Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела,

Скачать 1.68 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела,
страница	5/13
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

3.5.3. Поручения Главы сельского поселения

3.5.3.1. Поручения Главы сельского поселения данные в ходе совещаний и рабочих поездок, оформляются в виде поручения или перечня поручений специалистом Администрации поселения;

3.5.3.2. Поручение, перечень поручений печатается на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

гриф утверждения;

вид документа – ПОРУЧЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ – печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом;

текст документа оформляется в виде таблицы;

подпись должностного лица – отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами.

виза согласования;

дата регистрации и регистрационный номер документа – печатаются в левом нижнем углу у левой границы текстового поля последнего листа документа;

3.5.3.3. Регистрационный номер поручения, перечня поручений состоит из порядкового номера в пределах календарного года, который дополняется через косую черту буквенным индексом: "ПА" – поручения, данные на аппаратном совещании, "ОС" – поручения, данные на отраслевом совещании, "ПР" – поручения, данные в ходе рабочей поездки;

3.5.3.4. Поручение, перечень поручений утверждается Главой поселения;

3.5.3.5. Образец оформления перечня поручений Главы поселения приведен в приложении № 11.
3.5.4. Акты

3.5.4.1. Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий. Образец оформления акта приведен в приложении № 12;

3.5.4.2. Акты составляются коллегиально: комиссией, создаваемой правовым актом Администрации района при исполнении ими своих должностных обязанностей;

3.5.4.3. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и в случаях, для которых не предусмотрена специальная форма акта, содержит следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления сельского поселения (при необходимости);

вид документа – АКТ;

дата;

номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подписи;

ознакомительные визы (в необходимых случаях);

гриф утверждения (в необходимых случаях);

3.5.4.4. Датой акта является дата события;

3.5.4.5. Текст акта включает основание его составления, список лиц, составивших акт, с указанием должности, сущность, методы и сроки проделанной работы, установленные факты.

При необходимости акт может содержать выводы или заключения комиссии.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" печатаются с прописной буквы от поля.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения;

3.5.4.6. Акт подписывается председателем и членами комиссии, указанными в алфавитном порядке;

3.5.4.7. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта или не согласный с выводами комиссии, проставляет подпись на акте с изложением сути замечания на отдельном листе, который является приложением к акту.

3.5.5. Записки (аналитические, докладные, служебные и объяснительные)

3.5.5.1. В Администрации поселения для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками используются следующие виды записок:

аналитические;

докладные;

служебные;

объяснительные;

3.5.5.2. Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства. Докладные записки могут оформляться рукописным способом.

Служебная записка – документ, содержащий оперативную справочную и управленческую информацию, связанную с исполнением полномочий структурных подразделений и должностных лиц.

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки могут оформляться рукописным способом;

3.5.5.3. Аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения (автора документа);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись;

3.5.5.4. Наименование структурного подразделения – печатается шрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 12 пт в верхнем левом углу центрированным способом.

Вид документа – печатается прописными буквами межстрочным
интервалом "точно" 12 пт с отступом перед абзацем 6 пт полужирным шрифтом размером 14 в верхнем левом углу и центруется относительно самой длинной строки реквизита "Наименование структурного подразделения".

Дата и регистрационный номер документа – оформляются на одной строке, печатаются одинарным межстрочным интервалом, например:

Администрации поселения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
___________ № ________

3.5.5.5. Текст в зависимости от содержания может состоять из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации;

в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации;

3.5.5.6. При адресовании записки Главе поселения, она визируется заместителем Главы администрации поселения;

3.5.5.7. Регистрация записок осуществляется в соответствии с подразделом 4.8 Инструкции по делопроизводству.

3.5.6. Планы

3.5.6.1. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, конкретных исполнителей;

3.5.6.2. План оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

гриф утверждения (при необходимости);

наименование органа местного самоуправления сельского поселения (при формировании плана деятельности Администрации поселения);

вид документа – ПЛАН – печатается прописными буквами полужирным шрифтом центрированным способом;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица;

3.5.6.3. Реквизиты плана оформляются в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;

3.5.6.4. Текст плана, как правило, излагается в форме таблицы, например:

№ п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5

3.5.7. Отчеты

3.5.7.1. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения мероприятий за определенный период;

3.5.7.2. Отчет оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления сельского поселения (при составлении отчета об итогах деятельности Администрации поселения);

наименование структурного подразделения (при составлении отчета об итогах деятельности структурного подразделения);

вид документа – ОТЧЕТ – печатается прописными буквами полужирным шрифтом центрированным способом;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица;

3.5.7.3. Реквизиты отчета оформляются в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству.

3.5.8. Договоры (соглашения, контракты)

3.5.8.1. Договоры (соглашения, контракты), заключаемые Администрацией поселения с органами власти и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным действующим законодательством для конкретных видов договоров;

3.5.8.2. Перечень лиц, осуществляющих согласование (визирование) договора (соглашения, контракта), определяет должностное лицо, уполномоченное на его подписание со стороны Администрации поселения. Как правило, перед подписанием договора (соглашения, контракта) его второй экземпляр визируется в следующей последовательности:

исполнителем, ответственным за подготовку и оформление;

специалистом-главным бухгалтером;

специалистом администрации поселения, координирующим соответствующую сферу деятельности в соответствии с распределением обязанностей.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора (соглашения, контракта);

3.5.8.3. Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа второго экземпляра договора, на оборотной стороне последнего листа договора виза оформляется с указанием наименования должности и с расшифровкой подписи;

3.5.8.4. Срок согласования (визирования) договора (соглашения, контракта) каждым должностным лицом не должен превышать трех рабочих дней с момента его получения;

3.5.8.5. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) учитываются и хранятся в Администрации Высокоярского сельского поселения;

3.5.8.6. Договоры, соглашения, заключенные Администрацией поселения с федеральными органами власти, учитываются и хранятся у Главы поселения;

3.5.8.7. Подписанные со стороны Администрации поселения договоры (соглашения, контракты) регистрируются в журнале регистрации договоров (соглашений, контрактов) в пределах календарного года и после регистрации передаются на подписание второй стороне.

Форма журнала регистрации договоров (соглашений, контрактов) приведена в приложении № 16;

3.5.8.8. Регистрационный номер договора (соглашения, контракта) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых органам власти, организациями, заключившими договор, разделенных косой чертой, в порядке упоминания сторон в тексте договора (соглашения, контракта).

3.5.9. Доверенности

3.5.9.1. Доверенности выдаются от имени Администрации поселения или должностного лица;

3.5.9.2. Доверенности оформляются на бланках писем Администрации Высокоярского сельского поселения в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции по делопроизводству;

3.5.9.3. Текст доверенности содержит следующие сведения:

полное наименование органа местного самоуправления сельского поселения или должностного лица;

должность, фамилия, имя, отчество (при необходимости паспортные данные) доверенного лица;

основания, подтверждающие полномочия органа местного самоуправления сельского поселения или должностного лица;

объем и содержание предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности;

3.5.9.4. Доверенности заверяются оттиском печати с изображением герба Томской области.

3.5.10. Справки

3.5.10.1. Справка – документ, содержащий информацию по какому-либо определенному вопросу, подтверждение тех или иных фактов и событий;

3.5.10.2. Справка имеет следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления поселения (в случае представления справки за пределы Администрации поселения);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица.

Реквизиты справки оформляются в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;

3.5.10.3. Справки, представляемые за пределы Администрации поселения (по запросам), оформляются на бланке письма Администрации Высокоярского сельского поселения в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции по делопроизводству.

Справки, представляемые внутри Администрации поселения, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

3.5.11. Характеристики

3.5.11.1. Характеристика – официальный документ, содержащий описание характерных, отличительных черт и качеств работника, проявленных им в трудовой и общественной деятельности, с отзывом о его деятельности;

3.5.11.2. Характеристика составляется, как правило, руководителем где, работает (работал) работник;

3.5.11.3. Вид документа печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом. Ниже указываются должность, занимаемая работником, фамилия, имя, отчество работника (полностью) (в родительном падеже), например:
ХАРАКТЕРИСТИКА

ведущего специалиста
Администрации Высокоярского сельского поселения

Фамилия Имя Отчество

3.5.11.4. Текст характеристики состоит из четырех частей:

анкетные данные (фамилия, инициалы работника, год рождения, образование (название учебных заведений, где и когда окончил), специальность (профессия), ученая степень и звание (если имеются));

данные о трудовой деятельности (периоды трудовой деятельности (с какого года и в какой должности начал трудовую деятельность в Администрации поселения, на какие должности и в какие подразделения переводился), результаты трудовой деятельности (наиболее значимые), сведения о повышении квалификации, переквалификации, получении дополнительного образования);

оценка деловых и личностных качеств (награды, поощрения, взыскания);

назначение характеристики;

3.5.11.5. Текст характеристики излагается от 3-го лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет);

3.5.11.6. Характеристика оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и подписывается Главой администрации поселения. Подпись удостоверяется оттиском печати с изображением герба Новгородской области.

Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписью слева.

3.5.11.7. Характеристики относятся к документам, содержащим персональные данные. Их подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм действующего законодательства о персональных данных.

3.6. Служебная переписка

3.6.1. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации поселения.

В Администрации поселения используются следующие виды служебной переписки: служебное письмо, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

3.6.2. Служебное письмо

3.6.2.1. Служебное письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый Главой поселения, Администрацией поселения, адресату (органу власти, организации, должностному или физическому лицу) по почтовой связи;

3.6.2.2. Служебные письма готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Томской области;

сопроводительные письма;

ответы на запросы;

инициативные письма;

3.6.2.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложения №№ 4, 5, 6) и имеют следующие реквизиты:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Схема расположения реквизитов на бланке письма Администрации Высокоярского сельского поселения приведена в приложении № 13.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;

3.6.2.4. Проект служебного письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

На первой странице проекта в правом верхнем углу печатается слово "Проект".

Ниже через одинарный межстрочный интервал в правом углу печатается адресат.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом, печатается в левом углу.

Текст проекта служебного письма отделяется от заголовка к тексту двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается межстрочным интервалом "минимум" 18 пт;

3.6.2.5. Структура текста служебного письма, как правило, состоит из четырех частей:

в первой – указываются цели, основания, причины;

во второй – раскрываются суть проблемы, обстоятельства;

в третьей – описываются принятые в поселении меры, направленные на изменение ситуации;

в четвертой – приводятся выводы и излагаются просьбы, предложения;

3.6.2.6. Служебное письмо должно быть однопредметным по содержанию, мотивированным и обоснованным.

В служебном письме должны излагаться вопросы, которые входят в компетенцию адресата.

Служебные письма, оформляемые на бланке письма Администрации Высокоярского сельского поселения, излагаются от первого лица множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от третьего лица единственного числа ("Администрация Высокоярского сельского поселения считает возможным...", "Администрация Высокоярского сельского поселения предлагает рассмотреть..."), на бланке письма Главы Высокоярского сельского поселения – от первого лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

В служебных письмах, адресованных должностным и физическим лицам, используются фразы этикетного характера перед текстом служебного письма, например:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

	Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской...		Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными...
	Печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Сийской Федерации, законами Республики Марий Эл и иными нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, нормативными правовыми...		Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела... Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими нормативными правовыми актами органов государственной власти...
	Открытое акционерное общество «рэп» г. Новочебоксарска Чувашской Республики Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется...		Законодательными и нормативными актами по вопросам выполняемой работы Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных...
	Финансирование мероприятий по созданию здоровых и безопасных условий... Правительством Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также расследования...		Законодательное регулирование РФ, Федеральным законом от 05. 04. 2013 г. №44-фз "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных...
	Инструкция определяет порядок обращения с отходами 1 класса опасности... Инструкция разработана в соответствии со следующими законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации		Конкурсная документация Федеральным законом от 26. 07. 2006 №135-фз «О защите конкуренции», Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом...
	Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих...		Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих...
	Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих...		Ноу спо «кемеровский кооперативный техникум» Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными...
	Основные положения учетной политики ткб банк пао Российской Федерации и иными законодательными актами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и устанавливает систему...		Законодательство о бухгалтерском учете Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса рф, а также иными нормативными актами,...

Похожие: