Документационное обеспечение управления

Скачать 2.25 Mb.

Название	Документационное обеспечение управления
страница	2/30
Тип	Руководство

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

Документационное обеспечение управления. Основные понятия.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Государственная система ДОУ.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации ДОУ является изданная в 1991 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, учреждений, предприятий, общественных организаций. Необходимость разработки ГСДОУ была обусловлена с необходимостью нормативного закрепления изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

Единые правила составления и оформления документов;
Рациональные принципы документооборота;
Единые правила создания учетно-справочной системы;
Формы и методы контроля исполнения документов;
Правила составления номенклатуры дел;
Принципы формирования дел;
Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию;
Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы:

документирования управленческой деятельности,
организации работы с документами,
организации службы ДОУ предприятия.

Здесь же содержатся положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов документов. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам документационного обеспечения управления.

Так, ГОСТ 6.38-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38-2003 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Разрабатываемые или внедряемые готовые системы электронного документооборота должны учитывать правила отечественного делопроизводства и затем быть настроены на параметры конкретного предприятия. Поэтому прежде чем автоматизировать делопроизводство и документооборот на предприятии, необходимо предварительно хорошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание делопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях России.

Документирование.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Другими словами, документирование – это процесс создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Важное значение при документировании имеют средства документирования.

простые орудия (ручки, карандаши);

механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника);
средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО).

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования и типы создаваемых при этом документов. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Фиксация информации в документе обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. Все документы, создаваемые людьми, можно разделить на официальные и личные. Официальными являются документы, используемые в процессе делового общения.

Любой официальный документ многофункционален. Функции документа можно подразделить на общие и специальные.

Общие функции документа:

информационная – любой документ создается для сохранения информации;
социальная – любой документ порожден в результате возникновения социальной потребности;
коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи между отдельными субъектами (людьми, организациями);
культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научно-технического развития общества.

К специальным функциям документа относятся:

управленческая – документ является инструментом управления. В процессе управления документ выполняет ряд важнейших функций. Он является основанием для принятия управленческих решений, служит свидетельством принятия решений и их исполнения, обеспечивает закрепление во времени, передачу в пространстве определенных фактов, служит источником для обобщений (первичные документы), материалом для наведения справок;
правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
историческая – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию документ может приобрести только после того, как поступит в архив.

Организация службы ДОУ на предприятии.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления. Таким подразделением является служба ДОУ, которая предназначена для решения следующих задач:

документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
документационного обеспечения управления;
получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
организации хранения, поиска и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов.

В зависимости от объема информации, которую служба ДОУ принимает и обрабатывает, системы ДОУ и организационные формы служб ДОУ делятся на 4 класса (табл. 1):
Соответствие систем ДОУ организационным формам служб ДОУ

Число документов в год	Класс системы ДОУ	Организационные формы службы ДОУ	Тип предприятия, организации
> 100 000	1	Управление делами	Управление делами при Президенте РФ, РБ
25 000 – 100 000	2	Общий отдел	Министерства, крупные предприятия и организации
10 000 – 25 000	3	Отдел делопроизводства	Предприятия и организации среднего размера
< 10 000	4	Секретарь руководителя	Малые предприятия, небольшие коммерческие фирмы

Наиболее массовой формой организации работы службы ДОУ является отдел делопроизводства. Руководитель данной службы подчиняется непосредственно руководителю.

Подразделение «По рационализации делопроизводства системы управления предприятием» предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение системы ДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контролировать его организацию в каждом структурном подразделении, осуществлять мониторинг делопроизводственных процедур, процессов хранения и исполнения документов.

Подразделение «По приему и отправке корреспонденции» осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

Подразделение «По контролю исполнения корреспонденции» выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

«Архив» осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обработки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения деловых процессов и процессов управления.

Подразделение «Машинное бюро с корректорской группой» предназначено для печати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента их обработки и исполнения.

Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и отслеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполенния.

Организация работы с документами.

Обеспечение документирования – лишь одна составляющая ДОУ, другая составляющая – это организация работы с документами или делопроизводство. Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятий необходимой документированной информацией для выполнения функций управления или деловых процессов. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции вплетаются в деловые процессы и процессы управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процессов состоит в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за ДОУ предприятием, деловые процессы – за ведение бизнеса.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности предприятия.

Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам (регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние). Под документопотоком понимается совокупность документов, созданных с определенной целью. Характеристикой документооборота является его объем. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода (года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы, структуры и штатного состава службы ДОУ.

Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам. В понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.