Отчёт
Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» о реализации основных направлений деятельности по развитию архивного дела за 2013 год
Государственное регулирование развития архивного дела
Приоритетные направления развития и функционирования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее - КУ «Государственный архив Югры») в 2013 году были определены основными постулатами Стратегии развития Российской Федерации на период до 2020 года в области культуры и архивного дела, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 08.02.2011 №2227-р, а также мерами по реализации в 2013 году на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры основных положений Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 12 декабря 2012 года, утвержденные распоряжением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Юры от 31.01.2013 г. № 59-рг.
КУ «Государственный архив Югры» в своей работе нацелен на качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации, соблюдение нормативных режимов хранения, обеспечение сохранности и своевременный учёт архивных документов, оказание методической, консультативной помощи организациям – источникам комплектования КУ «Государственный архив Югры», расширение доступа к архивным документам для всех категорий пользователей, обеспечение открытости деятельности и информационное обслуживание населения, опираясь на Концепцию развития архивного дела до 2020 года, учитывая План мероприятий («дорожная карта») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», методические рекомендации Росархива, руководствуясь нормативно-правовыми документами органов государственной власти Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области архивного дела.
Функционирование КУ «Государственный архив Югры» в 2013 году находилось в нормативно-правовом поле деятельности:
федерального закона от 22.10.2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»,
окружного закона от 07.06.2005 г. № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»,
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 об утверждении «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007),
приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов РФ, государственных органов субъектов РФ, органов местного самоуправления, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» (М.,2010),
ведомственной целевой программы Службы по делам архивов автономного округа «Документальное наследие Югры на 2011-2015 годы и на период до 2020 года»,
и других законодательных нормативно-правовых актов представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, регулирующих деятельность архивов.
Финансирование КУ «Государственный архив Югры» в 2013 году осуществлялось в соответствии с законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 09 ноября 2012 года № 130-оз «О бюджете Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов». Объем бюджетных ассигнований автономного округа в отчетном году был доведен до учреждения в размере 21 224,0 тыс. рублей. По состоянию на 01 января 2014 года процент исполнения бюджета составил 99,98 %. Необходимо отметить, что на протяжении двух лет функционирования учреждения доведенные годовые объемы бюджетных ассигнований, учреждением осваиваются в полном объеме.
Основные объемы услуг и работ, а также показатели функционирования КУ «Государственный архив Югры» в 2013 году были определены Государственным заданием КУ «Государственный архив Югры» на 2013 и плановый период 2014-2015 годы, утвержденным приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 20.12.2012 № 122.
В целом, учитывая комплексный подход к организации деятельности учреждения в 2013 году были определены следующие основные задачи:
Проведение работ по организации хранения архивных документов, в соответствие действующему законодательству, локальным нормативным актам учреждения, регламентирующим сохранность и учет документов.
Проведение работ по комплектованию Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с планом деятельности КУ «Государственный архив Югры» на 2013 год. Обеспечение мониторинга изменений, происходящих в организациях-источниках комплектования. Подготовка документов к согласованию с ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. Осуществление работ по упорядочению документов личного происхождения и в организациях-источниках комплектования.
Информационное обеспечение государственных органов местного самоуправления, организаций и граждан на основе хранящихся документов. Прием заявок (запросов) на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок, копий) в электронном виде. Предоставление пользователям архивными документами архивных справок или копий архивных документов. Подготовка информационного материала, статей для публикации в средствах массовой информации. Проведение обзоров по выставкам (стационарным и в электронном виде), подготовленным на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении в КУ «Государственный архив Югры».
Обеспечение бесперебойного сопровождения единой локальной сети, программного обеспечения и электронных баз данных.
Обеспечение качественного сопровождения официального сайта КУ «Государственный архив Югры».
Обеспечение информационной безопасности.
Обеспечение работы по формированию кадрового потенциала КУ «Государственный архив Югры». Повышение профессионального уровня работников.
Обеспечение безопасных условий труда.
Обеспечение эффективного и целевого освоения лимитов денежных средств.
Осуществление единого документооборота.
С целью совершенствования и выстраивания единых правил и норм функционирования учреждения в 2013 году КУ «Государственный архив Югры» была продолжена деятельность по разработке, доработке и внедрению соответствующих нормативных локальных актов (нормативной документации), а именно, разработаны и внедрены в деятельность:
Номенклатура дел на 2013 год (приказ от 20.12.2012 № 158).
Положение об учетной политике (приказ от 18.02.2013 № 4).
Положение об оплате и стимулировании труда работников КУ «Государственный архив» (приказ от 01.04.2013 №15).
Положение об отделах, должностных инструкциях (приказ от 01.04.2013 № 17).
Одним из главных условий качественного функционирования учреждения является создание благоприятных и безопасных рабочих мест, для чего в 2013 году:
В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации в КУ «Государственный архив Югры», руководствуясь Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 01.03.2012 N 181н «Об утверждении Типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков», организован процесс формирования системы управления охраной труда, являющаяся составной частью (подсистемой) общей системы управления организацией. Основу функционирования системы управления охраной труда составляет нормативная правовая база, в том числе локальная, разрабатываемая непосредственно в КУ «Государственный архив Югры» в соответствии с требованиями.
В целях обеспечения безопасных условий труда на каждом рабочем месте в соответствии со ст. 209, 212 Трудового кодекса Российской Федерации, руководствуясь приказом Минздравсоцразвития России
от 26.04.2011 № 342н «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда» (далее - (Порядок № 342н), действуя
на основании приказа Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – КУ «Государственный архив Югры»)
от 18.09.2012 № 124 «О создании постоянно действующей комиссии
по аттестации рабочих мест по условиям работы» проведена аттестация рабочих мест по условиям труда.
Для организации работ по договорам от 01.10.2012 № 111/2012;
от 01.11.2012 № 112/2012 на выполнение исследований условий труда при аттестации рабочих мест привлекалась Автономная некоммерческая организация Ханты-Мансийского автономного округа Югры «Региональный центр охраны труда», зарегистрированная в реестре аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда.
Аттестация рабочих мест по условиям труда в КУ «Государственный архив Югры» проводилась с 26 октября 2012 года по 02 сентября 2013 года.
Всего проведена аттестация 33 рабочих мест.
Аттестационная комиссия по комплексной оценке условий труда, по количеству заявленных рабочих мест, сделала следующее заключение: «Рабочие места аттестованы с комплексной оценкой условий труда «не соответствуют государственным нормативным требованиям охраны труда».
В ходе аттестации рабочих мест по условиям труда
КУ «Государственный архив Югры» оформлены карты аттестации рабочих мест по условиям труда (далее – карты АРМ). По результатам оценки условий труда установлены компенсации работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а именно:
повышен размер оплаты труда работников (Раздел VI, глава 21, ст. 147 ТК РФ);
предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
(Раздел V, глава 19, ст. 117 ТК РФ);
сокращена продолжительность рабочего времени (Раздел IV, глава 15, статья 92 ТК РФ);
-
определены иные социальные гарантии работникам КУ «Государственный архив Югры», такие как:
право на досрочное назначение трудовой пенсии (Глава VI, статья 28 Федеральный закон № 173-ФЗ от 17 декабря 2001 г.);
проведение медицинских профилактических осмотров, периодичностью 1 раз в год (Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 12 апреля 2011 г. N 302н, прил.1, п. 3.2.2.4., п. 3.12.).
По итогам аттестации рабочих мест, комиссией в адрес работодателя представлены рекомендации по улучшению и оздоровлению условий труда, а именно:
в части модернизации системы искусственного освещения (улучшение качественного освещения);
в части соблюдения режима труда и отдыха – в соответствии
с графиком работы организации;
в части подбора персонала (работников) без изменений остались следующие позиции, дающие право работодателю на трудоустройство и применение труда женщин, а так же лиц до 18 лет.
По итогам аттестации рабочих мест по условиям труда в КУ «Государственный архив Югры» издан приказ от 02.09.2013 № 69 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам КУ «Государственный архив Югры», занятых на работах
с вредными условиями труда»; проведены надлежащим образом кадровые изменения.
В целях своевременной профилактики профессиональных заболеваний работников, учитывая результаты проведенной аттестации рабочих мест по условиям труда, ведётся работа по расширению с учреждениями здравоохранения, в частности по проведению медицинских осмотров (обследований) работников КУ «Государственный архив Югры». В связи с тем, что проведение медосмотров проводится на возмездной основе, в рамках бюджетных ассигнований 2013 года возможность прохождения медицинского осмотра предоставлена 18 сотрудникам, оставшиеся специалисты перенесены в план 2014 года, для прохождения медосмотра, в случае наличия финансовых средств на оплату данного вида услуг.
В БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ» направлено письмо о необходимости приведения в соответствие законодательно утвержденных норм искусственного освещения в рабочих кабинетах сотрудников КУ «Государственный архив Югры».
В 2013 году основные показатели деятельности КУ «Государственный архив Югры» в области организационно-управленческой деятельности выглядят следующим образом:
принято 1785 входящих документов;
отправлено 2340 исходящих документов;
введено в действие 147 приказа по основной деятельности;
издано 186 приказов по личному составу;
издано 164 приказа о предоставлении отпусков;
проведено 6 заседаний комиссии по установлению стажа работникам;
проведено 27 аппаратных и 23 рабочих совещания при директоре;
заключено 89 договоров и 3 государственных контракта.
Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного Фонда Российской Федерации
В 2013 году в КУ «Государственный архив Югры» мероприятия по укреплению пожарной и охранной безопасности, улучшению условий хранения архивных документов, ведению государственного учета документов были продолжены в штатном режиме.
Обеспечение охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны в КУ «Государственный архив Югры» осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства, так в отчетном периоде проведены все необходимые, в рамках действующего законодательства, инструктажи с работниками:
Вид инструктажа
|
*Количество
|
Вводный по Охране труда
|
31
|
Внеплановый по Охране труда
|
2
|
Вводный по Пожарной безопасности
|
31
|
Первичный
|
3
|
Инструктаж по ГО и ЧС
|
26
|
Итого проведено инструктажей:
|
93
|
*Учету подлежат инструктажи, проведенные с каждым работником.
Своевременно сдается отчетность по охране труда в администрацию города Ханты-Мансийска.
Учитывая специфику деятельности КУ «Государственный архив Югры», в случае возникновения чрезвычайной ситуации техногенного или природного характера, с целью защиты и охраны здоровья работников, каждому специалисту под подпись выдан самоспасатель «Феникс», на входы/выходы каждого архивохранилища дополнительно установлены хладоновые огнетушители (позволяют минимизировать гибель архивных документов в случае необходимого тушения возникшего пожара).
Разработаны и введены в действие следующие приказы директора КУ «Государственный архив Югры»:
от 17.10.2013 № 86/1 «Об утверждении инструкции о порядке работы КУ Государственный архив Югры» при чрезвычайных ситуациях»»;
от 17.10.2013 № 87 «Об утверждении Положения о пропускном режиме, охране и содержания служебных помещений, занимаемых КУ «Государственный архив Югры»»;
от 21.10.2013 № 92 «О подготовке и проведении объектовой тренировки, по эвакуации людей из здания в случае возникновения пожара»;
от 28.10.2013 № 99 «Об обязательном наличии в КУ «Государственный архив Югры» коллективной аптечки Первой медицинской помощи»;
от 28.10.2013 № 100 «Об утверждении инструкции по оказанию доврачебной медицинской помощи при несчастных случаях»;
от 28.10.2013 № 101 «Об утверждении Положения о двухступенчатом контроле за состоянием охраны труда в КУ «Государственный архив Югры»;
от 21.11.2013 № 112 «Об ограничении курения»;
от 09.12.2013 № 122 «Об утверждении Инструкции об охранном режиме в КУ «Государственный архив Югры»;
Работниками КУ «Государственный архив Югры» в части охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны используются следующие методические материалы:
Инструкция по оказанию доврачебной помощи при несчастных случаях (выдана всем руководителям структурных подразделений);
Пособие по безопасной работе на персональных компьютерах;
Нормы пожарной безопасности;
-
Учебные видеоролики:
Инструктаж по оказанию первой помощи при несчастных случаях;
Инструктаж по ГО действия в ЧС;
Инструктаж по электробезопасности (I группа);
Вводный инструктаж по Пожарной безопасности, первичные средства пожаротушения.
Методическое пособие «Приказы по охране труда – методика разработки и составления, образцы приказов»;
Методическое пособие «Система охраны труда офисного объекта»;
Рабочая тетрадь «Охрана труда» (настольная книга специалиста).
С целью соблюдения требований Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2012 года № 390 и информированности работников и посетителей КУ «Государственный архив Югры» на каждом из этажей в информационных стендах содержащих наглядную агитацию и раздаточный материал о правильных действиях на случай возникновения пожара и оказании первой медицинской помощи, а также, указаны номера телефонов поста охраны, МЧС (Пожарная охрана), скорой медицинской помощи.
На всех этажах размещены Планы эвакуации при пожаре из здания КУ «Государственный архив Югры», которые в текущем году по письменному заявлению в адрес БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ» были приведены в соответствие.
Для обеспечения практического выполнения норм законодательства по вопросам охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны обучились на курсах повышения квалификации по программам «Охрана труда» - 3 человека; «Пожарно-технический минимум - 2 человека; по ГО и ЧС организаций - 2 человека.
В рамках договора с БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ» от 06.08.2012 № 57-12/БП о безвозмездном пользовании помещением по адресу г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, д. 21, КУ «Государственный архив Югры» полностью обеспечен:
Организацией внутриобъектового режима и охраны;
Подготовкой слаботочных систем к осенне-зимнему периоду;
Испытаниями на прочность и плотность водяных систем теплоснабжения пробным давлением, промывку водяных систем теплоснабжения;
Подготовкой ХВС к эксплуатации в осенне-зимний период;
Подготовкой канализации к эксплуатации в осенне-зимний период на объекте;
Подготовкой систем вентиляции и автоматики к осенне-зимнему периоду;
Подготовкой электрооборудования к осенне-зимнему периоду;
Испытаниями внутреннего противопожарного водопровода;
Техническим обслуживанием системы автоматического порошкового пожаротушения.
Учитывая нормативные режимы по обеспечению сохранности архивных документов в части соблюдения охранного режима, своевременно (1 раз в квартал) проводятся обследования здания и помещений архивохранилищ на предмет технической укреплённости и оснащённости средствами ОПС, о чем свидетельствуют ежеквартальные акты обследования.
В КУ «Государственный архив Югры» действуют, утвержденные приказом «Функциональные обязанности и порядок поведения ответственных лиц за работу в архивохранилищах», утверждена и размещена в каждом архивохранилище «Памятка для ответственного за архивохранилище», утвержден и находится в архивохранилище № 1 План эвакуации особо ценных документов Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры», утвержден Перечень практических действий работников при чрезвычайных ситуациях.
Таким образом, работа по вопросам охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и гражданской обороны в КУ «Государственный архив Югры» выполняется в установленные сроки и в соответствии с действующим законодательством.
За отчетный период в адрес КУ «Государственный архив Югры» не поступило ни одного предписания надзорных органов по соответствующим направлениям.
Осуществление контроля температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима хранения документов, правил пожарной безопасности в архивохранилищах, контроль показания приборов, регистрирующих температуру и влажность воздуха дважды в день – выполняются неукоснительно. Особому контролю подвержена система кондиционирования приточно-вытяжной вентиляции в архивохранилищах, за работу которой отвечает специалист БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ», постоянно находящийся в здании Архива и осуществляющий ежедневные (2 раза в день) контрольные замеры, также с занесением показателей в Журнал регистрации и быстро реагированием, в случае изменений в архивохранилище температурно-влажностного режима. В связи с тем, что летом 2013 года, в связи с высокими температурами воздуха неоднократно выходили из строя кондиционеры архивохранилищ, по письменному заявлению в адрес БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ» о необходимости приведения в соответствие системы кондиционирования, в конце года вся система вентиляции и кондиционирования архивохранилищ была полностью заменена на новое оборудование. Замену производила привлеченная БУ ХМАО-Югры «ДЭСЗ», на основе конкурсного отбора, специализированная компания. В настоящее время производится ввод системы в промышленную эксплуатацию, температурный и влажностный режим находится в норме.
Еженедельно (по вторникам) проводятся влажные уборки в архивохранилищах, ежемесячно (последняя пятница месяца) проводятся санитарные дни. Сведения заносятся в журналы учета проведения уборок и санитарных дней в архивохранилищах: обеспыливание стеллажных полок, батарей, обработка плинтусов, подоконников.
В соответствии с планом, утвержденным приказом директора КУ «Государственный архив Югры» от 02 апреля 2012 года № 58, в 2013 году проводилась проверка наличия и состояния архивных документов в архивохранилищах № 1 и № 2.
Сплошная проверка в архивохранилище № 1 была начата в январе 2013 года, окончена в июне 2013 года. Проверено наличие и состояние дел 17 фондов, 15250 единиц хранения, стоящих на учете. Все дела проверенных фондов оказались в наличии. В ходе проверки выявлено количество дел, требующих:
переплета - 180 ед. хр.;
реставрации - 1783 ед. хр.;
дезинфекции/дезинсекции - 34 ед. хр.
Одновременно с проверкой наличия и состояния дел производилось 100 % картонирование хранящихся в архивохранилище № 1 документов, было закартонировано 10989 ед. хр. в 1659 коробов.
В ходе проверки наличия и состояния дел был проверен «Церковный фонд», находящийся в архивохранилище№ 1. Данный фонд не стоит на государственном учете и является непринятым. Наличие документов проверялись по имеющимся на этот фонд описям. Все документы оказались в наличии. Крайние даты документов «Церковного фонда» - 1819-1936гг. Многие документы данного фонда находятся в неудовлетворительном физическом состоянии, многие не имеют обложек. Все дела не пронумерованы, не имеют архивных шифров. Часть документов не являются «церковными». Общее количество дел по описям № 2, 3, 4, 5, 6 – 353 документа.
Документы Церковного фонда так же были закартонированы в 49 коробов. Будут перемещены на хранение в архивохранилище отдела комплектования кабинет № 408 для дальнейшей их научно-технической обработки и подготовки к фондированию.
Проверка наличия и состояния архивных документов в архивохранилище № 2 проводилась с 01 июля по 08 ноября 2013 года. Проверено наличие и состояние 44554 единиц хранения в 216 фондах из 222 фондов, находящихся в архивохранилище № 2. В ходе проверки был обнаружен и проверен фонд пользования фонда электронных копий, не учтенный в паспорте архивохранилища № 2, 8 ед. хр. Фонды, принятые на хранение в архивохранилище № 2 в 2013 году, проверке не подлежали (6 фондов – 324 ед. хр.):
В ходе проверки выявлено количество дел, требующих:
переплета - 1097 ед. хр.;
реставрации - 2432 ед. хр.;
реставрации обложки - 1930 ед. хр.;
оформления обложки - 456 ед. хр.
восстановления затухающего текста - 1104 ед. хр.
дезинфекции/дезинсекции - 10/1 ед. хр.
В итоге проверки в архивохранилище № 2 не обнаружено 61 ед. хр. (из них стоящих на гос. учете - 54 ед. хр.) в 7 фондах. Из 61 единиц хранения в розыске находятся в период с 1998 по 2009 годы по архивохранилищу № 2 - 46 единиц хранения, 15 единиц хранения было выявлено и занесено в Журнал учета необнаруженных дел в 2013 году (14 дел не обнаружено в ходе проверки и 1 дело было не обнаружено при выдаче).
На необнаруженные дела заведены карточки учета необнаруженных архивных документов, сделана запись в Журнале учета необнаруженных дел.
Так же в ходе проверки обнаружено:
В паспорт архивохранилища № 2 был ошибочно занесен фонд № 84 «Сельхозартель им. Молотова», который должен был быть в паспорте архивохранилища № 3, где данный фонд размещен в соответствии с тематикой и утвержденным планом-схемой размещения фондов. Составлен акт о технических ошибках;
В паспорте архивохранилища № 2 фонд № 547 «Коллекция документов по истории Ханты-Мансийского района» ошибочно считался фондом личного происхождения, на самом деле фонд № 547 таковым не является. Фонд № 547 «Коллекция документов по истории Ханты-Мансийского района» включает в себя управленческую документацию. Составлен акт о технических ошибках.
В паспорта архивохранилищ № 2 и № 3 внесены соответствующие изменения.
Среди документов фондов личного происхождения, учтенных в паспорте архивохранилища № 2 как документы на бумажной основе (3215 ед. хр.), обнаружены: фотодокументы – 920 ед. хранения, фонодокументы – 3 ед. хр., видеодокументы – 2 ед. хр., СD диски – 4 ед. хр. Также 1 фотодокумент (позитив) обнаружен в фонде № 563 – «Коллекция документов по истории возрождения церквей», учтенный в паспорте архивохранилища № 2 как документы на бумажной основе (управленческая документация).
В 2014 году планируется внести изменения в учетную документацию по разделению документов на бумажных носителях, фото, фоно, видео и СД-дисков.
Итоги проверки оформлялись листами и актами проверки. Были подготовлены справки по итогам проверок архивохранилищ № 1 и № 2.
В течение 2013 года архивистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры» велась работа по розыску необнаруженных дел. При розыске просматривались книги выдачи сотрудникам, в читальный зал и во временное пользование, изучались дела фондов, описи дел, акты к выделению на уничтожение, книга учета выбытия из фондов. Организация розыска дел проводилась по всем четырем архивохранилищам.
В результате проведенных мероприятий обнаружено 15 дел, определенных в розыск в период с 2001 по 2012 годы.
В ходе розыска обнаружено 10 дел в четырех архивохранилищах:
ф. ФОТО, о.1, дело 1751 - в розыске с 2011г;
ф. 1, о.1, дело 168 - в розыске с 2012г;
ф.43, о.1, дела 570, 625 - в розыске с 2011г;
ф.58, о.1, дело 221 - в розыске с 2008г;
ф.248, о.1, дела 66, 76 - в розыске с 2008г;
ф.406, о.1, дело 28 - в розыске с 2008г;
ф.486, о.1, дело 188 - в розыске с 2004г;
ф.539, о.1, дело 15 - в розыске с 2008г.
ф.5, о.1, дело 46 - в розыске с 2010г;
ф.8, о.1, дело 146 - в розыске с 2007г.
При проверке наличия и состояния дел в архивохранилище № 2 обнаружено 3 единицы хранения, ранее находившихся в розыске, а именно:
ф.482, о.1, дело 26 - в розыске с 2001г;
ф.207, о.1, дело 35 - в розыске с 2008г.;
ф.543, о.2, дело 47 - в розыске с 2008г.
На все обнаруженные дела были составлены справки об обнаружении, сделаны отметки в карточках и журнале учета необнаруженных дел.
На 01.01.2014 г. Всего по четырем архивохранилищам по карточкам учета необнаруженных архивных документов, записям в Журнале учета необнаруженных дел 69 единиц хранения из 14 фондов находятся в розыске.
Проведение работ по картонированию.
За 2013 год закартонировано 17261 единиц хранения (план 6000 ед. хр.) в 2426 коробов. Большое опережение плана по картонированию, как уже отмечалось в предыдущих отчетах, обусловлено тем, что одновременно с проверкой наличия и состояния дел производилось 100 % картонирование хранящихся в архивохранилище № 1 документов. Было закартонировано 10989 ед. хр. в 1659 коробов.
После приема и картонирования дел была произведена замена постеллажных указателей в архивохранилищах № 1, № 2, № 3 и № 4.
С целью установления точной загруженности архивохранилищ были произведены замеры протяженности полок во всех четырех архивохранилища. Загруженность полок по всем архивохранилищам составляет 58,15%, соответственно свободно – 41,85%.
Во 2 квартале 2013 года было подготовлено и утверждено приказом от 09.04.2013 № 27 «Положение о лаборатории реставрации документов отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры», основной задачей которой является проведение комплекса работ по обеспечению физической сохранности документов и печатных изданий, находящихся на хранении в архиве. Комплекс работ включает в себя реставрацию документов, подшивку, картонирование дел, консервационно-профилактическую обработку (обеспыливание) фотодокументов, улучшение физического состояния документов путем поддержания влажностного режима (вакуумная упаковка) особо ценных (ОЦ) документов.
Архивистами (реставраторами) лаборатории реставрации архивных документов в 2013 году отреставрировано 96 единиц хранения или 2438 листов при плане – 50 единиц хранения.
Улучшение физического состояния документов путем поддержания влажностного режима (вакуумная упаковка) проводилось с ОЦ делами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, прошедшими оцифровку. В 2013 года завакуумировано 104 единицы хранения при плане 100 единиц хранения.
В результате проверки наличия и состояния дел в архивохранилище № 1 в фонде № И-2 «Коллекция рукописных, старопечатных книг и редких книг гражданской печати» были выявлены дела со следами жизнедеятельности насекомых. Принято решение изолировать данные документы путем их вакуумирования. Завакуумировано - 24 единицы хранения.
После оцифровки 2011-2012 годов большое количество дел оказались расшиты. С целью обеспечения сохранности предварительно прошедших полистную проверку подшито в 2013 году 1260 единиц хранения. План на год составляет 850 ед. хранения.
В 2013 году архивистами реставрационной лаборатории проведена работа по консервационно-профилактической обработке (обеспыливанию) фотодокументов, всего обеспылено 1759 единиц хранения фотопозитивов при плане 1700 единиц хранения.
На каждую единицу хранения фотодокумента была заведена карточка учета технического состояния фотодокумента, включающую в себя следующую информацию: вид фотодокумента (негатив, позитив, черно-белый, цветной и т.д.); дата съемки; техническое состояние фотодокумента; заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки; вид реставрационно-профилактической обработки.
Всего оформлено 1759 карточек учета технического состояния фотодокумента.
В 2013 году планировалось перенести с видеокассет на надежный носитель Фонд видеофонограмм в количестве 43 единицы хранения, дополнительно сделать удобную страховую копию (Фонд пользования) для использования в работе по запросам. Данный вид работ не выполнен, в связи с тем, что отсутствовало оборудование (ТВ-тюнер), позволяющее сделать перенос на СД-диски. Приобретение ТВ-тюнера было запланировано в рамках ведомственной целевой программы Службы по делам архивов автономного округа «Документальное наследие Югры» в течение 2013 года.
Приказом директора КУ «Государственный архив Югры» от 22.03.2013 года № 9 утверждено «Положение об архивохранилище отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры», регламентирующее задачи, функции и организацию работы архивохранилища.
Приказом директора КУ «Государственный архив Югры» от 22.03.2013г. № 10 утверждены «Функциональные обязанности и порядок поведения ответственных лиц за работу в архивохранилищах», назначены ответственные за работу в архивохранилищах.
Архивистами, ответственными за архивохранилища в течение 2013 года осуществлялась выдача дел по заказам (требованиям):
Сотрудникам - 18707 единиц хранения;
Исследователям в читальный зал - 1961 единица хранения;
В реставрационную лабораторию на реставрацию, подшивку и вакуумирование – 996 единиц хранения.
Осуществлялась выдача во временное пользование. По актам выдачи во временное пользование было выдано 246 единиц хранения.
Всего выдано – 21910 единиц хранения.
Так же в 2013 году выдавался фотофонд:
Сотрудникам - 1905 единиц хранения;
В реставрационную лабораторию - 1759 единиц хранения.
Всего выдано фото - 3664 единицы хранения.
Для организации выставок в 2013 году было выдано 54 предмета.
Ежемесячно проводилась проверка правильности и аккуратности ведения учетных документов по выдаче и возврату дел, контроля сроков возврата дел. Нарушения сроков возврата дел не обнаружено.
Ежеквартально проводилась полная выверка книг выдачи дел.
Архивистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры» проводился полистный просмотр дел при выдаче сотрудникам, исследователям в читальный зал, перед подшивкой и реставрацией дел, при отборе особо ценных дел для создания страхового фонда и возврате дел после микрофильмирования. В 2013 году полистно проверено 3179 ед. хранения (380586 листов). В ходе полистного просмотра составлялись отсутствующие листы-заверители (1298 штук) и листы использования (1075 штук).
В ходе полистного просмотра и проверки наличия и состояния архивных документов в архивохранилищах № 1 и № 2 были выявлены документы с повреждениями носителя и текста. На эти дела составлено 56 карточек учета документов на бумажной основе с повреждениями носителя и 13 карточек учета документов на бумажной основе с повреждением текста.
Составлен новый
|
