Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения

Скачать 1.14 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения
страница	1/10
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

УТВЕРЖДЕНА
приказом Минюста России

от _____________ № _____
Инструкция по делопроизводству

в Министерстве юстиции Российской Федерации

I. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263), Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52, ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975, № 39, ст. 4039; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 2390; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300; 2011, № 21, ст. 2927, ст. 2930, № 29, ст. 4420) (далее – Положение о Министерстве), Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации (далее – Министерство) от 27.01.2010 № 8 «Об утверждении Регламента Министерства юстиции Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством 28.01.2010, регистрационный № 16096) (далее – Регламент Министерства), Положением о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 № 146 «Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный № 13985), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 № 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный № 16826), от 15.04.2010 № 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный № 16948), от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный № 18756), от 24.01.2011 № 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный № 19872), от 19.09.2011 № 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный № 21904), Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 № 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный № 13984), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 № 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный № 16826), от 15.04.2010 № 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный № 16948), от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный № 18756), от 24.01.2011 № 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный № 19872), от 19.09.2011 № 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный № 21904), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Министерства от 26.04.2010 № 01/6756-ДК), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства и его территориальных органов (далее – территориальный орган) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Министерства (территориального органа) (далее – служащие).
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве (территориальном органе) осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее – СЭД).

Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165), и приказом Министерства от 07.10.2010 № 250 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах» (зарегистрирован Министерством 01.11.2010, регистрационный № 18870).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196) и приказом Министерства от 30.06.2009 № 199 «Об утверждении Административного регламента Министерства юстиции Российской Федерации по организации приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений с уведомлением граждан о принятии решения в установленный законодательством Российской Федерации срок» (зарегистрирован Министерством 26.08.2009, регистрационный № 14615).
Организацию делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства (далее – подразделения) и территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля в соответствии с положением о Департаменте организации и контроля, утвержденным приказом Министерства от 04.06.2009 № 170 «Об утверждении Положения о Департаменте организации и контроля».
Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях (структурных подразделениях территориального органа (далее – подразделение территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в подразделениях (территориальном органе) возлагается на их руководителей (начальника территориального органа или лицо, исполняющее его обязанности (далее – начальник территориального органа).

Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Передача служебных документов Министерства, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации, или лица, исполняющего его обязанности (далее – Министр), или заместителей Министра (далее – руководство Министерства).

Передача служебных документов территориального органа, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения начальника территориального органа.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении (подразделении территориального органа), или другому служащему по указанию руководителя подразделения (начальника территориального органа). При увольнении служащего или его переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) передача документов и дел осуществляется по акту (приложение №1).
Об утрате или неисправимом повреждении документа служащие незамедлительно письменно сообщают руководителю подразделения (начальнику территориального органа). На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.

II. Правила оформления документов
Бланки документов

Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) (далее – листы формата А4) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В Министерстве используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – бланки):

бланк приказа Министерства (приложение № 2);

бланк распоряжения Министерства (приложение № 3);

бланк письма Министерства (приложение № 4);

бланк письма Министра (приложение № 5);

угловой бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека – заместителя Министра юстиции Российской Федерации (приложение № 6);

продольный бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека – заместителя Министра юстиции Российской Федерации (приложение № 7);

общий бланк Министерства (приложение № 8);

продольный бланк Министерства (приложение № 9).

В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (приложение № 10);

бланк распоряжения территориального органа (приложение № 11);

бланк письма территориального органа (приложение № 12);

общий бланк территориального органа (приложение № 13).

Документы, издаваемые Министерством (территориальным органом) совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4.

Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.

Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и другие), а также переписка между подразделениями (подразделениями территориального органа) оформляются на листах формата А4.

Оформление реквизитов документов

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Абзацный отступ – 1,25 см.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Office Word с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 – 15, через 1 – 2 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

Документы, создаваемые Министерством (территориальным органом), имеют следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства (территориального органа);

должность лица – автора документа;

справочные данные о Министерстве (территориальном органе);

вид документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

адресат;

наименование документа либо аннотация документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1).
Наименование Министерства (полное и сокращенное), помещаемое на бланках, должно соответствовать его наименованию, установленному Положением о Министерстве.

Наименования территориальных органов указываются в соответствии с приказами Министерства от 21.05.2009 № 146 или № 147.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц Министерства.
Справочные данные о Министерстве (территориальном органе) включают: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты.
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ), включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов, за исключением бланков писем.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата документа проставляется: должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ; при регистрации документа в СЭД; непосредственно исполнителем (докладная, служебная записка, заявление и другие документы).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

18.01.2010

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Например:

09.09.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

1 октября 2011 г.

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (территориальном органе) в СЭД.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, внутренние документы, протоколы и другие виды документов).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Министерства, состоит из индекса подразделения, подготовившего проект документа, порядкового номера в пределах календарного года и первых букв имени и фамилии подписавшего лица.

Например:

№ 01/10568-АВ, где 01 – индекс подразделения; 10568 – порядковый номер в пределах календарного года; АВ – первые буквы имени и фамилии подписавшего лица.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством подразделения (руководством территориального органа), состоит из индекса подразделения (подразделения территориального органа) и порядкового номера в пределах календарного года.

Например:

№ 01-105, где 01 – индекс подразделения (подразделения территориального органа); 105 – порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный номер внутреннего документа подразделения (подразделения территориального органа) состоит из индекса подразделения (подразделения территориального органа) и порядкового номера в пределах календарного года.

К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «дсп».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает: регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Она указывается в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа и отделяется от заголовка сплошной чертой, длина которой соответствует длине самой длинной строки заголовка.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В случае адресования документа организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

Например:

Правительство

Российской Федерации

Департамент

управления делами

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

Например:

Руководителю Федеральной

таможенной службы
А.Ю. Бельянинову

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность лица – в дательном.

Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Начальнику аналитического отдела
К.Г. Петрову

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

Например:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

Начальнику Департамента

обеспечения правопорядка

на транспорте

генерал-майору полиции
М.Т. Кравченко

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их указывают обобщенно.

Например:

Начальникам

территориальных органов

Минюста России

В документах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа. Все экземпляры документа должны быть подписаны.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов на каждом документе указывается один адрес и составляется указатель рассылки, который подписывается руководителем (его заместителем) подразделения и утверждается начальником отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля (далее – отдел документационного обеспечения) (приложение № 14). Указатель рассылки прилагается к копии отправляемого документа.

Порядок оформления и утверждения указателя рассылки в территориальном органе определяется его начальником.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556) (далее – Правила оказания услуг почтовой связи).

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82,

Москва, 117393

Если документ адресован физическому лицу, указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.

Например:

Сидорову А.Н.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Москва, 301264

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

	Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями...		Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее – Инструкция) разработана в соответствии
	Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок...		Приказ от 30 декабря 2011 г. N 460 об утверждении инструкции по делопроизводству... В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства...
	Приказ от 30 декабря 2011 г. N 460 об утверждении инструкции по делопроизводству... В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства...		Инструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок...
	Список экстремистских материалов Источник: сайт Министерства юстиции... Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13. 10. 2004 №1313,...		Список экстремистских материалов Источник: сайт Министерства юстиции... Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13. 10. 2004 №1313,...
	I. Общие положения Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации...		I. Общие положения Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации...
	I. Общие положения Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации...		Положение о спортивных судьях I. Общие положения Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня...
	Инструкция для организаторов в аудитории пункта проведения экзаменов Общие положения Министерства образования и науки Российской Федерации от 25. 12. 2013 г. №1394 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской...		Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения Термины и определения и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской...
	Приказ от 28 июля 2006 г. N 377 об инструкции по делопроизводству... В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Министерстве культуры и массовых коммуникаций...		Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения

Похожие: