Документационное обеспечение управления

Скачать 2.25 Mb.

Название	Документационное обеспечение управления
страница	9/30
Тип	Руководство

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 30

Технологии электронного документооборота

Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа. В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив. Электронный документооборот (ЭД) - это процесс движения электронных документов от одного пользователя к другому с использованием программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего создание, обработку, передачу и хранение информации.

В понятие «электронный документооборот» объединены несколько технологий, каждая из которых реализует одну или несколько процедур обработки документов.

ТЕХНОЛОГИИ	НАЗНАЧЕНИЕ
Document Management (управление документами)	Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.
Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов)	Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.
Records Management (управление записями) или Electronic Archiving/Retrieving (системы электронного архива)	Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения
Knowledge Management (управление знаниями)	Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.
Web Content Management (управление информацией на Web-сайтах)	Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.
Workflow (автоматизация деловых процедур)	Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения.
Collaboration или GroupWare (коллективная работа)	Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.
Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия)	Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.

Преимущества систем электронного документооборота.

Системы управления документами позволяют:

1. Обслуживать клиента лучше: цель любой организации – обслуживать лучше своих клиентов. Внедрение систем позволяет выполнять эту задачу более эффективно. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время реакции на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами. Следовательно, клиент, получающий ответ быстрее, чем ранее, естественно, удовлетворен гораздо больше.

2. Управлять информацией более эффективно. Управление жизненно важными документами, сохраненными в электронном виде, радикально улучшается. Вы можете

получать доступ к документам более быстро;
не терять документы;
собирать, обрабатывать документов в гораздо большем количестве, чем ранее, и, следовательно, принимать решения быстрее и точнее.

3. Защищать документы лучше: Технология позволяет сохранять ключевую информацию на оптических или магнитных носителях информации. Это сразу дает большое количество преимуществ.

Защита от потери или повреждения. Потеря всей или какой-либо части информации для предприятия может грозить значительными последствиями, вплоть до банкротства и полного прекращения деятельности. Кроме того, очень трудно сделать копию всего архива бумажных документов на случай непредвиденных обстоятельств. Это вызвано, во-первых, высокой стоимостью хранения, во-вторых, высокой стоимостью и временем копирования документов. В случае с электронными носителями все наоборот. Компактность, быстрота и дешевизна копирования позволяет делать и хранить столько копий информации, сколько нужно для обеспечения надежности бизнеса.
Защита от несанкционированного доступа. Электронные носители позволяют сохранить больше информации в меньшем объеме. Следовательно, меньший объем дешевле защищать. Кроме того, электронная информация легче обрабатывается и процесс криптозащиты информации можно автоматизировать и выполнять быстрее и дешевле.

4. Увеличить производительность труда: труд любого сотрудника можно разделить на две основные составляющие – производительный и обеспечивающий труд. В зависимости от категории работника и вида деятельности соотношения этих видов деятельности разное, но можно заметить, что при любом раскладе доля обеспечивающей деятельности остается немалой. Операции с бумажными и электронными документами относятся к обеспечивающей деятельности и, следовательно, сокращая время на эти операции, мы сокращаем долю этой деятельности, высвобождая время для производительного труда. Кроме производительности труда отдельного человека, переход к электронным документам радикально повышает производительность труда рабочих групп. Работа с электронными документами вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы получать доступ к документам, что довольно проблематично и дорого (копирование, совещания и т.п.) при работе с бумажными документами.

5. Уменьшать затраты

на обработку бумаги. С электронными документами вы не должны теперь делать фотокопии документов для того, чтобы они стали доступны другим сотрудникам предприятия одновременно с вами. Кроме того, это снижает необходимость нанимать на работу курьеров для сбора и разноски документов, обеспечивающих инфраструктуру для передачи информации между различными сотрудниками.
на оборудование. Сканер, факс-плата, программное обеспечение, соединенное с компьютером и принтером, которые в любом случае Вы имеете, могут стоить меньше, чем высокопроизводительное копировальное и факс оборудование (с учетом расходных материалов).
на поддержку процесса обработки. Хранение документов в электронном виде может снизить потребность в таких предметах, как скрепки, степлеры, папки для бумаг, шкафы для бумаг.
на хранение. Здесь можно говорить о высвобождении реальной, физической площади, необходимой для хранения документов (бесконечно долго можно рассматривать вопросы, связанные с обеспечением необходимых условий для хранения бумажных документов, создания копий документов, исчерпавших цикл жизни и т.п. )

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 30

Похожие:

	Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное обеспечение управления» Ростов-на-Дону Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия		Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение... Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение...
	Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по... Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль...		Т. В. Михайлова Документационное обеспечение управления Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Рабочая программа дисциплины документационное обеспечение управления Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования		Методические указания для студентов по дисциплине документационное обеспечение управления Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Материалы контрольного среза знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать		Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с
	Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с		Методические указания по выполнению курсовой работы по мдк 01. 01.... Она выполняется студентами во 2 семестре 1 курса и сдаётся в срок, установленный графиком учебного процесса
	Конспект учебного занятия по дисциплине «Документационное обеспечение управления» Образовательная – закрепление знаний и умений по теме; развивающая развитие умений применять знания на практике		Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение... Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (орд)
	«Английский язык» Учебное пособие предназначено для студентов 3 курса дневного отделения специальности 032002 Документационное обеспечение управления...		Методические указания и контрольные задания для студентов заочной... Краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Нытвенский промышленно-экономический...
	Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... «Право и организация социального обеспечения» для выполнения домашней контрольной работы в межсессионный период и самостоятельной...		Рабочая программа преддипломной практики Гпоу спо ярославского торгово-экономического колледжа в соответствии с фгос по специальности спо 46. 02. 01 Документационное обеспечение...

Руководство, инструкция по применению