Документационное обеспечение управления

Проблемы документационного обеспечения управления

1. 
   объективные, зависящие от роста масштабов и сложности управляемых систем:
   
   • 
     создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение номенклатуры выпускаемой продукции;
     
   • 
     внедрение технических средств в управленческий труд. Возможность легкого тиражирования и создания документов привела к резкому возрастанию объемов документации и увеличению расходования бумаги;
     
   • 
     объективное свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит;
     
   • 
     недостаточная разработанность законодательной базы;
     
   • 
     экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в бумажную бюрократическую деятельность все большего числа работников. Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов;
     
   • 
     дублирование документов из-за дублирования функций учреждений и их структурных подразделений;
     
2. 
   субъективные, зависящие от форм и методов реализации функции руководства:
   

• 
  большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений;
  
• 
  увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера в нарушение существующих УСД;
  
• 
  несвоевременное и некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, жалоб, объяснительных и докладных записок.
  

• 
  существующая в аппарате управления технология работы с документами от составления до использования документа и архивного хранения его.
  

• 
  сокращение количества создаваемых документов;
  
• 
  сокращение расхода бумаги на производство документов.