2.4 Организация контроля над исполнением документов в Администрации
Контроль – одна из важнейших функций управления, которая состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений руководителя и решения вопросов, обозначенных в его резолюциях или в распорядительных документах.
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля над исполнением документов:
ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. В то же время в Администрации городского поселения «Лесной городок» в настоящий период используются обе формы контроля: в большей степени - ручная, и в меньшей степени – автоматизированная.
При ведении контроля над исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик. При осуществлении контроля над исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль над исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными
Для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:
поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;
обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Порядок исполнения контроля документов в Администрации городского поселения «Лесной городок», в том числе состав форм контроля и анализа исполнения определяется «Инструкцией по контролю исполнения».
Таким образом, в ходе анализа движения документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок» выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами не соблюдается главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
С нечеткой организацией движения документов в Администрации связано много недостатков, в том числе:
- задержки прохождения и исполнения документов;
- потеря документов;
- избыточность документооборота;
- противоречивость принимаемых решений;
- сложные схемы согласования документов;
- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
- бесконтрольность исполнителей.
Все вышесказанное позволяет говорить о необходимости автоматизации документооборота в Администрации городского поселения «Лесной городок».
Глава 3. Обоснование и оценка экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота в делопроизводство администрации городского поселения “Лесной городок”
3.1 Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота
В связи с большим количеством корреспондентов администрации поток документов достигает огромных значений. В результате возникает множество проблем, связанных с документооборотом, потому, как нынешняя система получения и обработки документов морально и технически устарела.
В первую очередь следует отметить, что большинство документов отправляются в администрацию через обычную почту, что занимает значительное количество времени.
Второй основной проблемой можно считать путаницу в документах, которая происходит после получения их компанией. Получением, регистрацией и передачей документов и планов получателю занимается секретарь. Письма приходят и сортируются по датам и срокам их исполнения, потом заносятся в базу данных в MS Excel, а потом относятся людям, которым они предназначены. При этом есть очень большой риск утерять или спутать один документ с другим, так как все вышеописанные действия проводятся одним человеком вручную. К тому же у секретаря есть и другие обязанности. Все вышеперечисленные проблемы сказываются на эффективности деятельности администрации работы компании, и поэтому было принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) для скорейшего решения сложившейся проблемы.
Эффект от внедрения системы электронного документооборота складывается из двух основных частей [37-40] (рис.3.1):
Рис. 3.1. Составляющие эффективности внедрения СЭД
К первой группе эффектов относятся:
Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).
Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:
Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);
Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей [37-41].
3.2 Обоснование выбора системы электронного документооборота
Для обоснованного выбора системы электронного документооборота проведем анализ наиболее распространенных систем.
Системы электронного документоборота были оценены экспертами, результаты оценки представлены в таблицах 3.1-3.6. Условные обозначения: Босс-Референт (БР) [45], Directum (D) [46] , Золушка (З) [47], ЕВФРАТ-Документооборот (ЕД) [48], PayDox (PD) [49] , Optima-Workflow (O-W) [50], Дело (Д) [51]. СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач [37-41].
Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы PayDox, ЕВФРАТ-Документооборот и Дело.
Таблица 3.1- Основные возможности систем электронного документооборота
Система возможность
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Регистрации документов
|
10
|
9
|
9
|
10
|
10
|
10
|
10
|
Введение регистрационной карточки
|
9
|
10
|
9
|
10
|
10
|
9
|
9
|
Введение номенклатуры дел
|
10
|
9
|
10
|
9
|
7
|
10
|
8
|
Сканирование
|
5
|
8
|
7
|
7
|
5
|
6
|
9
|
Распознание документов
|
4
|
7
|
8
|
7
|
8
|
6
|
7
|
Связанные документы
|
9
|
8
|
9
|
9
|
9
|
8
|
8
|
Прикреплённые файлы
|
7
|
8
|
9
|
9
|
6
|
9
|
7
|
Работа со словарями и справочниками
|
8
|
8
|
7
|
9
|
9
|
6
|
7
|
Срок поручений
|
8
|
2
|
7
|
9
|
7
|
8
|
5
|
Поиск:
|
|
|
|
|
|
|
|
- по реквизитам
|
8
|
8
|
7
|
9
|
7
|
7
|
8
|
- по виду реквизита документа
|
2
|
3
|
7
|
5
|
4
|
7
|
6
|
-полнотекстовый
|
10
|
10
|
10
|
10
|
10
|
10
|
10
|
- с учётом морфологии
|
4
|
4
|
8
|
8
|
9
|
7
|
7
|
Списание документа в архив
|
5
|
6
|
7
|
6
|
4
|
5
|
6
|
Введение архивов электронных документов
|
3
|
3
|
5
|
6
|
4
|
3
|
6
|
маршрутизация
|
6
|
2
|
5
|
6
|
7
|
7
|
9
|
Генерация отчётов
|
5
|
5
|
8
|
6
|
7
|
4
|
8
|
Разграничение прав доступа
|
6
|
7
|
8
|
5
|
6
|
8
|
8
|
Пароли
|
4
|
5
|
7
|
6
|
5
|
7
|
7
|
Итого
|
123
|
122
|
147
|
146
|
134
|
137
|
145
|
Таблица 3.2- Стоимость сервера и лицензии
Система возможность
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Стоимость сервера и лицензии
|
6
|
7
|
8
|
9
|
7
|
8
|
7
|
Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем БОСС-Референт и Золушка. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3.3).
Таблица 3.3-Доступный инструментарий для настройки системы
Система инструментарий
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Дизайнер форм карточек документов
|
10
|
3
|
8
|
7
|
7
|
7
|
9
|
Дизайнер маршрутов\процессов
|
9
|
2
|
7
|
7
|
8
|
9
|
9
|
Редактор отчётов
|
6
|
5
|
7
|
8
|
9
|
8
|
7
|
Создание и изменение словарей и справочников
|
8
|
9
|
8
|
8
|
9
|
7
|
6
|
Итого
|
33
|
19
|
30
|
30
|
33
|
31
|
31
|
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 3.4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот и Дело. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Таблица 3.4- Опыт внедрения систем
Система
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Количество внедрений?
|
5
|
4
|
9
|
9
|
6
|
7
|
6
|
Возможно ли внедрение собственными силами?
|
6
|
7
|
9
|
7
|
8
|
8
|
8
|
Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами?
|
7
|
6
|
9
|
8
|
7
|
7
|
7
|
Итого
|
18
|
17
|
27
|
24
|
21
|
22
|
21
|
Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow.
Таблица 3.5- Дополнительные возможности работы с системой
СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Настройка пользовательского интерфейса
|
7
|
3
|
8
|
4
|
3
|
7
|
6
|
Настройка уведомлений и напоминаний
|
8
|
3
|
6
|
6
|
6
|
8
|
5
|
Интеграции с электронной почтой
|
6
|
3
|
6
|
8
|
5
|
7
|
8
|
Web-доступ
|
8
|
4
|
5
|
7
|
5
|
8
|
6
|
Территориально-распределённая работа**
|
9
|
6
|
8
|
6
|
6
|
7
|
5
|
Наличие API
|
8
|
8
|
9
|
6
|
7
|
7
|
4
|
Итого
|
46
|
18
|
42
|
37
|
32
|
44
|
34
|
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6).
Таблица 3.6- Надёжность, безопасность СЭД
Система возможность
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Авторизация пользователей
|
7
|
6
|
8
|
4
|
9
|
5
|
7
|
Шифрование документов
|
5
|
4
|
6
|
4
|
4
|
6
|
6
|
Поддержка ЭЦП
|
4
|
6
|
5
|
9
|
5
|
9
|
7
|
Резервное копирование БД по расписание
|
6
|
7
|
7
|
6
|
3
|
6
|
6
|
Протокол событий
|
5
|
5
|
7
|
7
|
4
|
5
|
7
|
Итого
|
27
|
28
|
33
|
30
|
25
|
31
|
33
|
Из таблицы 3.6 следует, что системы Дело, Optima-Workflow и PayDoc позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В таблице 3.7 представлены итоговые данные по оценке СЭД
Таблица 3.7- Итоговые показатели СЭД
Система возможность
|
Б-Р
|
D
|
Д
|
Е-Д
|
З
|
O-W
|
PD
|
Итоговый показатель
|
253
|
211
|
287
|
276
|
252
|
273
|
271
|
Обобщая результаты анализа, можно утверждать, что из всех систем наилучшие показатели у системы “ДЕЛО”.
В связи с этим автором предложено внедрить наиболее эффективную систему «ДЕЛО», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает рядом преимуществ и на основе анализа рынка описанной в первой главе занимает лидирующую позицию.
Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями организации, а так же уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.
СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобный способ работы с проектами документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно сокращают количество выполняемых вручную рутинных операций.
Работникам СЭД «ДЕЛО» дает возможность легко отслеживать перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений и резолюции руководства, а также движение документов [51].
СЭД «ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел организации и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.
|
