Инструкция
по сбору формы 3-АФК «Сведения об адаптивной физической культуре и спорте» в шаблонах MS Excel
Оглавление
Оглавление 1
1.Общие сведения 2
2.Ввод первичной формы 3
1.1.Заполнение титульного листа 5
1.2.Ввод значений формы 6
1.3.Ввод реквизитов формы 8
1.4.Сохранение данных 8
1.5.Печать формы 8
1.6.Передача формы 8
3.Расчет сводной формы 9
3.1.Размещение файлов, полученных от подведомственных организаций 9
3.2.Расчет сводной формы 9
3.3.Заполнение титульного листа 10
3.4.Ввод реквизитов формы 10
3.5.Сохранение данных 11
3.6.Печать формы 11
3.7.Передача формы 11
Приложение 1.
Контрольные соотношения в форме 3-АФК 12
Раздел I. Физкультурно-оздоровительная работа 12
Раздел II. Спортивные сооружения, приспособленные к занятиям инвалидов 12
Раздел III. Финансирование адаптивной физической культуры и спорта 12
Раздел IV. Развитие видов спорта 12
Раздел V. Спортивное мастерство среди инвалидов 13
-
Общие сведения
Для сбора формы № 3-АФК «Сведения об адаптивной физической культуре и спорте» используются шаблоны формата Excel:
3-АФК_шаблон_2013.xls – шаблон для ввода первичной формы по городскому округу, муниципальному району;
3-АФК_свод_2013.xls – шаблон для расчета сводной формы по субъекту Российской Федерации на основе первичных форм.
Шаблоны для сбора форм опубликованы на официальном сайте Министерства спорта Российской Федерации http://www.minsport.gov.ru/sport/physical-culture/statisticheskaya-inf/2248/
Внимание! Для ввода форм за 2013 год необходимо скачать обновленные шаблоны. На титульном листе формы должен быть указан период «по состоянию на 31 декабря 2013 года» (см. рис. ниже). Запрещается использовать шаблоны 2012 года.
 
Внимание! Для работы с шаблонами рекомендуется использовать MS Excel 2007. При использовании более ранних версий MS Excel может быть пропущен ряд ошибок при заполнении шаблона, что в дальнейшем приведет к ошибкам при импорте форм в ИАС «Статистика спорта». Однако, для успешного импорта формы в ИАС «Статистика спорта» следует сохранять форму в формате MS Excel 97 2003. Для этого при сохранении формы используйте команду Сохранить как… Книга Excel 97-2003:
-
Ввод первичной формы
Для ввода первичной формы необходимо вести значения в файл 3-АФК_шаблон_2013.xls. Далее этот файл надо передать в вышестоящий ОМСУ или ОИВ в области физической культуры и спорта.
Файл 3-АФК_шаблон_2013.xls состоит из нескольких листов, соответствующих титульному листу и разделам утвержденной формы.
Файл содержит ячейки следующих видов:
Информационные – название формы, сроки сдачи формы, заголовочные части таблицы и пр. Информационные ячейки заполнены в соответствии с утвержденной формой, редактирование информационных ячеек запрещено.
Заполняемые ячейки – ячейки, предназначенные для ввода данных.
Рассчитываемые ячейки – ячейки с зеленым фоном. Значения в этих ячейках рассчитываются автоматически при вводе значений в заполняемые ячейки. С целью сохранения целостности данных редактирование рассчитываемых ячеек запрещено.
Запрещенные ячейки – ячейки, содержащие символ «Х». Запрещенные ячейки заполнены в соответствии с утвержденной формой, редактирование запрещенных ячеек запрещено с целью сохранения целостности данных.
Ввод данных возможен только в заполняемые ячейки таблицы. При попытке изменения любой другой ячейки появится сообщение MS Excel:
Внимание! Листы защищены паролем. Запрещается снимать защиту листа.
-
Заполнение титульного листа
Титульный лист формы расположен на листе Раздел0 книги. Для заполнения титульного листа формы необходимо ввести наименование, адрес и ОКПО организации. Почти все ячейки листа Раздел0 являются информационными и не подлежат изменению. Заполняемыми являются только ячейки для ввода наименования, адреса и ОКПО организации (выделены на рисунке).
  
Ввод значений формы осуществляется на листах книги Раздел1, Раздел2 и т.д. Эти листы соответствуют разделам утвержденной формы и содержат таблицы для ввода значений. Ввод данных возможен только в заполняемые ячейки таблицы (см. рис. ниже).
          
Заполняемые
Вводите данные последовательно в каждую заполняемую ячейку. Если ячейка не содержит данные, то рекомендуется оставлять ее незаполненной. Допускается вводить значение «0» (ноль). При вводе данных осуществляется проверка формата вводимых значений и проверка контрольных соотношений.
Внимание! Рекомендуется вводить данные в заполняемые ячейки вручную. Не рекомендуется копировать данные из других файлов, так как это может привести к ошибкам при проверке формата вводимых значений и проверке контрольных соотношений.
Проверка формата вводимых значений
При вводе данных в заполняемые ячейки осуществляется проверка формата вводимых значений. Допускается ввод только числовых значений с необходимой точностью: в разделах 1, 2, 4, 5 – целые неотрицательные значения, в разделе 3 – неотрицательные значения с одним десятичным знаком. В качестве разделителя целой и дробной части используется символ «,» (запятая). Не допускается ввод никаких других символов. При попытке ввести значение недопустимого формата появится одно из сообщений об ошибке:
 
Контрольные соотношения
При вводе данных в заполняемые ячейки осуществляется проверка контрольных соотношений, например, число в одной ячейке должно быть больше, чем число в другой ячейке (перечень контрольных соотношений приведен в приложении 1). Если введены значения, не удовлетворяющие одному или нескольким контрольным соотношениям, то ячейки, содержащие ошибочные значения, выделяются серым фоном, и в них меняется цвет шрифта:
на синий, если допущена ошибка между ячейками в разных графах;
на красный, если допущена ошибка между ячейками в разных строках;
на зеленый, если допущена ошибка между ячейками на разных листах.
После исправления ошибок в ячейках пропадает серый фон, и цвет шрифта меняется на черный.
Внимание! По окончании ввода формы перед передачей формы в вышестоящий орган необходимо убедиться, что форма не содержит ошибок: ни на одном листе не должно быть ячеек с серым фоном и с синим, красным, зеленым цветом шрифта.
На последнем листе книги в конце формы необходимо указать должность, ФИО, телефон должностного лица, ответственного за предоставление формы, дату составления документа, а так же должность и ФИО исполнителя.
Сохраните введенные данные с помощью горячих клавиш Ctrl + S или с помощью главного меню (пункт «Сохранить»).
Распечатайте форму с помощью горячих клавиш Ctrl + P или с помощью главного меню (пункт «Печать»).
Передайте полученный файл в вышестоящий ОМСУ или ОИВ в области физической культуры и спорта по электронной почте или на любом электронном носителе.
-
Расчет сводной формы
Расчет сводной формы осуществляется в ОМСУ или ОИВ в области физической культуры и спорта на основе форм, полученных от подведомственных организаций. Для этого используется файл 3 АФК_свод_2013.xls.
Файл 3-АФК_свод_2013.xls предназначен только для расчета суммы форм, предоставленных подведомственными организациями. Этот файл не предназначен для ввода формы вручную. При попытке изменить значения появится сообщение MS Excel:
Внимание! Листы защищены паролем. Запрещается снимать защиту листа.
-
Размещение файлов, полученных от подведомственных организаций
Все файлы, полученные от подведомственных организаций, должны быть сохранены в одной папке на жестком диске (все файлы должны иметь уникальное название). Файлы, полученные от подведомственных организаций могут быть как 3-АФК_шаблон_2013.xsl, так и 3-АФК_свод_2013.xls. В эту же папку необходимо выложить собственный файл 3-АФК_свод_2013.xls, в котором будет храниться рассчитанная сводная форма.
Внимание! Папка не должна содержать никаких других Excel-файлов.
Откройте файл 3-АФК_свод_2013.xls. На листе Раздел0 нажмите кнопку «Рассчитать сводную форму». При этом будет запущена программа суммирования данных из всех файлов, расположенных в текущей папке. По окончании расчета появится информационное сообщение:
Нажмите «ОК» для закрытия информационного окна.
Проверьте данные, появившиеся в форме на листах Раздел1, Раздел2 и т.д. Эти листы не должны содержать ячейки с серым фоном. Наличие серых ячеек говорит о том, что одна или несколько исходных форм содержат ошибки. Найдите эти формы, исправьте ошибки и запустите расчет сводной формы снова (кнопка «Рассчитать сводную форму» на листе Раздел0).
Внимание! Не исправляйте ошибки в данных непосредственно в файле 3-АФК_свод_2013.xls. Листы данной книги защищены паролем. Запрещается снимать защиту.
-
Заполнение титульного листа
Титульный лист формы расположен на листе Раздел0 книги. Для заполнения титульного листа формы необходимо ввести наименование, адрес и ОКПО организации. Почти все ячейки листа Раздел0 являются информационными и не подлежат изменению. Заполняемыми являются только ячейки для ввода наименования, адреса и ОКПО организации.
На последнем листе книги в конце формы необходимо указать должность, ФИО, телефон должностного лица, ответственного за предоставление формы, дату составления документа, а так же должность и ФИО исполнителя.
Сохраните введенные данные с помощью горячих клавиш Ctrl + S или с помощью главного меню (пункт «Сохранить»).
Распечатайте форму с помощью горячих клавиш Ctrl + P или с помощью главного меню (пункт «Печать»).
Передайте полученный файл в вышестоящий ОИВ в области физической культуры и спорта по электронной почте или на любом электронном носителе.
Приложение 1.
Контрольные соотношения в форме 3-АФК
Раздел I. Физкультурно-оздоровительная работа
Вводятся целые неотрицательные значения
Тип соотношения, формат ячейки
|
Проверка
|
Между графами
|
Гр.4 >= гр.5
|
Между графами
|
Гр.4 >= гр.6 + гр.7
|
Между графами
|
Гр.8 >= гр.9
|
Между графами
|
Гр.8 >= гр.10
|
Между графами
|
Гр.8 >= гр.11 + … + гр.15
|
Между строками
|
Стр.01 = стр.02 + … + стр.06 + стр.12 + … + стр.16
|
Между строками
|
Стр.01 >= cтр.17
|
Между строками
|
Стр.06 >= стр.07 + стр.08 + стр.09 + стр.10 + стр.11
|
Между строками
|
Стр.01 гр.5 = стр.17 гр.4 = стр.17 гр.5
|
Между строками
|
Стр.01 гр.10 = стр.17 гр.8 = стр.17 гр.10
|
Раздел II. Спортивные сооружения, приспособленные к занятиям инвалидов
Вводятся целые неотрицательные значения
Тип соотношения, формат ячейки
|
Проверка
|
Между графами
|
Гр.3 >= гр.4
|
Между графами
|
Гр.3 >= гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8
|
Между графами
|
Гр.3 >= гр.9
|
Между строками
|
Стр.18 = стр.19 + … + стр.22 + стр.24 + стр.25 + стр.28 + … + стр.34
|
Между строками
|
Стр.22 >= стр.23
|
Между строками
|
Стр.25 >= стр.26 + стр.27
|
Раздел III. Финансирование адаптивной физической культуры и спорта
Вводятся неотрицательные значения с одним десятичным знаком
Тип соотношения, формат ячейки
|
Проверка
|
Между графами
|
Гр.3 = гр.4 + гр.5 + гр.6
|
Между графами
|
Гр.8 = гр.3 + гр.7
|
Между строками
|
Стр.35 >= стр.36 + стр.37 + стр.38 + стр.39
|
Раздел IV. Развитие видов спорта
Вводятся целые неотрицательные значения
Тип соотношения, формат ячейки
|
Проверка
|
Между графами
|
Гр.4 должна быть заполнена, если заполнена гр.3.
|
Между графами
|
Гр.4 >= Гр.5
|
Между графами
|
Гр.4 >= Гр.6
|
Между графами
|
Гр.4 >= Гр.7 + … + Гр.26
|
Между листами
|
Гр.4 >= гр.27
|
Между графами
|
Гр.27 = гр.28 + гр.31 + гр.32 + гр.33
|
Между графами
|
Гр.28 >= гр.29 + гр.30
|
Между строками
|
Стр.40 = стр.45 + … стр.99
|
Между строками
|
Стр.40 >= стр.41 + … + стр.44
|
Между строками
|
Стр.40 >= стр.100
|
Между строками
|
Стр.40 гр.6 = стр.100 гр.4 = стр.100 гр.6
|
Раздел V. Спортивное мастерство среди инвалидов
Вводятся целые неотрицательные значения
Тип соотношения, формат ячейки
|
Проверка
|
Между графами
|
Гр.3 >= гр.4 + гр.5 + гр.6 + гр.7
|
Между строками
|
Стр.101 = стр.102 + стр.103 + стр.104
|
Между строками
|
Стр.105 >= стр.106 + стр.107
|
|
