Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела,
|
Скачать 1.68 Mb.
|
Уважаемый … Объем служебного письма не должен превышать 1-2 страницы. В отдельных случаях (информация по выполнению поручений, распоряжений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Томской области, Главы района) допускается увеличение объема служебного письма; 3.6.2.7. При наличии материалов, прилагаемых к служебному письму, оформляется реквизит "Отметка о наличии приложений". Приложения к служебному письму визируются исполнителем и являются его неотъемлемой частью; 3.6.2.8. Ниже через одинарный межстрочный интервал проставляется виза руководителя органа (организации), подготовившего проект служебного письма. Визы согласования проекта служебного письма отделяются одинарным межстрочным интервалом от визы руководителя органа (организации), подготовившего проект письма; 3.6.2.9. Сроки подготовки инициативных писем определяются Главой поселения, заместителем Главы администрации поселения. Подготовка служебных писем-ответов осуществляется с учетом сроков, установленных действующим законодательством, или указанных в резолюции. В данном случае оформляется реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", исполняемый документ прилагается к проекту; 3.6.2.10. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов власти, организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Наименования органов власти, организаций – авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица"; 3.6.2.11. Письма, содержащие финансовые обязательства (гарантийные письма), подписываются двумя должностными лицами (заместителем Главы администрации поселения и специалистом- главным бухгалтером) и заверяются оттиском печати с изображением герба Новгородской области; 3.6.2.12. В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности"; 3.6.2.13. Подготовленный соответствующим образом проект служебного письма визируется исполнителем и передается на согласование. При необходимости к проекту прилагаются пояснительная записка, другие материалы, поясняющие содержание служебного письма; 3.6.2.14. Проект служебного письма за подписью Главы поселения подлежит согласованию в следующем порядке: руководителями органов (организаций), чьи интересы затрагивает содержание письма; специалистом- бухгалтером Высокоярского сельского поселения (если письмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовых обязательств Администрации поселения или предусматривает расходы, покрываемые за счет областного бюджета); заместителем Главы администрации поселения, осуществляющим координацию затрагиваемых в проекте письма направлений деятельности Администрации поселения; 3.6.2.15. Проект служебного письма за подписью заместителя Главы администрации поселения подлежит согласованию в следующем порядке: специалистами поселения, чьи интересы затрагивает содержание письма; специалистом- финансистом сельского поселения (если письмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовых обязательств Администрации поселения или предусматривает расходы, покрываемые за счет областного бюджета). 3.6.2.16. После подписания служебное письмо вместе с проектом передается специалисту для регистрации, отправки и направления копии в дело и исполнителю; 3.6.2.17. Вносить исправления, дополнения в подписанные служебные письма не допускается. 3.6.3. Телеграмма 3.6.3.1. Телеграмма – документ информационно – справочного характера, направленный адресату (органу власти, организации или должностному лицу) по телеграфной сети общего пользования. Подготовка телеграмм в Администрации поселения осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222; 3.6.3.2. В Администрации поселения готовятся телеграммы следующих категорий: «правительственная»; «срочная»; «обыкновенная»; 3.6.3.3. В зависимости от назначения, способа оформления, подачи или доставки в Администрации поселения используются следующие виды телеграмм: «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»); «на художественном бланке» (поздравительная); 3.6.3.4. Телеграммы оформляются за подписью Главы поселения или заместителем Главы администрации поселения. 3.6.3.5. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: категория и вид телеграммы – печатается центрированным способом. Категория «обыкновенная» не указывается; адресат – печатается в правом верхнем углу текстового поля (сокращения не применяются). В адресе телеграммы наименование населённого пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительным падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населённый пункт – в родительном падеже. Слова «строение», «корпус», «квартира», «проспект», «проезд» и другие пишутся полностью. Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами. Дробные номера пишутся с использованием символов «/». Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами; текст телеграммы – излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, без абзацев и исправлений. Текст телеграммы заканчивается регистрационным номером, который проставляется в отделе прохождения документов. После номера ставится «тчк»; подпись должностного лица – размещается под текстом телеграммы и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписывающего телеграмму; адрес и наименование отправителя – проставляются ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля (почтовый адрес Администрации поселения, лицевой счёт и дата телеграммы (день отправления). Ниже оформляется реквизит «подпись должностного лица»; Отметка об исполнителе – оформляется в левом нижнем углу текстового поля с указанием фамилии, имени, отчества, контактных телефонов, с проставлением личной подписи и даты. Образец оформления телеграммы приведён в приложении № 15; 3.6.3.6. Подписанная телеграмма заверяется специалистом оттиском печати Администрации поселения. Копия телеграммы помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации поселения; 3.6.3.7. Телеграммы передаются в отделение связи (телеграф) по реестру, который подписывается в двух экземплярах и заверяется оттиском печати Администрации поселения. Второй экземпляр реестра с отметкой работника отделения связи (телеграфа) о приёме телеграммы возвращается в Администрацию поселения. 3.6.4. Факсограмма (факс) 3.6.4.1. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи; 3.6.4.2. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с отметкой "Для служебного пользования", для передачи по факсимильной связи не принимаются; 3.6.4.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче; 3.6.4.4. Для информирования адресата о досылке подлинника в правом верхнем углу документа, предназначенного для отправки по факсу, исполнителем указывается "С досылкой подлинника" (кроме информации, направляемой для сведения); 3.6.4.5. Работа с документами, поступившими по каналам факсимильной связи, осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству. 3.6.5. Телефонограмма 3.6.5.1. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый по каналам телефонной связи (приглашение, экстренное сообщение и т.п.). Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов. В тексте телефонограммы следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов; 3.6.5.2. Переданная (поступившая) телефонограмма составляется в одном экземпляре и оформляется на специальном бланке (приложение № 15); 3.6.5.3. Текст поступившей телефонограммы оперативно передается руководителю, которому она адресована. Работа с поступившими телефонограммами осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству. 3.6.6. Электронное письмо (электронное сообщение) 3.6.6.1. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью; 3.6.6.2. С помощью электронной почты могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения, графические изображения и др.), за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", содержащих персональные данные; 3.6.6.3. Электронное письмо (электронное сообщение) имеет следующие реквизиты: адресат (в поле "Кому" указывается электронный адрес получателя); заголовок к тексту (указывается в поле "Тема"); текст документа. Образец электронного сообщения: Дата: 18.01.11 12:30 От кого: Кому: Тема: НА: Re: из "Приглашение на семинар …" Уважаемая…! Спасибо за приглашение на семинар… Фамилия Имя, специалист Администрации поселения 38-143 3.6.6.4. Электронное письмо (электронное сообщение) может иметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе; 3.6.6.5. Работа с поступившими электронными письмами (электронными сообщениями) осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству. 4. Организация документооборота в Администрации поселения 4.1. Общие требования к организации документооборота в Администрации поселения 4.1.1. Основными принципами организации документооборота в Администрации поселения являются: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов, имеющих одинаковый маршрут, на документопотоки (маршрутизация); организация движения документа по наиболее короткому пути; организация предварительного рассмотрения поступающей документации; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов. 4.1.2. Документооборот в Администрации поселения в соответствии с особенностями технологической обработки состоит из документопотоков: поступающая документация; отправляемая документация; внутренняя документация. 4.1.3. В составе поступающей документации выделяются: Областные законы Российской Федерации, указы, постановления, распоряжения, поручения Губернатора Томской области, Главы Бакчарского муниципального района и др.; обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). 4.1.4. В составе отправляемой документации выделяются: документы по выполнению специальной корреспонденции; копии правовых актов; письма Главы поселения и Администрации поселения; ответы на обращения граждан. 4.1.5. В составе внутренней документации выделяются: правовые акты; поручения Главы поселения; протоколы заседаний (совещаний); планы; отчеты; договоры (соглашения); 4.1.6. Регистрации подлежат все документы, создаваемые в Администрации поселения и поступающие от иных органов власти, юридических и физических лиц, независимо от способа их доставки, передачи или создания. 4.1.7. Регистрация документов в Администрации поселения ведется в соответствии с документопотоками в пределах группы в зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются распоряжения Администрации поселения по личному составу. 4.1.8. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи (телефон, факсимильная связь и электронная почта), "с нарочным". Средствами почтовой связи доставляется и отправляется корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и печатные издания. Средствами электросвязи доставляются и отправляются факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные письма (электронные сообщения). 4.1.9. Для регистрации и учета документов используются классификаторы (справочники): видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематический (вопросы деятельности). 4.2. Прием и первичная обработка поступающей документации 4.2.1. Поступающая документация принимается специалистом Администрации поселения. 4.2.2. При получении документа специалист проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов, включая приложения. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт об отсутствии документов в полученной корреспонденции (приложение № 18) в двух экземплярах: первый приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю документа. 4.2.3. Не вскрываются конверты с отметкой "Лично". 4.2.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. 4.2.5. При первичной обработке документы сортируются по адресатам на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение № 19). Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению, остальные направляются на предварительное рассмотрение и регистрацию. 4.2.6. Документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, поступившие в нерабочее время – на следующий рабочий день. 4.2.7 Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю в день поступления или на следующий рабочий день. 4.3. Предварительное рассмотрение поступающей документации 4.3.1. Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется специалистом Администрации поселения. 4.3.2. Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется с учетом их содержания и в соответствии с распределением обязанностей. 4.3.3. Прошедшие предварительное рассмотрение поступившие документы подлежат регистрации специалистом Администрации поселения. 4.4. Регистрация поступающей документации 4.4.1. Регистрация поступивших документов (за исключением обращений граждан) осуществляется специалистом Администрации поселения. 4.4.2. Поступившие документы регистрируются в день поступления, в случае их поступления в нерабочее время – на следующий рабочий день. 4.4.3. Поступившие документы с отметками "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно. 4.4.4. Регистрационный номер поступившего документа (за исключением специальной корреспонденции) состоит из порядкового номера поступления в пределах календарного года. 4.4.5. Регистрационный номер поступившего документа, отнесенного к Письмам, поступившим во исполнение контрольного документа, присваивается входящий номер контрольного документа и через дробь очередной порядковый номер ответа на контрольный документ. 4.4.6. Поступившие документы с отметками "Для служебного пользования", "Конфиденциально" регистрируются в отдельном журнале (приложение № 24). К регистрационному номеру поступивших документов с отметкой "Для служебного пользования" добавляется через дефис буквенный индекс "дсп". 4.4.8. На поступивших документах в нижнем правом углу первого листа документа проставляется с использованием штампа отметка о поступлении документа с указанием даты и регистрационного номера документа 4.4.9. Поступившие документы, содержащие конкретный срок исполнения, ставятся на контроль во время регистрации. Если в документе срок исполнения не указан, то сроки устанавливаются в соответствии с действующим законодательством (приложение № 21). При постановке поступившего документа на контроль в правом верхнем углу первого листа проставляются отметки о контроле документа с использованием штампа "Контроль". 4.4.10. Поступившие факсограммы (факсы) и документы, поступившие по электронной почте, регистрируются аналогично документам, поступившим на бумажном носителе. |
Похожие:
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской... |
 |
Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... |
|
Печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Сийской Федерации, законами Республики Марий Эл и иными нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, нормативными правовыми... |
|
Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела... Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими нормативными правовыми актами органов государственной власти... |
|
Открытое акционерное общество «рэп» г. Новочебоксарска Чувашской Республики Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется... |
|
Законодательными и нормативными актами по вопросам выполняемой работы Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных... |
|
Финансирование мероприятий по созданию здоровых и безопасных условий... Правительством Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также расследования... |
|
Законодательное регулирование РФ, Федеральным законом от 05. 04. 2013 г. №44-фз "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных... |
|
Инструкция определяет порядок обращения с отходами 1 класса опасности... Инструкция разработана в соответствии со следующими законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации |
|
Конкурсная документация Федеральным законом от 26. 07. 2006 №135-фз «О защите конкуренции», Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Утверждена Федеральный закон №44-фз, Федерального закона от 26 июля 2006 г. №135-фз «О защите конкуренции», иных федеральных законов, регулирующих... |
|
Ноу спо «кемеровский кооперативный техникум» Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными... |
|
Основные положения учетной политики ткб банк пао Российской Федерации и иными законодательными актами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и устанавливает систему... |
|
Законодательство о бухгалтерском учете Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса рф, а также иными нормативными актами,... |