Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет

Скачать 2.32 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет
страница	5/19
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 19

Глава администрации

(наименование органа) (подпись) (инициалы, фамилия)

При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрированным способом. При подписании служебной записки несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей печатаются центрированным способом.

3.9.5.6. Дата оформляется словесно-цифровым способом: 20 февраля 2013 года. Печатается ниже реквизита «Подпись» от левой границы текстового поля.

Номер состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита «Дата» от левой границы текстового поля.

3.9.6. Оформление справочно-информационных материалов

Справки и информации оформляются без применения бланков и имеют следующие реквизиты:

3.9.6.1. Название вида документа печатается центрированным способом:

Справка (информация)

о работе (наименование ……….)

в первом полугодии 2013 года

3.9.6.2. Текст документа печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

К текстовой части справки (информации) при необходимости могут быть приложены статистические данные, таблицы или иные материалы.

3.9.6.3. Подпись.

Справка (информация) подписывается руководителем администрации сельсовета или работником, подготовившим справку, с указанием должности, инициалов и фамилии.

3.9.6.4. Визы.

Приложения к справке (информации) визируются руководителем администрации и исполнителем, подготовившим справку. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.

3.9.6.5. Дата составления документа указывается цифровым способом.

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в администрации сельсовета с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, административными регламентами.

4.1.3. При применении в администрации электронного документооборота разрабатываются маршруты движения документов.

4.2. Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в администрацию сельсовета осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в администрацию доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка, предварительное рассмотрение

поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в администрацию сельсовета на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются заместителем главы администрации сельсовета.

Поступившие документы сортируются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию, приведен в приложении № 36.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. При обнаружении повреждений, отсутствии или некомлектности документов составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в администрации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.

Конверты от писем, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к письмам.

Если корреспонденция не вскрывается («лично», «конфиденциально»), то в журнале учета корреспонденции с пометкой «лично» делается отметка о прохождении (получении) пакета, регистрация документа осуществляется в соответствующем подразделении. Пакет с пометкой «лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Полученные документы, за исключением письменных обращений граждан, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ), сканируются. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование органа местного самоуправления, дату и регистрационный номер.

При поступлении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.

Документы, адресованные руководству органов местного самоуправления, а также без указания конкретного лица, предварительно рассматриваются заместителем главы администрации сельсовета, а затем направляются руководству.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно конкретным должностным лицам.

В первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

В целях регистрации и учета документов в администрации разрабатываются классификаторы (справочники):

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов, предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, сканируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается, как правило, с заявкой установленного образца, подписанный руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче,

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

доставляются факсограммы на иностранных языках адресату без перевода;

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой «для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно;

при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

при необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

4.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в администрацию сельсовета, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес администрации, осуществляется заместителем главы администрации сельсовета.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются настоящей Инструкцией, регламентами по организации электронного документооборота с учетом функционирующих в администрации сельсовета технических и программных средств.

4.4. Регистрация документов

4.4.1. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочных целях, за исключением указанных в приложении № 36.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

4.4.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления администрации, распоряжения по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан по земельным вопросам, личный приём граждан и т.д. (Приложения № 22, 24-27).

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

4.4.4. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов, их сканирование производятся в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Оренбургской области, аппарата Губернатора Оренбургской области, администрации Саракташского района, федеральных органов исполнительной власти, поступающие на рассмотрение руководителя органа местного самоуправления, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа местного самоуправления, протоколы и решения коллегиальных органов, а также документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются заместителем главы администрации сельсовета.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляется совместно с несекретными документами. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «ДСП». Документ не сканируется.

Регистрация отправляемых документов с пометкой «ДСП» осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ.

4.4.5. Документы регистрируются в РКФ – традиционных или электронных карточках, журналах.

4.4.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей органов местного самоуправления может дополняться буквенным или индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

4.4.7. Для ввода регистрационных данных документа устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору:

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.4.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ исходящих документов. Данным документам присваиваются порядковые номера в пределах соответствующего регистрационного массива, а также делается ссылка на документ, по которому дается ответ.

При регистрации отправляемых документов копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

4.5. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые администрацией сельсовета, доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по каналам электрической связи, а также курьером (решается исходя из конкретной ситуации).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются настоящей Инструкцией с учетом функционирующих в администрации технических и программных средств.

Документы и материалы принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением распорядительных документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденным указателем рассылки).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/ электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

(Приложение № 23).

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов

4.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

4.6.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными должностными лицами передаются заместителю главы администрации сельсовета, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются.

4.6.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются специалистам администрации, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 19

	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»		Администрации муниципального образования «грачевский сельсовет» енотаевского... «Об утверждении Порядка создания нештатных аварийно спасательных формирований», руководствуясь Уставом муниципального образования...
	Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета Администрации... Федоровский «Сельский Дом культуры» муниципального образования «Федоровский сельсовет» (далее мкук федоровский сдк), совете муниципального...		Главы администрации муниципального образования «астраханский сельсовет»... В целях определения прав, обязанностей и ответственности служащих и работников Дома культуры п. Буруны администрации муниципального...
	Администрации муниципального образования «восточинский сельсовет»... Инструкции по его применению, администрация муниципального образования «Восточинский сельсовет»		Информационный бюллетень муниципального образования «Пустозерский сельсовет» О признании утратившим силу постановлений администрации муниципального образования «пустозерский сельсовет» ненецкого автономного...
	Администрации муниципального образования «восточинский сельсовет»... Инструкции по его применению, администрация муниципального образования «Восточинский сельсовет»		Администрации муниципального образования «михайловский сельсовет»... Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06. 12. 2010 №162н (далее по тексту...
	Решение 19. 06. 2014 №7/8 Руководствуясь с действующим законодательством, в соответствии с Уставом мо «Икрянинский сельсовет», рассмотрев предложение администрации...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о...
	Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального...		Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства...
	Информационный бюллетень муниципального образования «великовисочный... О назначении ответственного лица за проведение пожароопасных работ в здании Администрации мо «Великовисочный сельсовет» нао		Информационный бюллетень хоседа-Хардского сельсовета и администрации... Ненецкого автономного округа размещены на официальном сайте муниципального образования «Хоседа-Хардский сельсовет» Ненецкого автономного...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Генеральный план муниципального образования малаховский сельсовет... Карта современного использования и комплексной оценки в границах муниципального образования Косихинский сельсовет

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет

Похожие: