Хранение в музее предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней без соответствующего документального оформления категорически запрещается.
К акту приема на новые поступления прилагается акт по результатам опробования драгоценных металлов и экспертизы драгоценных камней, а его номер и дата указываются в графе "примечания" акта приема.
Бланки актов приема и выдачи должны быть отпечатаны на пишущей машинке или типографским способом и заполняться под копирку на пишущей машинке или от руки черной или синей пастой.
Акты заполняются разборчиво. В них дается краткое описание предмета и его отличительных признаков, а также состояние сохранности.
Акты подписываются: акт приема - материально ответственным лицом, принявшим предмет (предметы), и лицом сдавшим; акт выдачи - материально ответственным лицом, сдавшим предмет (предметы), и лицом, его принявшим. Акты приема и выдачи подписываются также гл. хранителем музея, в присутствии которого происходит передача.
Акты скрепляются печатью музея и утверждаются его директором.
24. Акты приема и выдачи музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней во временное пользование после порядкового номера должны иметь условное обозначение "вр.". Без указанного условного обозначения акты к исполнению не принимаются. Акты с обозначением "вр." регистрируются в Книге временных поступлений.
25. Акты приема и выдачи предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней составляются в трех экземплярах: первый экземпляр передается в отдел (сектор) учета фондов или главному хранителю (зав. фондами); второй - передается в отдел хранения предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней (спецхранение, особую кладовую), третий - вручается или пересылается по почте сдатчику или получателю предмета.
26. Внутримузейные перемещения предметов (из одного отдела хранения в другой, на экспозицию, в реставрацию и т.д.) производятся при наличии письменного распоряжения директора музея и оформляются передаточным актом (Приложение N 4) в присутствии комиссии.
Все взаимопередачи предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней производятся с обязательным взвешиванием.
Взвешивание должно производиться на технических весах 3 класса с точностью в зависимости от массы взвешиваемого предмета:
из золота от 0 до 5 кг - 0,01 г
из металлов более 5 кг - 0,001% от взвеши-
платиновой группы ваемой массы
из серебра от 0 до 10 кг - 0,1 г
более 10 кг - 0,001% от взвеши-
ваемой массы.
Определение массы драгоценных камней должно производиться с точностью до 0,01 карата.
Учет драгоценных металлов и драгоценных камней ведется с точностью:
- золота и металлов группы платины - до 0,01 грамма;
- серебра - до 0,1 грамма;
- драгоценных камней - до 0,01 карата.
Передаточный акт составляется в трех экземплярах, подписывается материально ответственными лицами, принявшими и сдавшими предметы, и членами комиссии. После оформления первый экземпляр акта передается в отдел (сектор) учета фондов или главному хранителю (зав. фондами); второй - материально ответственному лицу, передавшему предмет (предметы), третий - вместе с предметом (предметами) передается материально ответственному лицу, которому он передан на ответственное хранение.
27. В актах приема и выдачи, передаточных актах общее количество предметов, общая масса драгоценных металлов (в граммах и проба), масса в каратах и количество драгоценных камней, находящихся в предмете (предметах), указываются цифрами и прописью.
28. Выдача предмета (предметов) из драгоценных металлов и драгоценных камней в постоянное или временное пользование другому музею или учреждению производится по письменному распоряжению руководства министерства культуры союзной республики для музеев республиканского и местного подчинения; для музеев союзного подчинения - по письменному распоряжению Министерства культуры СССР и оформляется соответствующим актом. В акте выдачи предметов на временное хранение оговаривается срок возврата предмета. Продление срока возврата допускается по согласованию с директором музея и с разрешения органов, давших разрешение на выдачу. После истечения срока временного хранения предмет должен быть своевременно возвращен на место постоянного хранения. При возвращении предмета после реставрации, в случае изменения его массы, делается соответствующая запись в графе "примечания" в учетной документации фондов с указанием номера и даты документа, удостоверяющего изменение массы.
29. При выдаче из музея предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней во временное пользование музей или другая организация, принимающая предметы, выдает гарантийное письмо о его сохранности и своевременном возврате (или же эти данные оговариваются в акте выдачи), аналогичный порядок установлен для выдачи предметов на реставрацию.
30. При выдаче предметов из музея другому музею для постоянного пользования во всех учетных документах (актах приема, книге поступлений, инвентарной книге, специальной инвентарной книге) в графе "примечание" делается запись об исключении из основного фонда музея. При этом указывается название документа, разрешающего выдачу, его номер и дата, а также номер и дата акта выдачи.
Запись в книге подписывается главным хранителем (зав. фондами) и заверяется печатью музея.
31. Использование учетных номеров, освободившихся после исключения выбывших предметов, для записи других предметов не разрешается.
32. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в книге поступлений основного фонда производится на основании актов приема на постоянное хранение, к которым прилагаются акты результатов их опробования и экспертизы. Данные акта результатов опробования и экспертизы предмета о материале, размере, массе и количестве фиксируются в гр. 6 и 7 книги поступлений.
33. Порядок регистрации предметов в книге поступлений определен Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, утвержденной Министерством культуры СССР от 17.07.85 N 290.
V. Научная инвентаризация музейных предметов из драгоценных
металлов и драгоценных камней
34. Научная инвентаризация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, как и всех других предметов основного фонда, является основной формой их изучения, описания и научного определения.
Общие правила научной инвентаризации определены Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР.
35. Описание в инвентарных книгах нумизматических материалов массового изготовления включает сведения о государственной принадлежности, имени правителя, месте и годе чеканки, номинале (для монет), сюжете и времени выпуска (для медалей), названии и назначении (для орденов и нагрудных знаков), а также указание на аналогичный предмет, опубликованный в каталоге.
При описании идентичных предметов дается развернутое описание одного из них с последующей ссылкой на это описание предметов той же группы (коллекции). При этом указываются отличительные признаки описываемого предмета (расположение клейм, N и т.д.).
36. Индивидуальные особенности нумизматических материалов массового изготовления при полной идентичности их внешних признаков определяются массой каждого изучаемого предмета.
VI. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов
и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах
37. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах (Приложения N 5, 6, 7) производится на основании актов: приема, опробования и экспертизы. Для советской нумизматики, кроме того, на основании официальных сведений Гознака (Приложение N 8).
38. Специальные инвентарные книги учета музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней ведутся по следующим разделам или отдельным книгам в зависимости от количественного состава фонда <*>:
--------------------------------
<*> При отнесении предмета к тому или иному разделу (к книге) следует исходить из основного материала предмета. Для небольших коллекций драгоценных металлов и драгоценных камней запись может вестись без выделения разделов.
а) для предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и драгоценных камней:
- металлы платиновой группы;
- золото (в т.ч. драгоценные камни в золоте или серебре или металлы группы платина-золото);
- серебро;
б) для предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части:
- металлы платиновой группы;
- золото в сочетании с серебром или металлами платиновой группы;
- сплавы серебра различных проб;
в) для нумизматики <*>:
--------------------------------
<*> В музеях, имеющих большой фонд нумизматических материалов (в т.ч. клада монет), книги научной инвентаризации могут быть приравнены к книгам спецучета (специальным инвентарным книгам), а сам фонд - к фонду спецхранения.
- металлы платиновой группы;
- золото или металлы платиновой группы в сочетании с золотом;
- серебро.
39. Предметы, в которых драгоценные металлы находятся в виде инкрустации, насечек и покрытий, тканевые предметы с использованием драгоценных металлов в виде нитей, проволоки, блесток и других мелких украшений (в шитье, парче, кружевах, бахроме и др.), а также полудрагоценные и прочие камни (турмалины, гиацинты, топазы, хризолиты, бирюза, кораллы, опалы, яшма, агат, малахит, кварц и его разновидности по цвету и др.) учитываются в порядке, предусмотренном для всех музейных предметов, в книгах поступлений и инвентарных книгах и записываются с указанием наименований.
Учету в специальных инвентарных книгах такие предметы не подлежат.
40. Обезличенный оброн (драгоценных камней, жемчуга и деталей из драгоценных металлов) должен находиться на хранении в фондах и подлежит специальному актированию и учету по количеству и массе каждой детали или драгоценного камня в книге временных поступлений до момента определения его принадлежности. В последнем случае составляется акт и делается соответствующая отметка в книге, а предмет (оброн) получает учетный номер предмета (по книге поступлений и инвентарной книге), которому он принадлежит.
41. Специальные инвентарные книги учета драгоценных металлов и драгоценных камней должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящей организации.
На обороте последнего листа книги делается надпись: "в настоящей инвентарной книге учета драгоценных металлов и драгоценных камней пронумеровано, прошнуровано и опечатано (количество прописью) листов с номера по номер". Книга заверяется подписями: директора музея, главного хранителя, лица, ответственного за учет и хранение предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней и печатью музея (Приложения N 9, 10 - правила заполнения граф в специальных инвентарных книгах).
42. Ошибки, допущенные при записи в учетных документах (актах приема и выдачи, книге поступлений, инвентарной книге, специальной инвентарной книге), исправляются красными чернилами зачеркиванием неправильного текста или цифровых записей на основании протокола фондово-закупочной комиссии. Правильная запись делается над зачеркнутым текстом, которая подтверждается подписями директора музея или главного хранителя (зав. фондами), лица, ведущего запись в учетных документах, и лица, материально ответственного за хранение предметов из драгоценных металлов и камней. Подписи заверяются печатью музея.
Подчистки, помарки или неподтвержденные соответствующими подписями исправления в учетных документах не допускаются.
43. Шифр музея, отдела хранения и учетные номера, присвоенные предметам, согласно записям в книге поступлений, инвентарной книге и специальной инвентарной книге учета предметов из драгоценных металлов и камней, закрепляются за каждым предметом.
44. Групповая запись допускается для археологических комплектов и нумизматических предметов, содержащих большое количество однотипных изделий, масса каждого из которых менее 0,1 г, с указанием общей массы и количества.
45. Все учетные номера, присвоенные музейным предметам, проставляются тушью на бирках неэкспозиционной части предмета или вложенных в предмет или подвешенных к нему.
46. В фондохранилищах драгоценных металлов и драгоценных камней (особых кладовых, спецхранилищах) кроме специальных инвентарных книг ведутся вспомогательные формы учета - "Топографическая опись" и "Топографическая картотека".
"Топографическая опись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней" составляется отдельно на каждый сейф, витрину и состоит из следующих граф:
Графа 1 - номер по порядку.
Графа 2 - номер книги поступлений.
Графа 3 - номер инвентарной книги.
Графа 4 - номер специальной инвентарной книги.
Графа 5 - наименование предмета.
Графа 6 - количество и комплектность.
Графа 7 - примечание.
В графе "Примечание" отмечаются все движения предмета: выдача в экспозицию, временная передача другому музею, перемещение внутри хранилища.
Описи составляются и подписываются хранителем в двух экземплярах, один из которых хранится в соответствующем сейфе, витрине, коробке и др., второй - служит рабочим экземпляром.
47. Справочная картотека (карточный указатель) предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней включает в себя все данные научно-охранного описания предмета и характера реставрационных работ. Картотека ведется по следующей форме:
Графа 1 - номер инвентарной книги.
Графа 2 - номер книги поступлений.
Графа 3 - номер специальной инвентарной книги по учету предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
Графа 4 - краткое описание предмета с указанием материала и отличительных особенностей.
Графа 5 - количество, масса, проба, размер.
Графа 6 - место нахождения предмета: N витрины, шкафа, полки и др.
Графа 7 - сохранность.
Графа 8 - примечание.
В графе "Примечание" даются все сведения о движении предмета, его фотоснимок с указанием номера негатива.
48. Топографические карточки хранятся в порядке номеров предметов по специальной инвентарной книге.
Топографические описи и карточки из хранилища не выдаются.
49. В случае изменения местоположения предмета последний исключается из описи, а в картотеке хранителем делается соответствующая отметка.
50. Монетные клады записываются в книгу поступлений, инвентарную книгу и специальную инвентарную книгу в полном составе <*>, запись в которой производится по форме коллекционных описей по следующим графам:
--------------------------------
<*> Монеты из драгметаллов и простых металлов.
Графа 1. Номер по порядку.
Графа 2. Номер главной инвентарной книги музея.
Графа 3. Номер книги поступлений.
Графа 4. Наименование (данные о кладе: место находки, время, обстоятельства, общее количество, общий вес, дата захоронения клада, ссылка на издание клада).
Графа 5. Определение (например, Иван IV (1533 - 1584), копейка без букв, 1535 - 1547 гг.).
Графа 6. Описание (например, Новгородский денежный двор, далее следует ссылка на литературу, которая в данном случае заменяет описание).
Графа 7. Металл, проба.
Графа 8. Размер.
Графа 9. Масса (в г).
Графа 10. Сохранность.
Графа 11. Количество.
51. При занесении клада в коллекционную опись однотипные предметы одной массы (0,07 г каждый), то есть те предметы, которые объединяются одной общей ссылкой на номер каталога, записываются в одну строку с указанием порядковых номеров, через тире в графе "масса" указывается их общая масса, в графе "количество" - количество экз. Помимо этого на каждый клад составляется специальная карточка с указанием всех сведений о кладе и условий его находки по следующей форме:
|
