Инструкция по делопроизводству в контрольно-счетной палате города Череповца общие положения
|
Скачать 0.49 Mb.
|
|
УТВЕРЖДЕНА приказом председателя контрольно-счетной палаты города Череповца от 13.03.2014 № 1 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в контрольно-счетной палате города Череповца 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности путем унификации состава и форм организационно-распорядительной и справочно-информационной документации и обеспечения контроля исполнения документов. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в контрольно-счетной палате города Череповца (далее также – контрольно-счетная палата). Правила работы с секретными документами с отметкой о конфиденциальности «Для служебного пользования» устанавливаются специальной инструкцией. 1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27 января 2006 года № 7418, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, областными законодательными актами, Уставом города Череповца. 1.3. Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы управления документационным обеспечением, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется контрольно-счетной палатой. 1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в контрольно-счетной палате, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на председателя контрольно-счетной палаты. Распоряжением (приказом) председателя контрольно-счетной палаты назначаются ответственные лица за ведение делопроизводства в контрольно-счетной палате, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют председателя контрольно-счетной палаты (заместителя председателя) о состоянии их исполнения, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив, а также знакомят сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При смене работников, ответственных за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается их непосредственным руководителем. 1.6. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство в контрольно-счетной палате, обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией. 1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, ведущих делопроизводство в контрольно-счетной палате, устанавливаются должностными инструкциями. 1.8. Работники контрольно-счетной палаты несут персональную ответственность за выполнение настоящей инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, в случае их утраты немедленно докладывают председателю контрольно-счетной палаты. При увольнении, перемещении работника, перед уходом в отпуск или отъездом в командировку имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию председателя контрольной-счетной палаты. 1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их исполнению. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ, ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Деятельность контрольно-счетной палаты обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Состав правовых актов определяется Уставом города, Регламентом контрольно-счетной палаты. Служебные документы контрольно-счетной палаты подразделяются условно на три группы: распорядительные (приказы, распоряжения); организационные (положения, инструкции, правила); справочно-информационные (протоколы, справки, акты, докладные записки, письма, телеграммы). 2.2. В контрольно-счетной палате имеются два вида бланков: общий бланк бланк письма; бланк конкретного вида документа. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) (приложения 1-8). Виды и формы бланков утверждаются председателем контрольно-счетной палаты. 2.3. Документы контрольно-счетной палаты оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). 2.4. При подготовке документов применяется текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 13 и № 12 (для оформления табличных материалов). Бланки документов должны иметь поля (мм): 30 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее. Расстояние от верхнего края листа до герба – 0,63 см. При альбомной ориентации страниц поля (мм): 1 – левое, 10 – правое, 30 – верхнее, 20 – нижнее. При работе с текстом документа включают режим расстановки переносов. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ При подготовке и оформлении документов соблюдается порядок, установленный Регламентом контрольно-счетной палаты. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа. 3.1. Оформление реквизитов. Реквизиты на бланках организационно-распорядительных и справочно-информационных документов контрольно-счетной палаты располагаются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 3.1.1. Изображение герба города Череповца. Изображение герба города располагается над серединой строки с наименованием организации в центре верхнего поля. 3.1.2. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе города Череповца. Например: ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОД ЧЕРЕПОВЕЦ КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА Если документ подготовлен двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименование организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. 3.1.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес (индекс, город, улица, номер дома), номера телефона, факса, адрес электронной почты, счета в банке. Все эти элементы разделены запятой, в конце строки точка не ставится. 3.1.4. Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов. Этот реквизит проставляется после реквизита «Наименование организации» в центре листа. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов выделяется крупным шрифтом. 3.1.5. Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа считается дата его подписания или утверждения. Для протокола датой является дата заседания; для акта – дата совершения события, фиксируемого документом. Дата оформляется двумя способами: цифровым или словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя арабскими цифрами (до 2000 года обозначение года оформлялось двумя арабскими цифрами: 08.05.99). Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставятся. Например, дата 7 января 2002 года оформляется так: 07.01.2002. Если обозначение числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится 0 (ноль). Например: 07.01.2002. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами не допускается. При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово «год». Кавычки не ставятся. При использовании ссылки на федеральные и областные правовые акты дата их принятия указывается словесно-цифровым способом. Например: 7 января 2002 года. Место проставления даты на рабочем поле документа определяется видом бланка и видом документа, но дата всегда предшествует регистрационному номеру документа. Дата документа, оформленная цифровым способом, указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование вида документа», от границы левого поля, без кавычек и без предлога «от». При продольном расположении реквизитов в распорядительных документах дата и номер помещаются в левой части документа. Место проставления даты и регистрационного номера документа обозначается, как правило, в бланке документа. В распорядительных документах дата отделяется 2 межстрочными интервалами от реквизита «Наименование документа». 3.1.6. Регистрационный номер документа – это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска. Реквизит проставляется машинописным способом или от руки справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются номенклатурой дел контрольно-счетной палаты. Приказы, распоряжения, протоколы, акты, справки и т.п. имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом распоряжения (приказы) по основным вопросам деятельности контрольно-счетной палаты и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Например: № 15-р (распоряжение по основным вопросам деятельности), № 15-к (распоряжение по кадрам). В служебных письмах номер документа обозначается группой цифр, разделенных косой чертой. При этом регистрационный номер самого документа указывается первыми цифрами. Например: № 62/01-13, где: 62 – порядковый регистрационный номер, 01 – индекс, 13 – номер дела по номенклатуре. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа используется только в тех документах, которые являются ответными. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного документа не включаются. На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают «На №» (затем проставляется номер входящего документа) и предлог «от» (после которого указывается дата). Например: на № 3-11/813 от 11.08.2001. 3.1.7. Место составления (издания) документа – реквизит, который используется только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения. 3.1.8. Адресат – реквизит, который используется в основном на исходящих документах, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках. Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации-автора документа. Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата – через 1,5-2 межстрочных интервала. Каждая составная часть реквизита (наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом, в конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии. Допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита. При адресовании документа в организацию (ее структурные подразделения) без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже. Например: Правительство Вологодской области При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Мэрия города Череповца Финансовое управление Начальнику управления И.И.Иванову При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например: Председателю Череповецкой городской Думы И.И.Петрову При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее. Например: Смирнову И.П. ул. Ленина, д.1, кв.11, г.Череповец Вологодская область, 162600 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки и на каждом документе проставляется один адресат. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. 3.1.9. Утверждение документа является особым способом введения документа в действие. Документы, подлежащие утверждению: акты; инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности и так далее); положения (о премировании, представительских расходах и так далее); программы; структура и штатное расписание; сметы; состав комиссии; и другие. Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Председатель контрольно-счетной палаты города Череповца ____________ ______________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) _____________ (дата) При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Наименование вида утверждаемого документа печатается через 2 межстрочных интервала. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), которое согласуется с видом утверждаемого документа. Например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, решение УТВЕРЖДЕНО, правила УТВЕРЖДЕНЫ, акт УТВЕРЖДЕН. Вид утверждающего документа дается в творительном падеже, например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением председателя контрольно-счетной палаты города Череповца от № 3.1.10. Резолюция – указание по исполнению документа. При необходимости оформления резолюции к документу, резолюция оформляется на отдельном листе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Все части резолюции оформляются в соответствии с требованиями: 3.1.10.1. Документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении. 3.1.10.2. Поручение должно быть конкретным, выполнимым; руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам. Например: Решите вопрос положительно. Личная подпись. Дата. или Согласен. Для исполнения. Личная подпись. Дата. 3.1.10.3. В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения: Разработать концепцию и лично доложить мне 13.06.2009. Личная подпись. Дата. или Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия средств. Срок исполнения – 16.09.2009. Личная подпись. Дата. 3.1.10.4. Резолюция исполняется рукописным способом, четким и ясным почерком, без произвольных сокращений. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться». На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата. Если документ ставится на контроль, в резолюции указывается должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. 3.1.11. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок оформляется в соответствии с требованиями: 3.1.11.1. В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например:
3.1.11.2. Заголовок располагается ниже предыдущих реквизитов непосредственно перед текстом и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В распорядительных документах заголовок отделяется 3 межстрочными интервалами от реквизита «дата» и «номер» и от текста документа. 3.1.11.3. В правовых актах контрольно-счетной палаты заголовок выполняет функцию названия документа, которое указывается при ссылке на документ. 3.1.11.4. Заголовок не заключается в кавычки, в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются. 3.1.11.5. Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку. 3.1.11.6. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного распоряжения, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного распоряжения по кадрам, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в Контрольно-счетной палате муниципального... Постановлением Госстандарта России от 03. 03. 2003г. №65-ст, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера... |
|
Отчет о деятельности Контрольно-счетной палаты Российской Федерации и муниципальных образований», п. 1 ст. 46 Устава городского округа «город Якутск», п. 2 ст. 31 Положения о Контрольно-счетной... |
|
Отчет о результатах проверки целевого и эффективного использования... Мпа "Положение о Контрольно-счетной палате города Владивостока", пункт 2 плана работы Контрольно-счетной палаты города Владивостока... |
 |
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты города Владивостока за 2012 год Фз "Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований"... |
|
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты города Владивостока за 2011 год Отчет о деятельности Контрольно-счетной палаты города Владивостока (далее – Контрольно-счетная палата) за 2011 год подготовлен в... |
|
Отчет о проверке отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности... Мпа "Положение о Контрольно-счетной палате города Владивостока", план контрольных мероприятий Контрольно-счетной палаты города Владивостока... |
|
Иркутская область Нижнеилимский район Контрольно-счетная палата Нижнеилимского... Бюджетного кодекса рф, Положения о Контрольно-счетной палате Нижнеилимского муниципального района, Планом работы контрольно-счетного... |
|
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты города Пензы Контрольно-счетная палата города Пензы в соответствии с Положением «о контрольно-счетной палате города Пензы», утвержденным решением... |
|
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты города Пензы Контрольно-счетная палата города Пензы в соответствии с Положением «о контрольно-счетной палате города Пензы», утвержденным решением... |
|
Отчет о результатах проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной... Владивостока от 17. 11. 2011 №331-мпа "Положение о Контрольно-счетной палате города Владивостока", пункт 4 плана работы Контрольно-счетной... |
|
Пензенская городская дума решение Положения «о контрольно-счетной палате города Пензы», утвержденного решением Пензенской городской Думы от 20. 12. 2013 №1382-57/5,... |
|
О направлении информации о результатах проверок, проведенных Регламентом Контрольно-счетной палаты города Омска, утвержденным приказом Председателя Контрольно-счетной палаты города Омска от... |
|
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты мо «Иволгинский район» Федеральным законом от 07. 02. 2011№6-фз «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской... |
|
Отчет о проверке деятельности муниципального унитарного предприятия... Основание проверки: статья 9 Муниципального правового акта города Владивостока от 25 апреля 2006 года №24-мпа "Положение о Контрольно-счетной... |
|
Заключение Контрольно-счётной палаты Новодеревеньковского района... «Об исполнении бюджета Новодеревеньковского района за первый квартал 2015 года» подготовлено в соответствии с требованиями п. 5 ст.... |
|
Отчет об исполнении бюджета мо «Эвено-Бытантайский национальный улус» Бк рф), ст. 8 положения «о контрольно-счетной палате муниципального образования «Эвено-Бытантайский национальный улус» Республики... |