Таблица 3.9- Стоимость обучения персонала на курсах системы электронного делопроизводства “ДЕЛО”
Название курса
|
Длительность обучения, дни
|
Цена, руб.
|
Пользователь СЭД “ДЕЛО” (очный курс)
|
3
|
3300
|
Системный администратор СЭД “ДЕЛО” (очный курс)
|
7
|
7700
|
Необходимо обучить:
пользователь (очное обучение) – 12 человек;
системный администратор (очное обучение) – 1 человек.
Обучение в общей сложности будет составлять 47300 руб.
Стоимость компьютерной техники, необходимой для реализации проекта будет определяться стоимостью 13 компьютеров для пользователей по цене 25000 руб за один компьютер. То есть Скт =25000*13=325000 руб.
Реализация проекта будет включать такие затраты, как затраты на электроэнергию – 320 руб/мес, затраты на услуги связи (телефон, Интернет) – 750руб/мес, затраты на канцелярские товары – 1200 руб/мес (данные взяты из бухгалтерской документации предприятия). Итого, за 1 месяц прочие расходы составят 2270 руб. Общая смета затрат на внедрение системы “ДЕЛО ” приведена в табл. 3.10.
Таблица 3.10- Смета затрат на внедрение системы “ДЕЛО”
Наименование группы затрат
|
Стоимость, руб.
|
Заработная плата работников
|
60000
|
Стоимость лицензий
|
48800
|
Техническая поддержка
|
12200
|
Обучение персонала
|
47300
|
Компьютерная техника
|
325000
|
Прочие расходы:
|
2270
|
Общий размер затрат
|
495570
|
Таким образом общий размер затрат- Cпроект =495570 руб.
Суммарная экономия для внедренной системы “ДЕЛО” может быть рассчитана по формуле
Эс = Эзп+Эм, (3.7)
где ЭС – суммарная экономия, руб.; ЭЗП – экономия заработной платы, руб.; ЭМ – экономия материалов, руб.
В таблице 3.11 приведены нормы времени выполнения работ для старого и нового варианта организации системы электронного документооборота
Таблица 3.11 Нормы времени выполнения работ
Показатель
|
Условное обозначение
|
Единица измерения
|
Базовый вариант
|
Новый вариант
|
Годовая трудоемкость операции по вводу и корректировке данных
|
tвв
|
человеко-час
|
670
|
64
|
Годовая трудоемкость операции по поиску и обработке данных
|
t поиск
|
человеко-час
|
834
|
118
|
Годовая трудоемкость операции по оформлению и выводу данных
|
t оф
|
человеко-час
|
542
|
84
|
Итого
|
|
|
2046
|
266
|
Экономия на заработной плате рассчитывается по формуле (4).
Эзп = tэк*Счас, (3.8)
где tэк – экономия времени, час.; Счас – стоимость 1 часа работы исполнителя, руб, которая рассчитывается по формуле (3.9)
 , (3.9)
где СЗП – заработная плата исполнителя, руб; α – коэффициент, учитывающий социальные выплаты, равный 1,302; 176- количество рабочих часов в месяц.
Экономия трудоемкости работ определяется из таблицы 3.11 .
tэк=2046-266=1780 ч , (3.10)
Тогда экономия на заработной плате (при средней месячной зарплате сотрудников 16840 руб.) составит:
 =221748 руб.
Экономия расходуемых материалов представляет экономию бумаги на печатные документы. При стоимости одного листа 0,35 руб, экономия на бумагу для 700 распечатанных документов за год составит (при затратах – двадцать четыре листа бумаги на один документ) составит:
0,35*700*24= 5880 руб.
Суммарная экономия для внедренной системы делопроизводства “ДЕЛО” составит:
Эс = Эзп+Эм =221748+5880=227628 руб.
Срок окупаемости капитальных затрат на внедрение системы электронного документоборота определяется по формуле (3.11).
 , (3.11)
где Tок– срок окупаемости системы, год.
Спроект – затраты на внедрение системы “ДЕЛО”;
Эс - суммарная экономия для внедренной системы “ДЕЛО”
Тогда срок окупаемости системы составляет:
Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по внедрению системы электронного документооборота являются эффективными (Эс =227628 рублей) и окупятся в течение 2,18 лет.
Заключение
Проведенный анализ технологий ведения делопроизводства и управления документооборотом показал неэффективность ведения только бумажного документооборота. В частности по данным «Siemens Business Services»: 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряется; каждый внутренний документ копируется до 20 раз; на 20–25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с хранением бумажных
Проведен анализ организации муниципального управления в городском поселении “Лесной городок” Одинцовского муниципального района Московской области.
При проведении анализа объема документооборота администрации городского поселения “Лесной городок” (количество входящих, исходящих и внутренних документов) за 2010 - 2012 года была выявлена тенденция неуклонного роста количества документов, причем наиболее высокий процент прироста относится к внутренним документа организации. Так объем документооборота в 2011 году по сравнению с 2010 вырос на 6,52 %, а в 2012 году по сравнению с 2011 – на 8,71 %.
Показано, что постоянно возрастающий объем документопотоков и несовершенство организации делопроизводства привело к значительным потерям документов, в частности темпы прироста потерь документов в 2011 году по сравнению с 2010 годом составляют 17,98%, а в 2012 году по сравнению с 2011 составляют 24,76%.
Выявлены недостатки в организации документооборота Администрации городского поселения “Лесной городок”, а, именно: задержки прохождения и исполнения документов; потеря документов; избыточность документооборота; противоречивость принимаемых решений; сложные схемы согласования документов; отсутствие информации об исполнении в реальном времени; бесконтрольность исполнителей.
Установлено, что для повышения эффективности делопроизводства в кадровой службе организации необходимо внедрение системы электронного документооборота.
Обоснован выбор наиболее эффективной системы для автоматизации делопроизводства Администрации городского поселения “Лесной городок” - система “ДЕЛО”.
Проведен расчет экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота “ДЕЛО”, который показал, что затраты на разработку и внедрение системы составляют 495570 руб, экономический эффект от внедрения автоматизированной системы делопроизводства “ДЕЛО” составили 227628 руб в год, срок окупаемости проекта – 2,18 лет. Таким образом, можно говорить о высокой эффективности проекта по внедрению системы “ДЕЛО” в делопроизводство Администрации городского поселения “Лесной городок” .
Список литературы
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2009. N 4. Ст. 445.
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 07.02.2011) // Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301
Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 29.12.2010) Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 16.09.2003) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011) // Российская газета. 2003. 08 октября. N 202.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об архивном деле в Российской Федерации (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета. 2004. 27 октября. N 237.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об информации, информационных технологиях и о защите информации (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Парламентская газета. 2006. 03 августа. N 126-127.
Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 24.09.2010) О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти // Собрание законодательства РФ. 2005. N 31. Ст. 3233.
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) // http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=96081
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2010. 20 сентября. N 38.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.// Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство : как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2010. - 287 с.
Барихин, А.Б. Делопроизводство и документооборот: [практическое пособие : подготовка и оформление документов, особенности составления отдельных документов, документы, содержащие коммерческую тайну, организация работы, систематизация и хранение] / А. Б. Барихин. - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Кн. мир, 2008. - 415 с.
Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот : учебное по-собие / А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М: Эксмо, 2007. - 553 с
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот.-М.: Логос, 2011.
Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск.гос. ун-т, 2009. – 71 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2009. – 296 с. – (Серия «Высшее образование»).
Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. – 92 с. – (Серия «Высшее образование»).
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. 592 с.
Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. /Панасенко Ю.А. ИНФРА-М. 2010. -124с.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: «Издательство ПРИОР», (издание 7-е, переработанное и дополненное), 2009. – 44 с.
Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. – М.: «Приор», 2009. – 144 с.
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (издание пятое, переработанное и дополненное). – М.: «ПРИОР», 2009. – 192 с.
Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Издательство: Омега-Л. – 2008. – С.408.
В. В. Сапков Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства.-М.: Академия, 2012.-288 c.
Ханкевич А.Г. Документооборот на промышленных предприятиях: проблема учета //Информационное право, 2008.-№ 3.- С.28-35.
Кабашов С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2013.-421 с.
Пожникова Н. М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство». Учеб. пособие для нач. проф. обр. (3-е изд., стереотип.) – М.: Академия, 2012.-192 с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: уч. пособ. / О.П. Солугуб. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2008. 207 с.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
Еремичев М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация// Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 9. С. 183.
М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила.-М.: Омега-Л,2008.-240 c.
Сафарова Е. Электронный документооборот// Горячая линия бухгалтера, 2010.- № 10.- С. 87-92.
Афанасьева Л.П. Электронный научно-справочный аппарат архивов: новый этап в развитии// Вестник Российского государственного гуманитарного университета, 2013.-№4.- С.120-142.
Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно-практический журнал. 2012.- № 5.- С. 26-36.
Бриллиантова И. Документоборот: переходим на электронный // Секретарское дело, 2011.-№ 9.- С.20-25.
Жулинский С.Ф., Сорокин М.А., Чубаров А.М. Электронный документооборот: достоинства и недостатки//Стандарты и качество, 2009.-№7.- С.48-51.
Слесарева В.Ю. Электронный документооборот как разновидность реализации процесса обмена информацией//Вестник Московского финансово-юридического университета, 2012.- С.172-177.
Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота//Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2010. № 1. С. 313-317.
Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления//Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2012. Т. 133. № 8. С. 188-194.
Зайцев В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами//Вестник Московского энергетического института. 2007. № 1. С. 146-154.
Ермишина О.Ф. Документооборот в бюджетном образовательном учреждении// Наука и бизнес: пути развития. 2013. № 6. С. 56-63.
http://www.boss-referent.ru/
http://www.directum.ru/
http://www.rgazu.ru/db/vestnic/2009(3)/econom/16.pdf
www.evfrat.ru
http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru
http://optima-workflow.ru/
http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php
http://www.interface.ru/home.asp?artId=21844
|
