ТЕМА 3: АВТОМАТИЗАЦИЯ СФЕРЫ ДОУ
Понятие системы автоматизированного управления и автоматизации документооборота
Система автоматизированного управления как термин несет обобщающую нагрузку и охватывает все виды и типы создаваемых автоматизированных систем в области управления.
Автоматизированная система — это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.
В системном подходе к управлению подчеркивается, что субъект управления должен рассматривать объект управления как совокупность взаимосвязанных элементов, которые могут быть ориентированы на достижение разных целей в условиях меняющейся окружающей среды. Система рассматривается как некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.
Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании.
К техническим средствам автоматизации традиционно относят: персональные компьютеры, локальные компьютерные сети, разнообразную офисную технику (ксероксы, сканеры, принтеры), современные средства связи, включающие мобильную связь, Internet и электронную почту.
Общая характеристика программно-аппаратного обеспечения для решения делопроизводственных задач
В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярной. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.
Рынок систем электронного документооборота — один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий. С каждым годом аудитория пользователей расширяется, увеличивается и число фирм, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Если программа документооборота внедряется до конца, то количество бумажных документов сокращается и больше используются электронные документы
Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания;
автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования;
гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов;
возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов;
открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями;
доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.
С одной стороны можно трактовать термин «документооборот» как отражение термина «делопроизводство», достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.
Другим способом трактовать термин «документооборот» было бы найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту» в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:
DMS – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод — Архивы документов;
DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
WorkFlow системы или системы автоматизации бизнес-процессов, системы поддержки управления.
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают смежные темы, такие как автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.
В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.
Об автоматизации работы с документами представляется возможным говорить, как минимум, на двух различных уровнях. Первый уровень предполагает использование простейших информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы.
Эффективность делопроизводства как составной части управленческой деятельности существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с докомпьютерными технологиями.
Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, реализуемое в виде многоуровневой системы папок на диске компьютера.
Не менее важная функция делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
Качество работы с документами существенно повышается, если в организации устанавливается локальная сеть. Это повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.
Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в «электронном офисе», уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).
Подобные технологии доступны абсолютно всем. Но они далеко не в полной мере способны решить существующие в этой сфере проблемы. С развитием информационных технологий все большее количество фирм начинает использовать возможности автоматизации. При этом подвергаются автоматизации, как правило, бухгалтерский, управленческий и складской учет. Однако за счет этих систем зачастую бывает сложно полноценно решить вопросы автоматизации оперативного документооборота. Обычно автоматизируются лишь отдельные части бизнес-процессов предприятия, что в итоге не приводит к вовлечению сотрудников в единый оперативный обмен информацией. Установленные программы решают лишь вопрос обработки информации, а не документооборота: документы есть, а оборот их не обеспечен.
Более сложный уровень автоматизации связан с разработкой и практическим применением «систем электронного управления документами». Системы электронного делопроизводства предоставляют возможность работать с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.
Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Системы электронного управления документами (ЭУД) поддерживают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы электронного управления документами и включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудиовидеоданные и Web-документы.
Принципы создания информационной системы документооборота:
принцип системности: между структурными элементами системы установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами;
принцип открытости: система создается с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;
принцип совместимости: при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;
принцип стандартизации (унификации): при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения;
принцип эффективности: в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота.
Программное обеспечение для документационного обеспечения управления можно классифицировать следующим образом:
Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:
программные продукты для автоматизации документирования — т. е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов;
программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.
Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.
По принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются на отдельном персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).
По технологии разработки, внедрения и сопровождения офисные программные продукты можно подразделить на три следующих класса:
Заказные программные продукты - программы, которые разрабатываются с учетом особенностей конкретной организации фирмами, специализирующимися на этом (а иногда и силами собственных программистов фирмы). Большое значение при разработке такой программы имеет грамотно составленное техническое задание. На этапе ее внедрения и опытной эксплуатации, как правило, выявляется необходимость корректировки и доработки системы.
Тиражные программные продукты - это программы, которые разрабатываются специализированными фирмами без учета особенностей работы конкретной организации. В этот класс входят простые «коробочные» программы, бесплатные (freeware) или условно-бесплатные (shareware) программы, распространяемые через Интернет, популярные стандартные программные продукты, такие как пакет Microsoft Office, используемые для решения типичных задач документирования и организации работы с документами.
Тиражно-заказные программные продукты - тиражные системы с заказными свойствами, гибко настраиваемые на условия и потребности конкретной организации. Тиражно-заказные программы — оптимальный вариант автоматизации для средних и крупных организаций и наиболее перспективный путь развития сетевых офисных систем. С одной стороны, такая программа отлично оттестирована, учтен опыт внедрения в других организациях, устранены недостатки, выявленные в ходе эксплуатации. С другой стороны, такие программы позволяют в широких пределах производить настройку и адаптацию. Действительно, комплексная система автоматизации управления предприятием не может быть в полном смысле слова тиражной, учитывая огромное разнообразие предприятий, их отраслевые региональные и прочие особенности.
Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий.
Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Все перечисленное позволяет сделать вывод - система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Важным аспектом использования отдельных компонент информационной системы, выполняющим функции работы с документами является степень их интеграции между собой и возможности их встраивания сложившуюся инфраструктуру информационной системы.
Рассмотрим понятие термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:
«Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть «сырыми», то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.
Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.
К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.
Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота.
Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для автоматизации работы с документами всех перечисленных типов, за исключением последнего. При этом механизмы эти должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система должна позволять поиск непосредственно по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая «понятна» компьютеру (образ документов) система должна обеспечить поиск по различным атрибутам данного файла документа, хранящимся в информационной системе.
Контрольные вопросы
Дайте понятие автоматизированной системы.
Какие проблемы в области делопроизводства поможет решить автоматизированная система?
Какие западные термины соответствуют понятию «документооборот»?
Перечислите уровни автоматизации работы с документами.
Перечислите принципы создания информационной системы документооборота:
Проклассифицируйте Программное обеспечение для документационного обеспечения управления
Какие аспекты использования термина «документ» по отношению к системам автоматизированного делопроизводства вы знаете?
|
