ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Конституционном Суде Российской Федерации
(ИЗВЛЕЧЕНИЯ)
2.Прием, регистрация и распределение корреспонденции
Порядок поступления и приема корреспонденции
Корреспонденция доставляется в Конституционный Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными (курьерами) или передается на личном приеме граждан.
Кроме того, корреспонденция может поступать в Конституционный Суд в виде факсограммы, электронного документа.
Корреспонденция Конституционного Суда также поступает в Представительство Конституционного Суда в городе Москве (далее - Представительство).
Прием, предварительный просмотр, регистрация и направление для дальнейшего прохождения корреспонденции, поступающей в Конституционный Суд, осуществляются в день ее поступления Отделом по обеспечению делопроизводства Секретариата Конституционного Суда (далее – Отдел по обеспечению делопроизводства).
На действия сотрудников Представительства по работе с входящими документами распространяются правила, установленные настоящей Инструкцией для работы с входящими документами в Отделе по обеспечению делопроизводства.
При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты Отдела по обеспечению делопроизводства проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе, комплектность документов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается Отделом по обеспечению делопроизводства по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом.
В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт (Приложение 1) в двух экземплярах, один из которых хранится в Отделе по обеспечению делопроизводства, а второй прикладывается к документам, которые в дальнейшем регистрируются в обычном порядке (в случае возврата таких поступивших документов сотрудник, передающий их на отправку, делает копию акта и прикладывает к отправляемым документам с указанием в приложении)…..
…
….
….
Информация, поступившая по электронной связи на адрес «Общий ящик Конституционного Суда», распечатывается сотрудником, определенным руководителем Секретариата Конституционного Суда, и передается им на регистрацию в общем порядке в Отдел по обеспечению делопроизводства.
Электронные документы, поступившие на электронный адрес сотрудника аппарата Конституционного Суда и содержащие служебную информацию, передаются через делопроизводителя подразделения в распечатанном виде на регистрацию в общем порядке в Отдел по обеспечению делопроизводства.
Регистрация полученных документов.
Документы, поступившие в Конституционный Суд в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, подлежат регистрации в АИС «Делопроизводство».
Конверты после регистрации документов, как правило, уничтожаются. Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
Конверты от поступающих в Конституционный Суд обращений уничтожению не подлежат и приобщаются к обращениям.
В АИС «Делопроизводство» организован раздельный учет обращений в Конституционный Суд и входящей служебной корреспонденции.
Каждому регистрируемому обращению автоматически присваивается очередной порядковый номер обращения.
При регистрации служебной корреспонденции также в порядке поступления присваивается очередной порядковый номер документа, относящегося к служебным.
Если поступивший документ является обращением, то сотрудником Отдела по обеспечению делопроизводства (в Представительстве – сотрудником Представительства) при внесении реквизитов входящего документа в АИС «Делопроизводство» заполняются поля: «Журнал регистрации», «Вид документа», «Способ получения», «Откуда» (указываются наименование организации или фамилия и инициалы лица, направившего документы в Конституционный Суд, а при регистрации коллективных обращений указывается фамилии первых трех лиц, подписавших обращение), «От кого» (при регистрации обращения от организации указывается фамилия и инициалы лица, подписавшего обращение), «Количество экземпляров», «Количество листов». А также заполняются при наличии: сопроводительного письма – поля «Сопроводительное письмо», «Номер исходящий и дата», документа об уплате государственной пошлины – поля «Госпошлина», «Номер платежного поручения», «Дата платежного поручения», и «Отметка о повторности».
Если поступивший документ относится к служебной переписке, то при внесении реквизитов входящего документа в АИС «Делопроизводство» заполняются поля: «Журнал регистрации», «Дело по номенклатуре», «Вид документа», «Способ получения», «Исходящий номер», «Исходящая дата», «Откуда», «От кого», «Содержание», «Количество экземпляров» и «Количество листов».
После внесения указанных реквизитов в АИС «Делопроизводство» выпускается карточка входящего документа (далее – учетная карточка) на бумажном носителе (Приложение 3) для картотеки входящих документов Отдела по обеспечению делопроизводства, в которой будет фиксироваться первоначальная передача документа путем проставления даты и подписи лица, получившего документ.
По каждому поступившему обращению осуществляется проверка на повторность обращения и подборка всех хранящихся в Отделе по обеспечению делопроизводства документов с результатами предыдущего рассмотрения по данному вопросу в Конституционном Суде (при этом для временной замены изымаемых из места их хранения в Отделе по обеспечению делопроизводства документов изготавливаются карточки-заменители (Приложение 4)).
При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется штамп с порядковым номером и датой поступления. На всех других входящих документах регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.
Наличие в приложении к обращению денежных знаков, наград, паспортов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений и других важных документов учитывается в специальном журнале (Приложение 5) с отметкой в базе данных, о чем в необходимых случаях сообщается руководителю Секретариата Конституционного Суда.
Документы, не зарегистрированные в АИС «Делопроизводство», к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов они должны быть переданы в Отдел по обеспечению делопроизводства для регистрации.
Подлежат обязательной пересылке в Конституционный Суд посредством фельдъегерской связи не позднее пяти календарных дней с момента их поступления без дачи ответа зарегистрированные в Представительстве обращения:
- повторно направленные тем же заявителем по тому же вопросу,
- обращения государственных органов, включая запросы судов,
- обращения, требующие изучения по существу поставленного вопроса, за исключением случаев, когда сотрудники Представительства изучают поступившее в Представительство обращение по существу поставленного заявителем вопроса по специальному указанию Председателя Конституционного Суда или его заместителей.
2.3. Передача поступивших документов
Поступившие зарегистрированные документы доставляются Отделом по обеспечению делопроизводства по назначению в день их регистрации (пересланные из Представительства – в день их получения). Лицо, получившее документы, расписывается в учетной карточке. Отметку в АИС «Делопроизводство» о передаче документов делает сотрудник Отдела.
Срочная корреспонденция передается адресату немедленно.
Нормативные акты федеральных органов государственной власти, поступившие в Конституционный Суд, направляются Председателю, заместителям Председателя, судьям Конституционного Суда, руководителю Секретариата Конституционного Суда и в Управление правовой информации; нормативные акты субъектов Российской Федерации - в Управление правовой информации.
Адресаты документов на иностранных языках, при необходимости, до регистрации уточняются в Управлении международных связей, изучения и обобщения зарубежной практики конституционного контроля.
Все поступившие обращения, после проверки на повторность, с предыдущей перепиской (при ее наличии), с учетными карточками (в которых отмечается наличие предыдущей переписки) передаются в Отдел по приему граждан и работе с письмами.
По обращениям, по форме отвечающим требованиям Федерального конституционного закона "О Конституционном Суде Российской Федерации", сотрудниками Отдела по приему граждан и работе с письмами принимается решение об их направлении в управления, отделы Секретариата Конституционного Суда либо об их рассмотрении Отделом по приему граждан и работе с письмами самостоятельно.
В учетной карточке каждого обращения и в карточке входящего документа АИС «Делопроизводство» сотрудником Отдела по приему граждан и работе с письмами заполняются поля «Содержание», «Тема», «Кому передано» или «Куда передано».
Если принято решение о направлении поступивших обращений в отраслевые управления Секретариата Конституционного Суда, то эти обращения с приложенными к ним подборками документов возвращаются в Отдел по обеспечению делопроизводства для их сканирования.
В результате сканирования электронная копия обращения помещается в электронную папку входящего документа, которой сотрудником, производящим сканирование, присваивается наименование – входящий номер содержащегося в этой электронной папке документа.
После сканирования этих обращений Отдел по обеспечению делопроизводства передает их с подборками документов по назначению. Сотрудник, получающий документ, проставляет в учетной карточке дату получения и свою подпись.
При выяснении ошибочности направления обращения или в случае принятия руководством решения о передаче поступившего обращения в другое подразделение Секретариата делопроизводитель управления возвращает обращение с приложенными материалами в Отдел по приему граждан и работе с письмами для передачи по назначению, о чем делает отметку в АИС «Делопроизводство».
Делопроизводитель Отдела по приему граждан и работе с письмами повторно передает данное обращение в Отдел по обеспечению делопроизводства для передачи новому адресату, предварительно внеся в АИС «Делопроизводство» название подразделения, в которое направляется обращение. При передаче обращения новому адресату в учетной карточке обращения лицо, получившее документ, проставляет дату получения и свою подпись.
При дальнейшей передаче документа, поступившего в Конституционный Суд, отметка в разделе «Движение документа» АИС «Делопроизводство» о его передаче делается делопроизводителем подразделения, из которого передается документ (если документ передается из аппарата судьи – сотрудником аппарата судьи, ответственным за ведение делопроизводства и электронного документооборота).
Передача поступившего в Конституционный Суд документа между подразделениями, непосредственно входящими в аппарат Конституционного Суда, производится через Отдел по обеспечению делопроизводства с обязательным проставлением в учетной карточке передаваемого документа даты получения и подписи лица, получившего документ.
Передача документа, поступившего в Конституционный Суд, из одного подразделения в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ (по обращениям – с согласия руководителя Секретариата Конституционного Суда или его заместителя).
4. Работа с обращениями в Конституционный Суд
Поступившие обращения рассматриваются Секретариатом Конституционного Суда в порядке статей 40 и 111 Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации» в течение 30 дней со дня регистрации их поступления в Конституционный Суд.
Контроль сроков рассмотрения обращений в управлениях и отделах Секретариата осуществляет руководитель Секретариата Конституционного Суда и его заместитель, а также руководитель соответствующего подразделения.
Обращения, поступившие в Конституционный Суд от Президента Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы, членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, рассматриваются в общем порядке, но об их наличии руководитель Секретариата (либо по его поручению заместитель руководителя Секретариата, начальник управления или отдела) докладывает Председателю Конституционного Суда.
После передачи обращения в управление в соответствии с пунктом 2.3.7. настоящей Инструкции делопроизводителем управления в ИС «Судопроизводство» ведется электронная папка дела, которой дается наименование, включающее в себя номер первого обращения и дату его поступления, если не установлен иной порядок наименования папки. В эту электронную папку дела включаются в электронном виде все поступившие сканированные документы, касающиеся данного дела, а также электронные копии документов, созданных в управлении (и в управлении-соисполнителе), по обращениям, содержащимся в этой папке.
При принятии решения об объединении материалов по обращению в одном проекте определения, в заключении (справке) при передаче обращения в порядке статьи 41 Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», а также при соединении дел по обращениям, касающимся одного и того же предмета, в одном производстве, соответственно делопроизводителем управления или сотрудником аппарата судьи создается в ИС «Судопроизводство» объединенная электронная папка дел, включающая в себя электронные папки объединяемых дел, а также документы, касающиеся всех дел, включенных в объединенную электронную папку дел. Название объединенной электронной папки дел, если не установлено иное, включает объединенное название всех электронных папок дел, входящих в нее, с указанием даты поступления самого первого обращения из тех, электронные папки дел по которым включены в эту объединенную электронную папку.
При необходимости разъединения дел, электронные папки которых включены в объединенную электронную папку дел, документы, ранее включенные в эту объединенную электронную папку дел, помимо электронных папок дел, дублируются в каждую электронную папку дела (объединенную электронную папку дела).
Подготовка ответов на обращения
Ответы на обращения заявителей готовятся подразделениями Секретариата Конституционного Суда на бланках Секретариата за подписью исполнителя (либо по решению руководителя соответствующего подразделения за подписью руководителя подразделения) с указанием даты составления ответа, должности, инициалов и фамилии подписавшего.
…
При отправке заявителю уведомления о несоответствии его обращения требованиям Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации» прикладываются все направленные заявителем в Конституционный Суд документы (кроме одного экземпляра обращения, который списывается в дело исполнителем и передается на хранение в Отдел по обеспечению делопроизводства вместе с копией ответа заявителю), при наличии - содержащие оригиналы правоприменительных документов, а также документ об уплате заявителем государственной пошлины и справка о ее возврате за подписью руководителя Секретариата Конституционного Суда. Если из списанных «в дело» материалов усматривается, что заявителю ранее направлялась справка о возврате государственной пошлины вместе с документом об ее уплате, и при новом обращении заявителем вновь приложен этот же документ об уплате государственной пошлины, то новая справка не составляется, а возвращается лишь документ об уплате государственной пошлины.
Направление обращений для разрешения поставленных в них вопросов в соответствии с частью 4 статьи 40 Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации» в государственные и иные органы или организации, компетентные решать поставленные в них вопросы, осуществляется за подписью начальника соответствующего управления (отдела), а при обращении в высшие органы государственной власти - руководителя Секретариата Конституционного Суда или его заместителя.
|
