Агентство по делам юстиции и мировых судей
Пермского края
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ МИРОВЫХ СУДЕЙ ПЕРМСКОГО КРАЯ
г. Пермь, 2016
www.mirust.permkrai.ru
Оглавление
УТВЕРЖДЕНА
приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края
от 29.11.2016 № СЭД-37-01-07-235
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ МИРОВЫХ СУДЕЙ ПЕРМСКОГО КРАЯ
-
Общие положения
1.1. Своевременное и качественное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее - судебных дел), формирование нарядов*, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей аппарата мирового судьи Пермского края.
<*> Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической или в хронологическо-тематической последовательности.
1.2. Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с архивными документами. В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи, методика отбора дел, нарядов для постоянного хранения, а также порядок выделения к уничтожению судебных дел с истекшим сроком хранения (приложение 1).
1.3. Четкое исполнение правил, регламентированных Инструкцией, обеспечит оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи Пермского края, будет способствовать эффективной организации судопроизводства.
1.4. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральный закон от 17 декабря 1998 № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Пермского края от 31 марта 2014 г. № 320-ПК «О мировых судьях в Пермском крае», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 г. № 263, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утверждённой Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 г. № 112, Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 09 июня 2011 г., Инструкцией по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края, утвержденной приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края от 30 мая 2016 г. СЭД-37-01-07-88, Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждённой приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края от 22 октября 2015 г. № СЭД-37-01-07-176, Положением о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии, утвержденной приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края от 27 мая 2014 г. № СЭД-37-01-00-24, и другими нормативными правовыми актами и методическими документами.
2. Подготовка и оформление дел к последующему хранению
2.1. Решение на передачу на архивное хранение в специально оборудованное помещение (далее – архив) уголовных, гражданских и дел об административных правонарушениях, производств, нарядов принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу, правильность и полноту заполнения журналов и учетно-статистических карточек. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи, устанавливается срок хранения и подпись мирового судьи.
Списание в архив судебных дел, производств и документов общего делопроизводства производится на основании резолюции мирового судьи.
До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела (наряды), материалы и другие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива, Инструкцией по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края и настоящей Инструкцией.
-
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 5 лет) хранения.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
нумерацию листов дела, при этом дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;
составление заверительной надписи на листе-заверителе;
составление внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение регистрационного индекса дела, указание крайних дат дела, срока хранения, заголовка дела и др.).
2.4.2. Документы в судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и долговременное хранение (свыше 5 лет), секретарь судебного заседания должен прошить на 4 прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, удалить металлические скрепления (скобки, скрепки) из документов и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 2), и подготовить дела к передаче секретарю суда.
2.4.3. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 3). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.
2.4.4. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.
2.4.5. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.
2.4.6. На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист, в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа, заочного решения, приговора, решения, истребование документов и др.) (приложение 4).
2.4.7. Частичному оформлению подлежат дела временного срока хранения (до 5 лет включительно).
При частичном оформлении дел допускается листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, наряды не прошивать нитками, а оставлять в скоросшивателях, дела об административных правонарушениях и судебные приказы оставлять скрепленными скобами степлера (по согласованию с мировым судьей).
2.5. До передачи дела (наряда) в архив секретарь суда еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.
2.6. На хранение в архив суда передаются дела, оформленные надлежащим образом: документы подшиты в дело в хронологическом порядке, все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы - в порядке их поступления. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.
2.7. В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судом электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.
2.8.Уголовное дело считается законченным и подлежит сдаче в архив суда после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д.
В части основного наказания основаниями для списания дела в архив являются в отношении лиц, осужденных к:
а) лишению свободы - получение уведомления о том, что учреждением, где содержится под стражей осужденный, получены копия приговора, распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора суда;
б) аресту - наличие в деле уведомления о том, что получено распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора суда;
в) ограничению свободы - наличие в деле уведомления о получении уголовно-исполнительной инспекцией копии приговора и распоряжения об его исполнении;
г) исправительным работам, обязательным работам, условно осужденных, а также осужденных к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - получение из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению приговора суда (приложение 5);
д) штрафу - наличие в деле документа, подтверждающего уплату штрафа или копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
Копия приговора, а также исполнительный документ, распоряжение считаются полученными, когда в деле имеется расписка (в любой форме) органов (учреждений) об их получении, либо уведомление о доставке почтового отправления адресату, либо предусмотренное подпунктом «г» настоящего пункта извещение.
2.8.1. В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела в архив являются:
а) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - основания, указанные в подпунктах «г», «д» пункта 2.8 настоящей Инструкции;
б) по конфискации имущества - наличие в деле копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства;
в) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе;
г) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - основания, указанные в подпункте «д» пункта 2.9 настоящей Инструкции.
2.8.2. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 2.14 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.
2.8.3. При постановлении в процессе исполнения приговора акта о помиловании он считается исполненным после получения судом сообщений от органов, ведающих исполнением наказания, о прекращении осужденным отбывания основного и дополнительных наказаний либо принятия к исполнению акта помилования в части снижения не отбытого срока наказания или замены его более мягким видом наказания, а в случае освобождения осужденного от обязанности дальнейшего возмещения причиненного преступлением ущерба - после возвращения суду исполнительных документов, выданных для производства взысканий.
2.8.4. По уголовному делу, рассмотренному по существу с вынесением определения или постановления о применении судом принудительных мер медицинского характера к лицу, совершившему общественно опасное деяние в состоянии невменяемости, основанием для списания дела в архив является получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение.
2.8.5. При рассмотрении судом представлений (ходатайств) в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основанием для списания материалов в архив суда является наличие в деле уведомления о поступлении копии вступившего в законную силу постановления судьи, рассмотревшего материал, в случаях:
а) изменения условий содержания в местах лишения свободы – в исправительное учреждение по месту фактического отбывания наказания;
б) условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни, предоставления отсрочки отбывания наказания беременной женщине либо женщине, имеющей малолетних детей, - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания;
в) освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания осужденным, а также в орган здравоохранения – об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением суда;
г) замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке статьи 80 Уголовного кодекса Российской Федерации - в исправительное учреждение по месту первоначального отбывания наказания, в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного;
д) отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации, отмены отсрочки отбывания наказания, направления осужденного для отбывания наказания в порядке статьи 82 Уголовного кодекса Российской Федерации, а также замены исправительных работ лишением свободы в порядке статьи 50 Уголовного кодекса Российской Федерации - в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного.
2.8.6. В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив:
а) в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;
б) во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.
2.8.7. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:
погашения судимости;
вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
2.8.8 Работники аппарата мирового судьи, на которых возложен контроль за исполнением соответствующего судебного постановления, обязаны докладывать мировому судье, рассмотревшему дело, о непоступлении сообщений о принятии приговора, определения, постановления к исполнению (либо их неисполнении).
Списание дела в архив производится на основании резолюции мирового судьи.
2.9. Гражданское дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив:
а) в случае если иск удовлетворен - после передачи (направления) исполнительных документов подразделению службы судебных приставов либо вручения (направления) их взыскателям;
б) в случае если в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения либо производство по делу прекращено - после вступления решения (определения) в законную силу;
г) в случае если решение подлежит немедленному исполнению - после вступления в законную силу судебного акта;
д) в случае вынесения судом решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета - после приобщения к нему квитанции об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
2.9.1. Основанием для оформления и сдачи в архив гражданских дел также является вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу.
2.9.2. Копия постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, поступившая в судебный участок, выдавший исполнительный документ, приобщается к соответствующему делу (п. 6 ст. 47 Федерального закона от 02 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
2.10. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив:
а) при назначении ареста - после поступления сообщения органа, ведающего исполнением данного вида наказания, о принятии постановления к исполнению;
б) при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - после поступления сообщения органа государственной инспекции безопасности дорожного движения, должностных лиц органов исполнительной власти об изъятии у наказанного документа на право управления транспортными средствами (разрешения на эксплуатацию радиоэлектронных средств или высокочастотных устройств, охотничьего билета);
в) при применении штрафа и взыскании материального ущерба - после поступления квитанции об их уплате или копий постановления с отметками судебного пристава - исполнителя об их принудительном взыскании;
г) при конфискации - после поступления копии постановления с отметкой судебного пристава - исполнителя о передаче конфискованных предметов налоговому органу;
д) в случае внесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату и регистрации в журнале.
2.10.1. Основаниями для оформления и сдачи в архив дел об административных правонарушениях также является вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
2.10.2 Дело передается в архив секретарем суда после проверки соблюдения всех перечисленных условий с резолюцией мирового судьи.
2.11. Тексты судебных актов, подлежащих размещению на сайте суда в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 г. № 253 (далее - Регламент), на бумажном носителе с визой мирового судьи «Согласовано» (далее - тексты судебных актов) формируются в наряды.
К оформлению нарядов с текстами судебных актов предъявляются требования, предусмотренные пунктами 2.3, 3.4, 3.7, 3.8, 3.9, 3.11 настоящей Инструкции.
Основанием для оформления и сдачи в архив указанных документов является размещение согласованных текстов судебных актов на сайте судебного участка.
Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов с текстами судебных актов производит специалист, ответственный за размещение текстов судебных актов на сайте судебного участка.
-
Подготовка и оформление нарядов и других документов
Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 5 лет) хранению, производит секретарь суда.
Секретарь суда обязан тщательно просмотреть наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, не исполненные документы.
Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.
Листы в наряде подшиваются в строго хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.
В законченных нарядах постоянного и долговременного хранения (свыше 5 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 3).
На обложках судебных дел и производств указываются номер дела, фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено, фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления), наименование дела, дата поступления дела на судебный участок, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.
На обложках дел, нарядов оформляется заголовок и его индекс (номер), в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в Номенклатуре дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (далее - Номенклатура); наименование суда, даты начала и окончания дела, номер производства по делу, количество листов в деле и срок хранения дела, производства, статья по Перечню документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, (далее – Перечень) (приложение 6,7)
Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по Номенклатуре, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
ПРИМЕР: Обзоры судебной практики вышестоящих судов в 3 томах. Копии: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела, том 3 – дела об административных правонарушениях.
Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.
Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок в соответствии с Номенклатурой.
ПРИМЕР: 1. Копии апелляционных постановлений на судебные акты по уголовным делам мирового судьи, которыми они оставлены без изменения, том 1. 10.01.2015 - 28.06.2016
2. Копии апелляционных постановлений на судебные акты по уголовным делам мирового судьи, которыми они оставлены без изменения, том 2. 01.07.2013 - 31.12.2013
Наряды постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.
Во всех нарядах постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (приложение 2), с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.
Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи (приложение 3) после общего количества листов в наряде через знак «+».
Наряды временного срока хранения подлежат частичному оформлению, поэтому допускается не проводить систематизацию документов в наряде, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Законченные регистрационные журналы, книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками аппарата мирового судьи, ответственными за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне чистого последнего листа делают заверительную надпись (приложение 3).
Регистрационные журналы учета, алфавитные указатели, сформированные в базе данных ПИ АМИРС, после заполнения всех необходимых сведений о движении дела распечатываются на бумажном носителе и формируются в наряды. На обложке наряда регистрационного журнала или книги согласно Номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.
Учетно-статистические карточки на дела распечатываются специалистом аппарата мирового судьи, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции. Он проверяет достоверность информации о движении дела, включая результаты рассмотрения, делает отметку о передаче дела в архив суда с указанием даты. После этого учетно-статистические карточки, оформленные с учетом требований настоящей Инструкции и Номенклатуры, распечатываются и сдаются в архив.
После сдачи в архив учетно-статистические карточки должны храниться в нарядах отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 карточек. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.
Тексты судебных актов, подлежащих размещению на сайте суда в соответствии с Регламентом, на бумажных носителях с визой судьи «Согласовано» формируются в наряды.
К оформлению нарядов с текстами судебных актов предъявляются требования, предусмотренные настоящей Инструкцией.
Основанием для оформления и сдачи в архив указанных документов является размещение согласованных текстов судебных актов на сайте суда.
Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов с текстами судебных актов производит работник, ответственный за размещение текстов судебных актов на сайте суда.
Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не принимаются до исправления нарушений.
4. Порядок нумерации листов
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.
Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.
Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.
Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 3).
При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа.
При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.
При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.
Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи (приложение 3).
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).
Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.
ПРИМЕР: В настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности № 543 осужденного Иванова А.В.
Секретарь суда судебного участка № 2 Мотовилихинского судебного района г.Перми
Смирнова Т.А.
15.04.2015
|
