Бюллетень Москва 2003 ббк65. 9 Удк 658 б 59 б 59 Бизнес-инкубирование и муниципальная политика: Бюллетень/ Материалы конференции «Бизнес-инкубирование и приоритеты муниципальной политики»

2.1.4. Должностные инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера

1. 
   Офис-менеджер относится к категории исполнителей.
   

1. 
   На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее, незаконченное высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее года.
   
2. 
   Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от нее производится приказом директора НП «НБИ».
   

2. 
   Офис-менеджер должен знать.
   

3. 
   Структуру и руководящий состав «НБИ» и его подразделений.
   
4. 
   Направления предпринимательской деятельности, организационно-правовой статус предприятия перспективы его развития.
   

4. 
   Организацию делопроизводства.
   
5. 
   Методы оформления и обработки документов.
   
6. 
   Архивное дело.
   
7. 
   Машинопись с использованием ПК.
   
8. 
   Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
   
9. 
   Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   

10. 
    Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
    
11. 
    Основы этики и эстетики.
    
12. 
    Правила делового общения.
    
13. 
    Правила телефонных переговоров.
    
14. 
    Порядок ведения деловой переписки и деловых переговоров.
    

10. 
    Правила эксплуатации вычислительной техники. Программы Word, Excel, Acsess.
    
11. 
    Основы административного права и законодательства о тру де.
    

18. 
    Правила внутреннего трудового распорядка НП «НБИ».
    
19. 
    Соблюдать чистоту и порядок в офисе.
    

18. 
    Знать порядок и правила работы «НБИ» с внутренними и внешними клиентами, общие обязанности сотрудников НБИ.
    
19. 
    Состав информации, являющейся служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.
    

5. 
   Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю НБИ.
   
6. 
   В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
   

• 
  а) Положением об офис-менеджере,
  
• 
  б) настоящей должностной инструкцией,
  
• 
  в) правилами внутреннего трудового распорядка.
  

1. 
   Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности «НБИ».
   
2. 
   Принимает поступающую корреспонденцию, обрабатывает ее, передает в соответствии с принятым руководителем решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Подготовка собственной корреспонденции для отправки внешним клиентам. Выполняет аналогичную работу для клиентов НБИ.
   
3. 
   Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
   
4. 
   Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
   
5. 
   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя и экспертного совета.
   

1. 
   Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
   
2. 
   Организует проведение телефонных переговоров руководите ля, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения ин формацию, полученную по каналам связи.
   
3. 
   Выполняет аналогичную работу для клиентов «НБИ».
   
4. 
   По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
   
5. 
   Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
   
6. 
   Осуществляет контроль над исполнением работниками «НБИ» изданных приказов и распоряжений, а также над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
   
7. 
   Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
   
8. 
   Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководи теля.
   
9. 
   Печатает по указанию руководителя служебные материалы, не обходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
   
10. 
    Организует прием посетителей, направляет их к специалистам НБИ, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
    
11. 
    Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
    
12. 
    Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
    
13. 
    Осуществляет учет услуг, оказываемых клиентам и сотрудникам НБИ (связь, печать, копировальные услуги, набор текстов).
    
14. 
    Ведет учет договоров.
    
15. 
    Организует учет и регистрацию обращений (предложений, за явлений, жалоб) граждан и юридических лиц.
    

1. 
   Принимает, регистрирует и передает обращения граждан и юридических лиц руководству и исполнителям.
   
2. 
   Контролирует исполнение обращений.
   
3. 
   Самостоятельно принимает меры по обращениям граждан и юридических лиц в пределах своей компетенции.
   
4. 
   Направляет обращения граждан и юридических лиц на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставит на контроль.
   
5. 
   Осуществляет контроль над прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан и юридических лиц со всеми документами по их исполнению.
   
6. 
   Формирует исполненные обращения граждан и юридических лиц в дела.
   
7. 
   Осуществляет подготовку обращений граждан и юридических лиц к последующему хранению и использованию, передает законченные производством дела в архив организации.
   
8. 
   Осуществляет справочную работу по обращениям граждан и юридических лиц.
   
9. 
   Организует пресс-конференции для представителей средств массовой информации, других заинтересованных лиц.
   
10. 
    Дает разъяснения заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.
    
11. 
    Принимает меры по защите информации, являющейся государственной, служебной или коммерческой тайной.
    
12. 
    Контролирует выполнение правил, инструкций по охране тру да, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
    
13. 
    Если покидает офис последним, то проверяет, все ли электроприборы отключены, чистоту рабочих мест, закрывает офис и сдает его на сигнализацию.
    

1. 
   Знакомиться с проектами решений руководства «НБИ», касающимися его деятельности.
   
2. 
   Вносить предложения по совершенствованию работы НБИ, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
   
3. 
   В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
   
4. 
   Запрашивать лично или по поручению руководства «НБИ» от подразделений «НБИ» и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
   

5. 
   Требовать от руководства «НБИ» оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
   
6. 
   Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными подразделениями предприятия, ДХО и другими организация ми по вопросам установленным руководством.
   

8. 
   Запрашивать от секторов предприятия, ДХО необходимую ин формацию.
   

8. 
   Вносить предложения о поощрении отличившихся работников.
   

8. 
   Привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
   
9. 
   Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с деятельностью офис менеджера.
   
10. 
    Взаимодействовать со специалистами по вопросам деятельности предприятия.
    

1. 
   За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
   
2. 
   За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
   
3. 
   За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
   
4. 
   На офис-менеджера также возлагается персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение документов по поручению директора предприятии, ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации работниками отдела в неслужебных целях.
   

1. 
   Офис-менеджер взаимодействует с руководителем «НБИ» Получает распоряжения и приказы на определенный вид работы. Пре доставляет готовый результат по распоряжению.
   
2. 
   Со всеми отделами, согласно организационной структуре пред приятия «НБИ» по вопросам организации консультаций для клиентов НБИ и организации учета этой работы: Представляет им поступающую на предприятие корреспонденцию, копии распорядительных документов, бланки, формы согласно классификатору, разработанному в НП «НБИ», методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства. Получает от них проекты приказов и распоряжений на подпись руководителю, исходящую с предприятия корреспонденцию; от руководителя получает приказы и поручения по данной работе, поручения от подразделений предприятия по вопросам ксерокопирования материала и другого частичного выполнения разовой работы.
   
3. 
   Со сторонними организациями, заказчиками, клиентами по поручению руководителя НБИ.