О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования
|
Скачать 354.08 Kb.
|
|
СОГЛАСОВАНО Председателем Псковского областного суда Кондратьевым В.Н.__________________ «23» декабря 2014 года. Утверждена приказом начальника Главного государственного управления юстиции Псковской области от «23» декабря 2014 года № 164-од Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования Оглавление 1. Общие положения...............................................................................................3 2. Основные задачи архива судебного участка мирового судьи........................4 3. Требования к оформлению и учету дел, помещаемых в архив......................4 4. Порядок нумерации листов................................................................................7 5. Учет документов в архиве судебного участка мирового судьи......................8 6. Составление описей на судебные дела (наряды)..............................................9 7. Сроки хранения документов. Экспертиза ценности документов..................11 8. Режим хранения и порядок выдачи архивных документов...........................13 9. Отбор документов на уничтожение..................................................................17 10. Проверка наличия и состояния документов..................................................19 11. Номенклатура дел..............................................................................................21 12. Заключительные положения............................................................................23 13. Приложения.......................................................................................................24 Архивное делопроизводство судебного участка мирового судьи – деятельность мирового судьи и его аппарата по комплектованию, хранению, учету, использованию и уничтожению архивных документов (оконченных производством и соответствующим образом оформленных), образующихся в их служебной деятельности. 1. Общие положения 1.1. Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Псковской области документов, их комплектования, учета и использования (далее – Инструкция) разработана на основе Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176, ГОСТа 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, других нормативных правовых актов. При разработке Инструкции использованы отдельные положения Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования от 28.12.2005 № 157 в редакции Приказов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.08.2007 № 102, от 22.12.2011 № 234, от 27.12.2012 № 246, от 30.12.2013 № 265. 1.2. Архивное делопроизводство судебного участка мирового судьи непосредственно организуется самим мировым судьей. Обязанности, права и ответственность сотрудников аппарата мирового судьи, обеспечивающих его работу, определяются их должностными регламентами и служебными контрактами. 1.3. Архивный фонд и документация, учитывающая движение архивных документов (далее – условно «архив»), должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и удобство пользования ими. Архив создается для упорядочения ведения судебного делопроизводства судебного участка мирового судьи (отделения оконченных дел и иной судебной документации от находящихся в производстве и обеспечения осуществления архивного делопроизводства судебного участка мирового судьи). 1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению. 2. Основные задачи архива судебного участка мирового судьи 2.1. Основными задачами архива судебного участка мирового судьи являются: 2.1.1. Комплектование архивного фонда (совокупности хронологически и логически связанных между собой архивных документов) судебного участка мирового судьи документами, образующимися при отправлении мировыми судьями правосудия и в другой служебной деятельности судьи и его аппарата (далее – суда). 2.1.2. Учет и обеспечение сохранности архивных документов судебного участка. 2.1.3. Использование в соответствии с действующим законодательством архивного фонда судебного участка мирового судьи. 2.1.4.Уничтожение архивных документов, сроки хранения которых истекли. 2.2. Кроме этого, мировой судья организует упорядоченное хранение оконченных судебных дел, материалов (производств) и иной служебной документации (далее обобщенно – дел, документов) временного срока хранения, выделение из них к уничтожению и уничтожение документов, не подлежащих хранению. 3. Требования к оформлению и учету дел, помещаемых в архив 3.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. 3.2. Оформление дел производится работниками аппарата мирового судьи согласно их должностным регламентам и в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19, а также нормами, установленными Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Псковской области. 3.3. Секретарь участка либо лицо, его замещающее, обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащее сдаче в архив, обращая внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. 3.4. Подготовка дел, подлежащих постоянному и временному хранению, предусматривает: - подшивку или переплет дела, - изъятие из дела металлических скрепок и скобок, - нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела, - составление внутренней описи документов, - составление заверительной надписи, - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.) 3.5. На обложках уголовных и гражданских дел, подлежащих постоянному и временному хранению, записывается: - наименование судебного участка мирового судьи, - даты начала и окончания дела, - номер производства по делу, - срок хранения дела, - фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть иска (заявления). Примеры: - дело № 1-125/2014 по обвинению Маркова Петра Ивановича в совершении преступления, предусмотренного ст. 157 ч 1 УК РФ; - дело № 2-350/43/2014 по иску Леоновой Марии Сергеевны к Леонову Андрею Петровичу о разделе имущества. 3.6. На обложке дел об административном правонарушении записывается: - наименование судебного участка мирового судьи, - наименование судебного участка мирового судьи, - даты начала и окончания дела, - номер производства по делу, - срок хранения дела, - фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого заведено производство по делу, с указанием статьи законодательства РФ об административных правонарушениях.
3.10. На хранение в архив суда принимаются дела, оформленные надлежащим образом: документы подшиты в дело в хронологическом порядке, все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы – в порядке их поступления. 3.11. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. 3.12. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документы необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист. 3.13. В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судом электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи. 3.14. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив судебного участка, секретарь судебного участка (далее - секретарь участка) либо лицо, его замещающее, должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду) документы, составить их внутреннюю опись. 3.15. В оконченных производством делах и нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. 3.16. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа. 3.17. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда). 3.18. На обложке дела (наряда) проставляется индекс дела и срок хранения. 3.19. Дело (наряд) должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле (наряде) превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел. 3.20. Во всех делах (нарядах) составляется внутренняя опись с указанием заголовка, индекса документа, даты и номера листа в деле (наряде). 3.21. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс. 3.22. В оконченных регистрационных журналах или книгах, учетно-статистических карточках нумеруются листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись.
архивного хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются секретарем участка либо лицом, его замещающим, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции, который проверяет достоверность необходимой информации о движении дела, включая результаты рассмотрения. Указанным работником аппарата суда в базу данных программного комплекса «Мировые судьи» вносится отметка о передаче дела в архив судебного участка с указанием даты. Вывод на печать учетно-статистических карточек на дела, алфавитные указатели при сдаче дела в архив обязателен. 3.24. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек. 3.25. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем. 3.26. Судебные дела и другие материалы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не принимаются. 4. Порядок нумерации листов 4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, (сплошной) нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. 4.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши. 4.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. 4.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется. 4.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. 4.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. 4.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 4.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. 4.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. 4.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 4.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. 4.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде). 4.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д. 4.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т. д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. 4.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. 4.16. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). 4.17. Заверительная надпись составляется и подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи. Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. Секретарь судебного участка № Т.А.Смирнова 15.04.2014 |
Похожие:
 |
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков... Общие положения |
|
О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
 |
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов... В большей части субъектов Российской Федерации прошли стадию становления архивы судебных участков мировых судей. Архивная работа... |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга... Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
|
Мировых судей новосибирской области приказ О пожарной безопасности и противопожарном режиме в управлении по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области, в... |
|
Примерное положение об оплате труда работников краевого государственного... Ого казенного учреждения по обеспечению жизнедеятельности судебных участков мировых судей в Красноярском крае (далее – Примерное... |
|
Типовая инструкция по организации пропускного режима в здания федеральных... |
|
Республики Карелия Дороховым А. И Республики Карелия (далее – Примерные правила) определяют нормы поведения граждан (посетителей) в зданиях и служебных помещениях... |
|
Мировых судей ставропольского края Временная инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее Инструкция) разработана... |
|
Организации охраны и внутриобъектового режима в зданиях и помещениях судебных участков ... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей ставропольского края Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее Инструкция) разработана в... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Нижегородской... Общие положения и руководство судебным делопроизводством у мировых судей Нижегородской области 4 |
|
Инструкция по судебному делопроизводству и организации работы архива... Настоящая Инструкция по судебному делопроизводству и организации работы архива на судебных участках мировых судей Республики Адыгея... |