Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. №177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 29 мая 2008 г.)
|
Скачать 2.12 Mb.
|
|
Опишите порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения Экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим уничтожению. Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей руководителем разрешается уничтожение документов. Уничтожение документов оформляется актом утверждаемым руководителем организации. Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию. Отобранные к уничтожению документы должны быть утилизированы. Вторичное использование этих документов запрещено. По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив. Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период» Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.
На обложках дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу указываются реквизиты, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. В верхней части обложки дела постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который эти дела в дальнейшем будут переданы. Здесь же проставляются кодовые обозначения государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, т. е. даты заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, при этом на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". При учете документов в архиве каждое дело рассматривается как отдельная единица хранения, которой присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации (архивный фонд организации состоит из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности) и через дробь - по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация; описи; единицы хранения. Номер архивному фонду присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. Список использованных источников
Информационное обеспечение управления
Семейство международных стандартов в области управления информационной безопасностью (27000-я серия) разрабатывается совместным техническим комитетом ISO/IEC JTC 1/SC 27, образованным Международной Организацией по Стандартизации (ISO) и Международной Электротехнической Комиссией (IEC). Основным разработчиком международных стандартов 27000-ой серии и их популяризатором в ISO является Британский Институт Стандартов (BSI). обеспечения безопасности - Практические правила управления информационной безопасностью BS ISO/IEC 27001:2005 RU Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Системы управления информационной безопасностью - Требования BS 7799-3:2006 RU Системы управления информационной безопасностью - Руководство по управлению рисками информационной безопасности BS ISO/IEC 27005:2008 RU Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Управление рисками информационной безопасности
Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления. Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим: - объективная, овеществленная в товаре; - субъективная, отраженная, созданная человеком. Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления. Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.
Информация (от лат. informatio — осведомлять): 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи и используемые в процессе анализа и выработки экономических решений в управлении; 3) один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других видов ресурсов, в связи с чем эти затраты следует включать в издержки производства и обращения; 4) одна из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация), составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной деятельности, прежде всего — знания, образы. Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений. В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами. Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю. Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования организации до анализа результатов деятельности предприятия
Цель информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией. Основными задачами информационного обеспечения управления являются:
Информационная функция — целенаправленный специализированный вид управленческой деятельности, генерируемый информационной системой и характеризующийся однородностью действий с информацией любого вида. Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна выполнять следующие функции: - позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения; - постоянно совершенствоваться и развиваться; - быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации; - соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.
В целом информационную инфраструктуру предприятия можно подразделить на собственное информационное поле и внешнее. Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить: - данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды; - первичные документы бухгалтерского, торгового и оперативного учета; - приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев (письменные и устные); - данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного); - результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности; - другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия). Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном зависит только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии. И все-таки оптимизация внутреннего информационного поля предприятия задача достаточно простая по отношению к внешнему полю. Дело в том, что собственное поле формируется за счет внутренних источников информации, которые легко можно проверить на полноту и достоверность. В случае внешнего поля это отнюдь не гарантировано. Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных: - законы, указы, приказы и другие нормативные документы федерального уровня; - нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые); - комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет); - данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований); - данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет); - реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет); - информация от клиентов (обратная связь); - выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок. Кратко перечислим основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля. Частичность информации. В ряде случаев источник дает не всю информацию, а какую-то ее часть. При этом непонятно, где и как можно найти недостающую информацию. Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в Интернет) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной. Тем не менее, других источников может не быть, и тогда приходится либо учитывать такую информацию, либо отказываться от нее. |
Похожие:
 |
Приказ от 6 сентября 2004 года n вб-44 Об утверждении Положения об... Правительства Российской Федерации от 6 апреля 2004 года n 173 "Вопросы Федерального дорожного агентства" и Положением о Федеральном... |
|
Отчет о работе гу рк «национальный архив республики коми» за 2013... Архив) работал над выполнением годового плана работы, Мероприятий (программ) по основным направлениям деятельности архива, писем... |
 |
Постановление правительства РФ от 25 апреля 2012 Г. N 390 "о противопожарном... В соответствии со статьей 16 Федерального закона "О пожарной безопасности" Правительство Российской Федерации постановляет |
|
Приказ от 6 мая 2015 г. N 217 об утверждении статистического инструментария... Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих С изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005... |
|
Приказ от 28 октября 2013 г. N 428 об утверждении указаний по заполнению... Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Приказ от 24 ноября 2015 г. N 563 об утверждении указаний по заполнению... Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Утверждено Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций (в ред от 22. 06. 2010г); Федерального Закона от 21. 12. 1994г №69-фз... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г.... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |
|
Прика з Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня... |