2.1 Системы управления: понятие, факторы, влияющие на управление, подходы к выбору систем
В рамках оптимизации организационной структуры совершенствованию управления уделяется значительное внимание. Любая законченная структура предприятия остается мертвой схемой без обеспечения ее адекватной системой управления. Для некоторых структур достаточно применить сбалансированное управление, чтобы получить оптимизационный эффект. В подавляющем большинстве случаев реформирование системы управления и модификация применяемых технологий работы с рынком проводятся параллельно, т.к. взаимно связаны и невозможны одно без другого.
Система управления - проблемная область оптимизации, т.к. для нее существует значительное ограничение - мировоззрение высшего руководителя, которое может быть скорректировано в очень незначительной мере. Более того, подобная коррекция может стать слабым местом на этапе внедрения новых технологий, и, при малейшем сбое, привести к откату на старые позиции. Это никоим образом не означает, что руководитель неспособен к обучению. Наоборот, именно он наиболее готов и мотивирован к получению новых знаний. Однако изменение укоренившихся, проверенных на собственном опыте, представлений в короткий срок на основании авторитета консультанта невозможно.
Областью коррекции могут стать знания и представления руководителя, не подкрепленные опытом, а полученные из книг, семинаров, и т.п. источников. Здесь опыт консультанта может быть чрезвычайно полезен, т.к., при всей проработанности на бумаге методик, применение их на практике может дать неожиданный побочный эффект, вплоть до обратного желаемому.
Реальные ограничения, накладываемые на систему управления мировоззрением руководителя, выявляются консультантом в результате интервью с руководителем (построение гипотез) и персоналом предприятия (проверка) на начальном этапе работ по оптимизации оргструктуры. Последующее построение системы управления, изменение применяемых технологий и методик работы проводятся с учетом выявленных ограничений.
Ее составляющие, система информации, система решений и система планирования, тесно взаимосвязаны, и анализируются как по отдельности, так и в комплексе. Для каждой составляющей допустимы различные типы построения, которые в большей или меньшей степени могут состыковываться друг с другом.
Предприятие, ведущее хозяйственную деятельность и имеющее налаженный бухгалтерский учет, совсем необязательно обладает финансовой информацией, пригодной для целей управления. Бухгалтерский баланс составляется в формате, определяемом законодательством, и способен удовлетворить лишь требованиям отчетности. Извлечение из него полезной информации тем более затруднено, чем лучше он служит целям оптимизации налогообложения.
Построение адекватной системы финансовой информации может быть проведено финансовым консультантом или самостоятельно предприятием, если в его штате есть компетентный экономист или финансист. Привлечение для этой цели бухгалтеров, как показывает практика, нецелесообразно.
Для построения системы необходимо решить ряд вопросов:
Во-первых, финансовое положение предприятия на каждый день - информация, необходимая для управления - не характеризуется одной цифрой, например, величиной капитала. Остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженность, средства в товарных запасах не могут быть просто суммированы. Для товарного запаса сумма оценки вообще принимается условно, т.к. учетная цена может быть определена различными способами, и при этом выражаться в разных цифрах; часть товарных запасов может быть нереализуема в принципе; в целом, для его реализации требуется длительный срок.
Однако, условная цифра, в некоторой степени приближения отражающая величину капитала, может быть получена через применение связывающей формулы, которая в той или иной мере учитывает “классические” финансовые показатели. Использование такой формулы, являющейся продуктом соглашения о методе расчета, необходимо для управления, т.к. строгие финансовые показатели - оборачиваемость капитала, ликвидность, и т.д., хотя и дают более полную картину в сумме, но могут быть использованы только хорошо знакомыми с теорией финансов руководителями. Единая цифра, показывая величину условного (возможно, далекого от реальной величины) капитала, тем не менее, отражает реальную эффективность его использования, адекватно фиксируя приращение за период.
Во вторых, для определения реальной эффективности деятельности подразделений, что необходимо для управления, требуется не менее реальное отнесение затрат по месту их возникновения. Это также является предметом соглашения, т.к. универсального однозначного способа привязки затрат не существует. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с “прибыльностью” подразделений, т.к. поступление средств идет, в основном, через сбыт, однако, знание структуры затрат позволяет их оптимизировать. Иногда впервые выполняемая “привязка” дает весьма неожиданную для руководства картину, обнаруживает положение дел, далекое от ожидаемого.
В-третьих, необходимо принять компромисс между точностью данных и скоростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздывание управляющего воздействия на ту же неделю.Принятие описанной серии решений позволяет определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Как правило, подготовка информации невозможна без применения автоматизации, и требует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением баланса. При наличии финансово-экономической службы, функция подготовки может быть распределена следующим образом: разработка и контроль выполнения - финансовый директор; разнесение затрат - экономист; ввод данных - бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового подразделения заставляет использовать для всех задач бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы бухгалтерского учета значительно отличаются от принципов постановки управленческой финансовой информации и противоречат всему предыдущему опыту бухгалтеров.Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе распределено горизонтально, между основными подразделениями. Мы уже рассматривали применение формулы условной прибыли для стимулирования оптимизации товарных запасов. Ее использование имеет смысл на уровне руководства сбытом-закупкой, а не на уровне высшего руководства. Аналогичным образом, использование финансовой информации целесообразно на уровне менеджерского звена. Информация, поступающая руководству подразделений, на высшем уровне интегрируется в суммарный показатель.
Для контроля структуры капитала (контроль необходим при использовании условных цифр) рассчитываются допустимые граничные цифры отдельных показателей: дебиторской задолженности, товарного запаса, и т.д., которые отслеживаются автоматически. При достаточном уровне автоматизации планирование торговых операций производится через компьютерную систему, которая сразу проверяет влияние сделки на основные показатели и выдает прогноз прироста капитала и ожидаемой эффективности.
2.2 Программные продукты компании HRS
Компьютерная система автоматизации гостиниц Fidelio
Система FIDELIO — продукт немецкой фирмы HRS, которая является производителем автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса. Главный офис находится в Мюнхене.
Фирма Fidelio являетсяпроизводителемтакихсистем, как Fidelio FO (Fidelio Front Office), Fidelio F&B (Fidelio Food & Beverage) и Fidelio ENG. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования, таких, как AMADEUS, SABRE, GALILEO, WORLDSPAN, таким образом, все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.
Интересы фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel AND Restaraunt Systems), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит 'обучение пользователей. У фирмы HRS есть «Горячая линия», по которой можно получить разъяснения и советы в любое время суток.
Компьютерная система Fidelio является одной из самых популярных систем для гостиничного хозяйства. Она установлена (если брать Россию) в таких гостиницах как Balchug Kempinsky, Sherraton, Holiday Inn, Marriott, Золотое кольцо и другие.
Аппаратные требования не очень высоки — вполне достаточно иметь компьютеры с процессорами 486 с частотой 120 Мгц и оперативной памятью от 16 Мб.
Стоимость системы зависит от количества номеров в гостинице и от набора модулей системы. В сумму входит установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.
Система FIDELIO FO производит:
бронирование и заселение гостей,
начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей,
аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж,
выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами,
учет информации о безналичных расчетах,
получение финансовых и статистических отчетов.
Opera – комплексная система управления отелем
OPERA Enterprise Solution - принципиально новое, не имеющее аналогов на рынке решение для гостиниц от мирового лидера в производстве автоматизированных систем управления - корпорации Micros-Fidelio.
OPERA Enterprise Solution - это не просто новый продукт, это новая концепция управления, уникальная по своей идее и замыслу. В отличие от традиционных систем для гостиниц, OPERA Enterprise Solution представляет собой самое полнофункциональное на сегодняшний день решение управления, предназначенное как для независимых отелей, так и для гостиничных сетей; как для небольших отелей с ограниченным набором услуг, так и для шикарных 5-тизвездочных гостиниц.
Основанная на базе СУБД Oracle, самой надежной и универсальной платформе управления данными, OPERA Enterprise Solution предлагает новую концепцию работы и улучшения уровня обслуживания гостей, сочетая в себе такие несомненные преимущества как скорость, надежность, функциональность и в то же время простоту использования.
OPERA Enterprise Solution - это система, состоящая из модулей, которые с легкостью могут быть настроены и добавлены в зависимости от пожеланий конкретного отеля. Она включает в себя систему автоматизации службы приема и размещения гостей (Property Management System); систему автоматизации отдела продаж и маркетинга (Sales and Catering); систему управления качеством обслуживания (Quality Management System); систему оптимизации прибыли (Revenue Management); систему управления мероприятиями (OPERA Activity Scheduler); систему централизованного бронирования (OPERA Reservation System); модуль бронирования через Интернет (Web-Self Service); централизованную информационную систему по клиентам (Customer Information System).
Новое удобное мобильное решение системы OPERA Enterprise Solution, OPERA-Palm, позволит Вашему персоналу, находящемуся практически в любой точке отеля, производить все необходимые операции (поселение и выписку гостей, проверку статуса номера, управление мероприятиями и многое другое).
Новейшие технологии OPERA Enterprise Solution предоставляют отелям уникальную возможность работы как в режиме клиент-серверного приложения, так и через Интернет-броузер ("Тонкий Клиент"). Использование технологии "Тонкий Клиент" позволит Вам значительно сократить затраты на каждом этапе жизненного цикла IT системы отеля, включая приобретение, установку, поддержку и обновление.
OPERA Enterprise Solution совместима со всеми операционным системами, и сервер может работать на базе Microsoft Windows NT/2000, AIX и Sun Solaris.
Web Self Service, новое Интернет-приложение системы OPERA Enterprise Solution, позволит Вашим клиентам осуществлять бронирование непосредственно с Вашей Интернет-страницы.
OPERA Multi-Property - теперь у Вас появилась возможность создать единый информационный центр и осуществлять управление сразу несколькими гостиничными предприятиями в единой базе данных.
Специальная упрощенная версия системы, Opera Xpress, разработанная для небольших отелей, позволит Вам значительно снизить издержки, используя лишь тот функционал системы, который Вам необходим.
Удобный графический интерфейс, возможность работы через Интернет-броузер, надежная функциональность, возможность настройки экранов и параметров - вот лишь краткий перечень преимуществ, который делает OPERA Enterprise Solution универсальной системой, подходящей для отеля любого размера, типа и формы собственности!
2.3 Система управления гостиницей epitome PMS
Система управления гостиницей epitome PMS для платформы Microsoft® Windows — это новейшее поколение систем автоматизации компании Hotel Information Systems, входящих в семейство программных продуктов epitome Solutions. Система epitome PMS сертифицирована Microsoft, проста в использовании и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа, категории и размера. Мощный функциональный инструментарий epitome PMS позволит создать успешную технологию ведения бизнеса гостиницы, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.
Еpitome PMS построена по модульному принципу, что позволяет гостиницам приобретать и настраивать систему в соответствии со своими потребностями. В зависимости от набора модулей система успешно функционирует как в небольших гостиницах, так и в крупных гостиничных комплексах и цепочках. Модули системы разработаны в едином техническом и технологическом стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.
Интегрированные модули системы epitome PMS включают:
Базовый модуль (Портье, Бронирование, Кассир, Управление номерным фондом, Управление тарифами, Отчетность)
Групповые продажи
Управление туристическими агентствами
История гостя / История компании
Подарочные сертификаты
Счета к получению
Модуль отчетности
Основываясь на наиболее передовых технологиях, система управления гостиницей epitome PMS функционирует в среде Windows, обладает 32-битной архитектурой и открытой структурой данных под управлением мощной СУБД MS SQL Server.
Основным модулем системы является Базовый модуль, предназначенный для автоматизации наиболее важных производственных операций. Контроль доступа пользователей осуществляется с помощью системы паролей и прав.
Функциональные возможности базового модуля включают:
Бронирование – Система анализирует наличие комнат на указанный период, предлагает на выбор различные тарифные планы, обращается к архиву договоров с фирмами, позволяет вносить информацию по месту и времени встречи гостя и автоматически распечатывает подтверждение брони.
Поселение – Система анализирует состояние и атрибуты комнат, позволяет зарегистрировать паспортные данные гостя и автоматически распечатывает регистрационную карту гостя.
Выписка – Система контролирует до шести балансов расчетной карточки гостя с распечаткой детальных и/или итоговых счетов.
Ведение счетов гостей – Система отслеживает начисления основных и дополнительных услуг гостиницы на расчетную карточку гостя, позволяет корректировать и перемещать начисления с одного счета на другой, а также учитывает курс пересчета валют при многовалютной настройке.
Контроль состояния номерного фонда – Контроль состояния номерного фонда осуществляется по статусу комнаты (убрана — не убрана), виду уборки (текущая — выездная) и виду ремонта (с возможностью поселения — без возможности поселения).
Ночной аудит – При ночном аудите система начисляет на счета гостей стоимость проживания, производит изменения статуса комнат, обрабатывает информацию по незаезду, изменяет тарифы гостей в соответствии с сезонами и днями недели и рассчитывает итоговые показатели работы гостиницы за прошедший финансовый день.
Консьерж – Функции консьержа позволяют хранить в системе и распечатывать для гостей информацию о близлежащих достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев (рестораны, центры развлечений, банки, аренда автомобилей и т. п.).
Ведение кассовых операций – При ведении кассовых операций система ведет фискальный учет наличных поступлений и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).
Пакетная организация тарифов – Пакетная организация тарифов в системе позволяет управляющему персоналу гостиницы получать статистику доходности по всем включенным элементам проживания.
Учет дополнительных услуг – Учет дополнительных услуг позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей.
Управление доходами – Управление доходами позволяет гостинице вести гибкую ценовую политику в зависимости от загрузки гостиницы, соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и других показателей.
Встроенная электронная почта. – Система организует обмен сообщениями между пользователями системы и ведет архив сообщений.
2.4 Гостиничная системе Edelweiss/Medallion компании Рексофт
В настоящее время мы наблюдаем бурное развитие информационных технологий и программных средств в сфере гостиничного и туристического бизнеса. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Гостиницы, пансионаты, отели во всех регионах России нуждаются в современном программном обеспечении и технологиях для эффективного ведения бизнеса
Компания "СБА" представляет систему "Edelweiss", предназначенную для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.
Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата
Тарифы по дням недели;
Предоставление услуг по предоплате и в кредит;
Мультивалютность;
Сводные данные о номерном фонде и загрузке за любой период;
Черный список;
Жесткий контроль над персоналом
Основная задача АСУ "Edelweiss" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:
бухгалтерская система гостиницы;
АСУ ресторана;
телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров);
система контроля доступа (электронные замки);
система удаленного бронирования.
Полнофункциональный план гостиницы (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя по различным параметрам, гибкая система тарифов и скидок позволяет качественно производить работу с заявками и гостями. В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер, поэтому к системе предъявлены особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и мест.
Система "Edelweiss" позволяет быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе.
Для корректного предоставления данных в бухгалтерию система учитывает факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена. "Edelweiss" ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. "Эдельвейс" подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей.
Гостиничная система "Edelweiss" содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года.
На сегодняшний день "Edelweiss" - это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.
"Описание системы Edelweiss/Medallion"
Эдельвейс* – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.
Эдельвейс – это система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.
Эдельвейс – это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации о состоянии дел в отеле.
Эдельвейс – это средство повышения качества обслуживания гостей отеля.
Эдельвейс – это инструмент постоянного контроля за действиями персонала отеля
Эдельвейс – это возможность быстрого реагирования на непрерывно меняющуюся конъюнктуру рынка гостиничных услуг
Эдельвейс – это ядро информационного комплекса всего отеля
Гостиничная система Эдельвейс - это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.
Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций в сфере гостеприимства, к которым можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и санатории.
Более чем 5-летний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные за это время проекты позволили нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем предложить нашим клиентам.
Эдельвейс - это залог успеха Вашей гостиницы!
"Преимущества системы Edelweiss/Medallion"
Программа доработана специально под Российское законодательство
Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.
Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.
Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.
В архиве программы храниться вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.
С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.
В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.
Так как в программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.
Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.
Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.
При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.
Техническая поддержка ведется компанией "СБА", которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.
2.4 Система автоматизации «Отель 2.3»
Комплексная автоматизированная система управления отелем, пансионатом "Отель 2.3" это мощный инструмент в области информационных технологий, позволяющий вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.
Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые легко добавляются в конфигурацию для конкретной гостиницы.
Встроенный модуль настроек позволяет сделать систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как по размеру, так и форме собственности.
Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так и крупного 5-звездочного комплекса.
Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.
Модуль Интернет бронирования позволит бронировать номера в Вашем отеле, как физическими лицами, так и организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.
Мощный инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей.
Контроль, за работой отеля или комплекса отелей, может осуществляться из любой точки мира.
Возможности системы:
Работа в режиме реального времени.
• Результаты работы каждой службы или автоматических подсистем сразу же доступны во всех других службах. Технологические процессы (например, ночной аудит и ежесуточное резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов в работе отеля и надзора со стороны персонала.
• Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован таким образом, чтобы занимал по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия для гостей.
• Передача данных во внешнюю бухгалтерскую систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным картам) происходит автоматически
Система полностью адаптирована под законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.
Персонификация и контроль пользования.
• Система позволяет контролировать и анализировать работу персонала
Различные языковые среды отчетности и многовалютность.
2.5 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEIHOTEL
Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.
Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.
В информационной системе гостиницы система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.
Особое внимание следует уделить такой особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.
Структура комплекса
KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.
1. Служба размещения
Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.
Данный модуль обладает следующими возможностями:
Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования
Размещение гостей по брони
Поиск гостя по истории проживания
Обработка групп, включая транзитные группы
Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.
Контроль начислений за предоставленные услуги.
Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения
Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.
Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана
Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)
Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя
Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)
Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя
Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами
Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты
Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.
Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок
Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям
Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.
Все операции с гостями выполняются через единую форму - карту гостя.
Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:
Размещение гостя
Поиск гостя в базе постоянных клиентов
Изменение личных данных
Изменение сроков проживания
Перемещение из номера в номер
Выполнение операций с электронным ключом
Управление доступом гостя в номер
Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.
Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.
2. Модуль Службы бронирования
В системе полностью автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей загрузки гостиницы по различным категориям и критериям оценки.
Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:
Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)
Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени
Квотирование номерного фонда
Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации
Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную
Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров
Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время
Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.
Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда
Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.
Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета
Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования
Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.
Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям
Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.
3. Расчетный центр
Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.
При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар и т.д., на лицевой счет гостя будут автоматически добавляться оказанные услуги, согласно описанных в системе тарифов.
Модуль обладает удобными опциями:
Ведение расчетов в нескольких валютах
Ведение истории курсов валют
Детализация и объединение счета
Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)
Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой
Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.
Автоматическое закрытие дня, месяца, периода
Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).
Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.
4. Доступ в номерной фонд и управление номерами.
Принципиально новым решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.
В зависимости от пожелания заказчика система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.
Существует ряд функционально законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:
контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
электронные замки серии KEI-S450Nх;
интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT
Следует отметить, что система позволяет гибко сочетать комбинации этих устройств исходя из возможностей и запросов гостиницы.
Дополнительные возможности:
Система имеет возможность изменения функций без замены оборудования методом изменения программы контроллеров с центрального сервера системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:
автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
формировать резервные карты для нештатных ситуаций
При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.
Уборка номера:
Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов к заселению.
5. Служба безопасности
Использование возможностей системы контроля доступа в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения, в случаях:
Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
Забытая карточка-ключ в считывателе
Не закрытая или плохо закрытая дверь
Сотрудник службы безопасности имеет возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.
6. Аналитические средства
Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.
|
