Документационное обеспечение управления

Скачать 2.25 Mb.

Название	Документационное обеспечение управления
страница	5/30
Тип	Руководство

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

Системы документации.

Любой официальный документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, конструкторские, технологические, производственные и др. Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов как в рамках отдельной организации, так и всего государства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

организационно-правовая документация;
плановая;
распорядительная;
информационно-справочная и справочно-аналитическая;
отчетная;
документация по обеспечению кадрами;
финансовая документация;
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по информационному обеспечению деятельности организации;
документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия (на производственном предприятии – производственная документация, в лечебном учреждении – система медицинской документации, в вузе – система документации по высшему образованию).

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения.

В целях сокращения количества документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Унификация проводится по трем направлениям:

унификация структуры документа;
унификация содержания документа;
унификация оформления документа.

Унификация структуры документов в основном базируется на разработке формуляров-образцов. Обычно формуляр-образец разрабатывается для УСД, однако существуют общепринятые положения унифицированной модели документа:

наличие трех частей документа – заголовочной, содержательной и оформляющей;
общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей (автор документа, индекс документа, дата регистрации, гриф ограничения доступа, адресат, подпись, печать);
стандартные размеры носителя и полей документа;
расположение реквизитов документа.

Унификация содержания документа основывается на следующих компонентах:

стандартизованной профессиональной лексике (терминологические стандарты, терминологические разделы нормативных документов, общегосударственные классификаторы и системы обозначений);
требования деловой стилистики;
требования к идентификации документов и обеспечению их юридической силы.

Унификация оформления документа учитывает следующие аспекты:

эргономические характеристики документов;
информативность форм представления данных;
единообразие оформления однотипных документов.

В настоящее время действует восемь УСД:

УС ОРД;
УС банковской документации;
УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
УСД по труду;
УСД Пенсионного фонда РФ;
УС внешнеторговой документации.

Служба ДОУ ориентирована на работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), которые используются в процессах организационного управления. ОРД можно классифицировать по содержанию (семантике) и по форме (синтаксису).

По содержанию ОРД делят на 3 основных класса:

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. Организационные документы составляются при создании предприятия и являются базовыми для его работы. К ним относятся учредительные документы, структура и штатная численность работников, штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции сотрудников.

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы совещаний, собраний, заседаний. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процессов.

Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и анализа деловых процессов, образуют следующие документы: письма входящие и исходящие, акты, справки, докладные и служебные записки, отчеты, перечни, регистрационно-контрольные карточки.

Каждый ОРД состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) ОРД делятся на два класса – формализованные и неформализованные.

К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами:

наличием типового состава и расположения реквизитов;
наличием стандартного оформления (стиля) реквизитов;
использованием бумаги стандартных размеров (А3, А4, А5).

Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на 2 вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками документов, для документов, разрабатываемых с использованием компьютерной техники – формами электронных документов.

Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов. К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа можно выделить следующие особенности неформализованных документов:

малое количество типовых реквизитов;
многостраничные документы;
наличие текстовой, табличной, графической информации.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

Похожие:

	Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное обеспечение управления» Ростов-на-Дону Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия		Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение... Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение...
	Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по... Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль...		Т. В. Михайлова Документационное обеспечение управления Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Рабочая программа дисциплины документационное обеспечение управления Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования		Методические указания для студентов по дисциплине документационное обеспечение управления Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Материалы контрольного среза знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать		Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с
	Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с		Методические указания по выполнению курсовой работы по мдк 01. 01.... Она выполняется студентами во 2 семестре 1 курса и сдаётся в срок, установленный графиком учебного процесса
	Конспект учебного занятия по дисциплине «Документационное обеспечение управления» Образовательная – закрепление знаний и умений по теме; развивающая развитие умений применять знания на практике		Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение... Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (орд)
	«Английский язык» Учебное пособие предназначено для студентов 3 курса дневного отделения специальности 032002 Документационное обеспечение управления...		Методические указания и контрольные задания для студентов заочной... Краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Нытвенский промышленно-экономический...
	Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... «Право и организация социального обеспечения» для выполнения домашней контрольной работы в межсессионный период и самостоятельной...		Рабочая программа преддипломной практики Гпоу спо ярославского торгово-экономического колледжа в соответствии с фгос по специальности спо 46. 02. 01 Документационное обеспечение...

Руководство, инструкция по применению