой отчетности обеспечивает возможность эффективного контроля над деятельностью организации со стороны руководства организации, а также над деятельностью организации и руководства организации со стороны собственников, инвесторов, кредиторов или вышестоящей организации.
Получаемые руководством организации или вышестоящими инстанциями отчеты могут содержать достоверные или искаженные данные. Для того чтобы получатели отчетов были уверены в достоверности представляемых данных, существует только один способ контроля – это возможность доступа к первичным документам, на основании которых подготовлены предоставленные отчеты.
Выделяют следующие основные характеристики управленческой информации:
Краткость. Информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание на несущественных или не относящихся к делу сведениях.
Точность. Информация не должна содержать ошибок или пропусков, а также намеренного искажения.
Оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение.
Сопоставимость. Информация, полученная в разное время и по разным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима.
Целесообразность. Информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена, помогать в решении конкретных управленческих задач.
Объективность. Информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации.
Адресность. Информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии управления.
Аналитичность. Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами.
Конфиденциальность. Как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.
Избыточность. Информация, которую вырабатывает, собирает и делает доступной другим подразделениям каждое подразделение, должна обладать избыточностью. Эта избыточность обусловлена тем, что для работы различных подразделений нужно иметь различные данные об одних и тех же предметах и событиях. Каждый тип информации должен иметь потребителя, который в этой информации заинтересован. В противном случае информация не просто избыточна – она безадресная, а потому не нужна. Сбор информации должен быть построен с учетом того, что каждое подразделение собирает информацию не только в своих интересах, но и в интересах руководства организации и потребителей информации из других подразделений. Информация должна представляться в виде, удобном ее потребителю.
Структурированность информации. Наиболее трудной для восприятия является та информация, которая плохо структурирована. Речь идет не только о текстовых материалах. Плохо структурированными могут быть и таблицы, и графики. Хорошо структурированная информация характеризуется тем, что она не представляет собой ворох данных, в которых потребитель информации должен самостоятельно разбираться. Структурированная информация обладает внутренней логикой: она имеет иерархию по степени важности, показывает градации и взаимосвязь различных параметров и выстроена таким образом, чтобы дать ее потребителю максимально полное представление о том предмете, который эта информация описывает. Уровень детализации информации зависит от потребностей того специалиста, который будет с этой информацией работать.
Представление информации. Форма представления информации является одним из важнейших аспектов управленческой отчетности. Наглядность и простота понимания информации не только позволяют снизить время, необходимое для работы с информацией и принятия на ее основе решений, но и дают возможность добиться более адекватного понимания человеком, для которого подготовлена информация, ее смысла. Наиболее типичными формами представления информации являются текстовая, табличная и графическая. Когда информации слишком много, ее понимание также затруднено. Чтобы облегчить понимание больших объемов информации, которая содержит много параметров с различными характеристиками, эти параметры группируются по определенным признакам и представляются в отдельных таблицах или на отдельных графиках. Для помощи руководству организации в определении наиболее удобной для него формы представления информации и сочетания различных параметров существуют консультанты.
Поэтому цель системы управленческой отчетности - обеспечить представление потребителям информации нужных им сведений в нужное время и в нужном виде. Практически это означает необходимость создания информационного пространства (информационной системы), способного обеспечить сбор, структурирование всех данных и на их основе - возможность формировать различные виды отчетов.
|
