Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела,
|
Скачать 1.68 Mb.
|
|
7.2. Порядок формирования дел 7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 7.2.2. Исполненные документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер (индекс) дела, в которое должен быть помещен документ, исполнителем на основании номенклатуры дел. 7.2.4. Формирование дел осуществляется с учетом следующих правил: помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; помещать приложения вместе с документами, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения или составления; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный; не помещать в дело документы, подлежащие возврату. Сформированное дело не должно содержать более 250 листов (толщина не более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2". 7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на правовой акт дело. Если на правовой акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в отдельное дело постоянного хранения за текущий год. При наличии документа о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, в соответствующие дела подшиваются копии документа с указанием номера дела, в котором подшит подлинник документа. Протоколы заседаний (совещаний) в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц и систематизируются внутри дела по номерам протоколов заседаний (совещаний). Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, группируются вместе с правовыми актами. Распоряжения Администрации поселения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений Администрации поселения по личному составу. Распоряжения Администрации поселения по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам и в соответствии со сроками хра- нения (распоряжения о приеме, перемещении, увольнении формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировки, ежегодные отпуска и др.). Плановые и отчетные документы следует хранить в делах года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке. Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Резолюции, оформленные на бланках, размещаются перед документом, к которому они относятся. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного пользования". 7.3. Оформление дел 7.3.1. Оформление дел осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства Администрации поселения. 7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, что предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 27); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 35); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (название организации, крайние даты дела, заголовок дела). Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно), хранения: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель дела не составлять. При оформлении дел временного (до 10 лет включительно) хранения в обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела. 7.3.3. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме (приложение № 29). Надписи на обложках дел (томов, частей) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа местного самоуправления муниципального района (фондообразователь) - Администрация Высокоярского сельского поселения – указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием пишется новое наименование, а старое заключается в скобки; делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК, в необходимых случаях заголовок дела уточняется; дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания (утверждения) самого раннего документа, датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Используется словесно-цифровой способ написания даты. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела делается об этом запись "В деле имеются документы за ___ год(ы)". Даты дел могут не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты. Датой дела, содержащего протоколы заседаний (совещаний), является дата утверждения или составления первого и последнего протоколов заседаний (совещаний). Крайними датами личного дела являются даты подписания документов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего (исходящего) документа, датой окончания – дата самого позднего входящего (исходящего) документа независимо от места нахождения в делах; количество листов в деле – проставляется на основании заверительной надписи; срок хранения дела - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в типовом перечне. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно"; архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи дел и номера дела по описи дел) - проставляется в архиве Администрации района после утверждения годовых разделов сводных описей дел ЭПМК на обложках дел постоянного хранения карандашом (проставляется чернилами в муниципальном архиве после передачи дел на постоянное хранение), на обложках дел по личному составу и временного хранения - чернилами. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и органа местного самоуправления сельского поселения по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при несоответствии заголовка дела содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения. Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке дела штампом. 7.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи документов дела, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией карандашом в правом верхнем углу листа. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист с наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки и др.) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи документов дела и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается запись, например: На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи документов дела и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается запись, например: Лист 7 – карта-склейка из 10 листов Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ (лист) нумеруется отдельно очередным порядковым номером. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты. Если в нумерации листов допущены ошибки, дело нумеруется заново. Старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, во внутреннюю опись документов дела вносятся исправления или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. 7.3.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 27). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. 7.3.6. Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данных документов (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 35). Внутренняя опись документов дела в обязательном порядке составляется для дел, содержащих подлинники правовых актов Главы поселения и Администрации поселения, договоров (соглашений) о сотрудничестве, государственных контрактов, заключенных Администрацией поселения. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись документов дела должны быть внесены все приложения, относящиеся к документам дела. Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов дела, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи документов дела. При изменении состава документов дела (изъятие, включение, замена копиями и др.) изменения отражаются во внутренней описи документов дела в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи, при необходимости скрепляется печатью. 7.3.7. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 7.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства использования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку или футляр (коробку) составляется внутренняя опись документов дела. 7.3.9. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с разными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. Документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. 7.3.10. Обложки дел с документами, оформленными на листах формата А4, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, оформленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. 7.3.11. Для предохранения документов от механического повреждения на первом и последнем листах дела (тома, части) перед прошивкой скрепками закрепляются полоски тонкого картона шириной 1,5-2 см, через которые пропускаются прочные нитки. После прошивки дела скрепки изымаются. 7.3.12. При оформлении дел не допускается применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры. 7.3.13. Документы Администрации поселения подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив после истечения сроков их временного хранения в архиве Администрации поселения, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле. 7.4. Текущее хранение дел, обеспечение сохранности и доступа к документам Администрации поселения 7.4.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Администрации поселения или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. 7.4.2. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 7.4.3. Выдача дел из архива Администрации района, производится с разрешения руководителя, в котором находятся дела. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение № 30), которую помещают на место выданного дела с указанием его реквизитов и когда, кому, на какой срок выдано дело. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Иным органам государственной власти и организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы поселения по актам о выдаче дел во временное пользование (приложение № 31). 7.4.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании письменного запроса в присутствии должностных лиц с разрешения Главы поселения. При этом в деле необходимо оставить заверенную копию документа и акт о причинах выдачи подлинника. На изъятые документы должна составляться специальная опись документов, в которой отражается содержание изъятых документов. 7.5. Передача документов на хранение в архив Администрации поселения 7.5.1. Экспертиза ценности документов 7.5.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение; 7.5.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации поселения создается постоянно действующая ЭК; 7.5.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в Администрации поселения осуществляется по согласованию с ЭК; 7.5.1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации поселения, отбор дел временного хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Администрации поселения, правильность определения сроков хранения дел; 7.5.1.5. Документы постоянного хранения, срок действия которых к моменту передачи на хранение в архив Администрации поселения не истек, должны передаваться на архивное хранение в форме их заверенных в установленном порядке копий с последующей передачей в архив Администрации района подлинников; 7.5.1.6. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Оценивается значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа, а также учитывается форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа, его физическое состояние. Документы постоянного хранения, выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК", присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, уточняются по типовому перечню. Подшивка вновь сформированных дел производится после завершения экспертизы ценности документов. 7.5.2. Порядок составления описей дел 7.5.2.1. Для обеспечения комплектования архива в Администрации поселения на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел; 7.5.2.2. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описи дел является номенклатура дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются. 7.5.2.3 Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются; 7.5.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись дел под самостоятельным номером); в описи дел применяется валовая нумерация; графы описи дел заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", другие сведения о делах вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок дела воспроизводится полностью). Графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, наличии копий и др. В конце описи дел составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел, оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров). 7.5.3. Передача дел на архивное хранение 7.5.3.1. В архив Администрации района передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации района не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Администрации района не подлежат (хранятся в Администрации поселения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). Передача дел в архив Администрации района осуществляется по графику, составленному ответственным за ведение архива Администрации района, согласованному с Главой поселения, передающих документы в архив Администрации района, и утвержденному главным специалистом поселения; 7.5.3.4. Сверенные с описью дела размещают в хранилище Администрации района на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов. Дела постоянного хранения размещают в картонных коробках, дела временного хранения увязывают в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладывают по возрастанию номеров, корешками на обе стороны; 7.6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения 7.6.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее акт) (приложение № 44). 7.6.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года). 7.6.3. Акт составляется на дела Администрации поселения, при этом заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 7.6.4. Отбор документов к уничтожению и составление актов производится после составления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Администрации поселения за этот же период (опись дел и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно). Согласованные с ЭК акты утверждаются Главой поселения – после утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Администрации поселения. 7.6.5. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются специалистом сельского поселения, ответственным за ведение архива Администрации поселения, на переработку (утилизацию) по акту приема-передачи, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес. После уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации поселения проставляется отметка с указанием номера и даты акта, должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение. Дата сдачи документов, их вес и номер акта приема-передачи указываются также в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива Администрации поселения. 7.6.6. Запрещается уничтожать документы без акта, минуя ЭК и специалиста поселения, ответственного за ведение архива Администрации поселения. 7.7. Учет документов в архиве Администрации поселения 7.7.1. Учет документов в архиве Администрации поселения является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве Администрации поселения документы, в том числе неописанные, а также описи дел. 7.7.2. Учет документов в архиве Администрации поселения ведется по основным учетным документам, которые в нем хранятся: книга учета поступления (выбытия) документов в архив – для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания; список фондов – для принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших; лист фонда – для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей дел и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда; опись дел – для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись дел; реестр описей дел – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава; дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд отдельно; лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле. 7.7.3. Учет использования дел и документов архива Администрации поселения ведется в следующих учетных формах: книга выдачи дел из хранилища во временное пользование; журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов. 7.7.4. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве Администрации поселения ежегодно составляется паспорт архива Администрации поселения на 01 декабря текущего года по установленной форме. 7.8. Использование документов архива Администрации поселения 7.8.1. Организацию использования документов архива Администрации поселения осуществляет специалист поселения. 7.8.2. На основе документов, находящихся на хранении в архиве Администрации поселения, специалист поселения исполняет запросы органов государственной власти, организаций и граждан, в том числе социально-правового характера (выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки). Запросы исполняются в течение календарных 30 дней с даты их поступления в Администрацию поселения. 7.8.3. Архивные справки оформляются на бланке письма Администрации поселения и заверяются оттиском печати Администрации Высокоярского сельского поселения. Образец оформления архивной справки приведен в приложении № 22. 7.8.4. Архивная выписка полностью воспроизводит название архивного документа, его дату и номер. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Отдельные слова и выражения оригинала неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр, номера листов архивного документа. Архивная выписка оформляется на бланке письма Администрации поселения с обозначением вида документа "Архивная выписка", подписывается уполномоченным должностным лицом и заверяется оттиском печати Администрации Высокоярского сельского поселения. 7.8.5. Архивная копия изготавливается с помощью копировально-множительной техники. В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется штамп с указанием вида документа: "Архивная копия". На оборотной стороне последнего листа указываются архивный шифр, номер листа архивного документа, количество листов в копии, например: Архив Администрации Высокоярского сельского поселения. Фонд ____, опись ____, дело _____, лист _____, всего в копии ______л. Многостраничные архивные копии оформляются в порядке, указанном в разделе 6 Инструкции по делопроизводству. 8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов 8.1. В Администрации поселения используются печать с изображением герба Томской области (далее гербовая печать), печати для отдельных видов документов "Для документов", металлические выжимные печати для опечатывания помещений и штампы для проставления отметок. 8.2. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве. 8.3. Оттиск гербовой печати ставится на документах в соответствии с перечнем документов, на которые ставится оттиск печати с изображением герба Томской области (приложении № 33). 8.4. Оттиск печати Администрации Высокоярского сельского поселения ставится на копиях правовых актов, на командировочных удостоверениях. 8.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок применяются соответствующие штампы. 8.6. Ответственность за обоснованность использования и надежность хранения гербовой печати возлагается на специалиста Администрации поселения. 8.7. Специалист Администрации поселения осуществляет хранение, использование гербовой печати, печатей Администрации Высокоярского сельского поселения и контроль за их применением. 8.8. Специалист поселения ведет учет используемых в Администрации поселения печатей и штампов (за исключением металлических выжимных печатей для опечатывания помещений) в журнале учета печатей и штампов, используемых в Администрации поселения (приложение № 46), листы которого нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью. 8.9. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Администрацию поселения с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов, используемых в Администрации поселения, для организации их уничтожения. 8.10. Для уничтожения печатей и штампов распоряжением Администрации поселения создается комиссия. Способы уничтожения печатей и штампов определяются комиссией и указываются в акте об уничтожении печатей и штампов, который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов, используемых в Администрации поселения. Приложение № 1 Образец бланка постановления Администрации Высокоярского сельского поселения  Администрация ВЫСОКОЯРСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ с. Высокий Яр Приложение № 2 Образец бланка распоряжения Администрации Высокоярского сельского поселения Администрация ВЫСОКОЯРСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЕ с. Высокий Яр Приложение № 3 Образец бланка письма Главы Высокоярского сельского поселения
|
||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской... |
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... |
|
Печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Сийской Федерации, законами Республики Марий Эл и иными нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, нормативными правовыми... |
|
Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела... Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими нормативными правовыми актами органов государственной власти... |
|
Открытое акционерное общество «рэп» г. Новочебоксарска Чувашской Республики Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется... |
|
Законодательными и нормативными актами по вопросам выполняемой работы Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных... |
|
Финансирование мероприятий по созданию здоровых и безопасных условий... Правительством Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также расследования... |
|
Законодательное регулирование РФ, Федеральным законом от 05. 04. 2013 г. №44-фз "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных... |
|
Инструкция определяет порядок обращения с отходами 1 класса опасности... Инструкция разработана в соответствии со следующими законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации |
|
Конкурсная документация Федеральным законом от 26. 07. 2006 №135-фз «О защите конкуренции», Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Ноу спо «кемеровский кооперативный техникум» Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными... |
|
Основные положения учетной политики ткб банк пао Российской Федерации и иными законодательными актами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и устанавливает систему... |
|
Законодательство о бухгалтерском учете Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса рф, а также иными нормативными актами,... |