Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. №177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 29 мая 2008 г.)
|
Скачать 2.12 Mb.
|
|
Общие и частные функции документа Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д. Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой. Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается “остановить мгновение”. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.
Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы. Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)”, документирование – это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин). Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов. С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника – документы на бумажном носителе, а также электронные документы
Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. Подлинник — первый или единичный экземпляр документа. Копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. По форме (способу) изготовления копии можно выделить следующие виды копий. Во-первых, путем механического воспроизведения текста документа на печатной машинке, компьютере, путем переписывания от руки. В этом случае нотариус должен проверить соответствие копии подлиннику, вместо подписи должностного лица и печати поставить соответствующие штампы ("подпись" и "печать"), а также прочеркнуть незаполненные и другие свободные места на копии. Во-вторых, путем его ксерокопирования и сканирования. Это вполне оправданные новые способы фиксации копий подлинных документов, обеспечивающих их соответствие оригиналу, особенно если ксерокопирование либо сканирование выполняются непосредственно в помещении нотариальной конторы. Поэтому такой способ копирования является, пожалуй, самым распространенным. Между тем ни прежние, ни новые формы удостоверительных надписей, утвержденные приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 "Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах", не содержат специальной формы удостоверительной надписи для свидетельствования ксерокопии.
При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда. Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец". Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает: 1. разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97. Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.Бланки можно условно разделить на следующие виды: Стандартного вида. Бланки обычно формата А4 (210х297 мм), печатаются на офсетной бумаге плотностью 80 гр/кв.м, чаще всего на белой бумаге. Бланки строгой отчётности. Согласно "Положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием карт без применения контрольно-кассовой техники" (пп.5-6) на бланках строгой отчетности в обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: сведения об утверждении формы бланка (Минфином России); наименование, шестизначный номер и серия; код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации; наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций; идентификационный номер налогоплательщика; вид услуг; единица измерения; стоимость услуги в денежном выражении; дата осуществления расчета; наименование должности, ФИО лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или ИП. Самокопирующиеся бланки - это подшивка из 2-х или более одинаковых шаблонов документов.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит "АДРЕСАТ" - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы: индекс, область (край), город, улицу, дом. При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп., кв. Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а). Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом. Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат": - наименование организации; - наименование структурного подразделения; - должность; - фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ; - почтовый адрес. Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются. Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.
Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Порядок внутреннего Согласования документов. Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски1), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования. Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. |
Похожие:
 |
Приказ от 6 сентября 2004 года n вб-44 Об утверждении Положения об... Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2004 года n 173 "Вопросы Федерального дорожного агентства" и Положением о Федеральном... |
|
Отчет о работе гу рк «национальный архив республики коми» за 2013... Архив) работал над выполнением годового плана работы, Мероприятий (программ) по основным направлениям деятельности архива, писем... |
 |
Постановление правительства РФ от 25 апреля 2012 Г. N 390 "о противопожарном... В соответствии со статьей 16 Федерального закона "О пожарной безопасности" Правительство Российской Федерации постановляет |
|
Приказ от 6 мая 2015 г. N 217 об утверждении статистического инструментария... Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих С изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005... |
|
Приказ от 28 октября 2013 г. N 428 об утверждении указаний по заполнению... Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Приказ от 24 ноября 2015 г. N 563 об утверждении указаний по заполнению... Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Утверждено Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций (в ред от 22. 06. 2010г); Федерального Закона от 21. 12. 1994г №69-фз... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |