Прика з «07» февраля 2007 г. №22 Москва

Скачать 1.86 Mb.

Название	Прика з «07» февраля 2007 г. №22 Москва
страница	1/26
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 26

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА

(ФМС России)

П Р И К А З

«07» февраля 2007 г. № 22
Москва

О документационном обеспечении управления в системе ФМС России

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы^¹, реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» -
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию о документационном обеспечении управления в системе ФМС России.

2. Начальникам управлений центрального аппарата ФМС России, подразделений, непосредственно подчиненных Службе, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.1. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим приказом, и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

2.2. Принять меры по рациональному размещению делопроизводственных подразделений, обеспечению их средствами связи, компьютерной и организационной техникой.

3. При подготовке документов, представляемых для рассмотрения Министру внутренних дел Российской Федерации и его заместителям, руководствоваться требованиями Инструкции о документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987.

4. Управлению делами ФМС России оказать практическую помощь территориальным органам ФМС России по вопросам организации делопроизводственных процессов.

5. Управлению тылового обеспечения, по заявкам подразделений центрального аппарата и непосредственно подчиненных подразделений ФМС России, обеспечить изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции.

6. Считать утратившим силу приказ ФМС России от 3 июля 2006 г. № 171 «О дополнительных мерах по совершенствованию контроля за выполнением документов и поручений в системе Федеральной миграционной службы».

Директор
генерал-полковник милиции	К.О. Ромодановский

Приложение

к приказу ФМС России

от «07» февраля 2008 № 22

ИНСТРУКЦИЯ

о документационном обеспечении управления

в системе ФМС России

Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок организации делопроизводства в системе ФМС России^¹, разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

1.1. Целью Инструкции является совершенствование документационного обеспечения управления, технологий обработки документов, организация документооборота и формирование документальных фондов на единой методической основе, установление общих требований к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате ФМС России, и иных, входящих в ее систему организаций и подразделений.

1.2. ФМС России организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием автоматизированных (компьютерных) систем (автоматизированный учет) и представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на хранение в делопроизводственное подразделение, в подразделение спецфондов.

3. Документационное обеспечение управления – вид служебной деятельности подразделений, органов и организаций системы ФМС России, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

4. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Службы возлагается на Управление делами ФМС России, а в ее территориальных органах на отделы, отделения, группы делопроизводства, делопроизводства и режима и другие структурные подразделения, на которые возложены функции по документационному обеспечению управления^¹.

4.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

4.2. Работа с секретными документами и шифртелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

5. Служба ДОУ является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю органа ФМС России.

6. Положение о службе ДОУ, должностные инструкции сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников^² разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов органа ФМС России и утверждаются его руководителем.

7. На службу ДОУ возлагается выполнение следующих основных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю органа ФМС России и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

7.3. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю органа ФМС России.

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Разработка и проектирование бланков документов.

7.8. Разработка и ведение номенклатуры дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

7.9. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.10. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией ФМС России и передачи в подразделение специальных фондов.

7.11. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.12. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, государственных гражданских служащих, работников системы ФМС России^¹.

7.13. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

7.14. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

7.15. Информирование руководителя органа ФМС России об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.16. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающими объем документооборота.

7.17. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.18. Координация деятельности по вопросам документационного обеспечения.

7.19. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе ФМС России.

7.20. Организация специального обучения и повышения квалификации сотрудников ФМС России, за которыми функционально закреплены обязанности по организации документационного обеспечения.

7.21. Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

7.22. Организация изучения сотрудниками ФМС России в системе служебной и профессиональной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

7.23. Консультирование сотрудников ФМС России по вопросам работы с документами.

7.24. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

7.25. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.26. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в ФМС России, а также хранилищ документов и ключей от них.

7.27. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников службы ДОУ возлагается на руководителя органа ФМС России.

9. В подразделениях службы ДОУ должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Должностные лица органов ФМС России при работе с документами обязаны:

- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю службы ДОУ об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;

- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов. Знакомить с документами, в случае необходимости, посторонних лиц и сообщать содержащиеся в них сведения, только с разрешения соответствующего руководителя органа ФМС России;

- своевременно сдавать все документы в подразделение службы ДОУ при увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку;

- использовать сведения, содержащиеся в документах, только в служебных целях и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также настоящей Инструкцией.

11. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение службы ДОУ, под расписку в соответствующих журналах учета.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в подразделения спецфондов, независимо от сроков их хранения.

12. Сотрудники ФМС России несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами, их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

13. При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом руководителю соответствующего структурного подразделения, для принятия исчерпывающих мер к поиску документов, и руководителю подразделения службы ДОУ.

14. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа ФМС России или его заместителей по запросу. О передаче документов делается соответствующая отметка в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

15. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 14 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа ФМС России, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. Международный обмен информацией осуществляется в установленном порядке с учетом положений настоящей Инструкции.