Управление по делам архивов кировской области

Скачать 64.03 Kb.

Название	Управление по делам архивов кировской области
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

УПРАВЛЕНИЕ

ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Молодой Гвардии, 14а,
г. Киров, 610000

Тел./факс (8332) 64-49-56

E-mail: archiv@ako.kirov.ru

28.02.2012 №
На № ______от ____

Справка о проведении плановой

выездной проверки Отдела Государственной

фельдъегерской службы Российской Федерации

в г. Кирове
На основании приказа начальника управления по делам архивов Кировской области В. М. Куклина от 31.01.2012 № 8 «О проведении плановой выездной проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя» и в соответствии с Планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей управлением по делам архивов Кировской области на 2012 год, утвержденным приказом управления по делам архивов Кировской области от 28.10.2011 № 112, главным специалистом-экспертом управления по делам архивов Т. С. Бердниковой 28.02.2012 проведена проверка состояния архива Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове.

Целями настоящей проверки являются:

проверка деятельности Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове (далее организации) на предмет соблюдения законодательства об архивном деле;

проверка обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в архиве организации, в том числе документов по личному составу;

выявление нарушений, недостатков в деятельности организации, а также установление причин их возникновения;

оказание консультативной помощи.

Во время проверки изучены следующие вопросы:

Наличие нормативных правовых актов по архивному делу

В Отделе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове имеются:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённый Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
ГОСТР 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
Приказ Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации от 26 декабря 2001 г. № 965 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи, со сроками хранения».
Инструкция по делопроизводству в системе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. (Утверждена приказом Государственной фельдъегерской службы России от 31 декабря 2010 г. № 421, согласована Федеральным архивным агентством 14 сентября 2010 г.)

Должность руководителя, курирующего вопросы организации деятельности архива организации

Вопросы организации делопроизводства и сохранности документов курирует заместитель начальника Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове В. М. Ярославцев.

Существует ли практика рассмотрения вопросов деятельности архива организации на оперативных совещаниях при руководителе организации?

Организация и состояние делопроизводства, вопросы сохранности документов рассматриваются по мере необходимости на оперативных совещаниях у начальника Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове С. И. Варанкина.

Определён ли приказом руководителя ответственный за архив организации? Является ли эта обязанность для работника основной или дополнительной? Должность ответственного за архив, стаж работы по данному направлению

Обязанности по приёму, организации хранения и обеспечению сохранности документов в архиве закреплены в функциональных обязанностях Старшего инспектора Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове В.Ю. Зыкова, утверждённых начальником Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове С.И. Варанкиным 22.01.2007 № 4, и являются дополнительными. Стаж работы В.Ю. Зыкова по данному направлению 9 лет.

Наличие в организации утверждённых руководителем положений об архиве и экспертной комиссии (ЭК)

Имеются Положения об архиве и ЭК, утверждённые приказом начальника от 16.03.2007, согласованные ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области (далее – ЭПК) 27.03.2007 протокол № 3.

Наличие номенклатуры дел, согласованной с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области или муниципальным архивом, и утверждённой руководителем организации

Имеется номенклатура дел на 2007 год, утверждённая начальником 28.03.2007 и согласованная ЭПК (протокол от 28.04.2007 № 4). В настоящее время

подготовлена номенклатура дел на 2012 год для согласования ЭПК, ожидается новый ведомственный Перечень.

Организация работы по проведению экспертизы ценности и упорядочению документов

Экспертиза ценности документов и формирование дел постоянного срока хранения и по личному составу проводится хозрасчетной группой КОГКУ «ЦГА КО». В 2011 году проведено упорядочение документов за 2006-2008 годы. После утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по акту путём сжигания.

Организация работы ЭК

Председателем ЭК является заместитель начальника Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове В. М. Ярославцев.

Заседания ЭК проходят 1-2 раза в год, протоколируются. На заседаниях ЭК рассматриваются вопросы разработки и обновления номенклатуры дел, согласования описей дел, уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Порядок передачи дел из структурных подразделений в архив организации

Структурных подразделений в Отделе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове нет.

Передача документов в архив организации осуществляется раз в 2 года при обработке дел хозрасчетной группой КОГКУ «ЦГА КО».

Характеристика помещения архива

Архив Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове располагается в металлическом шкафу в помещении учебного класса.

Архивный шкаф загружен на 80%. Дела обернуты плотной бумагой, связаны в связки. Биологических повреждений документов не обнаружено.

Периодичность проведения проверки наличия дел с оформлением её результатов

По данным паспорта архива организации на 01.12.2011, в архиве хранится 106 ед. хр. постоянного срока хранения с 1996 по 2005 год и 103 ед. хр. по личному составу с 1975 по 2005 год. Сплошная проверка наличия проводилась в 1 квартале 2011 года при передаче документов в КОГКУ «Государственный архив Кировской области» (КОГКУ «ГАКО»). Недостачи не было.

По какой год включительно документы постоянного хранения переданы в государственный, муниципальный архив? Дата последней передачи дел.

Документы постоянного срока хранения переданы в КОГКУ «ГАКО» по 1995 год включительно. Дата последней передачи дел 1 квартал 2011 года.

Как обеспечивается сохранность документов по личному составу, которые хранятся в организации 75 лет?

Сохранность документов по личному составу обеспечивается. Посторонние лица в учебный класс, где расположен архив не допускаются. Архивный шкаф опечатывается. Ключ в пенале сдается дежурному по Отделу Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове.

Использование документов архива

Запросов социально-правового характера не поступало. Документы во временное пользование из архива не выдаются. Дела постоянного срока хранения сотрудниками не используются.

Выводы и предложения

Проведённая проверка показала, что сохранность документов, образующихся в результате деятельности Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове, обеспечена.

Для совершенствования работы по обеспечению сохранности и использованию архивных документов руководству Отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Кирове необходимо:

Выделить отдельное помещение под архив и оборудовать его огнетушителем и контрольно-измерительными приборами (термометром, психрометром).
В 2012 году обновить положения об архиве и экспертной комиссии и согласовать ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.
В 1 полугодии 2012 года согласовать ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области номенклатуру дел на 2012 год.
Обеспечить передачу дел постоянного срока хранения в КОГКУ «Государственный архив Кировской области» по 1997 год включительно.

Главный специалист-эксперт

управления по делам архивов

Кировской области Т.С. Бердникова

Со справкой ознакомлены:
Начальник Отдела

Государственной фельдъегерской службы

Российской Федерации в г. Кирове С.И. Варанкин

Старший инспектор Отдела

Государственной фельдъегерской службы

Российской Федерации в г. Кирове В.Ю.Зыков

Похожие:

	Департамент здравоохранения кировской области управление внутренних... Временной инструкции по взаимодействию работников учреждений здравоохранения и органов внутренних дел Кировской области по вопросам...		Отчет об итогах работы архивных учреждений Кировской области за 2016... Кировской области «Развитие культуры» на 2013-2020 годы, утвержденной постановлением Правительства Кировской области от 28. 12. 2012...
	Порядок взаимодействия департамента государственных закупок Кировской... Енных закупок Кировской области с государственными заказчиками Кировской области в сфере размещения государственного заказа на поставки...		Паспорт составляется в трех экземплярах 1 на объекте, 2 в территориальный... Оперативного штаба в Кировской области /уфсб россии по Кировской области/ по состоянию на текущий период и дополняется или корректируется...
	А. Н. Чемоданов «15» марта 2017 г Кировской области, с экипажем согласно Лесному плану Кировской области, а также услуг по управлению данными воздушными судами и их...		2. Аналитико синтетическая обработка ретроспективной документной информации. Оглавление Вы уже знаете, организация документов Архивного фонда Российской Федерации (аф рф) основана на строгой иерархии уровней классификации,...
	Государственная программа кировской области «Развитие культуры» на 2013 2020 годы Паспорт Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на территории Кировской области, и удовлетворение потребностей общества в его...		Кировской области о состоянии окружа ющей среды Кировской обла сти... О 11 о состоянии окружающей среды Кировской области в 2009 году. (Региональный доклад)
	Об утверждении территориальной программы государственных гарантий... Кировской области в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 12. 2016 n 1403 "о программе государственных...		Типичные нарушения требований действующего законодательства, допускаемых... Главное Управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий...
	Выборы Губернатора Кировской области 10 сентября 2017 года рабочий... Круглов Алексей Евгеньевич, председатель Избирательной комиссии Кировской области		Отчет работы мкук «Подосиновская мбс» Подосиновский район – глубинка Кировской области. Подосиновский район расположен на северо-западе Кировской области. С севера на...
	Роструд государственная инспекция труда в кировской области доклад Государственной инспекцией труда в Кировской области федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства...		План работы мкук «Подосиновская мбс» на 2016 год Подосиновский район – глубинка Кировской области. Подосиновский район расположен на северо-западе Кировской области. С севера на...
	Закон Кировской области от 02. 03. 2005 №313-зо «Об архивном деле в Кировской области» Справка проверки соблюдения нормативных правовых актов об архивном деле, а также состояния сохранности документов Архивного фонда...		1. Общие сведения о месте массового пребывания людей Региональная, общеобразовательная деятельность, приказ министерства образования Кировской области от 10. 05. 2016 №5-473 «Об утверждении...

Руководство, инструкция по применению