ТЕМА 6: ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОУ (АС ДОУ)
Существует как минимум четыре основных класса автоматизированных систем:
Системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
Системы управления потоками работ;
Системы организации и управления архивами документов;
Системы электронного управления документами.
На сегодняшний день в России представлено довольно большое количество программ автоматизированного документооборота.
Системы делопроизводства
Системы данного класса, в основном, разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного (Российского) документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ДОУ). Системы делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также на государственные учреждения. Данные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания, до передачи в архив или уничтожения.
Наличие специализированных справочников делопроизводства (группы документов, стандартные тексты, рубрикатор, номенклатура дел и т.д.), а также иерархический способ их представления, снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками службы делопроизводства при работе с системами данного класса.
Все системы наряду с общими функциями имеют уникальные особенности, которые отличают их друг от друга. В системе «Дело», в частности, реализованы возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц учреждения, принимающих и исполняющих решения (резолюции). На Российском рынке системы данного класса представлены широко вследствие популярности данного направления разработок в 90-е годы. Ведущая роль в данной категории принадлежит следующим системам:
Дело («Электронные офисные системы», Россия)
LanDocs («Ланит», Россия);
Золушка0Win («НТЦ ИРМ», Россия).
Системы WorkFlow
Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами:
Optima WorkFlow («Optima», Россия);
StaffWare (Staffware plc, Великобритания);
WorkRoute II («Весть 0 Мета Технология», Россия).
Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиска. Примером систем данного класса являются экспертные системы хранения интеллектуального капитала компании, позволяющие быстро ориентироваться во множестве знаний ее сотрудников, накопленные ими при разработке продуктов и оказании услуг.
Ведущая компания в области IT-консалтинга Gartner Group данный класс систем охарактеризовала следующим образом: «Управление знаниями - это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают в себя фактографические данные, текстовую информацию, правила и процедуры, и, что наиболее важно, знания и опыт сотрудников».
Электронные архивы документов применяются в организациях и учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения. К таким организациям относятся архивы, аналитические службы, информагентства, ситуационные центры, силовые ведомства, промышленные предприятия и т.д. Российский рынок электронных архивов документов представлен следующими системами:
Fulcrum (Россия);
ГалактикаZOOM (Россия);
Нейрок;
DOCS Open (PC DOCS, США);
Excalibur (Excalibur Technologies Corp., США).
Системы коллективной обработки документов (groupware)
Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. При этом необходима организация хранения документов, репликация на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений и контроль всех версий документа. Такие программные продукты часто интегрируют в себе средства обмена информацией и пересылки документов между пользователями сети в виде электронной почты. Такие программные продукты на Российском рынке впервые появились с началом внедрения проектов сетевой интеграции и в настоящее время представлены следующими продуктами:
Group Wize
Lotus Domino.Doc (Lotus0IBM).
Комплексные системы управления документами
К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести систему PayDox компании PayBot, LLC. В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль исполнения документов, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов. С их помощью может быть организован контроль платежей, контроль движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может быть настроено с учетом особенностей организации. Отличительной особенностью системы является возможность формирования отчетов по реквизитам документов в системе. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование web-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучения и т.д.
Ниже представлены наиболее популярные из автоматизированных систем в области ДОУ:
Optima WorkFlow («Optima», Россия), StaffWare (Staffware plc, Великобритания), Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow) (компания Lotus, США). Программы являются системами управления потоками работ;
Дело («Электронные офисные системы», Россия), LanDocs («Ланит», Россия), Евфрат (Cognitive Technologies, Россия), Documentum (в России ее представляет компания «Документум Сервисиз»), БОСС-Референт (компания АйТи, Россия). Эти программы ориентированы только на автоматизацию документооборота;
Fulcrum (Россия), Галактика ZOOM (Россия), DOCS Open (PC DOCS, США), Excalibur (Excalibur Technologies Corp., США). Это электронные архивы документов.
Более подробно остановимся на некоторых из них.
Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». Изначально существовала система Docs Open — клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов — PowerDocs и CyberDocs.
В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).
Основные возможности DOCS Open/Fusion:
хранение документов, фактически без ограничения их объема;
контроль доступа к документам и аудит работы сотрудников с документами;
быстрый поиск документов за счет использования высокопроизводительных SQL-серверов;
интеграция с приложениями (вызов приложения для обработки документа непосредственно из архивной системы и помещение документа в архив прямо из приложения, в котором он создан);
организация иерархического хранения документов на различных типах носителей;
поддержка одновременной работы с бумажными и электронными документами;
ведение до 99 версий и 26 подверсий документов.
Система DOCS Open/Fusion реализована в 3-уровневой архитектуре с участием сервера приложений. В качестве промежуточного звена выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open (такой подход позволяет использовать тонкие клиенты). Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion используются SQL-серверы Oracle, MS SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на различных сетевых файловых системах (включая Novell NetWare, MS Windows NT, NFS, Banyan VINES). В качестве клиентских платформ для DOCS Open/Fusion поддерживаются MS Windows. Для доступа к документам через Интернет разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS работают под управлением ОС MS Windows NT.
Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами [46 ].
Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз» (EMC DOCUMENTUM)
Documentum – полнофункциональная платформа (лидер на рынке систем ECM – Enterprise Content Management), предназначенная для управления корпоративной информацией предприятия.
Платформа Документум позволяет работать с различными типами документов и файлов: текстовые документы, инженерные чертежи, документы XML, образы отсканированных бумажных документов, аудио и видеофайлы, и многие другие типы и форматы.
EMC Documentum является первой в мире платформой управления содержанием, основанной на полностью единой архитектуре.
ЕМС Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации бизнес-процессов, связанных с управлением информацией, обеспечивая взаимодействие различных информационных систем между собой.
Платформа EMC Documentum является цельной и в то же время достаточно гибкой, чтобы отвечать растущим потребностям бизнеса клиентов в отношении управления информацией [47].
В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.
Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.
Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а, кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.
Система LanDocs LanDocs - программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM).
Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота – от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности - автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.
Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:
согласование документов в электронной форме;
организация оперативной обработки внешних обращений;
контроль исполнения документов и заданий;
подготовка наглядной отчетности по движению документов;
организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
организация защищенного корпоративного архива электронных документов.
LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.
Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).
Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков — имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.
«Дело». Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик — компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»
Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, удобный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать дополнительные модули.
Делегирование полномочий на работу с документами позволяет назначать права на доступ к кабинетам должностных лиц, ввод резолюций, контроль и исполнение поручений, визирование и подписание документов, а также позволяет передавать дела при уходе сотрудника в отпуск или его увольнении.
Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.
Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов), помогает работать с большим количеством документов, затрачивая минимум времени.
Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.
СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.
Легкость установки и настройки (в том числе и силами Заказчика), а также короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.
Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.
Система обладает масштабируемостью, т.е. практически неограниченной возможностью «расширения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно могут работать от нескольких единиц до нескольких тысяч пользователей [48].
Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработанная компанией Cognitive Technologies Ltd, предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:
регистрация документов;
перемещение электронных документов между сотрудниками;
согласование документов;
контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований;
осуществлять поиск документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов;
создание и использование маршрутов поручений и согласований;
обмен электронными сообщениями между сотрудниками;
гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;
создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы;
создание разного вида отчетов по документообороту;
электронная архивация документов и управление архивом;
криптографическая защита документооборота в системе;
настройка и использование электронной цифровой подписи в документообороте.
Система ЕВФРАТ-Документооборот выполнена по технологии клиент-сервер и основана на использовании иерархической СУБД «Ника». Это позволяет достаточно просто описывать структуру любой предметной области без добавления лишних сущностей и легко интегрироваться с современными Web-технологиями.
Открытый программный интерфейс API1 позволяет легко разрабатывать новые модули для системы компаниям интеграторам. При необходимости система ЕВФРАТ-Документооборот может быть реализована на платформах Oracle, MS SQL, DB/2.
Система ЕВФРАТ-Документооборот состоит из ряда взаимосвязанных программ: собственно программы ЕВФРАТ-Документооборот, Сервера Документооборота, программы Архивариус, Сервера Архивариуса, программы Настройка ЭЦП, а также блока Администрирования. В состав блока Администрирования входят программы, предназначенные для настройки работы с основными программами системы. Это такие программы: Администратор, Дизайнер маршрутов, Дизайнер форм, программа Конфигурирование БД, программа Конфигурирование БД Архивариуса, Менеджер журналов и отчетов, программа Обслуживание Сервера и программа Обслуживание Сервера Архивариуса [32].
Детальный анализ некоторых систем представлен в таблице 2:
Таблица 2
Наименование системы
|
Optima Workflow
|
«БОСС—Референт»
|
«Дело»
|
«Евфрат»
|
LanDocs
|
Docs Open
|
Lotus Domino.Doc
|
Documentum
|
Фирма—разработчик
|
Optima, Россия
|
АйТи, Россия
|
ЭОС, Россия
|
Cognitive Technologies Ltd, Россия
|
Ланит, Россия
|
PC DOCS,
США
|
|
Документум Сервисиз
|
Класс системы
|
Управление потоками работ WorkFlow
|
Делопроизводство, поддержка управления, поддержка работы организации
|
Делопроизводство
|
Автоматизированный документооборот, Электронный архив
|
Управление картотеками документов
|
Управление архивами документов
|
Управление потоками работ WorkFlow
|
Система управления документами, знаниями и бизнес—процессами
|
Стоимость За одно клиентское место, у. е.
|
80
|
250
|
388
|
199
|
318
|
|
3171
|
|
Архитектура системы.
|
Клиент—сервер
|
Lotus Notes/Domino
|
Клиент—сервер
|
Клиент—сервер
|
Клиент—сервер
|
Клиент—сервер
|
Lotus Notes/Domino
|
Клиент—сервер
|
WEB — технология
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Управление потоками работ
|
Жесткая маршрутизация
|
+
|
—
|
—
|
—
|
—
|
—
|
+
|
—
|
Свободная маршрутизация
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Автоматическая отправка документов по маршруту
|
+
|
|
—
|
+
|
—
|
—
|
+
|
|
Редактор маршрутных схем
|
+
|
+
|
—
|
+
|
—
|
—
|
|
|
Описание технологических параметров
|
+
|
+
|
—
|
+
|
—
|
—
|
|
|
Обеспечение документооборота
|
Поддержка отечественной схемы документооборота
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
—
|
+
|
Поддержка западной схемы документооборота
|
+
|
—
|
—
|
—
|
—
|
+
|
+
|
—
|
Хранение всех версий документов
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
История обработки документов
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Регистрация документов
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Поиск документов по атрибутам регистрационных карточек
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
+
|
Контроль потоков работ и документов
|
Возможность постановки/снятия с контроля
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Контроль сроков выполнения
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Контроль работы исполнителей
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Уведомление о постановке на контроль
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Уведомление о выполнении этапа
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Напоминание об истечении сроков исполнения
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
—
|
+
|
+
|
Резолюции
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
—
|
+
|
+
|
Администрирование системы
|
Определение прав доступа пользователей
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Регистрация событий в системном журнале
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Совместимость с программными системами
|
Операционная система
|
Windows 95/98/NT 4.0
|
Windows 95/98/NT 4.0
|
Windows 95/98/NT 4.0/2000
|
Windows 98/NT 4.0/XP/2000
|
Windows 95/98/NT 4.0/2000/XP
|
UNIX
Windows 95/98/NT 4.0
|
|
Windows 95/98/NT 4.0/XP/2000
|
База данных
|
MS Exchange Server, ORACLE, MS SQL Server, Informix, Sybase
|
Lotus Domino
|
ORACLE, MS SQL Server
|
СУБД «НИКА»
|
ORACLE, MS SQL Server, Informix, Sybase
|
MS Exchange Server, ORACLE, MS SQL Server, Informix, Sybase
|
Lotus Notes/Domino
|
ORACLE, MS SQL Server, Sybase
|
Сравнительный анализ автоматизированных систем документооборота
Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:
системы автоматизации делопроизводства;
архивы документов;
системы ввода документов и системы обработки образов документов;
системы управления стоимостью хранения документов;
системы маршрутизации документов;
системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Кратко остановимся на функциях каждой из них.
Системы автоматизации делопроизводства. Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Инструкцию по делопроизводству». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно—распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Архивы документов. Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.
В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.
В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.
Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.
К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
Системы ввода документов и системы обработки образов документов. Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.
Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.
Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.
Системы управления стоимостью хранения документов. Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, требуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.
Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных на более «дешевые» устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.
Системы маршрутизации документов. Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.
Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.
Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.
При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.
В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.
Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.
Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем.
В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.
В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.
Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска.
Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.
В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта.
Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления
Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. АИС ДОУ предназначена для повышения эффективности управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами для решения следующих основных задач:
документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и проектов, контроль исполнения документов и поручений по ним, списание в дело и поиск документов);
архивного хранения (обеспечение поиска, правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).
АИС ДОУ должна создавать единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы над всеми документами организации — поступающими в нее, исходящими из нее и внутренней организационно-распорядительной документацией, а также перепиской в течение всего жизненного цикла этих документов. А после окончания «жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или содержать информацию об их уничтожении.
АИС ДОУ предприятия можно создать двумя путями, естественно при наличии вычислительной сети и базовых программных средств:
Приобрести готовую из числа предлагаемых на рынке систем, и затем настроить ее на документооборот организации.
Заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на нужды предприятия.
Может показаться, что создание заказной системы, если не брать в расчет очевидно больших денежных и временных затрат, всегда лучше, так как в ней будут учтены все требования будущего потребителя. Это не совсем так, поскольку предлагаемые на рынке современные АИС ДОУ в принципе уже обладают требуемыми потребительскими свойствами. Поэтому разработка специализированной под нужды конкретного предприятия системы выглядит весьма малоперспективным занятием, если только она не обусловлена наличием уникальных требований к ней.
Надо учитывать, что система документооборота предприятия создается не на один год, а при продолжительном периоде ее эксплуатации неизбежно появятся потребности в ее развитии. При работе с тиражируемой системой, новые возможности этой системы будет предлагать ее изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта. В случае специально разработанной под конкретную технологию потребителя системы со временем придется или регулярно заказывать ее модификацию, если это окажется возможным, или сменить ее на тиражируемый программный продукт.
Рассмотрим далее критерии выбора тиражируемых АИС ДОУ, учет которых необходим и при разработке заказных систем.
Следует отметить, что к внедрению АИС ДОУ каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. АИС ДОУ целесообразно анализировать по совокупности следующих основных критериев оценки:
учет технологии ведения делопроизводства и документооборота на предприятии;
поддержка документооборота бумажной и электронной форм документов;
функциональная полнота системы;
эксплуатационные характеристики.
Обязательно к этим критериям следует добавить и затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ. Однако оценивать и сравнивать затраты на АИС ДОУ произвольного предприятия довольно сложно, поскольку в этом случае надо оценивать экономическую эффективность автоматизации управления предприятием. Эффект от внедрения АИС ДОУ несомненен, однако оценить его в денежном выражении зачастую весьма затруднительно. У нас и за рубежом существует множество различных методик оценки эффективности внедрения систем электронного документооборота.
При покупке или разработке системы следует оценивать не только саму систему, но и ее последующее сопровождение и перспективы ее развития. Для этого надо обратить внимание и на фирму-разработчика системы.
специализация в данной предметной области и стаж работы. Эти факторы в значительной мере определяют эффективность и надежность поставляемой программной продукции, обеспечение ее грамотного сопровождения и регулярность выпуска новых версий;
количество успешно эксплуатирующихся систем и отзывы о них потребителей;
наличие и виды сопровождения системы («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т.д.)
перспективы развития поставляемых систем.
Рассмотрим более подробно содержание перечисленных выше критериев оценки АИС ДОУ.
Учет технологии ведения делопроизводства и документооборота и управления предприятием. Независимо от формы представления документов главным фактором их обработки является технологический процесс делопроизводства и документооборота, так как он определяется правилами управления организацией или предприятием.
Так достаточно частым является случай, когда организация выбирала и закупала АИС ДОУ, казалось бы, с полным набором требуемых функциональных возможностей, основываясь на заключении собственных или привлеченных ИТ-специалистов. Однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не был доведен до конца, из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий, внезапно возникающих сложностей, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленная система была изначально спроектирована для иной системы управления предприятием, чем применяемая в организации. И для того, чтобы ее успешно внедрить, надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, но не всегда, но и систему управления предприятием.
А к изменению системы управления при внедрении АИС ДОУ готова далеко не каждая отечественная организация, вынужденная подчиняться общим правилам управления, принятым в нашей стране. И надо отметить, что существенной преградой для успешного внедрения значительного количества зарубежных АИС ДОУ является то, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами отечественная система управления просто не соответствует зарубежным нормам и правилам управления.
Система автоматизации ДОУ должна поддерживать именно технологию Российского документооборота.
Поддержка бумажного и электронного документооборота. Документы, циркулирующие в современной организации при использовании средств вычислительной техники, как правило, имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Наличие обеих форм определяется следующими обстоятельствами: прогрессивная система корпоративного безбумажного документационного обеспечения управления подразумевает электронную форму документа, а законодательная и нормативная база, устоявшиеся правила обращения с документом и пока непревзойденное удобство работы - документ на бумажном носителе.
При этом надо учитывать и тот факт, что правила и привычки, как раз наиболее консервативны, и изменяются значительно медленнее по сравнению с возможностями современных средств информатизации.
В современной организации, по-видимому, еще довольно долго при выполнении многих технологических цепочек обработки документа в электронном виде будут сохраняться места неизбежного появления тех или иных документов в бумажном виде. Как правило, руководители предприятия предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, обмен документами между организациями и передача в государственные архивы также происходит в бумажной форме.
Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет. Отсюда мы получим те значимые факторы - обязательные требования к функциональным свойствам выбираемой АИС ДОУ, которые затем будут положены в основу требований к функциям системы.
Далее, при рассмотрении уже функциональных свойств выбираемой АИС ДОУ будет ясно, достаточно ли их для требуемой автоматизации документооборота.
Функциональная полнота системы. Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:
регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
списание документов в дело;
формирование и передачу дел в архив предприятия и ведение архива;
рассылка исходящей корреспонденции;
подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;
поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.
Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе АИС ДОУ следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них.
Эксплуатационные характеристики. Эксплуатационные характеристики выбираемой АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев выбора системы. Оценивать выбираемую систему с точки зрения эксплуатационных характеристик целесообразно со следующих позиций:
ввод в действие;
масштабируемость;
разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы;
протоколирование работы пользователей;
администрирование и обеспечение надежной работы.
Ввод в действие. Ввод в действие является важнейшим этапом освоения системы. Понятно, что продолжительность ввода в действие АИС ДОУ от момента ее приобретения до начала ее эксплуатации следует по возможности минимизировать. Поэтому при выборе системы надо учесть статистические данные по ее вводу в действие у других потребителей и состав требуемых мероприятий по ее освоению. Одним из необходимых мероприятий помимо установки и настройки системы, обучения ИТ специалистов является обучение пользователей.
Современная АИС ДОУ должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, оснащенный контекстно-зависимой справочной системой, так как практика показывает, что пользователи, в основной массе, редко читают предназначенные для них руководства.
Еще одним свойством системы, на которое следует обратить внимание при вводе системы, являются правила номерообразования различных групп документов при их регистрации.
Актуальной задачей при вводе системы в эксплуатацию является и задача импорта в нее ретроспективных данных, так как во многих случаях современная АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, базу данных которой в большинстве случаев желательно сохранить.
Масштабируемость. В процессе эксплуатации АИС ДОУ количество рабочих мест, как правило, увеличивается. Документооборот предприятия охватывает все его подразделения, но автоматизировать все их сразу даже при наличии на это возможностей, крайне сложно. Поэтому обычно рабочие места АИС ДОУ начинают работать в местах регистрации документов, а далее уже в процессе работы системы подключаются рабочие места различных подразделений. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность поэтапного подключения требуемого количества рабочих мест, обеспечивая тем самым постепенную автоматизацию различных подразделений и филиалов предприятия.
Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа. АИС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всему документообороту, связанному с движением документов, включая резолюции руководителей и отчеты исполнителей. Современная АИС ДОУ должна поддерживать несколько механизмов контроля доступа, которые помимо аутентификации пользователей, включают несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и прочие), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также создавать ролевые группы пользователей с различными привилегиями (например, группа начальников отделов).
В случае территориальной разбросанности подразделений организации или корпоративной структуре, включающей территориально удаленные подразделения, используемая АИС ДОУ должна включать и средства обмена документами между ними, в том числе, и по электронной почте. При использовании открытых каналов связи желательно, чтобы АИС ДОУ имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования с целью защиты документов от возможности их искажения или несанкционированного использования при их передаче.
Протоколирование работы пользователей. Одной из составляющих информационной безопасности эксплуатируемой АИС ДОУ является протоколирование всех действий пользователей. Это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и так далее). Ведение протокола работы дает возможность избежать или разрешать конфликтные ситуации при совместной работе пользователей над документами.
Адаптируемость. Предприятие живет и изменяется. Ежегодно изменяется номенклатура дел, а также может изменяться кадровый состав, структура и состав подразделений предприятия. Работающая на предприятии АИС ДОУ должна быть готова к таким изменениям, иметь возможность поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных до происшедших изменений.
Администрирование и обеспечение надежной работы. АИС ДОУ должна иметь удобные средства администрирования, позволяющие назначать и изменять ролевые функции пользователей по отношению к документам и функциям системы, выполнять настройки системы в соответствии организационной структурой предприятия и изменять их при изменении его структуры. Также АИС ДОУ должна обеспечивать необходимую настройку на обрабатываемые в организации группировки документов, часто иерархические, и требуемые виды документов. Для аналитической работы над документами система должна предусматривать отнесение документов к различным темам и другим классификационным признакам.
Выбираемая АИС ДОУ должна быть устойчивой к неизбежным сбоям и отказам, которые могут возникнуть по любым программно техническим причинам в период ее эксплуатации. Важнейшими свойствами являются: — независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса работы рабочего места при его аварийном завершении, способы обеспечения целостности данных, резервирования и копирования данных с целью минимизации возможных потерь при отказе системы в целом.
|
