Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию

Скачать 1.5 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию
страница	1/10
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ГОРОД АРМАВИР
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ___25.04.2013_____ № ____1450___

г. Армавир

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в администрации муниципального образования город Армавир

В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Начальникам органов администрации муниципального образования город Армавир организовать изучение Инструкции по делопроизводству и обеспечить безусловное выполнение её положений при подготовке, оформлении служебных документов и организации документооборота.

4. Признать утратившими силу постановления администрации муниципального образования город Армавир от 4 августа 2009 года № 2414 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир», от 1 марта 2010 года № 644 «О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования город Армавир от 4 августа 2009 года № 2414 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир», от 27 марта 2012 года №865 «О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования город Армавир от 4 августа 2009 года № 2414 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир» .

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального образования город Армавир С.В.Фролова.

6. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава муниципального образования

город Армавир А.Ю.Харченко

ПРИЛОЖЕНИЕ

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации

муниципального образования

город Армавир

от 25.04.2013 № 1450

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ГОРОД АРМАВИР

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее - Инструкция) является документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации муниципального образования город Армавир (далее - администрация города). Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации города. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города Армавира.

1.2. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, законами Краснодарского края, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, постановлениями и распоряжениями главы администрации (губернатора ) Краснодарского края.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.5.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города осуществляются отделом делопроизводства администрации муниципального образования город Армавир (далее - отдел делопроизводства).

1.6. Переписка между органами администрации города по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Не допускается работа с подлинными экземплярами документов администрации города вне служебных помещений.
Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению).

1.9. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами.

1.10. Выдача копий правовых актов администрации города осуществляется работниками отдела делопроизводства с разрешения начальника отдела делопроизводства администрации муниципального образования город Армавир (далее - начальник отдела делопроизводства).

Работники администрации города несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов.

При утрате документов руководитель органа администрации города назначает служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы муниципального образования город Армавир, курирующего вопросы управления делами.
При увольнении или переходе на другую работу работник должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю или по его поручению другому работнику.

Все работники администрации города, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны ознакомиться с настоящей Инструкцией и выполнять ее требования.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Служебные документы администрации города, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без специального бланка.

Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков в администрации города изложен в подразделе 4.1 раздела 4 настоящей Инструкции.

2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов.
Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую более поздней дате подписания.

2.5. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

2.6. Например, дату 8 августа 2008 года следует оформлять «08.08.2008».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты – 8 августа 2008 года.

2.7. В служебных документах (письмах, доверенностях, гарантийных письмах, в договорах, соглашениях и т.д.), необходимо использовать словесно- цифровой способ оформления дат.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и выполнением, должны датироваться и подписываться.

Регистрационный номер документа состоит из утвержденного индекса органа администрации города, порядкового номера его регистрации, дополненного индексом дела по номенклатуре дел.
Реквизит «адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля.
Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Например:

1 вариант Департамент по финансам, бюджету

и контролю Краснодарского края

2 интервала

Первому заместителю

руководителя департамента

(инициалы, фамилия)

2 вариант Первому заместителю руководителя

департамента по финансам, бюджету

и контролю Краснодарского края

(инициалы, фамилия)
2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Обуховой В.П.

Уральская ул., 18, кв. 2,

пос. Ясный, Красноармейский р-н,

Краснодарский край, 353660
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:
Руководителям промышленных предприятий муниципального образования город Армавир

2.12. Письмо не должно содержать более четырех наименований адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресата не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа (приложение№2) и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

2.13. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса:

наименование адресата (наименование организации);

название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;

название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс. Например:
Государственное унитарное

предприятие Краснодарского края

«Краснодаркраймедтехника»

Красноармейская ул., 60,
г. Краснодар, 350000

2.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Элементы грифа утверждения центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава муниципального образования

город Армавир

2

интервала
(подпись) (инициалы, фамилия)

дата

2.15. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации муниципального образования , протоколом.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

муниципального образования

город Армавир

от 25.06.2004 № 345

Реквизиты «гриф утверждения», «гриф одобрения», слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек.

2.16. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

2.17. Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела цен и тарифов

администрации муниципального

образования город Армавир

2

интервала
(подпись) (инициалы, фамилия)

дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии администрации муниципального

образования город Армавир

от 07.05.2008 № 9
Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например:
Начальник правового

управления администрации

муниципального образования

город Армавир (подпись) (инициалы, фамилия)

дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Начальник правового управления Замечания прилагаются

администрации муниципального

образования город Армавир (подпись)(инициалы, фамилия)

дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.18. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, четким, максимально информационно насыщенным.

Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например:
О направлении ...

Об отмене ...

О состоянии ...

Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.19. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами.

Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.

Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.20. Для языка служебного документа характерны:

лаконичность;

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление языковых конструкций повелительного наклонения (п о с т а н о в л я ю:, п р и к а з ы в а ю:, п р е д л а г а ю:);

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: «поручить», «утвердить», «рекомендовать», «предложить» и т.д.;

единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

2.21. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая».

Например:

Уважаемый Александр Иванович!
Допускается также обращение с использованием слов «господин», «госпожа». При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются.

Например:

Уважаемый господин Иванов!

Или
Господин Иванов!
2.22. При подготовке текстов служебных документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше (далее - Word 6.0) с использованием шрифтов Times New Roman № 14. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт № 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала).

Для печатания служебных документов используются стандартные листы бумаги формата А4 или А5. Верхняя и нижняя границы текстового поля документа должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм (приложение № 3). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов «С уважением». Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

2.23.Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, распоряжения, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения, справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные, их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок.

2.25.При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В служебных документах, адресованных руководителям организаций, используют формы изложения текста:

от первого лица множественного числа, например:

«Направляем на рассмотрение»;
от первого лица единственного числа, например:

«Прошу выделить», «Предлагаю»;
от третьего лица единственного числа, например:

«Правовое управление администрации муниципального образования город Армавир считает необходимым …»
Текст протокола излагают от первого лица множественного числа.

Например:

«слушали», «выступили», «постановили».
В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Например:

«отдел осуществляет функции …» «комиссия установила …»
Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф.

2.28. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации города, служебных писем, актов, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера оформляются словесно-цифровым способом:

15 мая 2012 года; в мае 2011 года; в первом полугодии 2015 года;
в первом квартале 2014 года; за 11 месяцев 2012 года, в 2012 году,
бюджет на 2014 год, с 2001 по 2012 год, в 2008-2012 годах.

Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.07.2012.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

2.29. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

8 Марта

1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров, второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

8-й ряд

90-е годы

в 20-х числах апреля.

2.30. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

инвалид II группы

специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: «Оплатить расходы в сумме 34578 (тридцати четырех тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей».

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

36,7 процента

28,5 метра.

2.31. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-дневный

двухнедельный.

2.32. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами:

50%

пятьдесят процентов.

Знаки №, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

30-40%

№ 5-7.

2.33. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

День Конституции Российской Федерации

Восьмое марта

Новый год

День металлурга

День российской печати.
Исключения:

День Победы

Рождество Христово

2.34. В правовых актах администрации муниципального образования город Армавир, при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.

2.35. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, его заместителей подписываются главой муниципального образования город Армавир.

Служебные документы, направляемые в министерства, управления, отделы органов власти Краснодарского края подписываются заместителями главы муниципального образования город Армавир.

2.36. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, сокращенное, если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия. Например:

Начальник отдела транспорта и связи

администрации муниципального

образования город Армавир (подпись) (инициалы, фамилия)
или на бланке отдела транспорта и связи администрации муниципального образования город Армавир

Начальник отдела (подпись) (инициалы, фамилия)
Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

2.37.При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

	Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»		Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального...
	Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию...		Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...
	Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Должностная инструкция делопроизводителя территориального управления... Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность делопроизводителя территориального...		Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Инструкция по охране труда для сварщика, маляра-штукатура, подсобного рабочего, каменщика и т д Инструкция является важным документом, регламентирующим деятельность любого предприятия. Особое положение инструкций по охране труда...
	Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...		Должностная инструкция ответственного За организацию обработки персональных данных в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении муниципального образования...
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Должностная инструкция начальника отдела градостроительства и архитектуры... Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является муниципальным...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Похожие: