Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Республики Крым
«Керченский морской технический колледж»
Рассмотрено и принято Советом колледжа .
Протокол № __ от _______ 2016 г
|
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора ГБП ОУ РК «КМТК»
№ «_____» от ___________ 2016 г ___________В.П. Чернопятов
|
.
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Республики Крым «Керченский морской технический колледж»
регистрационный № ___
экземпляр № ___
г.Керчь
2016
СОДЕРЖАНИЕ
1.НАЗНАЧЕНИЕ 3
2.ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 3
3.НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 3
4.ТЕРМИНЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 3
5.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4
6.ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА 5
7.ПРАВА АРХИВА 7
8.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 7
9.ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ 7
10.ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА 9
11.ЛИСТ РАССЫЛКИ 10
12.ЛИСТ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ И РЕВИЗИЙ ДОКУМЕНТА 11
1. НАЗНАЧЕНИЕ
Настоящее Положение устанавливает организационно-правовое положение, цели, задачи, функции, права, ответственность и взаимодействие архива с другими структурными подразделениями Колледжа.
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящее Положение является внутренним нормативным актом Колледжа и применяется сотрудниками Архива, а также используется другими структурными подразделениями Колледжа.
3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
Настоящее Положение разработано в соответствии со следующими документами:
Федеральный Закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ;
Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»;
Устав Колледжа;
Локальные нормативные акты Колледжа;
Документы СМК Колледжа в соответствии с Реестром документов СМК Колледж;
Приказ Министерства Культуры Российской Федерации от 25.08.2010г. № 558 «ОБ утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
Приказ Министерства образования науки и молодежи Республики Крым от 19.11.2014 № 287 «О привидении учредительных документов учебных и научных заведений в соответствие с законодательством Российской Федерации».
4. ТЕРМИНЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
4.1.В настоящем положении используются следующие термины:
Инструкция – документ правил, устанавливающих порядок выполнения работ в определенной области.
Локальный нормативный акт - письменный документ, закрепляющий правила поведения между участниками деятельности Колледжа (Положения, Правила, Инструкции, Регламенты и т.п.), и предназначенный для внутреннего использования в Колледже.
Роскомархив - комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации.
Росархив - федеральный орган исполнительной власти, находящийся в ведении Министерства культуры РФ.
Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.
Структурное подразделение Колледжа - звено Колледжа, включающее коллектив исполнителей, имеющих обособленные, четко определенные функции в процессе управления или рабочих процессах Колледжа, отличные от функций других звеньев и в силу этого входящие в структуру управления Колледжа, как организационно обособленная часть Колледжа (службы, отделы).
Положение о структурном подразделении - нормативно-правовой документ, устанавливающий организационно-правовое положение, цели, задачи, функции, права и взаимодействие подразделения с другими подразделениями Колледжа.
Система менеджмента качества (СМК) – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
4.2.В настоящем Положении используются следующие обозначения:
ГБП ОУ РК «КМТК» (Колледж) - Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Республики Крым «Керченский морской технический колледж».
ПСП – положение о структурном подразделении.
ФЗ - Федеральный закон
ЭК - Экспертная Комиссия
ЭПК - Экспертно-Проверочная Комиссия
Настоящее Положение разработано в соответствии с приказом Роскомархива от 18 августа 1992 года № 176 « О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» и на основании Устава Колледжа.
5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1.Документы Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Республики Крым «Керченский морской технический колледж» (далее колледж), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и Республики Крым, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в МКУ «Муниципальный архив города Керчи».
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроков, хранятся в колледже.
5.2.Колледж обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством (Росархивом), обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производится силами и за счет колледжа.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностное лицо архивариус несет ответственность в соответствии с
действующим законодательством.
5.3.В колледже для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Керченский морской технический колледж» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
5.4.Архив не является самостоятельным структурным подразделением колледжа.
5.5.Функции ведения архива колледжа возлагаются на архивариуса, который находится в непосредственном подчинении начальнику Отдела Кадров колледжа.
5.6.Архив в своей деятельности руководствуется:
5.6.1.Уставом колледжа
5.6.2.Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
5.6.3.Приказами и распоряжениями директора колледжа.
5.6.4.Правилами внутреннего трудового распорядка.
5.6.5.Коллективным договором.
5.6.6. Настоящим Положением.
5.7.Положение об архиве колледжа утверждается приказом директора колледжа.
6. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
6.1. Основными задачами архива являются:
Комплектование архива документами (постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу).
6.1.1.Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного, методического аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
6.1.2.Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом.
6.1.3.Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.
6.2.В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
6.2.1.Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.
6.2.2.Разрабатывает и согласовывает с МКУ «Муниципальный архив города Керчи» графики представления описей и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
6.2.3.Составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертной Методической Комиссии в ГКУ РК «Государственный Архив Республики Крым».
6.2.4.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
6.2.5.Организует использование документов:
- информирует руководство и работников колледжа о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях
служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового порядка, в установленном порядке выдает копии документов, хранящихся в архиве.
6.2.6.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии колледжа.
6.2.7.Оказывает методическую помощь структурным подразделениям колледжа в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.
6.2.8.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
6.2.9.Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации.
7. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
7.1.Давать структурным подразделениям колледжа и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив и другим вопросам, относящимся к компетентности архива.
7.2.Запрашивать и получать от структурных подразделений колледжа сведения, необходимые для выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
7.3.Требовать от работников подразделений колледжа своевременного возврата документов, других информационных материалов, полученных в архиве на временное пользование; комплектной сдачи документации; объяснений по поводу невозврата, порчи документов и пр.
7.4. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
8.1.Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций несет архивариус.
8.2. Контроль за деятельностью архива осуществляется начальником Отдела Кадров колледжа.
8.3.Организационно-методическое руководство деятельностью архива колледжа осуществляется МКУ « Муниципальный архив города Керчи».
9. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ.
Архив взаимодействует:
9.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);
- поиска необходимых документов, информации;
- возвращения документов в архив;
- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);
- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;
9.2.При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с предоставлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);
РАЗРАБОТАНО
Архивариус ГБП ОУ РК «КМТК»
Стригунова Н.А.______________
от _____________201_ г.
|
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
ГБП ОУ РК «КМТК»
Жак Т.И.____________________
от______________201_г.
|
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела управления качеством
ГБП ОУ РК «КМТК»
Кальченко В.С.___________________
от_______________201_г.
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА
Ф.И.О.
|
Должность
|
Дата
|
Подпись
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЛИСТ РАССЫЛКИ
№ экземпляра
|
Название отдела или ФИО лица, получившего документ
|
Дата рассылки
|
Подпись лица получившего экземпляр
|
Подпись ПРК
|
контрольный
|
Чернопятов В.П.
|
02.09.2016
|
|
|
1
|
Масленников Е.А.
|
02.09.2016
|
|
|
2
|
Кальченко В.С.
|
02.09.2016
|
|
|
3
|
Чистякова Е.А.
|
02.09.2016
|
|
|
4
|
Быстрова Л.Л..
|
02.09.2016
|
|
|
5
|
Жигилий И.В.
|
02.09.2016
|
|
|
6
|
Старикова И.А.
|
02.09.2016
|
|
|
7
|
Антишин В.А.
|
02.09.2016
|
|
|
8
|
Жак Т.И.
|
02.09.2016
|
|
|
9
|
Харитонова О.И.
|
02.09.2016
|
|
|
10
|
Кириленко Т.А.
|
02.09.2016
|
|
|
11
|
Шаблий А.Г.
|
02.09.2016
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЛИСТ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ И РЕВИЗИЙ ДОКУМЕНТА
№ экземпляра
|
Дата внесения изменении, дополнений и проведения ревизий
|
Номер листа/раздела
|
Краткое содержание изменения
|
Документ на основании, которого внесены изменения
|
Подпись ПРК
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
