Приложение
к постановлению администрации
городского округа город Стерлитамак
Республики Башкортостан
от « 05 » ___12___ 2013 года № 2536
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству административной комиссии
городского округа город Стерлитамак
Республики Башкортостан
Настоящая инструкция по делопроизводству административной комиссии городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности административной комиссии городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан (далее - административная комиссия).
Настоящая Инструкция обеспечивает организацию и ведение делопроизводства административной комиссии в соответствии с единой системой организации и порядка ведения делопроизводства административными комиссиями в Республике Башкортостан, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения дел об административных правонарушениях, документации и передачи их в архив.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронной техники.
I. Общие положения
Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всего состава административной комиссии.
Инструкция составлена на основании Государственной системы документационного обеспечения управления «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 года №33 (далее – ГСДОУ), утвержденным постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года №28, ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ), указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации, Законом Республики Башкортостан от 3 февраля 2006 года №278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан».
Все члены административной комиссии, включая секретаря комиссии, ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется Управлением Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов.
Общее руководство делопроизводством и контроль за его состоянием осуществляет председатель административной комиссии (далее – председатель комиссии).
Председатель комиссии:
а) несет персональную ответственность за состояние делопроизводства и архива административной комиссии;
б) контролирует сроки прохождения дел и материалов в административной комиссии;
в) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;
г) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журналов и нарядов, своевременность исполнения определений, постановлений;
д) дает разрешение на выдачу или направление по запросам компетентных органов дел, материалов, документов.
Председатель комиссии вправе издавать распоряжения по организации делопроизводства административной комиссии в соответствии с настоящей Инструкцией, а также распоряжения, связанные с выполнением требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.
Ведение делопроизводства административной комиссии возложено на ответственного секретаря административной комиссии (далее – секретарь комиссии).
В обязанности секретаря комиссии также входит:
а) обеспечение подготовки материалов дел об административных правонарушениях к рассмотрению на заседаниях административной комиссии;
б) извещение членов административной комиссии и лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении, о времени и месте рассмотрения дела;
в) ведение протокола заседания административной комиссии и его подписание;
г) обеспечение рассылки определений и постановлений, вынесенных административной комиссией, лицам, в отношении которых они вынесены, их представителям и потерпевшим;
д) оформление, подготовка и направление дел об административных правонарушениях на рассмотрение районных судов по жалобам на постановления;
е) направление вступивших в законную силу постановлений на исполнение;
ж) формирование нарядов, подготовка описей и передача дел в архив административной комиссии;
з) подготовка и направление в Управление Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов статистических отчетов;
и) ежегодное изготовление номенклатуры дел административной комиссии.
В своей работе секретарь комиссии подчиняется председателю административной комиссии, а в его отсутствие заместителю председателя административной комиссии.
Прием граждан производится секретарем комиссии, а в его отсутствие - членом административной комиссии по поручению председателя комиссии ежедневно в течение рабочего дня.
Выдача копий документов производится секретарем комиссии ежедневно в течение рабочего дня.
II. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
2.1 Прием и отправку корреспонденции в административной комиссии осуществляет секретарь комиссии.
2.2. Секретарь комиссии при приеме входящей корреспонденции вскрывает пакеты (конверты), проверяет соответствие присланных материалов описи, а затем ставит на первой странице дела (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления материала в административную комиссию, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма №1). Пакеты (конверты) должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, составляется соответствующий акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.
2.3. Поступившие в административную комиссию материалы, в том числе и материалы с протоколами, составленными членами административной комиссии, и иные документы (присланные курьером, электронной почтой, факсимильной связью), а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма №1) в день поступления.
2.4. Не подлежат регистрации, а приобщаются секретарем комиссии к материалам дела с отметкой о времени их поступления:
- возвращенные извещения о времени и месте рассмотрения дела;
- почтовые уведомления;
- расписки в получении копий постановлений (определений), жалоб.
2.5. Корреспонденция, отправляемая административной комиссией по почте, подлежит регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции (форма №2). При отправке по назначению документов, в том числе при направлении корреспонденции электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале учета исходящей корреспонденции (форма №2), исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.
2.6. Для учета телефонограмм ведется соответствующий журнал учета телефонограмм (форма №10).
2.7. Извещения и копии процессуальных актов направляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года №221.
2.8. Корреспонденция в адрес административной комиссии, хранящаяся до получения в почтовом отделении, должна быть получена не позднее двух дней с момента получения уведомления (не считая праздничных и выходных дней).
III. Регистрация и учет дел об административных правонарушениях
3.1. Все дела и материалы об административных правонарушениях регистрируются в журнале учета дел об административных правонарушениях (форма №3) и в алфавитном указателе к журналу учета дел об административном правонарушении (форма №4). Регистрация дел осуществляется в хронологическом порядке по мере их поступления.
3.2. Каждому делу об административном правонарушении присваивается номер. Номер дела об административном правонарушении состоит из порядкового номера, совпадающего с порядковым номером из журнала учета дел об административных правонарушениях и текущего года, который указывается через дефис.
3.3. Дела, не рассмотренные в текущем году, образуют переходящий остаток. Указанные дела подлежат повторной регистрации в журнале учета дел об административных правонарушениях (форма № 3) на очередной год. При этом им присваивается новый порядковый номер в журнале с указанием через дробь прошлогоднего номера.
Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации переходящего остатка предыдущего года.
Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).
3.4. Дело об административном правонарушении подшивается в обложку. Порядковый номер дела указывается на обложке. Реквизиты обложки дела также включают: данные о лице, в отношении которого возбуждено дело (фамилия, имя, отчество физического лица, наименование юридического лица); пункты и номера статей Кодекса Республики Башкортостан об административных правонарушениях, по которым возбуждено дело; дату начала и дату окончания рассмотрения дела, дату передачи в архив.
3.5. Все материалы дела об административном правонарушении должны заполняться машинописным способом либо ручкой (пастами черного, синего или фиолетового цвета) разборчиво, без помарок и исправлений.
3.6. Дата поступления дела (материала), указываемая на первой странице и в журнале учета дел об административных правонарушениях, должна отражать время фактического поступления дела в административную комиссию.
3.7. На внутренней стороне обложки дела об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (форма №6).
3.8. Все страницы дела нумеруются. В деле об административном правонарушении ведется внутренняя опись, в которой отражается наименование документа и порядковый номер страницы его расположения. Внутренняя опись формируется в конце дела. Внутренняя опись подписывается секретарем комиссии.
3.9. По делам, присланным по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной секретарем комиссии в день приема дела.
3.10. Дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены постановлений, регистрируются как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер.
3.11. Дела об административных правонарушениях, возвращенные административной комиссией для устранения недостатков в протоколе в орган (должностному лицу), представивший материал, и вновь поступившие на рассмотрение в административную комиссию с нарушением процессуальных сроков, предусмотренных частью 3 статьи 28.8 КоАП РФ, также регистрируются как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер.
3.12. В алфавитном указателе к журналу учета дел об административных правонарушениях (форма №4) повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.
3.13. При поступлении в административную комиссию материалов о совершении лицом двух и более административных правонарушений, материалы по каждому правонарушению регистрируются как самостоятельное дело.
IV. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу административной комиссии, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством
4.1. Все поступающие в административную комиссию от граждан предложения, заявления и жалобы (далее - обращения) регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции и в журнале регистрации обращений, не подлежащих рассмотрению в порядке административного производства (форма №5) с указанием даты их поступления.
4.2. Дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившее обращение, с указанием даты их поступления.
Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам или одному и тому же адресату, если не истек срок рассмотрения по первому обращению.
Обращения считаются повторными, если они поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случаях:
а) если заявитель не удовлетворен данным ему по первоначальному обращению ответом;
б) если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а ответ заявителю не дан.
4.3. Рассмотрение обращений граждан не процессуального характера осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Законом Республики Башкортостан от 12 декабря 2006 года № 391-з «Об обращениях граждан в Республике Башкортостан».
4.4. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции административной комиссии, оно не позднее семи дней со дня поступления направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю.
4.5. Обращения считаются разрешенными и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя комиссии.
4.6. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в наряд «Обращения, не подлежащие рассмотрению в порядке, установленном Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации, и переписка по ним» или в отдельные производства.
V. Оформление дел на стадиях принятия к производству
и назначения к рассмотрению
5.1. Сведения по делу об административном правонарушении с определением (постановлением) административной комиссии, вынесенным при подготовке к рассмотрению дела (статья 29.4 КоАП РФ), не позднее следующего рабочего дня секретарем комиссии вносятся в журнал учета дел об административных правонарушениях (форма №3).
5.2. Если по делу принято решение о направлении его по подведомственности, оно с сопроводительным письмом направляется адресату. Одновременно об этом извещается орган, направивший протокол об административном правонарушении. В журнале учета дел об административных правонарушениях делается соответствующая отметка, а копии постановления и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.
5.3. Если по ходатайству лица, привлекаемого к административной ответственности, принято решение о направлении дела по месту его жительства, оно с сопроводительным письмом направляется в административную комиссию муниципального образования, в котором это лицо проживает. При этом к делу приобщается заверенная копия муниципального нормативного правового акта, нарушение требований которого вменяется данному лицу. О направлении дела извещается орган, представивший материал. В журнале учета дел об административных правонарушениях делается соответствующая отметка, а копии постановления и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.
5.4. При принятии решения о возвращении протокола об административном правонарушении и других материалов дела в орган, должностному лицу, которые составили протокол, для устранения недостатков, протокол и другие материалы должны быть возвращены не позднее следующего рабочего дня.
5.5. В случае прекращения производства по делу об административном правонарушении по основаниям, предусмотренным статьей 24.5 КоАП РФ, копия постановления также направляется в орган, представивший материал.
5.6. Дело назначается к рассмотрению с учетом необходимости соблюдения процессуальных сроков (статья 29.6 КоАП РФ) и своевременного извещения участников процесса.
5.7. Секретарь комиссии принимает меры по обеспечению явки лиц, участвующих в деле. Лицу, привлекаемому к административной ответственности, и другим лицам, вызываемым на рассмотрение дела, направляются извещения с указанием времени и места проведения заседания административной комиссии.
Вызов лиц, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении, может осуществляться также заказным письмом с уведомлением о вручении, телефонограммой или телеграммой, факсимильной связью либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату.
Извещения, адресованные гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, направляются по месту их жительства. При этом место жительства индивидуального предпринимателя определяется на основании выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
Место нахождения юридического лица, его филиала или представительства определяется на основании выписки из Единого государственного реестра юридических лиц. Если юридическое лицо, участвующее в производстве по делу об административном правонарушении, ведет дело через представителя, извещение также направляется по месту нахождения (месту жительства) представителя.
5.8. Если лицо, участвующее в производстве по делу об административном правонарушении, заявило ходатайство о направлении извещений по иному адресу, административная комиссия, в производстве которой находится дело, направляет извещение также по этому адресу. В этом случае извещение считается врученным лицу, участвующему в производстве по делу об административном правонарушении, если извещение доставлено по указанному таким лицом адресу (статья 25.15 КоАП РФ).
5.9. В случае уклонения лица, привлекаемого к административной ответственности, от явки в административную комиссию без уважительных причин, а его участие признается обязательным при рассмотрении дела (пункт 8 части 1 статьи 29.7 КоАП РФ), рассмотрение дела откладывается с вынесением определения о принудительном приводе этого лица.
5.10. При наличии оснований для обеспечения мер безопасности на заседание административной комиссии секретарь комиссии по поручению председателя комиссии извещает об этом органы внутренних дел.
|
