Глава 4
Работа со списками
Приложение «DYMO Label Software» имеет встроенную адресную книгу, которая позволяет при создании этикеток работать со списками регулярно используемых адресов. Кроме того, если вы работаете с ОС «Mac» версии 10.2 или более поздней, вы можете печатать этикетки с использованием адресов, которые ранее были внесены в адресную книгу вашей ОС «Mac».
Вы также можете применять адресную книгу для записи информации, отличной от адресов. Такая информация (например, список номеров изделий или заголовков видеоматериалов) может быть связана с различными объектами текста или штрих-кода (например, для того, чтобы вывести на печать этикетку со штриховым кодом для всех номеров ваших изделий).
В данном разделе описано, как использовать встроенную адресную книгу для создания, редактирования и вывода на печать элементов этикетки. Для получения более подробных сведений относительно применения адресной книги смотрите файлы интерактивной помощи.
Принципы работы адресной книги
Адресная книга дает возможность создавать файлы со списками адресов или данных. Элементы списка адресов автоматически сортируются по первой строке адреса. Если в этой строке указана фамилия лица, то порядок элемента в списке определяется по фамилии. Однако если в первой строке указано наименование компании, то порядок элемента в списке определяется этим названием. Списки данных сортируются по нескольким первым знакам первой строки каждого элемента.
Элементы адресной книги могут быть использованы с объектами адреса и изменяемого текста. Адресные объекты по умолчанию являются изменяемыми текстовыми объектами. В таком объекте отображается текущий выбранный элемент адресной книги. Это означает, что фактическое содержание, выводимое на печать в объекте адреса, не обязательно является одинаковым на каждой последующей этикетке. Например, если вы выбрали десять элементов адресной книги и затем задали вывод на печать этикетки с открытым адресом, то будут напечатаны десять этикеток с адресами, по одной для каждого выбранного элемента адресной книги. Если вы сохраняете этикетку с адресом, то запоминается только форматирование, но не заданный адрес. При открытии этой этикетки в следующий раз в объекте адреса будет отображаться выбранный в тот момент элемент адресной книги.
Тем не менее вы можете установить фиксированный объект адреса, причем в этом случае отображенная в объекте информация при сохранении и закрытии файла запоминается как часть этикетки. При следующем открытии данной этикетки в объекте адреса будут отображены те же сведения. Установка фиксированного адреса позволяет вам создавать и сохранять этикетки для получателей, с которыми вы постоянно обмениваетесь корреспонденцией.
Объект текста в обычных случаях содержит статический текст (текст, который остается неизменным при каждом выводе этикетки на печать), который может стать изменяемым, если параметру «Function» («Функция») присвоить значение «Variable Text object» («Объект изменяемого текста»). Объект изменяемого текста работает в основном аналогично адресному объекту. Такой текстовый объект может быть использован для печати этикеток с применением данных адресной книги. Например, вы можете напечатать ценники по списку запасных частей или карточки с именами по списку участников.
При открытии этикетки с изменяемым адресным или текстовым объектом в них автоматически будут отображаться данные выбранного в тот момент элемента адресной книги. При выборе других элементов адресной книги в этих объектах автоматически будет отображаться каждый новый выбранный элемент. Если вам потребуется напечатать текущий адрес на другой этикетке, необходимо просто открыть новую этикетку – на ней будет показан тот же самый адрес (при условии, что новая этикетка имеет объект адреса или изменяемого текста). В новую этикетку не копируется формат предыдущей этикетки, а переносится только текст, который накладывается на формат новой этикетки.
Использование адресной книги
Адресная книга отображается в виде панели в нижней части главного окна «DYMO Label». С помощью кнопки адресной книги на рабочей панели вы можете отобразить или скрыть панель адресной книги.
Для того чтобы отобразить адресную книгу:
Нажмите  или выберите «Open» в меню «Address Book» («Адресная книга»).
В панели адресной книги главного окна будет показан последний открывавшийся файл списка. При первом открытии адресной книги на экране появится элемент «Sample List» («Список образцов»).
Использование списков с несколькими изменяемыми объектами
Вы можете применять адресную книгу для ввода информации в объекты текущей этикетки, которые могут содержать изменяемый текст. Изменяемые текстовые объекты являются текстовыми объектами, для которых вы отметили опцию «Variable Text» («Изменяемый текст») в диалоговом окне «Text Setting» («Настройка текста»). Если текущая этикетка содержит более одного изменяемого объекта, то вам нужно выбрать объект, в который необходимо вставить выбранный элемент адресной книги.
Для того чтобы вставить данные из адресной книги в этикетку с несколькими изменяемыми объектами:
Выберите нужный список элементов.
На экране появится диалоговое окно «Pick Variable Object» («Выбрать изменяемый объект»), где перечислены доступные на текущей этикетке объекты.
Укажите объект, который вы хотите связать с адресной книгой, и нажмите «OK».
Если текущая этикетка не содержит ни одного изменяемого объекта, то система попросит вас открыть этикетку, имеющую хотя бы один такой объект. Такой запрос появляется из-за того, что программа автоматически связывает элементы адресной книги с изменяемыми объектами. Тем не менее вы можете продолжать работу с адресной книгой даже при отсутствии изменяемых объектов на текущей этикетке, но адресная книга не будет связана с текущей этикеткой.
Чередование имен в адресных списках
Адреса в адресной книге автоматически сортируются по фамилиям. Например, если вы ввели следующий адрес:
Elsbeth Meijjer
Airportplein 7
NL-3045 AP ROTTERDAM
The Netherlands
в списке «Entries» («Элементы») адресной книги будет отображено: Meijjer, Elsbeth.
В некоторых случаях адресная книга некорректно идентифицирует сведения, принимаемые в качестве фамилии, или некорректно идентифицирует наименование компании в качестве фамилии человека. Такое положение легко исправить с помощью функции «Rotate Name» («Чередование имен»).
Для того чтобы изменить чередование имен:
Выберите неправильно отображенные элементы;
Нажмите  для изменения чередования слов в первой строке элемента списка таким образом, чтобы элемент был отображен правильно.
Создание нового списка
При создании нового файла списка адресная книга предоставляет вам возможность импорта адресов или данных (для новых списков адресов или данных соответственно) в новый файл.
Новый файл списка записывается под определенным именем в установленную по умолчанию папку для файлов списка. Имя нового файла отображается в верхней части панели «Address Book».
Открытие существующего списка
Если у вас имеется более одного файла со списком адресов или данных, то вы можете выбрать нужный список для создания этикеток. Кроме того, если вам необходимо импортировать адреса или данные в файл, вы должны в первую очередь открыть файл, в который собираетесь осуществить импорт.
Для получения информации в отношении импорта и экспорта сведений списка смотрите файлы интерактивной помощи.
Использование адресной книги в ОС «Mac» («Macintosh»)
Если вы работаете в ОС «Mac» версии 10.2 или более поздней, вы можете печатать этикетки с использованием адресов, которые ранее были записаны в адресную книгу ОС «Mac». Однако в отличие от встроенной адресной книги вы не можете добавлять или изменять адреса в книге ОС «Mac» с помощью приложения «DYMO Label Software». Для выполнения подобных операций вам следует воспользоваться приложением адресной книги ОС «Mac».
ПРИМЕЧАНИЕ: Убедитесь в том, что в вашей карточке регистрации адресной книги ОС «Mac» указана ваша страна проживания. Эта информация о стране используется для правильного определения формата ваших этикеток. Для получения более подробных сведений о карточке регистрации смотрите файлы интерактивной помощи адресной книги ОС «Mac».
Для того чтобы печатать информацию из адресной книги ОС «Mac»:
Выберите в меню адресной книги опцию «Use Mac Address Book» («Использовать адресную книгу “Mac”»).
Данную опцию вы можете также выбрать в раскрывающемся меню адресной книги;
Выберите нужный адрес.
Данный адрес будет вставлен в текущую этикетку.
Если ваша адресная книга обширна, то вы можете отобразить адреса только одной группы, чтобы быстрее найти нужный адрес.
|
